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Cette section a pour but de guider les administrateurs et appointeurs dans l'utilisation des fonctionnalités de Spordle One pour la gestion des officiels et l'assignation aux matchs. Ce guide détaille les étapes à suivre pour chaque processus, en s'appuyant sur les outils disponibles sur la plateforme.

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Étapes pour assigner des membres comme intervenants :

1. Recherche des membres

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• Liste des membres : Accédez à la section Tableau de bord → Membres → Liste des membres du système.

  • Critères de recherche : Utilisez des critères de recherche comme le nom, le courriel, ou le numéro d’identification pour localiser les membres existants.

  • Sélection des membres : Une fois les membres localisés, cochez

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• • la case Assigner à côté de leurs noms pour les sélectionner. Vous pouvez cocher plusieurs officiels à la fois pour donner le même profil, le même type. Cliquer sur Choisir ces membres.

2. Ajout des membres au groupe

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• Attribuer des profils (types) : Pour chaque membre, choisissez le profil qui correspond à leur rôle au sein du groupe, tel qu'arbitre, marqueur ou superviseur. Notez qu’un seul type peut être sélectionné à la fois. Si vous devez donner un type « Arbitre » et « Juge de ligne », vous devez le faire en 2 étapes, c’est-à-dire vous sélectionnez Arbitre en premier et Juge de ligne par la suite

  • Cocher les cases appropriées : Organisations, Catégories, Endroits

  • Validation des assignations : Cliquez sur "

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• • Soumettre et ajouter comme intervenants" pour valider leur assignation

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• • dans votre groupe.

  • Rôles spécifiques : Si nécessaire, attribuez des rôles supplémentaires comme administrateur ou appointeur, qui permettront à certains membres de gérer ou d’assigner des matchs au sein du groupe.

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Gestion des droits d'accès :

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Niveaux d’accès : Déterminez le niveau d’accès des membres. Certains peuvent être autorisés à uniquement voir les matchs et les assignations, tandis que d’autres auront la possibilité de modifier ou de gérer les matchs.

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• • Vous pouvez voir le profil des intervenants dans votre groupe en allant dans Officiel → Groupe d’officiel → Visualiser ce groupe

Envoyer un message aux Officiels de votre groupe

• Sélectionner un Groupe : Lorsque vous choisissez un groupe dans le système, tous les officiels de ce groupe apparaissent automatiquement dans la section "Groupe d’Officiels".

• Sélectionner les Officiels :

  • Cocher Tous : Pour envoyer un message à tous les officiels du groupe, vous pouvez cliquer sur "cocher tous".

  • Sélection Individuelle : Si vous préférez, vous pouvez choisir manuellement les officiels à qui vous souhaitez envoyer un message en cochant leurs noms.

• Liaison Obligatoire : Pour qu’un officiel reçoive le courriel, il doit être lié à son compte PSP. Si cette liaison n’est pas faite, le message ne pourra pas être envoyé à cet officiel.

• Note de Non Distribution : Si un courriel ne peut pas être envoyé à un officiel, une note vous en informera.

• Ajouter un Lien dans le Message :

  • Utiliser le Trombone : Pour insérer un lien dans votre message, cliquez sur l'icône du trombone en haut à gauche de l’éditeur de message.

  • Insérer l’URL : Une fenêtre s’ouvrira où vous devrez entrer l'URL du document, puis cliquer sur OK. Le lien sera automatiquement ajouté dans votre message.

3. Assignation des Intervenants à des Matchs

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Assigner des Intervenants

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1. Accédez à la section "Assignation des Intervenants" depuis le tableau de bord.

2. Utilisez les filtres pour sélectionner les matchs à assigner (date, lieu, type de match).

3. Une fois les matchs filtrés, une liste d'officiels disponibles s'affiche en fonction de leur disponibilité et de leur rôle.

4. Sélectionnez l'officiel souhaité pour chaque match en cochant la case à côté de leur nom.

5. Cliquez sur "Assigner" pour confirmer.

4.2 Confirmation des Assignations

• Une fois les assignations effectuées, cliquez sur "Enregistrer et envoyer" pour notifier les officiels par email.

• Les officiels recevront un email contenant les détails de leurs matchs assignés, avec un lien pour confirmer leur participation.

4.3 Gestion des Disponibilités

• Accès aux disponibilités : Accédez au "Rapport des Disponibilités" pour voir qui est disponible à quelles dates.

• Modification des disponibilités : Les officiels peuvent mettre à jour leurs disponibilités via leur profil PSP, et les appointeurs peuvent ajuster les assignations en conséquence.

5. Partage et Gestion des Matchs

5.1 Partage de Matchs entre Associations

1. Accédez à "Partage de Matchs" dans le menu de gestion.

2. Sélectionnez les matchs à partager avec une autre association.

3. Cliquez sur "Partager", puis choisissez l'association destinataire.

4. Ajoutez un message si nécessaire, puis cliquez sur "Envoyer".

5.2 Retrait d'un Partage

• Pour retirer un partage, accédez à la liste des matchs partagés, sélectionnez le match en question, puis cliquez sur "Réinitialiser le partage".

5.3 Suivi des Partages

• Consultez le statut des partages et les réponses des associations via la section "Historique des Partages".

6. Bonnes Pratiques et Conseils

6.1 Optimisation de l’Assignation

• Utiliser les filtres : Avant d'assigner, filtrez les officiels par rôle et disponibilité pour garantir une affectation optimale.

• Communication proactive : Envoyez des rappels aux officiels avant les matchs pour confirmer leur présence.

• Revues régulières : Vérifiez régulièrement les assignations pour éviter les conflits ou les erreurs.

6.2 Gestion des Conflits

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Conflits d'assignation : Utilisez les outils de gestion des conflits pour réassigner les officiels en cas de chevauchement de matchs.

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à des Matchs

• Assigner des Officiels : Cette section vous permet d'assigner les officiels de votre groupe à des matchs.

• Trouver les Matchs à Assigner :

  • Utiliser le Filtre : Ouvrez le filtre et sélectionnez les organisations, sous-organisations, et catégories pertinentes.

  • Filtre de Recherche : Si vous avez sauvegardé un filtre pour votre groupe, l’horaire des matchs s'affichera en bas de la page.

  • Sélectionner une Plage Horaire : Choisissez une plage horaire pour assigner les officiels aux matchs.

• Disponibilités des Officiels :

  • Point d’Exclamation : Les officiels indisponibles ont un point d'exclamation "!" devant leur nom.

  • Voir les Disponibilités : Les heures de disponibilité des officiels et leurs messages concernant leurs disponibilités sont visibles dans la liste déroulante.

  • Colonnes à Afficher : Vous pouvez personnaliser les colonnes visibles lors de l'assignation en cochant ou décochant les cases correspondantes.

• Notifications pour Changements de Matchs :

  • Toujours Envoyées : Les notifications de changement de match sont toujours envoyées, même si le match est dans la même journée. Cependant, l’officiel ne sera pas désassigné.

  • Exemple : Si un changement de match survient à 00h01 pour un match à 20h00 le même jour, l’officiel recevra une notification mais restera assigné.

• Officiels Sans Disponibilités :

  • Bas de la Liste : Les officiels qui n'ont pas renseigné leurs disponibilités apparaissent au bas de la liste déroulante avec un "!" devant leur nom.

  • Assignation Possible : Vous pouvez tout de même assigner un officiel, même s'il est marqué comme non disponible.

Options pour les Matchs

• Actions Uniques pour un Match : Le bouton "Option" vous permet de réaliser des actions spécifiques pour un match, comme :

  1. Enregistrer : Sauvegarder l’assignation des officiels.

  2. Réinitialiser : Réinitialiser les officiels assignés.

  3. Réinitialiser le Partage : Remettre à zéro les partages existants.

  4. Partage Complet : Partager tous les officiels assignés pour ce match.

  5. Transport : Ajouter un montant pour le transport.

  6. Masquer la Supervision : Masquer la supervision lorsqu'un superviseur est assigné et que l’officiel reçoit le courriel.

  7. Envoyer les Courriels : Envoyer les courriels liés à ce match.

  8. Verrouillage : Verrouiller les officiels assignés pour ce match.

Enregistrer et Confirmer les Assignations

1. Enregistrement des Assignations : Une fois les officiels assignés, enregistrez-les en cliquant sur le bouton "Option" à la fin de la ligne. Vous pouvez aussi cliquer sur "Enregistrer toutes les assignations" en haut de la page.

2. Envoyer les Courriels de Confirmation : Après avoir enregistré, envoyez les courriels de confirmation en cliquant sur le bouton prévu à cet effet. Vous pouvez aussi envoyer les confirmations pour toutes les assignations en une fois.

3. Confirmation par les Officiels : Une fois le courriel envoyé, l'icône de l'enveloppe devient verte, ce qui signifie que l'officiel peut confirmer son match. Quand il confirme, son nom devient vert.

Notification pour Refus de Matchs

• Refus de Matchs : Chaque fois que vous ouvrez le menu Listes des refus d’assignation non-traités, une fenêtre s'affiche pour vous indiquer quels officiels ont refusé des matchs.

5. Partage de Match

L'outil d'appointeur facilite le partage de matchs entre associations. Voici comment cela fonctionne :

1. Partager un Match :

   • Utilisez la flèche pour partager uniquement l’officiel sélectionné.

   • Avant de partager, confirmez avec l’autre association qu’elle dispose d’officiels disponibles.

   • Une fois le match partagé, l'autre association le voit dans sa liste et peut appointer ses officiels.

2. Impact du Partage :

   • Lorsque vous partagez un match, il est "pris en charge" par l’autre organisation.

   • Même si le match reste visible dans votre liste, ce sont les officiels de l’autre groupe qui seront assignés. Les cases correspondantes seront grisées pour indiquer qu'elles ne sont plus sous votre contrôle.

3. Retirer un Partage :

   • Pour enlever un partage, isolez votre match afin de le rapatrier dans votre groupe.

   • Filtrez par organisation, catégorie, lieu et date du match.

   • Cochez l’option « Afficher seulement les cases cochées » pour ne sélectionner que les critères du match.

   • Cliquez sur « Rechercher ».

   • L’option « Réinitialiser le partage » apparaîtra dans l’engrenage à droite.

   • Important : Seule la personne ayant demandé le partage peut le retirer. L’autre organisation ne peut pas l’enlever.

Officiels – Rapports de Match / Supervision

1. Appointement d'un Superviseur :

   • Lorsque vous nommez un Superviseur pour un match, vous pouvez choisir de masquer cette supervision. Ainsi, les officiels ne verront pas cette information dans le courriel d'acceptation du match.

2. Accès aux Supervisions :

   • Les supervisions sont accessibles via l'onglet « Officiels / Voir les rapports de match / Supervision ».

   • Pour rechercher des supervisions, sélectionnez votre groupe d’officiels et ouvrez les critères de recherche pour entrer les dates souhaitées.

3. Rapports de Match :

   • Les rapports de match et de supervision sont disponibles dans le même espace.

   • Après avoir appointé un superviseur, le match est visible sous l’onglet « Voir les rapports de Supervision », où vous pouvez également nommer un superviseur.

   • Les rapports de supervision peuvent être consultés directement depuis cette section.

Courriel - Rapport de Match

Pour que les responsables reçoivent une copie des rapports de matchs, assurez-vous que leurs adresses courriel sont ajoutées dans l’onglet Organisation / Courriel de Notification.

• Remplissez le prénom, le nom et l’adresse courriel du destinataire, puis cliquez sur le + à gauche pour les ajouter.