Vidéo - Gestion et soumission des permis de voyage : Cliquez ICI
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Dans la page d’accueil des permis de voyage du menu Tâche, vous avez la possibilité d’afficher toutes les demandes de permis de voyage. Vous n’avez qu’à décocher la case Actions requise et vous serez en mesure de voir toutes les demandes de permis de voyage qui ont été faites.
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Action requise
Lorsque vous décochez la case Action requise, toutes les demandes de permis de voyage, et ce peu importe le statut seront affichées incluant celles qui ne nécessite pas une action de votre part.
Filtrer les demandes de permis de voyage
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Compléter les champs requis :
Les champs marqués d’un * sont obligatoires
Équipe* pour laquelle le permis est demandé : vous devez obligatoirement sélectionner une équipe, il n’est pas nécessaire que les joueurs soient ajoutés à l’équipe.
Nom de l’événement* ( : nom du tournoi )auquel vous participez.
Numéro de référence : si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter un numéro de référence.
Type de déplacement* (plusieurs choix sont disponibles)
Type d’événement (Domicile, à l’extérieur, s.o.)
Site web de l’hôte
Nom de l’équipe hôte
Nombre de parties
Division hôte*
Classe d’accueil
Catégorie d’hôte
Pays d’accueil*
Province/États*
Ville hôte*
Organisme d’accueil
Aréna hôte : sélectionnez un choix dans la liste déroulante.
Type d’événement : sélectionnez le type d’événement dans la liste déroulante.
Site web de l’hôte : inscrivez le nom du site web de votre tournoi.
Nom de l’équipe hôte : si nécessaire, inscrivez le nom de l’équipe hôte.
Nombre de parties : indiquez le nombre de parties que votre équipe jouera pendant votre tournoi.
Catégorie d’équipe hôte* : vous avez la possibilité de sélectionner la catégoriedans la liste déroulante ou d’inscrire la catégorie en texte.
Pays d’accueil* : à l’aide de la liste déroulante, indiquez le pays où aura lieu le tournoi.
Province/États* : à l’aide de la liste déroulante, indiquez la province ou l’état.
Ville hôte* : inscrivez la ville d’hôte de votre événement.
Organisme d’accueil : inscrivez l’organisation d’accueil de votre événement.
Terrain : indiquer le terrain où aura lieu le tournoi.
Frais de permis de voyage
Si des frais de permis de voyage ont été configurés par votre brancheorganisation provinciale ou régionale, ceux-ci s’afficheront automatiques lors de votre demande de permis de voyage. Ces frais ne peuvent pas être supprimés ou modifiés par un officiel d’équipe.
Une fois que vous aurez terminé, cliquez sur Suivant
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Questionnaire
Il est possible que votre organisation inclut des questions dans votre demande de permis de voyage. Si un questionnaire a été ajouté, les questions seront affichés à cette étape. Les questions indiquées avec un astérique rouge * doivent obligatoirement être rempli.
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Date du tournoi
Vous devez ensuite inscrire les dates de début et de fin de l’événement.
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Brouillon : le permis de voyage n’a pas encore été soumis
Approuvé : le permis de voyage a été approuvé par votre branche ou votre organisation provinciale
Refusé : le permis de voyage a été refusé par votre branche ou votre organisation provinciale
En attente : le permis de voyage est en attente de l’approbation ou du refus de votre branche ou votre organisation provinciale
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Processus d’approbation ou de refus d'une demande
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Le panneau latéral affiche les processus d’approbation d’une demande de permis de voyage, c’est-à-dire que toutes les organisations qui doivent approuver ou décliner une demande seront affichées dans l’ordre d’approbateur. Le nom de l’approbateur ainsi que la date et l’heure d’approbation ou de refus seront affichés pour chacune des organisations.
De plus, une notification sera envoyée à chacun des approbateurs afin de les aviser qu’une demande de permis de voyage doit être traitée.
Panneau latéral d’une demande de permis de voyage
En cliquant sur une demande de permis de voyage, un panneau latéral s’ouvrira à votre droite. Deux onglets seront disponibles, soit Général et Hôte.
Dans le haut de la page du panneau latéral le nom de l'événement et le numéro séquentiel du permis de voyage seront affichés. Le nom de l'équipe ainsi que le lien pour vous diriger vers le profil de l'équipe.
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Onglet Général
L’onglet général affichera le processus d’approbation de la demande de permis de voyage, vous serez donc en mesure de visualiser tous les approbateurs de votre demande. De plus, toutes les informations quant à la demande de permis voyage ainsi que le statut de la demande seront affichées. Vous avez la possibilité de faire des modifications en cliquant sur le crayon bleu et d’ajouter une note à la demande de permis.
| Info |
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Note : Il est impossible de faire des modifications à une demande de permis qui a été approuvée. |
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Onglet Hôte
L’onglet hôte affichera les informations de l’hôte et de l’événement. Si le statut de la demande est En attente ou Brouillon, vous avez la possibilité d’apporter des modifications en cliquant sur le crayon bleu.
| Info |
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Note : Il est impossible de faire des modifications à une demande de permis qui a été approuvée. |
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Bouton Action
Note : Selon le rôle d’utilisateur accordé par votre branche, vous pourrez Approuver, Refuser ou Supprimer un permis de voyage une fois qu’une demande de permis de voyage aura été soumise en cliquant sur le bouton Action du panneau latéral.
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Notifications
Le module de permis de voyage générera une de notifications par courriel lors d’un changement de statut d’une demande de permis de voyage et il fera parvenir un courriel au créateur et aux approbateurs.
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Approbation
Lorsque vous approuvez une demande de permis de voyage, une fenêtre contextuelle s’affichera afin de confirmer votre action.
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Refuser
Lorsque vous refusez une demande de permis de voyage, une fenêtre contextuelle s’affichera afin de confirmer votre action. Nous vous suggérons d’ajouter une note dans le panneau latéral afin d’inscrire la raison du refus au demandeur.
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Il est possible de supprimer une demande de permis de voyage uniquement si le statut de celle-ci est En attente ou Brouillon. Un message vous demandera de confirmer la suppression de la demande.
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Imprimer permis de voyage
Vous avez la possibilité d’imprimer le permis de voyage en format PDF en cliquant sur le bouton Action du panneau latéral d’une demande de permis.
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La 2e page du permis de voyage , affichera les informations additionnelles tel que les contacts des équipes et le nom de l'équipe hôte.
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s'affichera uniquement si votre organisation a ajouté une questionnaire à votre demande de permis de voyage. Les réponses aux questionnaires y seront affichées.
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Si le statut de la demande est En attente ou Brouillon, le statut est en attente s’affichera dans le haut de la page.
La 2e page du permis de voyage , affichera les informations additionnelles tel que les contacts des équipes et le nom de l'équipe hôte.
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s'affichera uniquement si votre organisation a ajouté une questionnaire à votre demande de permis de voyage. Les réponses aux questionnaires y seront affichées.
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