Votre tournoi est maintenant désormais sanctionné et vous êtes prêts prêt à lancer ouvrir les inscriptions. Voici les quelques étapes à suivre afin de vous assurer de bien lancer vos inscriptionsSuivez ces étapes pour vous assurer que tout est en place pour un bon démarrage.
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Vérifications des paramètres de votre organisation
Connectez-vous à Spordle ID dans votre organisation de tournoi. Si vous n’y avez pas accès, votre organisation parent (local ou régional) pourra vous donner accès. Assurez-vous d’avoir le rôle de registraire de tournoi.
Une fois connectée à Spordle ID, cliquer sur le menu Gestion et ensuite Mon Tournoi afin de valider les informations suivantes. Ces informations se retrouveront sur les différentes pages qui affichent les tournois :
Logo de l’organisation
Consulter la documentation Comment changer le logo de mon organisation
Nom de l’organisation
Assurez-vous d’inclure le nom de votre tournoi sans aucune mention de l’année, car celle-ci sera automatiquement ajoutée.
Adresse de votre tournoi (probablement celle du club/association).
Personnel de votre tournoi
Ajouter les contacts de votre tournoi afin que ces derniers s’affichent sur votre page de tournoi
Consulter la documentation Organisation - Personnel
N’oubliez pas de maintenir à jour cette liste de contact
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Vérification de votre compte marchand
Si vous traitez des paiements par carte de crédit, vous devez vous assurer d’avoir les bonnes informations de compte marchand dans votre profil d’organisation Mon tournoi.
Si vous avez déjà un compte marchand et qu’il n’est pas affiché dans la section Compte Marchand, veuillez nous le transmettre en ouvrant une demande de soutien.
Si vous n’avez pas de compte marchand et que vous souhaitez traiter des paiements par carte de crédit, vous pouvez ouvrir un compte marchand en suivant les instructions de la documentation Création d’un compte marchand
Vérification des compétitions
Une compétition dans la plateforme de Spordle ID est une offre de tournoi pour une certaine catégorie, division et classe. Selon vos besoins, votre compétition peut avoir un nombre d’équipe limité ou non. Elle correspond à un horaire dans Spordle Play. Exemple de compétition: U13M-Régional-D1
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Assurez-vous que les bonnes compétitions se trouvent dans la liste.
Si l’une d’elles ne devait pas être disponible, vous pouvez la supprimer ou enlever la date de publication. Aucunes équipes ne doit être ajoutées à ces compétitions pour pouvoir faire les changements. Consultez la documentation Panneau latéral de votre demande.
Si une compétition est manquante, vous pouvez l’ajouter. Cette nouvelle compétition ne sera pas disponible à l’inscription tant qu’elle ne sera pas approuvée et publiée. Consultez la documentation Faire une demande de sanction.
Pour les compétions existantes, assurez vous que
les dates sont les bonnes ;
le nombre de places est exact;
le prix par équipe pour l’inscription est le bon.
Les noms des compétitions ont été mis par défaut selon la catégorie/division/classe demandée lors de la sanction. Ce nom sera celui de l’horaire dans Spordle Play. Si vous désirez l’éditer, il est possible de le faire dans cette section et la synchronisation se fera avec Spordle Play.
Ajout de la date de publication dans la compétition
Option de publication et de dépublication : La mise à jour permet aux utilisateurs de contrôler la visibilité des tournois sur Spordle ID. Ils peuvent choisir de publier un tournoi une fois qu’il est approuvé, afin de s’assurer que celui-ci s’affiche sur la plateforme. Inversement, ils peuvent dépublier un tournoi, le retirant ainsi de la vue du public tout en conservant toutes les données dans Spordle ID.
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Exigence d’approbation : Les tournois peuvent être publiés seulement après que la demande de sanction ait été approuvé par la Fédération, ce qui garantit que seules les compétitions autorisées sont visibles pour les utilisateurs.
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Où trouver mon tournoi
Vous pouvez retrouver la page publique de votre tournoi dans l’onglet MON TOURNOI de votre organisation. Vous pouvez copier le lien public à la gauche pour le transmettre via votre siteweb ou autre.
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Les tournois sont affichés dans l’onglet Tournoi de la fédération, celui des régions et chacune des organisations de tournoi ont leur propre page. Il est donc facile pour vos équipes de vous trouver afin de procéder à l’inscription.
Comment inscrire mes équipes
Une fois le tournoi publié, il y a trois façons d’inscrire une équipe à un tournoi :
À titre de En tant que registraire de tournoi, il est possible d’inscrire vous avez la possibilité d'inscrire une équipe provenant de n’importe quelle organisation n'importe quelle organisation et de choisir n'importe quelle catégorie, même si celle-ci ne correspond pas à la catégorie d'origine de l'équipe inscrite dans votre tournoi. Consultez la documentation Tournoi - Inscrire une équipe;
En tant que registraire d’organisation , il est possible d’inscrire une équipe à un tournoi directement dans Spordle ID. Celui-ci doit être disponible pour la catégorie de l'équipe. Consulter la documentation Organisations - Inscrire une équipe.
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Une équipe qui provient d’une organisation fédérée qui utilise Spordle ID sera disponible dans la liste des équipes lorsque créées. Si l'équipe provient d’une autre organisation fédérée qui n’utilisent pas Spordle ID ; elles pourront être inscrites en tant qu'équipe externe.
Changer une équipe de compétition
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Note: Utiliser lorsque des groupes dans une compétition sont incomplets et que vous souhaitez fusionner deux catégories. |
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Vous pouvez ensuite choisir la nouvelle catégorie de compétition de cette équipe et soumettre le changement.
Autoriser le changement d'équipe
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Ce changement est possible seulement quand le statut de l'équipe est en attente. |
Le registraire du tournoi pourra remplacer une équipe externe par une équipe déjà enregistrée dans le système , ou de remplacer une équipe par une autre équipe existante.
Vous devrez sélectionner l'équipe avec le statut en attente dont vous voulez faire le changement et ensuite dans le menu action sélectionner remplacer équipe
Ensuite vous pourrez aller choisir l'équipe existante.
Gestion d’une équipe externe
Dans Spordle ID Tournoi, une équipe externe désigne une équipe non affiliée directement à l'organisation ou à la fédération qui se retrouve sur la plateforme Spordle. Elle peut appartenir à une autre organisation ou ligue et n'est pas initialement enregistrée dans le système interne. Exemple une équipe de soccer qui provient de l’Ontario. Ces équipes doivent être ajoutées manuellement ou invitées à s'inscrire via la page publique du tournoi afin d'être intégrées et pouvoir gérer leur participation dans Spordle ID. Lors de la vérification des équipes inscrites, assurez-vous que les équipes externes en sont bien une et qu'il ne s'agit pas d'une équipe affiliée à la fédération, qui apparaîtrait alors dans Spordle ID. Cette vérification doit être effectuée avant l'approbation de l'équipe. Si nécessaire, vous pouvez remplacer l'équipe ou la déplacer vers une autre compétition.
Inscription d’une équipe externe
Vous pouvez décider si vous accepter les équipes externes dans votre tournoi ou pas. Cette gestion se fait par le panneau latéral de chaque compétition. Si vous n'activez pas les inscriptions pour les équipes externes, cela signifie que toutes les équipes inscrites à votre tournoi devront provenir de Spordle ID.
Vous pouvez inscrire une équipe externe en tant que registraire de tournoi de 2 façons :
Directement dans la gestion de votre tournoi
Veuillez vous référer à la documentation reliée à ce sujet pour plus de détails. Inscrire une équipe
Via la page publique de votre tournoi
Veuillez vous référer à la documentation reliée à ce sujet pour plus de détails. Inscrire une équipe externe
Ajouter un alignement à un équipe externe
Le responsable de tournoi pourra ajouter un alignement à une équipe externe avant le début du tournoi. Cette liste sera automatiquement disponible dans Spordle Play lorsque l'équipe sera approuvée. Ceci sera possible pour les équipes en attente et approuvées.
Sélectionnez l'équipe externe pour laquelle vous souhaitez ajouter des membres à la liste.
Dans le menu Action, sélectionnez Ajouter des membres.
Vous avez maintenant un écran qui vous permet d'entrer des membres. Il existe deux modes :
un par un par défaut ou
la vue en grille qui vous permet de copier et coller les données d'une feuille de calcul Excel.
Les informations obligatoires pour un nouveau joueur sont :
Prénom
Nom de famille
Date de naissance
Genre
Courriel
Groupe de position: choix entre joueur ou entraîneur.
Une fois le membre enregistré, vous pourrez voir la liste des membres dans le panneau latéral. Vous pourrez aussi modifier ou supprimer ce membre.
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Les nouveaux membres seront automatiquement transférés dans Spordle Play lorsque l'équipe sera approuvée. |
Ajout d'un compte Spordle pour gérer l'alignement d'une équipe externe
Il est également possible de lier un compte Spordle à une équipe externe, ce qui permettra à cette équipe de gérer elle-même son alignement. Vous pouvez définir une date limite dans le panneau latéral d'une compétition, après laquelle aucune modification de l’alignement ne sera autorisée. Après cette date l’alignement sera verrouillée. Il est suggéré d’utiliser une date inférieur ou égale au début de votre tournoi.
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Plus d’un compte Spordle peut être lié à l'équipe externe. |
Une fois le compte Spordle créé, les utilisateurs pourront ajouter les membres de l'alignement de leur équipe via l’onglet Gestion, comme décrit précédemment. Ils n'auront pas besoin de créer un nouveau compte s'ils participent à plusieurs tournois en dehors de leur territoire ; ils pourront simplement utiliser la même adresse courriel pour lié leur compte Spordle à l'équipe externe inscrite.
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Lorsque l’alignement est fait et que l'équipe est approuvée; la synchronisation est fait avec Spordle PLAY. L’alignement se retrouvera donc aussi à cet endroit. |
Approuver mes équipes
Le registraire du tournoi pourra faire le suivi des inscriptions et de l’approbation dans le menu Équipes de son tournoi. Les équipes inscrites seront affichées dans la section Équipes du tournoi. Le registraire de tournoi pourra dans ce tableau filtrer par Compétition et par Statut.
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Consulter notre documentation complète Tournoi - Gestion de l'approbation des équipes.
Retirer une équipe en attente ou refusée
Vous pourrez retirer une équipe dont le statut est en attente ou refusée seulement s’il n’y a pas de factures reliées à l'équipe. Cette suppression se synchronisera avec Spordle PLAY. Vous pouvez supprimer une équipe en allant dans le panneau latéral. Dans le menu action vous choissisez supprimer.
Retirer une équipe approuvée de votre tournoi
Pour retirer une équipe qui a été approuvée dans votre tournoi, vous devez faire les deux étapes suivantes :
Aller dans le menu Équipes de Spordle ID, sélectionner l’équipe afin d’ouvrir le panneau latéral et ensuite cliquer sur Gérer l’approbation afin de changer son statut pour Refusé.
Aller dans Spordle PLAY, cliquer sur l’horaire de votre tournoi, sélectionner l’équipe que vous souhaitez supprimer et cliquer sur Supprimer.
Synchronisation des équipes entre Spordle ID et Spordle PLAY
Lorsque vous approuvez une équipe dans Spordle ID, le système fera une synchronisation des équipes dans Spordle PLAY. Vous ne devez pas créer vos équipes de tournois dans Spordle PLAY.
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Note : votre compétition doit elle aussi être publiée afin de s’afficher dans Spordle PLAY et ainsi avoir les équipes dans Spordle PLAY. |
Faire mon horaire et entrer mes résultats dans Play
D’ici quelques jours, nous publierons les étapes à suivre pour la création de vos horaires de tournoi.
Des questions ?
Nous sommes là pour vous aider. N’hésitez pas à ouvrir une demande de soutien dans la plateforme pour contacter notre équipe d’experts.
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