Transfert - Release du 2023-01-25

Lignes directrices

Les transferts sont utilisés pour déplacer des participants d’une organisation à une autre. Il existe plusieurs types de transferts :

• Association à association (A2A)

• Interbranche (IBT)

• États-Unis (USA)

• International (INT)

Qui amorce le transfert

L’organisation entrante doit toujours amorcer le transfert. Vous pouvez rechercher un participant par son prénom, son nom ou son numéro HCR.

Informations disponibles

Les informations affichées dans le profil du membre seront limitées pour les AHM entrantes jusqu’à ce que le transfert soit approuvé. Les informations de base sont disponibles afin que vous puissiez confirmer que vous demandez le bon membre.

• Date de naissance

• Type de membre

• Organisation actuelle

• Numéro HCR

Limites de transfert

Il n’y a pas de limites aux transferts mais les règles d’importation s’appliquent toujours (Junior A, B, C, Majeur Junior) pour leurs niveaux respectifs. L’historique des transferts de participants a été importé.

Quand les transferts ne peuvent-ils pas être initiés ?

Une demande de transfert ne peut pas être initiée pour les raisons suivantes :

1. Solde impayé, un participant ne peut pas être transféré tant que le solde impayé n’est pas soldé.

2. L’emplacement actuel, un participant ne peut pas être transféré vers le même emplacement pour le même type de transfert.

3. Transfert actif en cours : un participant ne peut pas être transféré s’il a un transfert actif en cours qui doit être examiné.

À partir du bouton Action, les options de transfert seront grisées et vous ne pourrez pas lancer un processus de transfert.

Si une erreur est commise, vous devez confirmer ou annuler et recommencer le processus.

Historique des transferts

L’historique de tous les transferts d’un participant se trouve dans le profil du membre, sous l’onglet historique. Vous pouvez effectuer un tri en cliquant sur les flèches directionnelles situées à côté de chaque titre de colonne.

• Période : La saison de hockey au cours de laquelle le transfert a été effectué.

• Durée : Si le transfert est partagé ou permanent

• Type : Le type de transfert - Association, Branche ou USA

• De : L’association d’où provient le transfert

• Vers : Le lieu vers lequel le transfert est transféré

• Approuvé le : La date à laquelle le transfert a été approuvé

• Statut : Le statut du transfert - ouvert ou fermé

Transferts - Association vers une autre association et Interbranche

Association à association (A2A) - Transferts d'une AHM à une autre AHM au sein de la même branche.

Interbranche (IBT) - Transferts d'une AHM à une autre AHM en dehors de sa branche actuelle.

Demander un transfert

Pour transférer un participant, vous devez le rechercher en sélectionnant l’option Inclure les membres de toutes les organisations et inscrire ensuite son prénom, nom de famille ou son numéro HCR.

Une fois que vous avez trouvé le participant, cliquez sur la ligne afin d’ouvrir le panneau latéral. Cliquez sur Action et sélectionnez Demande de transfert.

Dans la fenêtre contextuelle, saisissez les informations relatives au transfert :

• Type de transfert * : Permanent, Partagé ou Joueur non résident

• Raison * : Voir la liste ci-dessous

• Facture (facultatif) : Vous pouvez sélectionner Ne pas facturer ou Facturer

• Équipe cible (facultatif)

  • Si vous connaissez l’équipe dans laquelle le membre sera inscrit, vous pouvez la sélectionner afin que le membre soit ajouté à l’équipe à la fin du processus de transfert.

• Détails (facultatif) : Vous avez la possibilité d’ajouter des notes à votre demande

• Télécharger les documents (facultatif) : Vous pouvez téléverser une preuve de résidence si nécessaire.

Raisons pour un transfert entre associations et Interbranche

Partage

Le processus de partage est le même que pour un transfert permanent

• Recherche d’un participant

• Demande de transfert

• Le type de transfert doit être Partagé

Vous pouvez mettre une date d’expiration sur la demande de partage. Le partage du profil de membre expira automatiquement à la date inscrite et le partage du membre sera supprimé.

Cette date d’expiration peut être fixée par chaque branche membre en fonction de ses besoins.

Cette fonctionnalité est optionnelle et le partage restera à moins que vous ne le supprimiez ou que vous utilisiez les dates pour supprimer le partage.

La date d’expiration peut être définie au moment de la demande de transfert ou en allant dans le menu Tâches, Transfert en ouvrant le panneau latéral de la demande de transfert. Cliquez sur le crayon bleu pour modifier la date.

Pour supprimer un partage avant qu’il n’expire ou pour supprimer un partage sans date d’expiration, allez dans le profil du membre sous l’onget Historique et cliquez sur le transfert partagé que vous souhaitez supprimer. Dans le panneau latéral droit cliquez sur bouton Action et cliquez sur Enlever le partage. Cette action fera en sorte que le partage sera immédiatement expiré.

Statut du transfert

Vous pouvez vérifier le statut d’un transfert dans le menu Tâches et Transfert ou dans le profil du membre sous l’onglet Historique. Cliquez sur le transfert afin d’ouvrir le panneau latéral. Vous pouvez vérifier le processus de transfert étape par étape.

Vous pouvez voir que le processus de transfert a été lancé (image de gauche) et que le processus de transfert est terminé (image de droite). L’historique du transfert est horodaté à chaque étape du processus.

Transfert des joueurs non résidents

Les transferts de joueurs non résidents nécessitent que des autorisations soient définies par votre branche dans les restrictions d’équipe afin que le membre soit inscrit sur un cahier d’équipe.

Dans le type de transfert, sélectionnez Joueur non résident. Vous devez ajouter une date d’expiration, une raison et télécharger des documents justificatifs.

Transfert USA

Lorsqu’un transfert des États-Unis est créé ou annulé, des avis sont envoyés au personnel de Hockey Canada et aux utilisateurs de HCR requis dans le processus. L’organisation d’arrivée peut consulter la demande, mais seul le personnel de Hockey Canada peut l’approuver ou la refuser.

Si le participant provient de l’extérieur du Canada, les membres doivent avoir un profil sur la plateforme HCR. Pour savoir comment créer un membre : cliquez ici.

Créer un transfert des États-Unis

Recherchez le participant, et allez sur le profil du membre. Cliquez sur le bouton Action et sélectionnez Transfert USA.

Dans la page Créer un transfert vers les États-Unis, entrez les informations suivantes :

• Type de transfert * : Renouvellement, simple, essai, repêchage de la LCH ou jeune.

• Le transfert a lieu en * : Sélectionnez la saison

• Durée * : Limitée, Illimitée ou essai

• Direction * : Entrant, Sortant ou Inconnu

• Fédération *

• Équipe *

• Date d’essai

• Date d’envoi *

• Télécharger les documents d’appui

• Notes

• Frais de libération de l’équipe

• Nom de l’équipe (frais de libération)

Transfert international

Pour les transferts internationaux, le numéro de carte de l’IIHF est requis. Puisque le personnel de l’IIHF n’a pas accès à HCR, seul le personnel de Hockey Canada recevra les notifications.

Si le participant vient de l’extérieur du Canada, les membres doivent avoir un profil sur la plateforme HCR. Pour savoir comment créer un membre : cliquez ici.

Créer un transfert international

Recherchez le participant, puis accédez à son profil. Cliquez sur le bouton Action et sélectionnez Transferts International.

Dans la page Créer un transfert International, entrez les informations suivantes :

• Durée * : Limitée, Illimitée ou Essai

• Numéro de carte de l’IIHF *

• Ext.* : Année simple, Multiple, Prolongement, Essaie, LCH Repêchage

• Direction * : Entrant, Sortant ou Inconnu

• De la Fédération *

• À Fédération *

• Équipe *

• Saison *

• Statut *

• Date d’essai

• Date d’envoi *

• Date d’approbation

• Déménagement avec les parents *

• Télécharger les documents d’appui

• Notes

• Frais de libération de l’équipe

• Nom de l’équipe (frais de libération)

Transfert manuel

Les transferts manuels sont basés sur les autorisations et peuvent être effectués à partir de n’importe quelle association.

Pour transférer manuellement un participant, vous devez le rechercher en sélectionnant Inclure les membres de toutes les organisations dans les options de recherche, puis saisir le nom, le prénom ou le numéro HCR.

Une fois que vous avez trouvé le participant, cliquez sur la ligne afin d’ouvrir le panneau latéral s’ouvre. Cliquez sur le bouton Action, puis sélectionnez Transfert manuel.

Dans la fenêtre contextuelle, saisissez les informations relatives au transfert :

Les champs marqués d’un * sont obligatoires

• Type de transfert* - permanent ou partagé

• Raison*

• Organisation cible*

• Détails (si nécessaire)

• Télécharger les pièces justificatives (si nécessaire)

Protection des joueurs Junior

La liste des joueurs protégés est le processus par lequel les clubs des niveaux Junior, Senior et Elite AAA protègent les droits de jeu de joueurs éligibles spécifiques pour une saison à venir, les engageant ainsi avec l’équipe en question, seuls une libération du joueur ou un transfert des droits du joueur rend le joueur à nouveau éligible pour jouer pour un autre équipe à ce même niveau.

Recherche de transfert

Pour rechercher vos transferts, vous devez vous rendre dans le menu Transfert de l’onglet Tâche.

Par défaut, la liste des transferts dont une action est requise s’affichera. Si vous désirez rechercher des transferts ayant déjà été traités ou aucune action n’est requise pour vous pour le moment, veuillez décocher la case Action requise.

Vous pouvez filtrer votre recherche par statut :

• Ouvert

• Fermé

• Rejeté

Par direction :

• Entrant

• Sortant

Par type :

• Association

• Branche

• USA

• International

Gestion des transferts

Lorsqu’un transfert est créé, un flux de travail est défini pour cette demande et une notification est envoyée à l’association suivante dans la liste. Les flux de travail sont visibles en ouvrant le panneau latéral d’une demande de transfert. À chaque étape du flux de travail, la barre bleue indique où en est le processus de transfert et un horodatage est ajouté une fois l’étape terminée.

En fonction du flux de travail, certaines étapes nécessiteront une approbation, un refus ou une révision uniquement. À chaque étape, un commentaire peut être ajouté.

Une vue rapide est disponible, ce qui vous permet d’ouvrir le profil du membre dans une fenêtre contextuelle afin de consulter toutes les informations le concernant.

Approbation ou refus d’un transfert par l’administrateur

L’approbation ou le refus d’un transfert par un administrateur d’une branche peut être utilisé lorsque ce dernier est responsable de l’approbation de l’ensemble du flux de travail. Cliquez sur le bouton Action, puis sélectionnez Approuvé - Administrateur ou Refusé - Administrateur.

Annuler un transfert

Veuillez prendre note qu’une organisation ne peut pas annuler une demande de transfert, elle doit ajouter un commentaire dans la demande de transfert et contacter l’autre organisation afin que celle-ci rejette la demande de transfert.

En cliquant, sur l’onglet Commentaires et ensuite sur +Ajouter un commentaire dans le panneau latéral de la demande de transfert ou en cliquant sur Action et Ajouter un commentaire toujours dans la demande de transfert.

La demande devra alors être refusé par le responsable de l’approbation.