| Table of Contents |
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Page de profil
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Statut du membre
Prénom et nom de famille du membre
Numéro de membre
Date de naissance et âge du membre
Âge actuel
Âge de la saison d’inscription
Organisation primaire
Organisation secondaire
Statut et date de validité de la vérification d’antécédents
Cette information se trouve soit à droite de l’organisation primaire ou en dessous de celle-ci si le membre a une organisation secondaire dans son profil.
Type de membre
Les types de membres sont réinitialisés chaque saison et peuvent varier d’une organisation à l’autre. Un type de membre est ajouté à un profil lors de l’inscription ou de l’inscription à une équipe. Lorsqu’un type de membre n’a pas été ajouté à un profil pour la saison en cours, l’écran affiche le type de membre de la saison précédente.
La date d’expiration de la photo de profil (pour les sports qui utilisent cette option)
Les notes concernant le changement de statut seront affichées sous le nom de l’organisation
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La case pour le solde impayé peut être utilisée si un membre doit de l’argent de la saison passée. En saisissant un montant, le statut du membre changera à Bloqué et il sera temporairement impossible pour le membre de s’inscrire en ligne, son statut changera à Bloqué. Une fois le solde payé, vous pouvez supprimer le montant en cliquant sur le crayon bleu.
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| Info |
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Note : si le membre est partagée avec votre organisation, vous pouver confirmer le membre et valider l’adresse de celui-ci |
Bouton Action
Le bouton "Action" du profil d’un membre, situé en haut à droite, vous permet de sélectionner les actions suivantes suivantes:
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Note : les Les options disponibles sont en fonction dépendent de votre rôle et , de vos permissions et de la fédération dans laquelle est votre Fédérationorganisation. |
Demande de modifications (only seulement Soccer)
Demande de changement de classification
Demande de transfert (seulement Baseball)
CTI Request (seulement Soccer)
Demande de libération permanente (seulement Soccer)
Confirmer le membre
Demande de Mouvement (seulement Soccer)
Fusionner un membre
Bloquer un membre
Rendre le membre non confirmé
Valider le membre
Envoyer message
Ouvrir en vue rapide
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Membre potentiellement dupliqué
Si le système identifie le membre comme étant Potentiellement dupliqué, une notification sera affichée dans le haut du profil du membre.
Afin de traiter ce membre potentiellement dupliqué, vous avez la possibilité de cliquer sur la notification qui vous permettra de faire la gestion du membre dupliqué.
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Demande de modifications d’un profil
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Uniquement pour les organisations dont la fédération a activé cette fonctionnalité |
Si vous souhaitez modifier le prénom, nom de famille, la date de naissance ou l’identité de genre de l’un de vos membres, vous devez procéder à une Demande de modifications auprès de votre organisation régionale.
Pour faire une demande, cliquez sur le bouton Action dans le profil d’un membre et sélectionnez ensuite Demande de modifications.
Une nouvelle fenêtre s’affichera afin de vous permettre de procéder aux changements souhaités, cliquez ensuite sur Soumettre.
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Une notification sera ensuite envoyée à votre organisation régionale pour approbation.
Il sera impossible de modifier à nouveau le profil de membre tant que la demande ne sera pas approuvée.
Lorsqu’une demande de notification est en attente, une notification rouge s’affichera sous la photo de profil du membre.
En cliquant sur la notification Demande de modifications en attente, une fenêtre s’affichera vous permettant de voir par qui la demande a été créée et les changements demandés.
Vous aurez aussi la possibilité d’annuler la demande de modification en cliquant sur Annuler requête.
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Si votre organisation régionale approuve la demande de modification, le profil du membre sera mis à jour avec les nouvelles données et vous recevrez une notification afin de vous aviser de l’approbation. La validité du passeport ne changera pas.
Si votre organisation régionale refuse la demande de modification, le profil du membre ne sera pas mis à jour et vous recevrez une notification vous indiquant le refus de votre région. La validité du passeport ne changera pas.
Sommaire
| Info |
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Note : La mise à jour des informations d’un membre est en fonction de votre rôle et vos permissions. Si l’option de modification ou d’ajout n’est pas disponible, veuillez contacter votre organisation régionale ou provinciale pour obtenir de l’aide. |
Informations générales
Les informations affichées concernent le participant. Les informations concernant les membres de la famille doivent figurer dans la liste des contacts. Pour mettre à jour les informations, cliquez sur Modifier.
| Info |
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Note : Si une section est encadrée en rouge, cela signifie qu’il manque des informations. |
Les informations manquantes dans la section informations générales du profil d’un membre ne lui permettront pas d’être approuvé sur un cahier d’équipe.
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Modifier les informations primaires
Pour mettre à jour les informations, cliquez sur modifier.
Les champs grisés nécessitent une approbation pour que la modification soit acceptée. Cliquez sur Demander des modifications obligatoires.
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: Permet de faire une demande de modification du prénom, du nom, de la date de naissance ou du genre dans le profil du membre en cas d'erreur lors de la création du profil. Cette demande devra ensuite être approuvée par l’ARS ou Soccer Québec.
Demande de changement de classification : Permet de faire une demande de sous-classement ou de surclassement pour l’année d’affiliation en cours. Vous référer à la documentation reliée : Demande de changement de classification
Demande de transfert (seulement Baseball) : Permet de faire une demande de transfert. Vous référer à la documentation reliée : Demande de transfert Baseball
CTI Request (seulement Soccer): Permet de faire une demande pour un certificat de transfert international. Se référer à la Fédération Soccer Québec à ce sujet.
Demande de libération permanente (seulement Soccer): Permet de faire une demande de libération permanente. Celle-ci est faite lorsque les activités de l’année d’affiliation sont déjà débutés. Vous référer à la documentation reliée: Demande de libération au soccer
Confirmer le membre : Permet de confirmer l’information du membre incluant son numéro de membre.
Demande de Mouvement (seulement Soccer) : Permet de faire une demande de mutation en tant que nouvelle association entrante du membre. Vous référer à la documentation reliée: Demande de mouvement soccer
Fusionner un membre : Permet d’effectuer un fusion de membre. Cette fonction est selon les permissions de votre compte. Vous référer à la documentation reliée : Fusion de membre
Bloquer un membre: Permet de bloquer un membre soit pour un solde impayé ou pour autre raison. Lorsque le membre est bloqué il ne pourra pas s’inscrire dans toutes associations; ne pourra pas être ajouté à une équipe ou transféré. Pour débloquer le membre il suffit d’appuyer sur le même bouton qui apparaîtra ‘'débloquer le membre’'.
Rendre le membre non confirmé : Permet de mettre ce statut lorsque les informations d’un membre n’a pas été vérifiées.
Valider le membre : Permet de faire la validation d’un membre.
Envoyer message: Permet de communiquer directement avec les contacts inscrits du membre.
Ouvrir en vue rapide: Permet d’ouvrir une nouvelle fenêtre avec les informations du membre.
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Membre potentiellement dupliqué
Si le système identifie le membre comme étant Potentiellement dupliqué, une notification sera affichée dans le haut du profil du membre.
Afin de traiter ce membre potentiellement dupliqué, vous avez la possibilité de cliquer sur la notification qui vous permettra de faire la gestion du membre dupliqué.
Pour plus d’information sur la gestion des membres dupliqués, consulter la documentationTâches - Membres potentiellement dupliqués.
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Sommaire
| Info |
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Note : La mise à jour des informations d’un membre est en fonction de votre rôle et vos permissions. Si l’option de modification ou d’ajout n’est pas disponible, veuillez contacter votre organisation régionale ou provinciale pour obtenir de l’aide. |
Informations générales
Les informations affichées concernent le participant. Les informations concernant les membres de la famille doivent figurer dans la liste des contacts. Pour mettre à jour les informations, cliquez sur Modifier.
| Info |
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Note : Si une section est encadrée en rouge, cela signifie qu’il manque des informations. |
Les informations manquantes dans la section informations générales du profil d’un membre ne lui permettront pas d’être approuvé sur un cahier d’équipe.
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Modifier les informations primaires
Les informations primaires d’un membres sont les informations permettant d’identifier ce membre, soit son nom, prénom, date de naissance et identité de genre. Ces informations doivent être obligatoirement remplies lors de la création de la fiche de membre, soit par l’inscription en ligne par un parent, soit par la création d’une fiche de membre par le registraire d’une association lorsque l’inscription est faite manuellement suivant les informations fournies par un parent.
Certaines de ces informations, tel que le genre et la date de naissance permettent également de classer les membres dans les divisions.
Étant donné la sensibitlié et l’importance de ces informations, votre fédération sportive a décidé de rendre obligatoire l’approbation par les régions et/ou votre organisation provinciale de toutes modifications concernants les informations primaires obligatoires.
Pour ce faire, cliquez sur modifier dans la section Informations générales.
Les champs correspondants aux informations primaires paraîtront en grisé, afin de demander une modification de ces informations, cliquez sur Demander des modifications dans la bande bleue, une fenêtre pop-up s’ouvrira et vous permettra de remplir les informations devant être modifiées.
| Note |
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Lorsque la fenêtre pop-up s’affichera tous les champs modifiables seront pré-remplis avec les informations actuelles de la fiche du membre, il est primordiale de ne modifier que celui ou ceux qui doivent l’être sans toucher aux autres champs. |
Cliquez ensuite sur soumettre, la demande sera acheminée à votre région ou votre organisation provinciale qui devra faire l’approbation des modifications soumises.
Si le participants est partagé entre deux organisations, les deux organisations pourront demander les modification et ainsi les deux régions pourront les approuver.
| Info |
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Les régions peuvent en tout temps modifier les informations primaires obligatoires des membres sans avoir à se soumettre au processus d’approbation des modifications. |
Une fois la demande soumise, une notification vous sera transmise afin de vous informer que la demande a été soumise et qu’elle est en attente. Vous recevrez également une notification lorsque la décision sera prise, c’est-à-dire que le changement a été approuvé ou refusé.
En tout temps, avant que la décision soit prise par votre région, vous pouvez retourner dans la demande pour l’annuler.
En cliquant sur la notification Demande de modifications en attente qui est en rouge, une fenêtre s’affichera vous permettant de voir par qui la demande a été créée et les changements demandés.
Vous aurez aussi la possibilité d’annuler la demande de modification en cliquant sur Annuler requête.
Les entrées des modifications approuvée (logs) se retrouvent dans l’onglet historique dans la section du bas : Registre des changements de l'information du membre
Adresse(s) et numéro(s) de téléphone
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| Note |
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Note : Veuillez prendre note que lorsqu’un membre demande un changement d’adresse, le système ne valide que le changement d’adresse sur l’adresse primaire du participant soit celle ayant un astérisque jaune. Si l’adresse à valider est une adresse secondaire, vous devez tout de même la valider. |
Note : I est impossible pour une Note : Une organisation partagée de peut valider une adresse , la validation doit obligatoirement se faire par l’organisme primaire du et de confirmer un membre.
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En sélectionnant l’option Accepter et définir cette adresse comme adresse primaire, la nouvelle adresse passera de l’adresse n° 2 à l’adresse primaire et l’adresse qui se trouvait dans la case primaire sera désormais définie comme l’adresse n° 2. Si cette adresse n’est plus nécessaire dans le profil, vous pouvez cliquer sur Supprimer pour la supprimer.
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| Info |
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Note : la suppression de documents est soumise à une autorisation et ne peut être effectuée à partir de Mon compte. Si un document a été ajouté par erreur ou n’est plus valide, cliquez sur la ligne correspondant au document que vous souhaitez supprimer afin que le panneau latéral s’ouvre. Cliquez sur le bouton bleu Action et sélectionnez Supprimer. |
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afin que le panneau latéral s’ouvre. Cliquez sur le bouton bleu Action et sélectionnez Supprimer. |
Approbation de documents
| Warning |
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Important (Soccer Québec) : pour que le profil d’un membre soit validé par l’ARS, la photo de profil doit avoir été ajoutée dans le dossier du membre ou celle-ci ne doit pas être expirée. De plus, la vérification d’antécédents doit avoir le statut En attente ou Complété. Les profils de membre dont les documents ne sont pas conformes et approuvés par le club ne seront pas affichés dans la liste des membres à valider par l’ARS. |
L’organisation peut approuver les photos ou les documents dans le profil du membre.
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L’enveloppe bleue vous indique que ce contact recevra des courriels.
Le signe de dollar vert $ indique que ce contact recevra le reçu fiscal.
L’ambulance rouge indique qu’il s’agit d’un contact d’urgence.
La date de la dernière mise à jour du contact sera affichée dans le profil du membre.
Cliquez sur le menu déroulant pour trier les contacts par Type de contact, Dernière mise à jour ou Contact d’urgence.
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