Ajouter un participant régulier
Sélectionner l’équipe dans laquelle vous désirez ajouter des participants en cliquant sur le # de l’équipe (en bleu).
Vous pouvez ajouter des participants réguliers en cliquant sur la section Liste des participants actifs et ensuite sur Ajouter.
Plusieurs options de recherches pour ajouter un membre s’offrent à vous :
Rechercher par nom
Dans cet onglet, vous avez la possibilité de rechercher par Prénom, Nom ou numéro de membre
Une fois le membre trouvé, vous sélectionnez le membre dans la case à gauche
Vous pouvez ensuite sélectionner tous les membres de votre équipe en vous assurant de les sélectionner en cochant la case
Le nombre de membres sélectionnés sera indiqué en bleu dans le bas de la page, en cliquant sur Membres sélectionnés afin de voir la liste des membres
Vous cliquez ensuite sur Suivant dans le bas de la page
Vous sélectionnez la position du membre, la position choisie lors de son inscription sera inscrite en bleu sous la sélection. S’il s’agit de la bonne position, vous n’avez qu’à cliquer sur la position en bleu sinon vous n’avez qu’à sélectionner la position dans le menu déroulant.
Il est aussi possible de cliquer sur Appliquer toutes les positions préférées, ce qui sélectionnera les positions choisies lors l’inscription du membre.
Vous pouvez indiquer s’il s’agit d’un membre à l’essai ou importé
Lorsque vous avez terminé d’ajouter vos membres, cliquez ensuite sur Ajouter
Le message suivant vous confirmera l’ajout du membre
Cliquez sur J’ai compris
Pas présentement inscrit
Vous avez l’option d’inclure uniquement les membres qui ne sont pas présentement inscrits sur l’équipe en cochant la case Pas présentement inscrit.
La liste des participants de la division et de la catégorie de l’équipe qui ne sont pas inscrits s’affichera si vous cliquez sur Rechercher sans ajouter aucune information de nom, prénom et numéro de membre.
Si vous faites une recherche sans ajouter un prénom, nom ou numéro de membre et que vous ne cliquez pas sur Pas présentement inscrit. Les membres déjà inscrits sur l’équipe s’afficheront, mais un avertissement jaune s’affichera vous indiquant que ce membre est déjà dans cette équipe.
Pour ajouter des membres, vous n’avez qu’à sélectionner les membres en cliquant sur la case à gauche de leur nom
Recherche par équipe
Vous avez la possibilité d’ajouter un participant en sélectionnant une équipe de la saison précédente
Sélectionnez la saison, l’équipe et cliquez sur Recherche
Sélectionner les membres à ajouter en cliquant sur la case à gauche afin d’ajouter un crochet
Cliquez ensuite sur Suivant dans le bas de la page
Sélectionnez ensuite la position des membres et cliquez sur Ajouter
Les membres seront alors ajoutés à l’équipe
Recherche par date de naissance
Vous pouvez faire votre recherche de membre à l’aide d’une plage de date de naissance
Vous devez obligatoirement indiquer la date de début de votre recherche
Sélectionner les membres à ajouter en cliquant sur la case à gauche afin d’ajouter un crochet
Cliquez sur Suivant
Sélectionnez ensuite la position des membres et cliquez sur Ajouter
Les membres seront alors ajoutés à l’équipe
Recherche par branche
Cette recherche permet à la branche d’ajouter des membres provenant de toutes ces sous-organisations
Un critère de recherche doit obligatoirement être complété (Prénom, nom ou numéro de membre)
Sélectionner les membres à ajouter en cliquant sur la case à gauche afin d’ajouter un crochet
Cliquez sur Suivant
Sélectionnez ensuite la position des membres et cliquez sur Ajouter
Les membres seront alors ajoutés à l’équipe
Les membres inéligible et bloqué ne seront pas affichés lors de la recherche de membre, car il s’agit de membre ayant une déficience qui ne leur permet pas d’être inscrits sur un cahier d’équipe.
Valider un membre
Cette option vous permet d’être informé de toutes les raisons pour lesquelles un participant ne peut pas être ajouté à l’équipe.
Vous devez faire la recherche par numéro du membre
Les raisons peuvent :
participants non confirmés
Âge invalide du membre (trop jeune ou trop vieux)
Membre pas inscrit
Dispense critique à signer
Pas de Vérification d’antécédent
Note : Il ne sera pas possible d’ajouter un membre qui a été bloqué, mais il est possible de les rechercher avec l’option Valider le membre pour voir la raison pour laquelle le participant est bloqué
Note : Les participants ayant un solde impayé ne pourront pas être ajoutés à un cahier d’équipe
Liste de participants affiliés
Vous pouvez ajouter des participants affiliés en cliquant sur la section Liste des participants affiliés et ensuite sur Ajouter.
Vous pouvez effectuer votre recherche de participant affilié selon les mêmes critères que pour les participants réguliers :
Recherche par nom
Rechercher par équipe
Rechercher par date de naissance
Recherche par branche
Valider un membre
Vous pouvez ajouter les participants affiliés en suivant les mêmes étapes que pour les participants réguliers.
Officiels de l'équipe
Vous pouvez ajouter un entraineur ou un personnel de banc en cliquant sur la section Officiels de l'équipe et ensuite sur Ajouter.
Vous pouvez effectuer votre recherche d’officiel de l'équipe selon les critères suivants :
Recherche par nom
Rechercher par équipe
Recherche par branche
Valider un membre
Vous pouvez ajouter les officiels de l'équipe en suivant les mêmes étapes que pour les participants réguliers.
Ajout de numéros de chandail en lot
Il est possible d’ajouter vos numéro de chandail en lot après avoir ajouté tous vos participants à l'équipe. Pour ce faire, vous devez cliquer sur Action et ensuite sur Modifier cahier d'équipe.
Votre liste de participant actif s’affichera et vous aurez la possibilité de changer les positions des participants et d’ajouter les numéro de chandail à domicile et visiteur.
N’oubliez pas de cliquez sur Enregistrer dans le bas de la page afin de vous assurer que vos informations soient bien enregistrés.
Statut en attente de validation
Lorsque vous ajoutez un participant ou un entraineur à une équipe, le système vérifiera s’il manque des informations dans le profil du membre. Il vérifiera les données suivantes :
Dispenses à signer
Informations obligatoires
Vérifications d’antécédents (entraineur seulement)
Document manquant (participant seulement)
Si l’un de ces éléments est manquant et que vous soumettez la liste pour approbation, le statut du membre passera à En attente de validation. L’équipe pourra être approuvée, mais le membre restera en attente.
Il n’y a pas d’automatisation pour remettre le statut En attente de validation lorsque les informations manquantes seront corrigées. Vous devez donc changer manuellement le statut du membre pour Approuvé ou En attente pour réinitialiser le statut. Le système validera pour s’assurer que tout est bon et approuvera le membre.
Confirmer les dispenses manquantes
Il est possible de signer les dispenses en lot à partir d’un cahier d’équipe. Cette option peut être très utile pour les équipes qui gèrent les inscriptions en dehors de la plateforme.
À partir de la page de l’équipe, cliquer sur le bouton Action et ensuite sur Confirmer les dispenses manquantes.
Sélectionner ensuite le type d’accord reçu pour accepter les dispenses critiques soit verbale ou physique.
Cliquez ensuite sur Suivant
La fenêtre contextuelle ci-dessous s’affichera et vous pourrez voir les membres ayant des dispenses à signer en cliquant sur la flèche à droite. Cliquez ensuite sur Signer toutes les dispenses afin de les accepter pour tous les membres.
Un message de confirmation s’affichera vous avisant que toutes les dispenses ont été signées.
Approbation d’équipe
Une fois votre équipe complétée, vous devez la soumettre pour approbation à votre organisation provinciale ou régionale. Pour ce faire, cliquer sur Action et ensuite Soumettre pour approbation.
Si votre équipe contient des participants ou des entraineurs ayant des informations manquantes dans leur profil, vous avez la possibilité de contourner et de soumettre pour approbation. Votre organisme provincial ou régionale pour elle aussi contourner et soumettre l’approbation.
Les participants ou des entraineurs qui ont des informations manquantes, ils resteront toutefois avec le statut En attente de validation et ils seront affichés comme Inactif sur votre cahier d’équipe. Cependant, ils compteront dans le total de votre liste de participant actif.
Liste de participants libérés
Lorsque vous libérez un participant régulier, celui-ci sera transféré dans votre liste de participant libéré
Selon le rôle d’utilisateur accordé, il est possible de supprimer un participant libéré dont l’action de le libérer a été faite par erreur
Vous n’avez qu’à cliquer sur le membre, le panneau latéral ouvrira à droite, cliquez sur Action et ensuite sur Enlever.
Si un participant est libéré, le participant est déplacé de la liste des participants actifs vers la liste des participants libérés. Le nombre de participants diminue d’un participant dans le résumé, le nombre de participants libérés augmente d’un participant et le statut du participant sur la liste des participants libérés devient En Attente. Il n’y a pas de règle dans le système associé aux participants libérés en attente, mais ils peuvent faire l’objet d’un rapport et être approuvés dans la liste des participants libérés.
participant surclassé et sous-classé
Le système vous signalera tout participant trop âgé ou trop jeune pour la division de l’équipe lors d’une recherche de membre.
En fonction de vos autorisations, l’utilisateur pourra passer outre et ajouter un participant trop âgé ou trop jeune ou ne pas l’ajouter s’il n’a pas cette autorisation. Dans ce dernier cas, l’utilisateur doit communiquer avec sa branche.
participant blessé et inéligible
Si un participant est indiqué comme étant blessé et inéligible, sa saison est donc terminée et le nombre de cartes diminuera pour chaque participant identifié comme blessé/inéligible
Les participants blessés/inéligible doivent toujours apparaître comme approuvés