Le module de permis de voyage est maintenant accessible à toutes les branches. Les branches peuvent demander à ce qu'il soit désactivé pour leur région.
Par défaut, tous les super utilisateurs des branches ont maintenant accès au module de permis de voyage. Deux nouveaux rôles supplémentaires sont maintenant disponibles : Création de permis de voyage et approbation de permis de voyage. Ces rôles peuvent être ajoutés à toute personne qui a besoin d'ajouter ou d'approuver un permis de voyage dans HCR.
Les documents de permis de voyage, les frais et la permission de soumette un permis à partir de Mon compte sont configurés dans le menu Paramètres.
Documents de permis de voyage
Pour configurer le type de document de permis de voyage, allez dans Paramètres/Organisations / Documents, sélectionnez l'onglet Types de documents, puis cliquez sur +Ajouter.
Saisissez le nom du document de permis de voyage, une description (facultative) et définissez le statut du document (actif ou inactif), puis cliquez sur Ajouter.
Veuillez vous référer à la documentation Paramètre - Organisation - Document
Frais de permis de voyage et activation de l'accès à Mon compte
Les frais pour les permis de voyage et l'activation de l'accès pour les officiels d'équipe afin de leur permettre de soumettre des permis de voyage à partir de Mon compte peuvent être configurés dans Paramètres/ Organisations/Permis de voyage. Par défaut cette fonction n’est pas active.
Cliquez sur Modifier puis sur Afficher le permis de voyage dans Mon compte (Oui ou Non). Ajoutez ensuite des frais de permis de voyage pour l'organisation (facultatif) et cliquez sur Enregistrer.
Veuillez vous référer à la documentation dans Paramètre - Organisation - Permis de voyage
Pour ajouter un permis de voyage à l’une de vos équipes, vous devez aller dans Tâches et Permis de voyage. La liste des permis de voyage de votre organisme (et vos sous-organismes) s’affichera.
Il peut y avoir 4 statuts à une demande de permis de voyage :
Brouillon : le permis de voyage n’a pas encore été soumis
Approuvé : le permis de voyage a été approuvé par votre branche ou votre organisation provinciale
Refusé : le permis de voyage a été refusé par votre branche ou votre organisation provincial
En attente : le permis de voyage est en attente de l’approbation ou du refus de votre branche ou votre organisation provincial
Ajout d’un permis de voyage
Pour ajouter un permis de voyage, cliquer sur +Ajouter.
Compléter les champs requis :
Équipe pour laquelle le permis est demandé
Nom de l’événement (nom du tournoi)
Numéro de référence (facultatif)
Type de déplacement (plusieurs choix sont disponibles)
Type d’événement (Domicile, à l’extérieur, s.o.)
Site web de l’hôte (facultatif)
Nom de l’équipe hôte (facultatif)
Nombre de parties (facultatif)
Division hôte
Classe d’accueil (facultatif)
Catégorie d’hôte (facultatif)
Pays d’accueil
Province / États
Ville hôte (facultatif)
Organisme d’accueil (facultatif)
Aréna hôte
Frais de permis de voyage
Si des frais de permis de voyage ont été configurés par votre branche, celui-ci s’affichera automatique lors de votre demande de permis de voyage. Ces frais ne peuvent pas être supprimés ou modifiés par un entraineur.
Une fois, terminé cliquez sur Suivant
Vous devez ensuite entrer les dates de début et de fin du tournoi. Vous avez la possibilité d’ajouter une remarque et/ou un document.
Votre branche ou votre organisation peut aussi vous demander un document à joindre à votre demande permis de voyage. Dans le cas ci-dessous l’organisme demande de joindre le reçu du tournoi à la demande de permis de voyage.
Cliquez sur Ajouter
Vous avez ensuite 2 possibilités :
Soumettre le permis (sera envoyé pour approbation à votre branche ou votre organisation provinciale)
Si vous sélectionnez cette option, vous ne pourrez plus apporter de modification à votre demande
Soumettre plus tard (vous pouvez apporter des changements et soumettre le permis plus tard)
Cliquez sur « Confirmer »
Note : Selon le rôle d’utilisateur accordé par la branche, vous pourrez Autoriser, Refuser ou Supprimer un permis de voyage une fois qu’une demande de permis de voyage aura été soumise en cliquant sur le bouton Action du panneau latéral.
Le module de permis de voyage générera une de notifications par courriel lors d’un changement de statut d’un permis de voyage et il fera parvenir un courriel au créateur et aux approbateurs.
Si vous avez donné l’autorisation à vos entraineurs d’entrer leurs demandes de permis de voyage, assurez-vous de les inscrire sur un cahier d’équipe, autrement ils ne pourront pas faire de demande.