Le module de permis de voyage est accessible à toutes les branches. Les branches peuvent demander à ce qu’il soit désactivé pour leur région.
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Veuillez vous référer à la documentation Paramètre - Organisation - Documentainsi qu’à la documentation Paramètre - Organisation - Permis de voyage
Si vous avez donné l’autorisation à vos entraineurs d’entrer leurs autorisez vos officiels d’équipe à faire des demandes de permis de voyage à partir de Mon Compte, assurez-vous de les inscrire sur un cahier d’équipe, sans quoi ils ne pourront pas faire de demandes.
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Liste des demandes de permis de voyage
Dans la page d’accueil des permis de voyage du menu Tâche, vous avez la possibilité d’afficher toutes les demandes de permis de voyage. Vous n’avez qu’à décocher la case Actions requise et vous serez en mesure de voir toutes les demandes de permis de voyage qui ont été faites.
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Filtrer les demandes de permis de voyage
Vous avez la possibilité de rechercher une demande de permis de voyage précise en inscrivant le nom de l’équipe dans la case Rechercher.
Vous pouvez aussi filtrer vos demandes de permis de voyage par statut :
Tout sélectionner
Brouillon
En attente
Approuvé
Refusé
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Ajout d’un permis de voyage
Pour ajouter un permis de voyage à l’une de vos équipes, vous devez aller dans Tâches et Permis de voyage. La liste des permis de voyage de votre organisation (et vos sous-organisationorganisations) s’affichera.
Pour ajouter un permis de voyage, cliquer sur +Ajouter.
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Compléter les champs requis :
Les champs marqués d’un * sont obligatoires
Équipe* pour laquelle le permis est demandé
Nom de l’événement* (nom du tournoi)
Numéro de référence
Type de déplacement* (plusieurs choix sont disponibles)
Type d’événement (Domicile, à l’extérieur, s.o.)
Site web de l’hôte
Nom de l’équipe hôte
Nombre de parties
Division hôte*
Classe d’accueil
Catégorie d’hôte
Pays d’accueil*
Province/États*
Ville hôte*
Organisme d’accueil
Aréna hôte
Frais de permis de voyage
Si des frais de permis de voyage ont été configurés par votre branche, ceux-ci s’afficheront automatique automatiques lors de votre demande de permis de voyage. Ces frais ne peuvent pas être supprimés ou modifiés par un entraineurofficiel d’équipe.
Une fois que vous aurez terminé, cliquez sur Suivant
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Vous devez ensuite entrer les dates de début et de fin de l'événementl’événement.
Vous avez la possibilité d’ajouter une remarque et des pièces jointes (reçu et/ ou toute autre pièce jointe additionnelle requise) si votre branche ou l’organisation le requiert. Dans l’exemple ci-dessous l’organisme demande de joindre le reçu du tournoi à la demande de permis de voyage.
Cliquez sur Ajouter
Vous avez ensuite 2 deux possibilités :
Soumettre le permis (sera envoyé pour approbation à votre branche ou votre organisation provinciale ou au niveau d’approbation supérieur au vôtre)
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Brouillon : le permis de voyage n’a pas encore été soumis
Approuvé : le permis de voyage a été approuvé par votre branche ou votre organisation provinciale
Refusé : le permis de voyage a été refusé par votre branche ou votre organisation provinciale
En attente : le permis de voyage est en attente de l’approbation ou du refus de votre branche ou votre organisation provinciale
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Panneau latéral d’une demande de permis de voyage
En cliquant sur une demande de permis de voyage, un panneau latéral s’ouvrira à votre droite. Deux onglets seront disponibles, soit Général et Hôte.
Onglet Général
L’onglet général vous affichera les informations quant à la demande de permis voyage. Si le statut de la demande est En attente ou Brouillon, vous aurez la possibilité d’apporter des modifications en cliquant sur le crayon bleu. Vous avez aussi la possibilité d’ajouter une note à la demande de permis.
Onglet Hôte
L’onglet hôte vous affichera les informations de l’hôte et de l’événement. Si le statut de la demande est En attente ou Brouillon, vous aurez la possibilité d’apporter des modifications en cliquant sur le crayon bleu.
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Note : Il est impossible de faire des modifications à une demande de permis qui a été approuvée. |
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Bouton Action
Note : Selon le rôle d’utilisateur accordé par votre branche, vous pourrez Autoriser, Refuser ou Supprimer un permis de voyage une fois qu’une demande de permis de voyage aura été soumise en cliquant sur le bouton Action du panneau latéral.
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Le module de permis de voyage générera une de notifications par courriel lors d’un changement de statut d’un permis de voyage et il fera parvenir un courriel au créateur et aux approbateurs.
Approbation
Lorsque vous approuvez une demande de permis de voyage, une fenêtre contextuelle s’ouvrira afin de confirmer votre action.
Refuser
Lorsque vous refusez une demande de permis de voyage, une fenêtre contextuelle s’ouvrira afin de confirmer votre action. Nous vous suggérons d’ajouter une note dans le panneau latéral afin d’inscrire la raison du refus au demandeur.
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| Info |
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Note : S’il y a plusieurs niveaux d’approbation, le processus d’approbation sera le même pour tous. |
Supprimer
Il est possible de supprimer une demande de permis de voyage uniquement si le statut de celle-ci est En attente ou Brouillon. Un message vous demandera de confirmer la suppression de la demande.
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Imprimer PDF
Vous avez la possibilité d’imprimer en PDF le permis de voyage. Le statut du permis sera inscrit dans le haut de la page. Si la demande de permis est approuvée, la section d’approbation en bas de la page affichera le nom de l’approbateur, le nom de son organisation et la date d’approbation.
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Si le statut de la demande est En attente ou Brouillon, la section Approuvé par sera vide.
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