Communications
L’outil de communication peut être utilisé pour envoyer uniquement des communications de votre organisation, et ce par le biais du système HCR. Chaque fois que vous envoyez un courriel, vous devez accepter les modalités et conditions établies par Hockey Canada.
La fonction courriel du HCR est destinée à la gestion de vos membres. Elle n’est pas destinée à envoyer par courriel aux participants des avis de services supplémentaires, de promotions, de promotions de tiers et/ou de recherches spécifiques. Utilisez-la avec discernement et si vous avez des doutes, contactez votre branche.
Important : Vous recevrez les réponses de vos messages envoyés dans votre boite de courriel et non pas dans le menu communications du HCR.
Il existe 4 façons différentes de faire parvenir une communication :
Menu Communications
Menu Membres
Menu Équipes
Menu Stages
Autoriser les communications
Le module de communication du HCR fera parvenir le message à l’adresse courriel inscrite dans l’information générale du profil des membres.
De plus, lorsqu’un contact lié au membre est créé dans Mon Compte et que celui-ci ajoute ces coordonnées dans l’onglet Contact, si la case Autoriser les communications est cochée, ce dernier recevra aussi les messages envoyés à partir du menu communication.
Pour plus d’informations sur l’ajout de contact dans Mon Compte veuillez consulter la documentation Membres - Contacts.
À titre de registraire, vous avez aussi la possibilité de cocher la case Autoriser les communications dans les contacts du profil HCR du membre. Pour plus d’informations, consulter la documentation Membres - Page de profil - Contacts.
Menu communications
Cliquez sur le module Communications dans le menu de gauche.
Si vous souhaitez envoyer un courriel aux utilisateurs d’une ou de plusieurs organisations, cliquez sur Écrire. Sélectionnez ensuite Organisation ou Participant selon à qui vous souhaitez transmettre la communication.
Organisation
Si vous sélectionnez l’option Organisation, cliquez sur l’arbre organisationnel afin de sélectionner votre organisation.
Sélectionner les organisations auxquelles vous souhaitez envoyer votre message et cliquer sur Fermer.
La liste des utilisateurs trouvés par la recherche inclura les membres du personnel de votre organisation et les utilisateurs du HCR seulement. Vous pouvez utiliser la case à cocher pour supprimer certains utilisateurs de la liste.
Un bouton Télécharger dans le bas de la page vous permettra de télécharger la liste des courriels dans un fichier csv si vous devez l’utiliser dans un autre système.
Il est possible que lors de votre sélection qu’une boite rouge Destinataires invalide s’affiche. Il s’agit des membres qui n’ont pas d’adresse courriel dans le menu Information Générale de leur profil. En cliquant sur le flèche, vous serez en mesure de voir si les membres ont des adresses courriel dans leurs contacts. Si c’est le cas, vous pouvez les sélectionner.
Vous pouvez aussi télécharger la liste des destinataires invalides afin de faire les corrections dans les profils des membres.
Note : Si les membres répondent à votre message, vous ne recevrez pas la réponse dans le HCR, la réponse sera envoyée à l’adresse indiquée dans Courriel de réponse.
Par défaut, le courriel de réponse affiché est celui que vous avez inscrit dans le menu Gestion - Organisation. Si vous souhaitez que les membres vous répondent à une autre adresse courriel, vous n’avez qu’à modifier l’adresse courriel.
Indiquez ensuite le sujet et le contenu de votre message. Plusieurs options de formatage sont disponibles, dont l’ajout d’un lien internet.
Cliquez sur la case J’ai compris indiquant que vous acceptez les modalités et les conditions établies par Hockey Canada.
Participants
En sélectionnant l’option Participants, vous pouvez ajouter les membres souhaités à partir de leur numéro de membre ou en ayant recours à la recherche avancée en inscrivant le nom et le prénom. Si plusieurs personnes du même nom apparaissent, vous devrez alors sélectionner le membre souhaité.
Vous avez la possibilité d’envoyer votre communication à plusieurs membres en cliquant sur +Ajouter. Vous avez toujours l’option de télécharger la liste des courriels dans un fichier csv si vous devez l’utiliser dans un autre système. Vous devez ensuite cliquer sur Suivant afin d’écrire votre message.
Note : Le système fera parvenir un courriel à chacun des membres sélectionnés, il supprimera tous les doublons dans la liste des adresses courriel. Les messages seront envoyés individuellement, de sorte que les autres membres ne verront pas la liste des personnes à qui le message a été envoyé.
Menu Membres
À partir des résultats de la recherche des membres
Vous pouvez faire parvenir un message à partir des résultats de recherche de membres en utilisant les filtres souhaités. En sélectionnant Joueur dans le critère de recherche Type, la liste complète des membres inscrits à la présente saison s’affichera.
Une fois votre recherche terminée, sélectionnez les joueurs souhaités en cliquant sur la case à cocher à gauche. Vous avez la possibilité de sélectionner tous les joueurs, sélectionner la page actuelle ou vous pouvez sélectionner les joueurs de façon individuels en cochant chacun d’entre eux.
Une fois que vous avez sélectionné les joueurs, le panneau latéral s’affichera à droite. Cliquez sur le bouton Action et sélectionnez Envoyez un message.
Vous n’avez qu’à suivre les étapes mentionnées dans le Module de Communication afin d’envoyer un message à vos membres.
Menu Équipes
Il existe deux façons d’envoyer des courriels à partir d’un cahier d’équipe :
En utilisant le bouton Action sur la page du cahier d’équipe, un message sera envoyé à tous les participants de l’équipe (joueurs/personnel de banc et joueurs libérés). Si vous souhaitez retirer les joueurs libérés de la liste, vous n’avez qu’à supprimer ces derniers dans la liste de contact ou procéder avec la façon ci-dessous.
L’utilisation du bouton Action dans une des sections de l’équipe fera parvenir un message uniquement au participant de cette section.
Vous verrez alors le même module de communication avec le nom des participants. Vous n’avez qu’à suivre les étapes mentionnées dans le Module de Communication afin d’envoyer un message à vos membres.
Menu Stage
Vous pouvez envoyer un message aux participants de vos stages pour ce faire vous devez :
Cliquer sur le stage désiré
Aller dans l’onglet Participant
Sélectionner les participants à l’aide de la case à cocher à gauche des noms
Un panneau latéral ouvrira à votre droite, cliquer sur Action et sur Envoyer un message
Vous verrez alors le même module de communication avec le nom des participants. Vous n’avez qu’à suivre les étapes mentionnées dans le Module de Communication afin d’envoyer un message à vos membres.