This page presents all the documentation related to the creation of an clinic using the external provider Brightspace.
Qualifications
Add a qualification
Important: the creation of a qualification using the external provider Brightspace is only created by Hockey Canada.
To create a qualification requiring Brightspace's external provider, go to the Settings menu, select Clinic and then click the Qualifications tab.
Then click + Add on the right.
Complete the required fields:
The * indicates a mandatory field.
* Category: select the qualification category to create it
Level: select qualification level
* Name: enter the name of the qualification
Description: enter the description of the qualification (optional)
Note: if Hockey Canada adds a description, it will be impossible for a branch to modify or delete the description. The description will be displayed when creating your clinic and selecting the qualification.
Member Type: select the type of membership that will be attributed to the participant when they complete the course.
Example: if you select the Coach member type for the Competition 1 Coach course, the participant will receive the Coach member type when he qualifies.
Certified: select Yes or No if this qualification requires certification.
Expiration Type: select one of the following from the drop-down menu :
No Expiration: the qualification remained active and did not expire.
Fixed Period: if you specify that the expiry type has a fixed period, the system will automatically expire the qualification according to the parameters entered. For this reason, you must complete the Expires After field.
* Expires After: indicate after how many years the qualification will expire.
Status: Indicate if the status of this qualification is Active or Inactive.
External Provider: if this qualification uses an external provider such as Brightspace, you must select the provider, and it will be used for this qualification.
Note: by specifying an external provider, all courses using this qualification must go through the provider to complete the course.
External Identifier: select the content of the external provider to be associated with this qualification
Fees: Hockey Canada may charge a fee for this qualification, which will be added to the clinic fees from each branch.
Example: if Hockey Canada adds a fee of $5.00 and your branch charges $50.00 for a course with this qualification, $55.00 will be charged to each registered participant.
When finished, click on Create.
Search for a qualification
If you wish to search for a qualification in the list of qualifications in the Settings - Clinic menu, a search engine allows you to search by qualification name, and a drop-down menu allows you to select the type of member category.
In the search box on the left, enter the name of the qualification to specify your search and/or select the member category for which the qualification is designed from the drop-down menu.
Modify or delete a qualification
To modify or delete a qualification, select the qualification of your choice and click on it to open the side panel on the right.
Use the blue pencil in the side panel to make the desired changes.
To remove the qualification, click on the Action button and select Remove.
Note: it will be impossible to remove a qualification if it is linked to a clinic or has been attributed to a participant.
Create a clinic
To create a clinic, click the Manage menu and select Clinic.
To start, click +Create a clinic in the top right-hand corner.
Note: If you have started creating a clinic but it is not complete, you will see this message. You can continue creating your previous clinic, or you can choose to create a new one.
For a clinic to be made active, all five steps must be complete
Clinic Information
Session Information
Communications
Payment Options
Review
Étape 1 - Informations sur le stage
IMPORTANT: No changes can be made in the Clinic Information section once you have created an clinic linked to Brightspace. If you made a mistake when creating your clinic in this section, you must create it again.
The clinic information section is divided into five parts:
Host organization
Clinic info
Prerequisites
Attendees
Description
Host Organization
Define the host organization that organizes the event. Depending on your role and permissions within HCR, you may have several options in the drop-down list. If you are a member of a regional organization, you will see your level and all local organizations below you. If you are a local organization, you will only see your organization.
Note: participants will only be able to register for a clinic run by their host organization or tree.
Clinic Information
Select the type of qualification :
Official qualification
Qualification or clinic from the host organization
Category: select the category of your clinic.
Note: Each category has a different color to help you identify the category type on both your and the participants' sides.
Qualification: Once you've selected the category, the qualifications drop-down menu appears automatically, allowing you to select your qualification.
Description: You cannot modify the description if Hockey Canada manages the qualification. It comes from the qualification created by Hockey Canada.
Name: The qualification name can be changed and renamed as you wish.
External Course: if an external provider, such as Brightspace, has been associated with this qualification by Hockey Canada, you must select the training content. The selection of these choices comes from the configuration made by Hockey Canada.
Expiration
Select one of the following three options:
No Expiration: the qualification was always active and never expired.
Fixed Period: if you select this type of expiry, the system will automatically expire the qualification according to the parameters entered. This is why you must complete the Duration field.
* Duration: indicate after how many years the qualification will expire. The qualification will expire after the number of years entered, starting from the date the qualification was obtained.
For example, if you complete your training on October 1, 2023 and the indicated duration is two years. Your qualification will expire on October 1, 2025.
Fixed Date: If you select this expiry type, the system automatically expires the qualification according to the parameters entered. This is why you must complete the Duration and Date fields.
* Duration:indicate after how many years the qualification will expire.
* Date: enter a fixed date (month and year) when the qualification will expire and after the years you have entered. The qualification will expire after the years entered on the fixed date you indicated.
For example, if you complete your training on October 1, 2023, the duration indicated is two years and the date entered is August 2025. Your qualification will expire on August 31, 2025.
Prerequisites
Note: when you add a prerequisite to a clinic, this is to indicate to the participant that they must have completed one or more steps (clinics) before they can register for this clinic and progress in their training process. Prerequisites are used to guarantee logical progression and ensure that participants have the necessary skills to continue their training.
To add a prerequisite, click on + Add a group. Then you select the prerequisites for your clinics from the drop-down list and choose whether they are All mandatory or At least one mandatory.
You can select multiple qualifications and indicate as a prerequisite
At least one mandatory: This option allows you to combine several qualifications, including those considered equivalencies, your participants must have at least one of them to register.
All Mandatory: This option allows you to select one or more qualifications, your participants must have all of them to register.
Note: It's not possible to add prerequisites to a clinic while there are participants registered in the clinic. You must create a new clinic and transfer the registered participants from the old clinic to the new one.
Please refer to the document Transfer clinic to transfer your participants.
Participants
The attendee's section allows you to manage who can participate in your clinic and define different parameters such as the number of attendees, their age, the waiting list, and if the participant needs valid background checks
Attendees Types
Please leave the Attendee Type blank if this clinic is open to participants without a member type.
VERY IMPORTANT - REMEMBER that if you add a participant type, that participant must have that member type in their profile before they can register.
Note: Member types are reset each year. For a member type to be added to a profile, the participant must register for the current season, be registered on a team or participate in a clinic. In the case of a clinic, the participant will receive the member type defined by Hockey Canada for this qualification.
Attendees Requirements
Indicate the minimum and maximum number of participants for your clinic. If you don't add a minimum or maximum number, the capacity of your clinic will be unlimited.
Age Requirements
Indicate the minimum and maximum age for participants to register for your clinic. If you don't specify a minimum or maximum age, all participants can register, regardless of age.
IMPORTANT: the system will calculate the participant's age at the start of the first session of their clinic, not their age, on December 31.
Liste d’attente
Si vous avez ajouté un nombre maximum de participants, vous avez la possibilité d’ajouter une liste d’attente. Cette option permettra aux membres qui souhaitent participer à ce stage alors qu’il est complet de s’inscrire sur une liste d’attente. Vous pourrez ainsi les ajouter comme participant si vous augmentez le nombre de participants à votre stage ou si un autre participant annule sa présence.
Vérifications d’antécédents
En sélectionnant cette option, tous les participants inscrits à ce stage devront obligatoirement avoir une vérification d’antécédents valide avant de s’inscrire.
Note : Ceci s’applique uniquement pour les membres de 18 ans et plus
Description
The Description section is optional and allows you to enter information about your clinic. This description will be displayed on the clinic registration site. In addition, if Hockey Canada has defined a description for this qualification, it will be added to your description.
Note: you can format the text by choosing from the options in the red box.
Note: If you want to copy and paste text, the mouse will not work, please use Ctrl+C to copy and Ctrl+V to paste.
Click on Next to move on to step 2 in creating your clinic.
Step 2 - Session(s) Information
The session information section is broken down into three sections:
Contact(s)
instructor(s)
Session(s)
Contact
Note: the clinic contact is in fact the name of the reference person whom participants can contact in the event of problems with clinic registration or questions relating to the clinic.
In this section, you must add a contact person for the course. You can add a contact who is not yourself by clicking on +Add a contact as indicated by the red arrow. You can also add yourself as a contact, as indicated by the purple arrow.
If you choose to add a contact other than yourself, you must fill in the following information, either the first and last name or the HCR number, and click on Search to find the desired contact.
After selecting your contact, the system will ask you for the following information:
The * indicates a mandatory field.
* Email
Phone number
Visibility of the contact
Show all information
Hide email and phone number
Hide all information
Note: if you select the option to display contact information, this will be displayed on the registration page for this clinic, allowing participants to contact this person in the event of problems or questions relating to the clinic.
If this is the same contact who gives the training, you can add him as an instructor by checking the box Also add as an instructor.
To receive notification of each new registration, check the box Notify contact of new registrations.
Then click on Add.
By clicking on the contact, a side panel will appear. You can modify the contact's information by clicking on the blue pencil. You can also click on Action and Remove this contact from your clinic.
Instructor
Note: The instructor of a clinic is in fact the name of the person responsible for giving the training. If you select to add instructor information, this will be displayed on the clinic registration page, and participants can contact this person if they have any questions about the clinic.
By giving your instructors access to the clinic, they will be able to access clinics from the Member menu in My Account, and a new Clinic Management tab will be available. They will be able to consult and manage the list of participants registered for the clinic.
For further information on managing an instructor's clinic, please consult My Account - Manage - Clinic documentation.
In this section, you can add the instructor for your clinic. You can add an instructor who is not yourself by clicking on Add an Instructor as indicated by the red arrow. You can also add yourself as an instructor, as indicated by the purple arrow.
If you choose to add a contact other than yourself, you must fill in the following information: the first and last name or the HCR number, then click Search to find the desired contact.
Once you have selected your instructor, you must complete the following fields:
The * indicates a mandatory field.
* Email
Phone number
Visibility of the contact
Show all information
Hide email and phone number
Hide all information
Note: if you select the option to display the instructor's details, these will be displayed on the registration page for this clinic, allowing participants to contact this person in the event of any problems or questions relating to the clinic.
Then click on Add.
The system will then ask you to link the instructor's account. If an account is already created, the system will show you the available accounts, and if no account is linked, you must Create a new account to link the instructor to an account. Once completed, click Next.
Note: it is important to link the instructor's profile to My Account to enable instructors to access the list of clinic participants. Also, if an instructor needs to take a training clinic, he will be able to access the clinic information and link via the My Account platform.
You also have the option to Skip link.
After, you can give access to your clinic to the instructor. Here are the possible accesses for an instructor:
No access: The instructor does not have access to the clinic
Read only: The instructor will only be able to see and print the list of participants in a clinic
Read and Edit: The instructor will be able to see and print the list of participants in a clinic and will also be able to confirm the presence and success of the participant.
If you have selected the Skip link option, you will not be able to give the instructor access to the clinic. The instructor's account must be linked to the clinic.
For more information on instructor management of clinic participants, please consult the My Account - Manage - Clinic.
Session
Note: Training sessions are periods of learning on a specific subject, designed to help participants achieve their learning objectives. They enable participants to make progress in acquiring knowledge relevant to their desired position in their organization.
In this section, you can build the session plan for our clinic. You can add a session by clicking on one of the +Add a session buttons, as indicated by the red arrows.
Once you have clicked on +Add Session, a new window will appear to create your sessions.
You must first select the language in which the clinic is offered at the top right.
You will be presented with three options for the training clinic:
In-person: The clinic is in person; you must indicate the address, date, time, and duration and add a note if desired (this option is optional).
Online - Live: The clinic occurs online at a specific date and time. You must indicate the URL link, the date, the time, and the duration and add a note if desired (this option is optional).
Online - On Demand: The clinic is held online and can be done by the participant at a time that is most convenient for them but before the deadline. You must indicate the URL link, the start and end date and time, and the duration, and add a note if desired (this option is optional)
Note: in the case of training using the external provider Brightspace, you must select Online - On demand. Enter the date range during which the participant must take the course. Do not enter a URL link, as this will be added automatically.
However, it is possible to combine different sessions with Brightspace. So you could add one session for Brightspace training and a second session for a live in-person or online clinic.
Add a note: you can add a note or information for the participant.
Click Next to proceed to step 3.
Step 3 - Communications
The communications section is broken down into three sections:
Questionnaires
Registration communication
Confirmation email
Questionnaires
In this section, you can attach any terms and conditions, questionnaires, and waivers for your clinic. These all should be created in the catalog section, which you can quickly view by clicking here.
The Terms and Conditions are mandatory; the questionnaire and the waivers are optional.
Terms and Conditions: this is usually your refund policy or the conditions of participation in your clinic. Participants must check that they accept the payment conditions during the online registration.
Questionnaire: Adding a questionnaire with specific questions may be useful to obtain more information about participants. The participant will have to answer the questions during the registration process. You also have the option of setting your questions as mandatory
For example: if you're offering tracksuits to your participants, you could ask them for the size they'd like, if a dinner is included with multiple choices, you could ask them for their choice of menu, etc.
You can export questionnaire responses by going to the Report menu and selecting the Questionnaire Report. Questions are also displayed in the Participant tab of your clinic, click on a participant to open the side panel and select the Questionnaire tab.
Waivers: you can add exemptions to your clinic. Exemptions enable you to obtain a participant's agreement or disagreement on a specific situation, rules, or any other element associated with the risk of the activity.
Hockey Canada and your branch create many exemptions, so we suggest you contact them to ensure you don't ask the same question twice.
You could add, for example, a waiver on a coach's code of ethics if the clinic is for a coach or a waiver on any of your organization's rules.
You can export responses to waivers by going to the Report menu and selecting the Waivers report. Waiver signatures will also be displayed in the Participant tab of your clinic, click on a participant to open the side panel and select the 1st tab Details, waivers are displayed at the bottom of this page.
Note: A single payment condition, a single questionnaire and multiple waivers can be added to your clinic.
Confirmation d’inscription
La section de confirmation d’inscription est l’endroit où vous pouvez ajouter un texte confirmant au membre son inscription au stage. Ce message sera affiché à la fin du processus d’inscription du membre. Ce texte est obligatoire et vous disposez de différentes options de formatage, comme l’indique l’encadré rouge. Il est également possible d’ajouter une pièce jointe au message.
Note : si vous ajoutez une pièce jointe le participant pourra y avoir accès à la fin de son processus d’inscription.
Courriel de confirmation
La section de courriel de confirmation est l’endroit où vous pouvez ajouter un texte que le membre recevra par courriel après avoir complété son inscription au stage. Ce texte est obligatoire et vous disposez de différentes options de formatage, comme l’indique l’encadré rouge. Il est également possible d’ajouter une pièce jointe au message.
L’ajout de pièce jointe peut être utilisé par exemple, pour ajouter un fichier PDF d’un examen pratique que le participant doit faire ou pour ajouter un fichier PDF d’un sondage que le participant pourra remplir à la fin de son stage.
Note : si vous ajoutez une pièce jointe celle-ci s’affichera dans le courriel d’information du stage que les participants recevront à la fin du processus d’inscription.
Note : Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter le même message de confirmation d’inscription et de courriel de confirmation.
Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape 4.
Étape 4 - Option de paiement
La section des options de paiement est divisée en deux parties :
Articles de stage
Modes de paiement
Articles de stage
Dans cette section, vous devez ajouter des articles de stage (frais reliés à votre stage). Ces frais doivent obligatoirement être ajoutés à votre stage. Vous pouvez ajouter des articles de stage en cliquant sur les boutons +Ajouter comme indiqué par les flèches rouges.
Vous pouvez aussi ajouter un frais facultatif, mais vous devez ajouter au moins un frais de stage obligatoire.
Un frais de stage obligatoire pourrait être par exemple les frais d’inscription au stage.
Un frais de stage facultatif pourrait être par exemple le dîner, l’achat de chandail, etc.
Il est aussi possible de créer vos articles de stage à l’avance dans le menu Catalogue en sélectionnant Articles de stage.
S’il n’y a pas de frais à votre stage et que celui-ci est gratuit, vous pouvez créer un article à 0 $, mais vous devez le rendre obligatoire.
Une fois que vous avez cliqué sur le bouton +Ajouter, une fenêtre s’affichera et vous pouvez sélectionner vos options dans la liste déroulante. Il y a aussi une case à cocher pour rendre ces éléments obligatoires.
Pour créer un nouvel article de stage : cliquez sur Créer et ajoutez un article. Vous pouvez rendre l’article obligatoire et indiquer que des taxes seront appliquées si tel est le cas.
Note : veuillez prendre note que si Hockey Canada a ajouté des frais pour cette qualification, celui-ci ne sera pas visible à cet endroit. Le montant sera tout simplement ajouté à vos frais lors de l’inscription du participant à votre stage.
Méthodes de paiement
Dans cette section, vous pouvez ajouter les méthodes de paiement que vous souhaitez accepter. La liste déroulante est connectée à votre compte marchand et vous pouvez cocher les cases pour déterminer les méthodes de paiement manuelles qui seront acceptées.
Vous devez sélectionner au moins une méthode de paiement, et ce même si votre stage est gratuit et que le montant est à 0,00 $
Une fois terminée, cliquez sur Suivant pour passer à l’étape 5.
Étape 5 - Révision
La dernière étape consiste à passer en revue toutes les informations relatives à votre stage.
Si vous devez apporter des modifications, vous pouvez cliquer sur le bouton bleu Modifier situé dans le coin supérieur droit de chaque section et faire les changements que vous jugez nécessaires.
Une fois que vous avez passé en revue toutes les informations relatives au stage, vous pouvez cliquer sur le bouton Créer le stage au bas de la page. Votre stage sera créé en tant que brouillon, vous devrez changer son statut afin que les membres puissent s’inscrire.
RAPPEL : Aucune modification ne pourra être faite dans la section Information sur le stage après la création d’un stage lié à Brightspace. Si vous avez fait une erreur lors de la création de votre stage dans cette section, vous devez obligatoirement créer à nouveau ce stage.
Gestion des participants
Dans l’onglet Participants de votre stage, s’il s’agit d’un stage avec un contenu externe, une colonne Note sera ajoutée. Cette colonne vous permettra de suivre les progrès de vos participants inscrits dans ce stage.
Pour de détails sur la gestion du stage et des participants, nous vous invitons à consulter la documentation Stage - Informations et profil d'un stage.
Suivi du progrès de la formation
La colonne affichera le nombre de modules complété par le participant et le nombre de modules à faire.
Dans l’exemple ci-dessous, John Doe est à 0/5, il n’a donc pas encore commencé sa formation de cinq modules.
Jane Doe quant à elle a complété deux modules sur cinq.
Note : l’information quant aux nombres de modules complétés vient directement de Brightspace.
Synchronisation des notes
Les mises à jour des résultats entre HCR et Brightspace se font toutes les 5 minutes. Toutefois, il est possible de synchroniser manuellement la mise à jour à l’aide d’une des trois méthodes suivantes :
Cliquez sur un participant afin d’ouvrir le panneau latéral et cliquez ensuite sur les flèches à droite de la Note inscrite.
Sélectionnez plusieurs participants dans la liste, le panneau latéral s’affichera, cliquez ensuite sur le bouton Action et sélectionnez Synchroniser les notes.
Si vous souhaitez synchroniser toutes les notes des participants, rendez-vous dans le haut de la page de votre stage et cliquez sur le bouton Action et sélectionnez Synchroniser les notes.
IMPORTANT : pour respecter les limitation de certaines API de fournisseur externe, veuillez prendre note qu’il y a un délai d’une minute entre chaque synchronisation. Donc, si vous procédez à la synchronisation d’un ou des participants, vous devez attendre une minute avant de refaire cette action. Un signe d’horloge vous indiquera que la synchronisation se recharge.
Formation complétée
Lorsqu’un participant aura complété tous les modules de la formation, le système ajoutera automatiquement la qualification à son dossier.
N’oubliez pas qu’il y a un délai de synchronisation de cinq minutes, il est donc possible qu’un participant vous indique que sa formation est complétée, mais que celle-ci ne soit pas encore synchronisée dans le HCR. Vous pouvez alors synchroniser manuellement la note afin de valider que le participant a terminé sa formation.
Affichage dans le profil du membre
Dans l’onglet Qualification du profil du membre, la qualification ainsi que le progrès de cette dernière seront inscrits dans le panneau latéral de celle-ci. Vous pouvez aussi procéder à la synchronisation de la note à partir de cet onglet.
IMAGE À MODIFIER
Inscription d’un participant
Pour procéder manuellement à l’inscription d’un membre à un stage, nous vous invitons à consulter la documentation Inscription manuelle à un stage.
Si vos participants procèdent eux-mêmes à l’inscription à un stage, veuillez leur faire parvenir la documentation Inscription à un stage.
Note : lorsque le participant recevra la facture confirmant son inscription à ce stage, le lien vers la connexion à Mon Compte et au contenu de la formation sera affiché sur la facture.
Mon Compte
Accès à la formation
Tous les participants inscrits à une formation ont accès au contenu de celle-ci à partir de Mon Compte. Les membres doivent donc se connecter à Mon Compte, le stage ainsi que le lien pour y accéder sera affiché dans la page d’accueil sous la case Événements.
Cliquez sur Détails, une fenêtre s’affichera avec le lien qui vous connectera automatiquement au contenu de la formation sur Brightspace.
Si vous avez plus d’un membre dans Mon Compte inscrit à la même formation, les noms de tous les membres s’afficheront et un lien sera disponible pour chaque membre leur permettant ainsi de compléter la formation.
IMPORTANT : vous devez obligatoirement être connecté à Mon Compte et cliquer sur le lien Brightspace pour accéder à votre formation.
Note : le contenu de la formation Brightspace sera toujours disponible dans Mon Compte, et ce même si vous avez terminé la formation. Vous n’avez qu’à utiliser le lien afin d’y accéder quand vous le souhaitez.
Membres - Onglet Qualification
Les formations en cours qui ne sont pas encore terminées seront affichées dans l’onglet Qualification du menu Membres tout comme les qualifications qui sont complétées.
Les progrès de la formation seront aussi visibles pour le membre. N’oubliez pas qu’il y a un délai de synchronisation de cinq minutes, il est donc possible que vous ayez terminé votre formation, mais que celle-ci n’affiche pas encore compléter. Vous pouvez communiquer avec votre registraire et lui demander de faire une synchronisation manuelle afin de valider que vous avez bien complété la formation.
Le lien Brightspace sera aussi affiché dans la qualification et vous pourrez toujours y accéder même si vous avez terminé la formation.
AJOUTÉ IMAGE QUAND SERA PRÊT
Courriel d’information du stage
À la suite de l’inscription d’un participant à un stage, celui-ci recevra un courriel contenant toutes les informations sur le stage dont le lien pour se connecter au stage. Ce lien vous dirigera automatiquement vers le site de la formation. Toutefois, si vous n'êtes pas connecté à Mon Compte, vous devrez préalablement vous connecter pour ensuite être dirigé vers votre formation.
De plus, si des pièces jointes ont été ajouté dans les messages de confirmation, celles-ci seront jointe à ce message.
Vous avez aussi la possibilité d’ajouter les informations de ce stage à votre calendrier, en cliquant sur Ajouter à votre agenda.
NOTES JP POUR FT
Voir le flow public dans clinic registration pour voir si le membre appartient au bon host de la clinic
Member not in proper host | My Account | 2 |