Vidéo - Gestion et soumission des permis de voyage : Cliquez ICI
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Le module de permis de voyage est accessible à toutes les branches. Les branches peuvent demander à ce qu’il soit désactivé pour leur région.
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Note : Si votre région nécessite un processus d’approbation de deux personnes ou plus, veuillez contacter l’équipe soutien de Spordle et nous activerons cette fonction pour votre régionLe processus d’approbation des branches est défini dans le système. |
Par défaut, tous les super utilisateurs des branches ont accès au module de permis de voyage. Deux nouveaux rôles supplémentaires sont maintenant disponibles : Création de permis de voyage et Approbation de permis de voyage. Ces rôles peuvent être ajoutés à toute personne qui a besoin d’ajouter ou d’approuver un permis de voyage dans le HCR.
Les documents de permis de voyage, les frais et la permission de soumettre un permis à partir de Mon compte sont configurés dans le menu Paramètres et Organisations.
Veuillez vous référer à la documentation Paramètre - Organisation - Documentainsi qu’à la documentation Paramètre - Organisation - Permis de voyage
Si vous autorisez vos officiels d’équipe à soumettre des demandes de permis de voyage à partir de Mon Compte, assurez-vous de les inscrire sur un cahier d’équipe, sans quoi ils ne pourront pas faire soumettre de demandes.
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Liste des demandes de permis de voyage
Dans la page d’accueil des permis de voyage du menu Tâche, vous avez la possibilité d’afficher toutes les demandes de permis de voyage. Vous n’avez qu’à décocher la case Actions requise et vous serez en mesure de voir toutes les demandes de permis de voyage qui ont été faites.
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Action requise
Lorsque vous décochez la case Action requise, toutes les demandes de permis de voyage, et ce peu importe le statut seront affichées incluant celles qui ne nécessite pas une action de votre part.
Filtrer les demandes de permis de voyage
Vous avez la possibilité de rechercher une demande de permis de voyage précise en inscrivant le nom de l’équipe dans la case Rechercher.
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Tout sélectionner
Brouillon
En attente
Approuvé
Refusé
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Demande de permis de voyage
Ajout d’un permis de voyage
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Compléter les champs requis :
Les champs marqués d’un * sont obligatoires
Équipe* pour laquelle le permis est demandé : vous devez obligatoirement sélectionner une équipe, il n’est pas nécessaire que les joueurs soient ajoutés à l’équipe.
Nom de l’événement* ( : nom du tournoi )auquel vous participez.
Numéro de référence : si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter un numéro de référence.
Type de déplacement* (plusieurs choix sont disponibles)
Type d’événement (Domicile, à l’extérieur, s.o.)
Site web de l’hôte
Nom de l’équipe hôte
Nombre de parties
Division hôte*
Classe d’accueil
Catégorie d’hôte
Pays d’accueil*
Province/États*
Ville hôte*
Organisme d’accueil
Aréna hôte : sélectionnez un choix dans la liste déroulante.
Type d’événement : sélectionnez le type d’événement dans la liste déroulante.
Site web de l’hôte : inscrivez le nom du site web de votre tournoi.
Nom de l’équipe hôte : si nécessaire, inscrivez le nom de l’équipe hôte.
Nombre de parties : indiquez le nombre de parties que votre équipe jouera pendant votre tournoi.
Catégorie d’équipe hôte* : vous avez la possibilité de sélectionner la catégoriedans la liste déroulante ou d’inscrire la catégorie en texte.
Pays d’accueil* : à l’aide de la liste déroulante, indiquez le pays où aura lieu le tournoi.
Province/États* : à l’aide de la liste déroulante, indiquez la province ou l’état.
Ville hôte* : inscrivez la ville d’hôte de votre événement.
Organisme d’accueil : inscrivez l’organisation d’accueil de votre événement.
Terrain : indiquer le terrain où aura lieu le tournoi.
Frais de permis de voyage
Si des frais de permis de voyage ont été configurés par votre brancheorganisation provinciale ou régionale, ceux-ci s’afficheront automatiques lors de votre demande de permis de voyage. Ces frais ne peuvent pas être supprimés ou modifiés par un officiel d’équipe.
Une fois que vous aurez terminé, cliquez sur Suivant
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Questionnaire
Il est possible que votre organisation inclut des questions dans votre demande de permis de voyage. Si un questionnaire a été ajouté, les questions seront affichés à cette étape. Les questions indiquées avec un astérique rouge * doivent obligatoirement être rempli.
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Date du tournoi
Vous devez ensuite entrer inscrire les dates de début et de fin de l’événement.
Vous avez la possibilité d’ajouter une remarque et des pièces jointes (reçu ou toute autre pièce jointe additionnelle requise) si votre branche organisation provinciale ou l’organisation régionale le requiert. Dans l’exemple ci-dessous l’organisme demande de joindre le reçu du tournoi à la demande de permis de voyage.
Cliquez sur Ajouter
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Soumettre le permis ou non
Vous avez ensuite deux possibilités :
Soumettre le permis (sera envoyé pour approbation à votre branche ou votre organisation provinciale ou régionale ou au niveau d’approbation supérieur supérieure au vôtre)
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Si vous sélectionnez cette option, vous ne pourrez plus apporter de modifications à votre demande |
Soumettre plus tard
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Si vous sélectionnez cette option, vous pouvez apporter des changements pourront être faits et vous pourrez soumettre le la demande de permis plus tard |
Cliquez sur « Confirmer »
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Confirmer.
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Statut d’un permis de voyage
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Brouillon : le permis de voyage n’a pas encore été soumis
Approuvé : le permis de voyage a été approuvé par votre branche ou votre organisation provinciale
Refusé : le permis de voyage a été refusé par votre branche ou votre organisation provinciale
En attente : le permis de voyage est en attente de l’approbation ou du refus de votre branche ou votre organisation provinciale
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Processus d’approbation ou de refus d'une demande
Le panneau latéral affiche les processus d’approbation d’une demande de permis de voyage, c’est-à-dire que toutes les organisations qui doivent approuver ou décliner une demande seront affichées dans l’ordre d’approbateur. Le nom de l’approbateur ainsi que la date et l’heure d’approbation ou de refus seront affichés pour chacune des organisations.
De plus, une notification sera envoyée à chacun des approbateurs afin de les aviser qu’une demande de permis de voyage doit être traitée.
Panneau latéral d’une demande de permis de voyage
En cliquant sur une demande de permis de voyage, un panneau latéral s’ouvrira à votre droite. Deux onglets seront disponibles, soit Général et Hôte.
Dans le haut de la page du panneau latéral le nom de l'événement et le numéro séquentiel du permis de voyage seront affichés. Le nom de l'équipe ainsi que le lien pour vous diriger vers le profil de l'équipe.
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Onglet Général
L’onglet général vous affichera affichera le processus d’approbation de la demande de permis de voyage, vous serez donc en mesure de visualiser tous les approbateurs de votre demande. De plus, toutes les informations quant à la demande de permis voyage . Si ainsi que le statut de la demande est En attente ou Brouillon, vous aurez la possibilité d’apporter seront affichées. Vous avez la possibilité de faire des modifications en cliquant sur le crayon bleu . Vous avez aussi la possibilité et d’ajouter une note à la demande de permis.
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Note : Il est impossible de faire des modifications à une demande de permis qui a été approuvée. |
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Onglet Hôte
L’onglet hôte vous affichera les informations de l’hôte et de l’événement. Si le statut de la demande est En attente ou Brouillon, vous aurez avez la possibilité d’apporter des modifications en cliquant sur le crayon bleu.
| Info |
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Note : Il est impossible de faire des modifications à une demande de permis qui a été approuvée. |
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Bouton Action
Note : Selon le rôle d’utilisateur accordé par votre branche, vous pourrez Approuver, Refuser ou Supprimer un permis de voyage une fois qu’une demande de permis de voyage aura été soumise en cliquant sur le bouton Action du panneau latéral.
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Notifications
Le module de permis de voyage générera une de notifications par courriel lors d’un changement de statut d’un d’une demande de permis de voyage et il fera parvenir un courriel au créateur et aux approbateurs.
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Approbation
Lorsque vous approuvez une demande de permis de voyage, une fenêtre contextuelle s’ouvrira s’affichera afin de confirmer votre action. 
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Refuser
Lorsque vous refusez une demande de permis de voyage, une fenêtre contextuelle s’ouvrira s’affichera afin de confirmer votre action. Nous vous suggérons d’ajouter une note dans le panneau latéral afin d’inscrire la raison du refus au demandeur.
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Il est possible de supprimer une demande de permis de voyage uniquement si le statut de celle-ci est En attente ou Brouillon. Un message vous demandera de confirmer la suppression de la demande.
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Imprimer
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permis de voyage
Vous avez la possibilité d’imprimer le permis de voyage en format PDF en cliquant sur le permis de voyage. bouton Action du panneau latéral d’une demande de permis.
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Le statut du permis sera inscrit dans le haut de la page. Si Lorsque la demande de permis est approuvée, la section d’approbation en bas de la page affichera le nom de l’approbateur, le nom de son organisation et la date d’approbation.
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La 2e page du permis de voyage s'affichera uniquement si votre organisation a ajouté une questionnaire à votre demande de permis de voyage. Les réponses aux questionnaires y seront affichées.
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Si le statut de la demande est En attente ou Brouillon, la section Approuvé par sera vide.
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le statut est en attente s’affichera dans le haut de la page.
La 2e page du permis de voyage s'affichera uniquement si votre organisation a ajouté une questionnaire à votre demande de permis de voyage. Les réponses aux questionnaires y seront affichées.
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