Appointeurs

Cette section a pour but de guider les administrateurs et appointeurs dans l'utilisation des fonctionnalités de Spordle One pour la gestion des officiels et l'assignation aux matchs. Ce guide détaille les étapes à suivre pour chaque processus, en s'appuyant sur les outils disponibles sur la plateforme.

Pour accéder à la section des appointeurs, suivez ces étapes :

1. Allez dans votre Régie.

2. Cliquez sur le logo de Maison.

3. Choisissez votre saison.

4. Cliquez sur Sélectionner et accéder à votre Tableau de bord.

5. Cliquez sur Officiels.

1. Gestion des Groupes d'Officiels

Le groupe d’officiel vous permet de gérer vos intervenants:

• Créer une liste ou un groupe d’intervenant

• Gérer les types d’intervenants, par exemple: arbitre, marqueur, superviseur

• Utiliser le groupe dans le module de communication

Les intervenants doivent être ajoutés à votre groupe avec le bon profil pour être assignés aux matchs. Un officiel peut faire parti de plusieurs groupes :

• Par exemple, l’intervenant doit avoir le bon « type » dans son profil: les bonnes catégories et les bons endroits pour être visible dans la liste déroulante lors de l’assignation à un match

Vous pouvez avoir plusieurs groupes, par exemple:

• Groupe Arbitres

• Groupe Marqueurs

Création d'un Groupe d'Officiels

1. Dans le menu principal, sélectionnez "Officiels" puis "Groupe d’officiel".

2. Cliquez sur "+ Nouveau".

3. Saisissez un nom descriptif pour le groupe (par exemple, "Arbitres Rosemère") qui peut inclure la région ou l’organisation.

4. Accorder le droit aux organisations de voir ou de copier votre groupe.

5. Ajoutez des membres au groupe :

   • Utilisez la barre de recherche pour trouver les officiels.

   • Une fois l’officiel trouvé, vous pouvez garder ses types intacts en cliquant « Tous » ou sélectionner un type spécifique. Vous pouvez modifier les droits à cet endroit en cochant les cases appropriées.

   • Cliquez sur "Ajouter au groupe et sauvegarder" pour finaliser la création du groupe.

   • Au bas de la page, la dernière étape consiste à sauvegarder un filtre de recherche pour votre groupe en cochant les cases appropriées.

Propriétaire du groupe et Gestion des droits

• Le Propriétaire du Groupe : La personne qui crée un groupe en devient automatiquement le propriétaire. Cela signifie qu'elle a tous les pouvoirs pour gérer le groupe.

• Modifier le Groupe : En tant que propriétaire, vous pouvez ajouter ou retirer des membres (intervenants), changer les rôles et ajuster les paramètres du groupe, comme les filtres de recherche.

• Droits d’appointeur et d’administrateur : Vous pouvez attribuer des droits spéciaux à d'autres membres du groupe. Un Appointeur peut gérer les assignations de matchs, tandis qu'un Administrateur peut aussi apporter des modifications au groupe, tout comme le propriétaire.

• Visualisation par les Autres Membres : Les autres membres du groupe peuvent voir ou copier le groupe, mais ils ne peuvent pas le modifier.

Gestion des Membres d'un Groupe

Pour mettre à jour les membres d’un groupe, aller dans l’onglet Liste des groupes d’officiels.

Cliquez sur “Modifier” à droite, sur le crayon. Votre liste sera visible au bas de la page.

Ajout de membres

Utilisez la recherche pour ajouter des officiels existants à votre groupe. Assurez vous qu'ils ont un profil à jour pour leur rôle spécifique (arbitre, marqueur, etc.).

Suppression de membres

Pour retirer un officiel d'un groupe, allez dans la liste des membres du groupe, sélectionnez l'officiel, puis cliquez sur "Retirer".

2. Droits et accès des utilisateurs

1. Allez dans votre Régie.

2. Cliquez sur le logo de Maison.

3. Choisissez votre saison.

4. Cliquez sur Sélectionner et accéder à votre Tableau de bord.

5. Cliquez sur Droits.

La gestion des droits et des accès dans Spordle est traité à plusieurs niveaux:

1. Les droits : le PSP est un utilisateur (courriel) et un mot de passe.

• Visible sous Droit/Gestions des droits des usagers

2. Les accès : l’accès au tableau de bord de Spordle One.

• Dans la gestion des droits, l’usager doit avoir les organisations et les accès requis.

3. Les rôles : Intervenants tels que les officiels et les Officiels Hors Glace

• Dans Officiels/Assigner un membre comme intervenant, les rôles doivent être ajoutés/définis

Attribuer des droits d'Administrateur ou d'Appointeur

• Fonction du bouton "Droit" : Ce bouton vous permet de donner à d'autres membres du groupe des droits d'administrateur (Admin) ou d'appointeur.

• Ajouter un Administrateur ou un Appointeur :

  1. Rechercher : Entrez l'adresse courriel de la personne, puis cliquez sur "Rechercher". Son nom apparaîtra.

  2. Accorder les Droits : Cliquez sur "Accorder les droits" pour lui donner les droits souhaités.

  3. Confirmation : Vous recevrez une confirmation que les droits ont été accordés.

• Droit de Superviseur : Si vous donnez des droits de "Superviseur", la personne pourra uniquement assigner d'autres superviseurs. Pour qu'elle puisse aussi assigner des marqueurs, cochez également la case "Marqueur".

• Droit d'Administrateur : Ce droit permet à la personne de modifier le groupe, tout comme le propriétaire.

Gestion des demandes d’officiels

• Demande d'Officiel : Les nouveaux intervenants doivent d'abord soumettre une demande d'officiel via Hockey Québec (http://officiels.hockey.qc.ca/fr/spordle/demande.html ).

• Rôle du Gestionnaire : En tant que gestionnaire, vous pouvez traiter cette demande en même temps que vous ajoutez l'intervenant à votre groupe.

• Liaison de l'Intervenant : La liaison consiste à connecter l'adresse courriel de l'officiel (son PSP) à son profil de membre (son nom).

• Affichage des Noms : Une fois cette liaison faite, lorsque vous assignez un officiel, son nom apparaîtra dans la liste déroulante, plutôt que son adresse courriel.

• Accepter ou Refuser une Demande : Lorsque vous recevez une demande d'un nouvel usager, vous pouvez choisir de l'accepter ou de la refuser.

Étapes pour gérer une nouvelle demande d’officiel

Pour gérer la demande, cliquez sur le crayon Gérer la demande.

1. Lier un nouvel usager

• Recherche : Tapez les premières lettres du nom de la personne pour trouver son profil dans le système.

  • Liaison : Cette étape permet de connecter le compte de l'officiel (son PSP) à son profil de membre. Cela garantit que l'officiel recevra ses assignations de matchs par courriel.

  • Disponibilités et Courriels : Si un officiel n'est pas lié, il ne pourra pas entrer ses disponibilités ni recevoir de courriels pour ses assignations.

    • Affichage dans les Assignations : Lors de l'assignation d'un officiel à un match, son nom et son organisation apparaîtront dans la liste déroulante, plutôt que son adresse courriel.

2. Création de nouveau membre

• Si le nom n’apparaît pas : Si vous ne trouvez pas le nom du nouveau membre, vous devez créer son profil. Allez dans votre Tableau de bord → Membres → Création de membre pour le faire. Une fois le profil créé, vous pouvez lier le membre à son PSP. Il est crucial de saisir correctement la date de naissance et le numéro HCR de la personne.

3. Lier un membre existant

• Rechercher le Membre : Sous Tableau de bord → Membres → Liste des membres du système recherchez le membre que vous souhaitez lier.

  • Effectuer la Liaison : À droite de la page, sous "Lier un membre", entrez l'adresse courriel du membre, recherchez le, puis complétez la liaison.

4 Retirer un lien existant

• Rechercher le Membre : Dans Tableau de bord → Membres → Liste des membres du système , trouvez le membre dont vous voulez retirer la liaison.

  • Retirer la Liaison : À droite de la page, sous "Lier à un PSP", cliquez sur le crochet pour supprimer la liaison.

3. Assignation des membres comme intervenants dans le groupe

Après avoir créé un groupe, vous devez y ajouter des membres en tant qu’intervenants. Cela inclut l’assignation de rôles spécifiques à chaque membre, tels que celui d’arbitre, de marqueur, ou de superviseur. Vous devez faire cette étape afin de voir les officiels pour les assigner à vos matchs.

Cette étape permet aussi de créer le profil de l’intervenant.

Créer un profil d’intervenant permet:

1. D’ajouter l’intervenant dans votre groupe

2. De spécifier l’organisation, les catégories et les endroits que l’intervenant pourra accéder

3. D’ajouter un intervenant dans la liste d’examen

Étapes pour assigner des membres comme intervenants :

1. Recherche des membres :

   • Liste des membres : Accédez à la section Tableau de bord → Membres → Liste des membres du système.

   • Critères de recherche : Utilisez des critères de recherche comme le nom, le courriel, ou le numéro d’identification pour localiser les membres existants.

   • Sélection des membres : Une fois les membres localisés, cochez les cases à côté de leurs noms pour les sélectionner.

2. Ajout des membres au groupe :

   • Attribuer des profils : Pour chaque membre, choisissez le profil qui correspond à leur rôle au sein du groupe, tel qu'arbitre, marqueur ou superviseur.

   • Validation des assignations : Cliquez sur "Ajouter au groupe" pour valider leur assignation au groupe.

   • Rôles spécifiques : Si nécessaire, attribuez des rôles supplémentaires comme administrateur ou appointeur, qui permettront à certains membres de gérer ou d’assigner des matchs au sein du groupe.

3. Gestion des droits d'accès :

   • Niveaux d’accès : Déterminez le niveau d’accès des membres. Certains peuvent être autorisés à uniquement voir les matchs et les assignations, tandis que d’autres auront la possibilité de modifier ou de gérer les matchs.

   • Validation des droits : Après avoir configuré les niveaux d'accès, cliquez sur "Sauvegarder les droits" pour appliquer les changements.

3. Assignation des Intervenants à des Matchs

4.1 Processus d'Assignation des Intervenants

1. Accédez à la section "Assignation des Intervenants" depuis le tableau de bord.

2. Utilisez les filtres pour sélectionner les matchs à assigner (date, lieu, type de match).

3. Une fois les matchs filtrés, une liste d'officiels disponibles s'affiche en fonction de leur disponibilité et de leur rôle.

4. Sélectionnez l'officiel souhaité pour chaque match en cochant la case à côté de leur nom.

5. Cliquez sur "Assigner" pour confirmer.

4.2 Confirmation des Assignations

• Une fois les assignations effectuées, cliquez sur "Enregistrer et envoyer" pour notifier les officiels par email.

• Les officiels recevront un email contenant les détails de leurs matchs assignés, avec un lien pour confirmer leur participation.

4.3 Gestion des Disponibilités

• Accès aux disponibilités : Accédez au "Rapport des Disponibilités" pour voir qui est disponible à quelles dates.

• Modification des disponibilités : Les officiels peuvent mettre à jour leurs disponibilités via leur profil PSP, et les appointeurs peuvent ajuster les assignations en conséquence.

5. Partage et Gestion des Matchs

5.1 Partage de Matchs entre Associations

1. Accédez à "Partage de Matchs" dans le menu de gestion.

2. Sélectionnez les matchs à partager avec une autre association.

3. Cliquez sur "Partager", puis choisissez l'association destinataire.

4. Ajoutez un message si nécessaire, puis cliquez sur "Envoyer".

5.2 Retrait d'un Partage

• Pour retirer un partage, accédez à la liste des matchs partagés, sélectionnez le match en question, puis cliquez sur "Réinitialiser le partage".

5.3 Suivi des Partages

• Consultez le statut des partages et les réponses des associations via la section "Historique des Partages".

6. Bonnes Pratiques et Conseils

6.1 Optimisation de l’Assignation

• Utiliser les filtres : Avant d'assigner, filtrez les officiels par rôle et disponibilité pour garantir une affectation optimale.

• Communication proactive : Envoyez des rappels aux officiels avant les matchs pour confirmer leur présence.

• Revues régulières : Vérifiez régulièrement les assignations pour éviter les conflits ou les erreurs.

6.2 Gestion des Conflits

• Conflits d'assignation : Utilisez les outils de gestion des conflits pour réassigner les officiels en cas de chevauchement de matchs.

• Suivi des retours : Suivez les retours des officiels après chaque match pour ajuster les futures assignations.