Vidéo - Gestion et soumission des permis de voyage : Cliquez ICI
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Le module de permis de voyage est accessible à toutes les branches. Les branches peuvent demander à ce qu’il soit désactivé pour leur région.
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Note : Si votre région nécessite un processus d’approbation de deux personnes ou plus, veuillez contacter l’équipe soutien de Spordle et nous activerons cette fonction pour votre régionLe processus d’approbation des branches est défini dans le système. |
Par défaut, tous les super utilisateurs des branches ont accès au module de permis de voyage. Deux nouveaux rôles supplémentaires sont maintenant disponibles : Création de permis de voyage et Approbation de permis de voyage. Ces rôles peuvent être ajoutés à toute personne qui a besoin d’ajouter ou d’approuver un permis de voyage dans le HCR.
Les documents de permis de voyage, les frais et la permission de soumettre un permis à partir de Mon compte sont configurés dans le menu Paramètres et Organisations.
Veuillez vous référer à la documentation Paramètre - Organisation - Documentainsi qu’à la documentation Paramètre - Organisation - Permis de voyage
Si vous autorisez vos officiels d’équipe à soumettre des demandes de permis de voyage à partir de Mon Compte, assurez-vous de les inscrire sur un cahier d’équipe, sans quoi ils ne pourront pas faire soumettre de demandes.
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Compléter les champs requis :
Les champs marqués d’un * sont obligatoires
Équipe* pour laquelle le permis est demandé
Nom de l’événement* (nom du tournoi)
Numéro de référence
Type de déplacement* (plusieurs choix sont disponibles)
Type d’événement (Domicile, à l’extérieur, s.o.)
Site web de l’hôte
Nom de l’équipe hôte
Nombre de parties
Division hôte*
Classe d’accueil
Catégorie d’hôte
Pays d’accueil*
Province/États*
Ville hôte*
Organisme d’accueil
Aréna hôte
Frais de permis de voyage
Si des frais de permis de voyage ont été configurés par votre branche, ceux-ci s’afficheront automatiques lors de votre demande de permis de voyage. Ces frais ne peuvent pas être supprimés ou modifiés par un officiel d’équipe.
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Brouillon : le permis de voyage n’a pas encore été soumis
Approuvé : le permis de voyage a été approuvé par votre branche ou votre organisation provinciale
Refusé : le permis de voyage a été refusé par votre branche ou votre organisation provinciale
En attente : le permis de voyage est en attente de l’approbation ou du refus de votre branche ou votre organisation provinciale
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Processus d’approbation ou de refus d'une demande de permis
Le panneau latéral affiche les processus d’approbation d’une demande de permis de voyage, c’est-à-dire que toutes les organisations qui doivent approuver ou décliner une demande seront affichées dans l’ordre d’approbateur. Le nom de l’approbateur ainsi que la date et l’heure d’approbation ou de refus seront affichés pour chacune des organisations.
De plus, une notification sera envoyée à chacun des approbateurs afin de les aviser qu’une demande de permis de voyage doit être traitée.
Panneau latéral d’une demande de permis de voyage
En cliquant sur une demande de permis de voyage, un panneau latéral s’ouvrira à votre droite. Deux onglets seront disponibles, soit Général et Hôte.
Dans le haut de la page du panneau latéral le nom de l'événement et le numéro séquentiel du permis de voyage seront affichés. Le nom de l'équipe ainsi que le lien pour vous diriger vers le profil de l'équipe.
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Onglet Général
L’onglet général vous affichera affichera le processus d’approbation de la demande de permis de voyage, vous serez donc en mesure de visualiser tous les approbateurs de votre demande. De plus, toutes les informations quant à la demande de permis voyage . Si ainsi que le statut de la demande est En attente ou Brouillon, vous aurez la possibilité d’apporter seront affichées. Vous avez la possibilité de faire des modifications en cliquant sur le crayon bleu . Vous avez aussi la possibilité et d’ajouter une note à la demande de permis.
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Note : Il est impossible de faire des modifications à une demande de permis qui a été approuvée. |
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Onglet Hôte
L’onglet hôte vous affichera les informations de l’hôte et de l’événement. Si le statut de la demande est En attente ou Brouillon, vous aurez avez la possibilité d’apporter des modifications en cliquant sur le crayon bleu.
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Le module de permis de voyage générera une de notifications par courriel lors d’un changement de statut d’un d’une demande de permis de voyage et il fera parvenir un courriel au créateur et aux approbateurs.
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Lorsque vous approuvez une demande de permis de voyage, une fenêtre contextuelle s’ouvrira s’affichera afin de confirmer votre action.
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Lorsque vous refusez une demande de permis de voyage, une fenêtre contextuelle s’ouvrira s’affichera afin de confirmer votre action. Nous vous suggérons d’ajouter une note dans le panneau latéral afin d’inscrire la raison du refus au demandeur.
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Il est possible de supprimer une demande de permis de voyage uniquement si le statut de celle-ci est En attente ou Brouillon. Un message vous demandera de confirmer la suppression de la demande.
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Imprimer
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permis de voyage
Vous avez la possibilité d’imprimer le permis de voyage en format PDF en cliquant sur le permis de voyage. bouton Action du panneau latéral d’une demande de permis.
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Le statut du permis sera inscrit dans le haut de la page. Si Lorsque la demande de permis est approuvée, la section d’approbation en bas de la page affichera le nom de l’approbateur, le nom de son organisation et la date d’approbation.
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La 2e page du permis de voyage, affichera les informations additionnelles tel que les contacts des équipes et le nom de l'équipe hôte.
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Si le statut de la demande est En attente ou Brouillon, la section Approuvé par sera vide.
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le statut est en attente s’affichera dans le haut de la page.
La 2e page du permis de voyage, affichera les informations additionnelles tel que les contacts des équipes et le nom de l'équipe hôte.
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