| Table of Contents |
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Statut du membre
Prénom et nom de famille du membre
Numéro de membre
Date de naissance et âge du membre
Âge actuel
Âge de la saison d’inscription
Organistion primaire
Organisation secondaire
Statut et date de validité de la vérification d’antécédents
Cette information se trouve soit à droite de l’organisation primaire ou en dessous de celle-ci si le membre a une organisation secondaire dans son profil.
Type de membre
Les types de membres sont réinitialisés chaque saison et peuvent varier d'une organisation à l'autre. Un type de membre est ajouté à un profil lors de l'inscription ou de l'inscription à une équipe. Lorsqu'un type de membre n'a pas été ajouté à un profil pour la saison en cours, l'écran affiche le type de membre de la saison précédente.
Les notes concernant le changement de statut seront affichés sous le nom de l’organisation
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La case pour le solde impayé peut être utilisée si un membre doit de l’argent de la saison passée. En saisissant un montant, il sera temporairement impossible pour le membre de s’inscrire en ligne, son statut changera à Bloqué. Une fois le solde payé, vous pouvez supprimer le montant en cliquant sur le crayon bleu.
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| Note |
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| Info |
Note : Les soldes impayés peuvent être saisis sur un profil par plusieurs organisations. Au niveau de la branche, tous les Note : il est possible de changer le statut du membre bloqué tout en conservant le solde impayé de celui-ci. Pour plus d’information, consulter la documentation Statut des membres. |
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| Info |
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Note : Les soldes impayés peuvent être saisis sur un profil par plusieurs organisations. Au niveau de la branche, tous les soldes impayés seront affichés. |
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| Info |
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Note : si le membre est partagée avec votre organisation, vous aurez la possibilité de pouver confirmer le membre .et valider l’adresse de celui-ci |
Bouton Action
Le bouton Action du profil d'un membre vous permet de sélectionner les actions suivantes :
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Demande de modifications
Confirmer le membre
Demande de transfert
Demande de transfert aux Etats-Unis
Demande de transfert international
Demander un transfert manuel
Gestion de supervision d’officiels
Appels
Fusionner un membre
Bloquer un membre
Rendre le membre définitivement inéligible
Rendre le membre non confirmé
Valider le membre
Envoyer message
Ouvrir en vue rapide
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Demande de modifications d’un profil
| Note |
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Uniquement pour les organisations dont la fédération a activé cette fonctionnalité |
Si vous souhaitez modifier le prénom, nom de famille, la date de naissance ou l’identité de genre de l’un de vos membres, vous devez procéder à une Demande de modifications auprès de votre organisation régionale.
Pour faire une demande, cliquez sur le bouton Action dans le profil d’un membre et sélectionnez ensuite Demande de modifications.
Une nouvelle fenêtre s’affichera afin de vous permettre de procéder aux changements souhaités, cliquez ensuite sur Soumettre.
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Une notification sera ensuite envoyée à votre organisation régionale pour approbation.
Il sera impossible de modifier à nouveau le profil de membre tant que la demande ne sera pas approuvée.
Lorsqu’une demande de notification est en attente, une notification rouge s’affichera sous la photo de profil du membre.
En cliquant sur la notification Demande de modifications en attente, une fenêtre s’affichera vous permettant de voir par qui la demande a été créée et les changements demandés.
Vous aurez aussi la possibilité d’annuler la demande de modification en cliquant sur Annuler requête.
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Si votre organisation régionale approuve la demande de modification, le profil du membre sera mis à jour avec les nouvelles données et vous recevrez une notification afin de vous aviser de l’approbation. La validité du passeport ne changera pas.
Si votre organisation régionale refuse la demande de modification, le profil du membre ne sera pas mis à jour et vous recevrez une notification vous indiquant le refus de votre région. La validité du passeport ne changera pas.
Confirmation de paiement — Nouveaux membres
SI VOTRE ORGANISATION A ACTIVÉ CETTE OPTION
Voici la procédure à suivre lors de l’inscription d’un nouveau membre n’ayant jamais été inscrit dans le HCR et dont le numéro HCR débute par les chiffrer de l’année courante. (Exemple : pour la saison 2022-2023, le numéro devrait débuter par 2022)
Le paiement d’un nouveau membre (numéro HCR débutant par l’année courante) sera mis En attente afin de vous permettre de confirmer et de valider l’éligibilité du membre au sein de votre AHM.
Pour ce faire, deux étapes doivent être faites afin que le paiement soit accepté :
Vous devez aller dans le profil du membre sous l’onglet Sommaire afin de valider l’adresse, les documents ajoutés à son dossier et ensuite cliquer sur Action et Confirmer le membre.
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Finalement, vous devez aller dans l’onglet
Transaction du membre, cliquer sur Action et Confirmer le paiement afin que ce dernier soit accepté par votre AHM et prélevé sur la carte de crédit du membre.
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| Info |
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Note : dans le cas d’un changement d’adresse d’un membre existant, cette procédure n’est pas requise, vous n’avez qu’à valider l’adresse et confirmer le membre. |
| Note |
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Cependant, s’il y a un nouveau membre (dont le numéro HCR débute par celui de l’année courante) sur une facture qui inclut d’anciens membres, l’ensemble de la facture sera mise En attente du paiement, vous devez donc confirmer tous les membres sur la facture et confirmer le paiement des membres pour que la transaction soit acceptée pour tous les membres de cette même facture. |
Sommaire
| Info |
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Note : La mise à jour d’un membre est en fonction des rôles et permissions accordées. Si l'option de modification ou d'ajout n'est pas présente, vous devez contacter votre branche pour obtenir de l'aide. |
Informations générales
Les informations affichées concernent le participant. Les informations concernant les membres de la famille doivent figurer dans la liste des contacts. Pour mettre à jour les informations, cliquez sur Modifier.
| Info |
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Si une section est encadrée en rouge, cela signifie qu’il manque des informations. |
Les informations manquantes dans la section informations générales du profil d’un membre ne lui permettront pas d’être approuvé sur un cahier d’équipe.
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Modifier les informations primaires
Pour mettre à jour les informations, cliquez sur modifier.
Les champs grisés nécessitent une approbation pour que la modification soit acceptée. Cliquez sur Demander des modifications obligatoires.
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Membre potentiellement dupliqué
Si le système identifie le membre comme étant Potentiellement dupliqué, une notification sera affichée dans le haut du profil du membre.
Afin de traiter ce membre potentiellement dupliqué, vous avez la possibilité de cliquer sur la notification qui vous permettra de faire la gestion du membre dupliqué.
Pour plus d’information sur la gestion des membres dupliqués, consulter la documentation Tâches - Membres potentiellement dupliqués.
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Confirmation de paiement — Nouveaux membres
SI VOTRE ORGANISATION A ACTIVÉ CETTE OPTION
Voici la procédure à suivre lors de l’inscription d’un nouveau membre n’ayant jamais été inscrit dans le HCR et dont le numéro HCR débute par les chiffrer de l’année courante. (Exemple : pour la saison 2022-2023, le numéro devrait débuter par 2022)
Le paiement d’un nouveau membre (numéro HCR débutant par l’année courante) sera mis En attente afin de vous permettre de confirmer et de valider l’éligibilité du membre au sein de votre AHM.
Pour ce faire, deux étapes doivent être faites afin que le paiement soit accepté :
Vous devez aller dans le profil du membre sous l’onglet Sommaire afin de valider l’adresse, les documents ajoutés à son dossier et ensuite cliquer sur Action et Confirmer le membre.
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Finalement, vous devez aller dans l’onglet
Transaction du membre, cliquer sur Action et Confirmer le paiement afin que ce dernier soit accepté par votre AHM et prélevé sur la carte de crédit du membre.
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| Info |
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Note : dans le cas d’un changement d’adresse d’un membre existant, cette procédure n’est pas requise, vous n’avez qu’à valider l’adresse et confirmer le membre. |
| Note |
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Cependant, s’il y a un nouveau membre (dont le numéro HCR débute par celui de l’année courante) sur une facture qui inclut d’anciens membres, l’ensemble de la facture sera mise En attente du paiement, vous devez donc confirmer tous les membres sur la facture et confirmer le paiement des membres pour que la transaction soit acceptée pour tous les membres de cette même facture. |
Sommaire
| Info |
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Note : La mise à jour d’un membre est en fonction des rôles et permissions accordées. Si l'option de modification ou d'ajout n'est pas présente, vous devez contacter votre branche pour obtenir de l'aide. |
Informations générales
Les informations affichées concernent le participant. Les informations concernant les membres de la famille doivent figurer dans la liste des contacts. Pour mettre à jour les informations, cliquez sur Modifier.
| Info |
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Si une section est encadrée en rouge, cela signifie qu’il manque des informations. |
Les informations manquantes dans la section informations générales du profil d’un membre ne lui permettront pas d’être approuvé sur un cahier d’équipe.
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Modifier les informations primaires
Les informations primaires d’un membres sont les informations permettant d’identifier ce membre, soit son nom, prénom, date de naissance et identité de genre. Hockey Canada considère également l’adresse courriel comme étant une information primaire. Ces informations doivent être obligatoirement remplies lors de la création de la fiche de membre, soit par l’inscription en ligne par un parent, soit par la création d’une fiche de membre par le registraire d’une association lorsque l’inscription est faite manuellement suivant les informations fournies par un parent ou par un système externe.
Certaines de ces informations, tel que le genre et la date de naissance permettent également de classer les membres dans les divisions.
Adresse(s) et numéro(s) de téléphone
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| Note |
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Note : Veuillez prendre note que lorsqu’un membre demande un changement d’adresse, le système ne valide que le changement d’adresse sur l’adresse primaire du participant soit celle ayant un astérisque jaune. Si l’adresse à valider est une adresse secondaire, vous devez tout de même la valider. |
Note :
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Une organisation partagée
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peut valider une adresse
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et de confirmer un membre.
En sélectionnant l'option Accepter et définir cette adresse comme adresse primaire, la nouvelle adresse passera de l'adresse n° 2 à l'adresse primaire et l'adresse qui se trouvait dans la case primaire sera désormais définie comme l'adresse n° 2. Si cette adresse n'est plus nécessaire dans le profil, vous pouvez cliquer sur Supprimer pour la supprimer.
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