La première étape pour la mise en place des inscriptions en ligne ou manuelle consiste à configurer les éléments du menu Catalogue.
| Table of Contents |
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Étape 1 - Versements
Cette option est utilisée seulement pour les organisations qui utilisent l’inscription en ligne.
Les versements sont une option facultative et permettent aux familles de payer les frais d’inscription en plusieurs versements.
Ajouter des versements
Cliquez sur Catalogue, Versements et + Ajouter.
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Complétez les informations demandées :
Les champs marqués d’un * sont obligatoires
Nom * : Ajouter un nom à votre versement.
Versement initial (%) * : Saisissez le montant du paiement initial. Il s’agit du montant qui sera facturé au moment de l’inscription en ligne.
Versements : Déterminez le nombre de versements souhaité. Le nombre de versements n’inclut pas le paiement initial, il s’agit donc du nombre de versements souhaité après le paiement à l’inscription.
Valeur (%) : Selon le nombre de versements sélectionné, le système calculera le pourcentage pour chacun des versements. Toutefois, vous avez la possibilité de modifier le pourcentage inscrit.
Date : Inscrivez la date à laquelle vous souhaitez recevoir chacun des versements.
Cliquez sur Enregistrer.
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Modifier des versements
En cliquant sur la ligne de votre versement, un panneau latéral s’ouvrira à votre droite, vous pourrez modifier le statut à l’aide du crayon bleu.
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Note : Les versements peuvent uniquement être supprimés s’ils ne sont pas utilisés dans l’un des frais d’inscription. |
Exemple de versements
Le montant de vos frais d’inscription est de 500,00 $. À l’inscription du participant, vous souhaitez percevoir 50 % du montant total de vos frais d’inscription et vous permettez que le solde à payer soit divisé en 2 autres paiements égaux.
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Versement initial : 50 % donc 250 $
Le solde à payer serait alors de 250 $
Versement #1 : 50 % du solde impayé donc 125,00 $ (à la date souhaitée)
Versement #2 : 50 % du solde impayé donc 125,00 $ (à la date souhaitée)
Étape 2 - Rabais
Cette option est utilisée seulement pour les organisations qui utilisent l’inscription en ligne.
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Le rabais pour les participants multiples est facultatif.
Il peut être configuré pour appliquer un montant en dollar ou un pourcentage sur les frais d’inscription.
Des règles peuvent être définies pour déterminer quel participant bénéficie du rabais.
Un seul rabais est applicable par boutique en ligne.
Ajouter un rabais
Cliquez sur Catalogue, Rabais et + Ajouter.
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Type : Par défaut, celui-ci est à Multiples participants.
Mode : Choisissez le mode $ ou %.
Titre : Ajoutez un nom à votre rabais
Règles : Définissez les règles pour déterminer à quel participant vous souhaitez appliquer le rabais. Par exemple : deuxième enfant, troisième enfant, etc.
Il est impossible d’ajouter un rabais pour un seul participant.
Date d’expiration : Créez une date d’expiration pour la règle de rabais (si nécessaire).
Statut : Sélectionnez le statut actif ou inactif.
Cliquez sur Enregistrer.
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Modifier les rabais
En cliquant sur la ligne de votre rabais, un panneau latéral s’ouvrira à votre droite, vous pourrez modifier le titre, la date d’expiration et le statut à l’aide du crayon bleu.
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| Note |
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Les inscriptions des participants doivent être faites sur la même facture (sur la même inscription en ligne) afin que les rabais puissent être appliqués. |
Comment les rabais sont-ils calculés ?
Les rabais sont uniquement calculés sur la partie des frais d’inscription et non pas sur les frais d’affiliation. Le montant ou le pourcentage le plus élevé sera appliqué aux frais d’inscription les plus bas.
Étape 3 - Conditions de paiement
Cette option est utilisée seulement pour les organisations qui utilisent l’inscription en ligne.
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| Info |
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Note : Il est obligatoire d’ajouter des conditions de paiement à votre inscription en ligne Une seule condition de paiement par boutique en ligne peut être ajoutée. |
Ajouter des conditions de paiement
Cliquez sur Catalogue, Conditions de paiement et + Ajouter.
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Une fois terminée, cliquez sur Ajouter.
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Modifier les conditions de paiement
Si vous souhaitez apporter des modifications à vos conditions de paiement, vous n’avez qu’à cliquer sur la condition de paiement, faire les modifications et cliquez sur Enregistrer.
Étape 4 - Dispenses
Cette option est utilisée seulement pour les organisations qui utilisent l’inscription en ligne.
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| Info |
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Note : Seules les dispenses créées par votre organisation seront visibles dans le menu Dispenses. Toutes les dispenses obligatoires ajoutées par votre organisation provinciale ou régionale seront automatiquement appliquées à vos inscriptions. Vous pouvez consulter la liste de toutes les dispenses dans le panneau latéral des frais d’inscription. |
Ajouter des dispenses
Cliquez sur Catalogue, Dispenses et + Ajouter.
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Complétez les informations demandées :
Les champs marqués d’un * sont obligatoires
Obligatoire : Une réponse doit être fournie pour la dispense au moment de l’inscription.
Critique : Une réponse doit être fournie pour être ajoutée sur une équipe.
Titre * : Ajouter un nom à votre dispense.
Description * : Ajouter la description de votre dispense.
Plusieurs options de formatage sont disponibles, dont l’ajout d’un lien internet, si vous désirez diriger vos membres vers votre site web.
Option de confirmation : Ajoute l’option de confirmation que le membre devra cocher à la fin de la dispense (exemple : Je suis d’accord)
Option de refus : Ajoute l’option de refus que le membre devra cocher à la fin de la dispense (exemple : Je ne suis pas d’accord)
Si aucune des deux cases n’est complétée, le système ajoutera le message par défaut J’ai lu et j’accepte la dispense, si celle-ci est obligatoire. Si elle n’est pas obligatoire, le système ajoutera aussi le choix Je préfère ne pas signer.
Actif : Assurez-vous que vos dispenses sont actives.
Aperçu : En cliquant sur ce bouton, un aperçu de votre votre dispense s’affichera.
Une fois terminée, cliquez sur Ajouter
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Modifier une dispense
Si vous souhaitez apporter des modifications à vos dispenses, vous n’avez qu’à cliquer sur la dispense, faire les modifications et cliquez sur Enregistrer.
Étape 5 - Questionnaires
Cette option est utilisée seulement pour les organisations qui utilisent l’inscription en ligne.
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| Note |
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Note : Un seul questionnaire par frais d’inscription peut être ajouté. Cependant, plusieurs questions peuvent être ajoutées dans un questionnaire. |
Ajouter des questionnaires
Cliquez sur Catalogue, Questionnaires et + Ajouter.
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Ce symbole vous permet de supprimer une question
Modifier un questionnaire
Si vous souhaitez apporter des modifications à votre questionnaire, vous n’avez qu’à cliquer sur le questionnaire, faire les modifications et cliquez sur Enregistrer.
| Info |
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Note : Il est possible de modifier un questionnaire même si celui-ci est déjà utilisé dans une inscription en ligne, et ce dans effacer les réponses déjà obtenues aux questions précédentes. Les nouvelles questions s’ajouteront dans le profil du membre et celui-ci pourra y répondre dans Mon Compte. |
Étape 6 - Autres frais
Cette option est utilisée seulement pour les organisations qui utilisent l’inscription en ligne.
L’ajout d’un autre frais à votre catalogue est une option facultative.
Ajouter des autres frais
Cliquez sur Catalogue, Autres frais et + Ajouter.
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Complétez les informations demandées :
Les champs marqués d’un * sont obligatoires
Ajouter une image : Vous pouvez ajouter l’image correspondant à vos frais.
Nom * : Saisissez le nom de vos autres frais.
Description : Inscrivez la description de vos frais
Prix : Indiquez le prix de vos frais
Une fois terminée, cliquez sur Ajouter
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Modifier les autres frais
En cliquant sur la ligne de votre autre frais, un panneau latéral s’ouvrira à votre droite, vous pourrez modifier le statut, le nom, la description et le prix à l’aide du crayon bleu.
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| Info |
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Note : Les autres frais peuvent uniquement être supprimés s’ils ne sont pas utilisés dans l’un des frais d’inscription. |
Étape 7 - Frais d’affiliation
Les frais d’affiliation représentent le coût requis pour s’inscrire auprès de votre organisation nationale, provinciale et régionale. Ces frais seront affichés, mais vous n’aurez pas la possibilité de les modifier.
Vous avez la possibilité d’ajouter des frais d’affiliation pour votre organisation locale.
Ajouter des frais d’affiliation
Cliquez sur Catalogue et Frais d’affiliation.
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Dans l’onglet Catalogue, vous pouvez ajouter ou modifier les dispenses et les questionnaires liés à ces frais d’affiliation. Vous n’avez qu’à cliquer sur le crayon bleu et sélectionner les dispenses et les questionnaires souhaités. Cliquez sur le crochet bleu afin d’enregistrer votre sélection.
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Étape 8 - Frais d’inscription
Les frais d’inscriptions représentent le montant requis afin qu’un participant s’inscrive dans une activité pendant une période ou saison précise.
Ajouter des frais d’inscription
Cliquez sur Catalogue, Frais d’inscription et + Ajouter.
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Complétez les informations demandées :
Les champs marqués d’un * sont obligatoires
Type de membre : Sélectionner le type de membre souhaité parmi les suivants :
Joueur
Entraineur
Arbitre
Bénévole
Personnel de banc
Actif : En sélectionnant Inactif, aucune inscription ne pourra être faite.
Places disponibles : Cette option est utilisée, vous pourrez limiter le nombre d’inscriptions pour cette division.
Liste d’attente : Une fois les places disponibles remplies, les participants pourront s’inscrire sur la liste d’attente. Aucun montant ne sera facturé au moment de l’inscription sur la liste d’attente.
Il est possible d’augmenter la limite d’inscription lorsque celle-ci a atteint sa limite. Cependant, toutes les inscriptions de la liste d’attente devront avoir été gérées (accepter ou annuler).
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Afficher les places restantes : Cochez si vous souhaitez afficher le nombre de places disponibles sur la liste d’attente.
Division * : Sélectionnez la division souhaitée. Seuls les membres de ce groupe d’âge pourront s’inscrire à cette division.
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Catégorie : Vous avez la possibilité de sélectionner la catégorie selon la division choisie.
Nom * : Saisissez le nom de vos frais d’inscription
Exclure les frais d’affiliation : Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour les inscriptions auxquelles vous ne souhaitez pas que les frais d’affiliation soient appliqués par exemple pour des bénévoles, du personnel de banc ou des camps d’entrainements.
Frais d’inscription * : Entrez le montant de vos frais d’inscription.
Frais d’inscription hâtifs : Si vous souhaitez offrir des frais d’inscription hâtifs, inscrivez le montant des frais, la date et l’heure avant laquelle les frais sont actifs.
Frais d’inscription tardifs : Si vous souhaitez offrir des frais d’inscription tardifs, inscrivez le montant des frais, la date et l’heure après laquelle les frais sont actifs.
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Questionnaire : Sélectionnez le questionnaire souhaité pour vos frais d’inscription.
Dispenses : Sélectionnez les dispenses souhaitées pour vos frais d’inscription.
Période d’activité : Sélectionnez la période d’activité souhaitée.
Versements : Sélectionnez les versements souhaités pour vos frais d’inscription.
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Questions additionnelles pour les activités
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Entrainements par semaine : Sélectionnez le nombre d’entrainements par semaine.
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Journées des entrainements : Sélectionnez les journées d’entrainements.
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Matchs par semaine : Sélectionnez le nombre de matchs par semaine.
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Journées des matchs : Sélectionnez les joueurs d’entrainements.
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Info journée de matchs : Inscrivez de l’information additionnelle sur les journées de matchs.
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Une fois terminée, cliquez sur Ajouter.
Modifier les frais d’inscription
En cliquant sur la ligne de vos frais d’inscription, un panneau latéral s’ouvrira à votre droite, deux onglets seront disponibles Frais et Catalogue.
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