Chaque organisation doit créer ses paramètres en début de saison, pour la création de ceux-ci vous devez cliquer sur Organisation dans le menu de gauche et sélectionner votre organisation.
Sélectionnez ensuite le 2e onglet Assignation et cliquez ensuite sur Modifier les paramètres dans la case Paramètres des assignations.
Paramètres des assignations
Sélectionnez ensuite les paramètres souhaités :
Général
Jours visibles : il s’agit du nombre de jours d’avance où les officiels peuvent voir les matchs.
Limite quotidienne : il s’agit du nombre maximum de matchs auxquels un officiel peut être assigné dans la même journée.
Visibilité des assignations : il s’agit de la visibilité du nom et du statut d’un officiel assigné dans les assignations. Vous avez trois options :
Afficher le Nom et le Statut
Afficher le Statut uniquement
Cacher les informations
Afficher le nom de l’assignateur aux officiels : vous permet d’afficher ou non la personne qui assigne les matchs.
Afficher le superviseru aux officiels: vous permet d’afficher ou non l’assignation du superviseur les matchs aux officiels
Supprimer les officiels lorsqu’un match est reprogrammé : supprimer automatiquement les officiels lorsqu’il y a un changement quelconque d’heure de début du match ou de terrain. Une notification sera envoyée aux officiels pour les aviser qu’ils ont été supprimés du match.
Les assignateurs sont notifiés par courriel lorsqu'un match est reprogrammé, même si les arbitres ont été retirés de l'assignation.
Demandes
Autoriser les officiels à demander des matchs : vous permet d’autoriser ou non les officiels à faire des demandes pour officier des matchs.
Refus
Autoriser les officiels à refuser les assignations : vous permet d’autoriser ou non les officiels à refuser des assignations.
Supprimer les officiels lorsqu’ils refusent : vous permet de supprimer immédiatement l’officiel de l’assignation lorsque celui-ci refuse.
Désactiver les refus une fois confirmés : en activant cette option, les officiels ne pourront pas refuser une assignation lorsqu’elle celle-ci a été acceptée.
Raison requise : vous permet d’exiger une raison lorsqu’un officiel refuse une assignation.
Heures minimales : vous pouvez indiquer le nombre d’heures minimal avant le début d’un match pour qu’un officiel refuse une assignation.
Frais de déplacement
Ces options vous permettent d’autoriser un officiel à réclamer des frais. Vous devez indiquez les montants payés afin d’activé les frais et vos officiels pourront faire une demande de réclamation de frais que vous devrez accepter ou refuser.
Lorsque vous avez terminé de configurer les paramètres d’assignation, cliquez sur Sauvegarder dans le bas de la page.
Périodes de paie et Réclamations
Pour la case Périodes de paie et Réclamations, veuillez vous référer à la documentation Gestion des paies.
Officiels
Dans cette case, la liste des officiels ayant sélectionnée votre organisation dans leurs paramètres indiquant qu’ils sont disponibles pour arbitrer dans votre organisation s’affichera.
Vous avez la possibilité d’ajouter des officiels si ces derniers ne sont pas dans votre liste. Vous n’avez qu’à cliquer sur + Ajouter un officiel.
Sélectionnez le participant souhaité et cliquez sur Sauvegarder une fois que vous l’avez trouvé. Il sera alors ajouté à votre liste d’officiels.
Marqueurs
Dans cette case, la liste des marqueurs ayant sélectionnée votre organisation dans leurs paramètres indiquant qu’ils sont disponibles pour marquer dans votre organisanisation s’affichera.
Vous avez la possibilité d’ajouter des marqueurs si ces derniers ne sont pas dans votre liste. Vous n’avez qu’à cliquer sur + Ajouter un officiel.
Sélectionnez le participant souhaité et cliquez sur Sauvegarder une fois que vous l’avez trouvé. Il sera alors ajouté à votre liste de marqueurs.
Liste des officiels
Les listes d’officiels créées sont dédiées et accessibles uniquement par l’organisation elle-même. Les organisations parents n’ont pas accès aux listes.
Le système vous permet de créer des listes personnalisées d’officiel. Vous pouvez ainsi créer une liste regroupant vos officiels selon le niveau d’arbitrage ou pour séparer vos types d’officiels. Il n’y a pas de limites aux listes que vous créez.
En créant des listes, cela vous permet de mieux filtrer vos officiels lors de l’assignation de ces derniers.
Pour créer une liste, cliquez sur + Ajouter une liste.
Inscrivez le nom que vous souhaitez donner à cette liste et cliquez sur Sauvegarder.
Sélectionnez ensuite votre liste afin d’y ajouter des officiels.
Cliquez sur Ajouter.
Vous devez ensuite entrer un membre à la fois en recherchant son nom. Une fois que vous avez trouvé le membre souhaité, cliquez sur Ajouter pour ajouter un autre membre.
Une fois que vous avez terminé, d’ajouter vos officiels dans votre liste, cliquez sur Sauvegarder.
Note : les listes créent seront accessible dans la recherche d’officiel lors de vos assignations.
Attributs
Si vous le souhaitez, vous pouvez créer une liste d'attributs pour sélectionner des officiels selon des critères précis lors de l'assignation. Ces notes personnelles, visibles uniquement par les assignateurs, ne seront pas accessibles aux arbitres.
Les attributs, caractéristiques spécifiques décrivant une personne ou un concept, peuvent inclure des critères tels que:
Performance : Évaluations ou notes basées sur les performances passées de l'officiel.
Compétences : Compétences spécifiques ou spécialisations de l'officiel.
Qualité : Indicateurs de la qualité du travail fourni par l'officiel.
Expérience : Nombre d'années d'expérience.
Disponibilité : Indication de la disponibilité de l'officiel pour des assignations futures.
Fiabilité : Historique de la ponctualité et du respect des engagements de l'officiel.
Flexibilité : Capacité de l'officiel à s'adapter à différentes situations ou rôles.
Feedback : Retour d'expérience et commentaires reçus sur l'officiel.
Ces attributs permettent aux assignateurs de faire des choix éclairés lors de la sélection des officiels pour diverses assignations, en s'assurant qu'ils répondent aux exigences spécifiques des tâches à accomplir.
Pour créer des attributs, cliquez sur +Ajouter un type d’attribut.
Compléter ensuite les champs requis :
Nom de votre type d’attribut ( critères)
Le type de valeur de réponse et les options selon le type de valeur sélectionné
Liste déroulante : indiquer les choix souhaités dans votre liste déroulante, cliquer sur Ajouter pour chaque choix de réponse.
Champ texte : vous n’avez rien à inscrire, c’est lorsque vous ajouterez cet attribut à un officiel que vous devrez ajouter du texte
Numéro : inscrivez le nombre minimum et maximum qui pourra être sélectionné.
Cliquez sur Sauvegarder
Pour ajouter un type d’attributs à un officiel, rendez-vous dans le profil de celui-ci en le recherchant dans le menu participant. Sélectionnez l’onglet Officiel et sous le calendrier dans la case Attributs cliquez sur +Ajouter un attribut.
Sélectionnez votre organisation et l’attribut souhaité dans la liste déroulante et indiquez la valeur que vous souhaitez ajouter à cet officiel. Cliquez ensuite sur Sauvegarder.
Note : les attributs créent et ajoutés aux officiels seront accessibles dans la recherche d’officiel lors de vos assignations.
Système d’assignation
Le système d’assignation est en fait le QUOI c’est-à-dire qu’il détermine le nombre d’officiel nécessaire pour un match dans une catégorie. Cette étape se fait au niveau des associations, des régions ou de la fédération.
Si aucun système d'assignation n'a été défini pour une catégorie X, il ne sera pas possible d’assigner des officiels à l'horaire des matchs de cette catégorie.
Pour commencer, cliquez sur la flèche à droite de la case des systèmes d’assignation ou sur la rubrique elle-même afin d’afficher son contenu
Tous les systèmes d’assignation s’afficheront et vous indiqueront le nombre d’officiels requis pour chaque système.
Si vous cliquez sur la flèche située à côté du système d’assignation que vous souhaitez voir, si des règles ont été créées, celles-ci s’afficheront.
Vous avez la possibilité d’ajouter une nouvelle règle d’assignation ou de modifier une règle existante.
Ajouter une règle d’assignation dans le système d’assignation.
Pour l’ordre de priorité le système part toujours à partir de l’association. S’il n’y a pas de système d’assignation de déterminé à ce niveau il va monter à la région et ensuite à la fédération.
Pour ajouter une règle d’assignation, cliquez sur le bouton + Ajouter une règle d’assignation.
s’il y a des règles dont les critères se chevauchent, il spécifie l’ordre dans lequel les priorités doivent être établies
Compléter les champs requis :
Catégories : si vous ne sélectionnez pas de catégories, cette règle s’appliquera à toutes les catégories.
Types d’horaires : sélectionnez pour quel type d’horaire cette règle s’applique, si vous ne sélectionnez pas un type d’horaire cette règle s’appliquera à tous les horaires.
La durée des matchs, les jours et avant sont des options facultatives.
L’ordre : si des critères de règle se chevauchent, vous pouvez ajouter un chiffre afin de spécifier l’ordre dans lequel les priorités devront être établies.
Si vous souhaitez que cette règle d’assignation soit appliquée par défaut sur les organisations qui sont en dessous de la votre, vous n’avez qu’à activer la fonction Arrêter l’héritage des règles.
Modifier une règle d’assignation dans le système d’assignation
Pour modifier une règle d’assignation, cliquez sur celle que vous souhaitez modifier.
Apportez les modifications souhaitées et cliquez sur Sauvegarder.
IMPORTANT : Si après la création de vos horaires vous modifiez des règles d’assignation, vous devez appliquer les nouvelles règles d’assignations à tous vos anciens matchs non joués. Pour plus de détails, consulter la documentation Appliquer les règles d’assignation.
Structure de rémunération
La structure de rémunération pour les assignations d'officiels établit les modalités de paiement des arbitres, assistants, marqueurs et superviseur lorsqu'ils sont désignés pour des matchs selon les catégories.
Pour consulter la structure de rémunération, sélectionnez votre organisation dans l’onglet de gauche. Ensuite, dans l’onglet "Assignations", faites défiler jusqu'à la section "Structure de rémunération".
Pour afficher les structures de rémunération de votre organisation, cliquez sur la flèche située à droite de la case des structures de rémunération ou sur la bannière elle-même afin d’en afficher le contenu.
Ajouter une structure de rémunération
Pour ajouter une structure de rémunération, cliquez sur +Ajouter une structure de rémunération.
Compléter champs requis :
Nom : ajouter un nom à votre structure.
Rémunération : indiquer le salaire pour chacun des officiels.
Cliquez sur Sauvegarder.
Note : si vous laissez un taux officiel vide, il sera fixé à 0,00 $.
Ajouter une règle d’assignation dans la structure de rémunération
Après avoir créé vos structures de rémunération, vous devez OBLIGATOIREMENT ajouter une règle d’assignation afin qu’elle soit appliquée aux catégories souhaitées.
Note : Vous avez donné un nom à votre structure, mais aucune catégorie n’y est associée. Il est essentiel de lier une catégorie, car vous pouvez nommer une structure comme vous le souhaitez. Sinon, votre structure de rémunération ne s'appliquera à aucune catégorie et vous ne pourrez pas rémunérer vos officiels lors de leur assignation à un match.
Cliquez sur la flèche à gauche d'une règle d’assignation afin de développer son contenu et cliquez ensuite sur +Ajouter une règle d’assignation.
Vous devez compléter les champs afin de sélectionner les catégories qui doivent être liées à cette structure. Les autres choix sont optionnels.
Plus vous ajoutez de spécificités à votre règle d’assignation des structures de rémunération, plus elle aura la priorité dans l’ordre si deux organisations se retrouvent avec une structure de rémunération identique.
Une fois terminée, cliquer sur Sauvegarder.
Note : vous devez créer des structures de rémunération et lier des règles d’assignation pour chacune des catégories pour lesquelles vous payez des officiels.
IMPORTANT : Si vous créez vos structures de rémunération après la création de vos horaires ou si vous modifiez des règles d’assignation après la création de vos horaires, vous devez appliquer les nouvelles règles d’assignation à tous vos matchs. Pour plus de détails sur comment appliquer les nouvelles règles d’assignation , consulter la documentation Appliquer les règles d’assignation.
Spécifications du match
Ce paramètre vous permet de définir le niveau d’arbitrage, et ce selon les catégories.
Cependant, il est toutefois possible d’assigner un officiel n’ayant pas le niveau spécifié, un message s’affichera vous indiquant que L’Officiel est inéligible, qu’il n’a pas le niveau requis.
Pour ajouter une règle, cliquer sur +Ajouter une règle d’assignation et compléter les champs requis comme pour le système d’assignation et la structure de rémunération.
IMPORTANT : Si après la création de vos horaires vous modifiez des règles d’assignation, vous devez appliquer les nouvelles règles d’assignations à tous vos matchs. Pour plus de détails, consulter la documentation Appliquer les règles d’assignation.
Détermination des assignateurs
La détermination des assignateurs est en fait le QUI c’est-à-dire qu’il détermine quelle organisation sera responsable d'assigner les arbitres.
Lors d’un tournoi, il est conseillé de créer une nouvelle règle d’assignation pour définir les assignations. Il vous suffit de sélectionner "Assigné par" et de choisir votre tournoi.
Pour créer une règle d’assignation, cliquez sur +Ajouter une règle d’assignation.
Compléter les champs requis :
Sélectionnez le type d’assignation et la valeur de celle-ci selon le type choisi.
Assigné via :
Lieu
Horaire
Organisation de l’équipe locale
Organisation parent de l’équipe locale
Assigné par :
sélectionnez l’organisation dans la liste déroulante
Catégories : sélectionnez les catégories que vous souhaitez ajouter à cette règle
Type d’horaires : sélectionnez le type d’horaire que vous souhaitez ajouter à cette règle
S’il y a lieu, sélectionnez les autres champs optionnels :
Durée de match
Jours
Avant
Ordre
Arrêter l’héritage des règles
Cliquez sur Sauvegarder
Note : vous devez créer vos détermination des assignateurs pour chacune des catégories
IMPORTANT : Si après la création de vos horaires vous modifiez des règles d’assignation, vous devez appliquer les nouvelles règles d’assignations à tous vos matchs. Pour plus de détails, consulter la documentation Appliquer les règles d’assignation.
Règles de remplacement de l’assignateur
Si des règles de remplacement d’assignateur ont été ajoutées par votre ligue ou votre organisation celle-ci s’affichera sous cette case.
Appliquer les règles d’assignation
Si après la création de vos horaires vous modifiez des règles d’assignation dans les systèmes d’assignation, les structures de rémunération, les spécifications de match ou dans la détermination des assignateurs, vous devez obligatoirement réappliquer les règles aux matchs existants.
Si cette action n’est pas faite, vos nouvelles règles seront uniquement appliquées aux nouveaux matchs qui seront ajoutés et non pas sur les matchs qui sont déjà dans vos horaires.
Pour appliquer vos nouvelles règles, rendez-vous dans le haut de la page de l’onglet Assignation et cliquez sur les trois petits points en haut à droite.
Sélectionnez Appliquer les règles d’assignation.
Inscrivez la date de début et de fin de vos horaires.
Vous pouvez indiquer la catégorie pour laquelle vous avez fait des modifications ou laissez la case vide. Toutes les catégories s’afficheront, mais la mise à jour des règles se fera uniquement pour les catégories dans lesquelles vous avez fait des modifications.
Tous les matchs s’afficheront automatiquement selon votre sélection.
Si vous avez plusieurs matchs, rendez-vous dans le bas de la page et augmentez le nombre de matchs par page en cliquant sur Lignes par page.
Sélectionnez les matchs souhaités ou cliquez tout simplement sur Numéro de match afin de tous les sélectionner. Il n’y aura aucun impact si vous sélectionnez des matchs dont vous n’avez pas modifié les règles.
Si vous avez plus d’une page, sélectionnez les matchs souhaités ou tous les matchs sur chacune des pages.
Une fois que vous avez terminé votre sélection, cliquez sur Appliquer dans le bas de la page à droite.
