Menu Stage

Filtres dans la liste de vos stages

Dans le menu Gestion - Stage, la page vous affichera la liste des stages créent pour la saison.

Il vous sera possible de faire une recherche en sélectionnant l’organisation ou le statut du stage.

Cependant, si vous souhaitez plus d’options de filtres, vous pouvez cliquer sur le bouton Plus de filtres dans le coin inférieur droit pour une recherche étendue.

Les filtres suivants s’afficheront :

• Nom du stage

• Catégories

• Qualifications

• Plage de dates

• Format de stage

  • En ligne - Sur demande

  • En ligne - En direct

  • En personne

• Numéro du stage

Pour effacer l’historique des filtres, cliquez sur Réinitialiser.

Informations dans la liste de vos stages

Vous pouvez rechercher un stage en inscrivant son numéro HCR dans le champ de recherche et vous pouvez trier la liste en cliquant sur les flèches directionnelles situées à côté de chaque titre d’entête.

Les entêtes suivants seront affichés :

• # de stage : le numéro associé à chaque stage

• Nom du stage : le nom que vous avez donné à ce stage

• Statut : le statut du stage

• Date de début : la date de début du stage

• Format : le format sur stage (En ligne - Sur demande, En ligne - En direct, En personne)

• Participants : le nombre de participants inscrits au stage

• Organisation hôte : l’organisation qui gère le stage

Vous pouvez cliquer sur l’un des liens de stage en bleu afin d’accéder à la page du profil du stage afin d’avoir plus de détails.

Open

Panneau latéral dans la liste des stages

En cliquant sur la ligne d’un stage (sans sélectionner le lien bleu), un panneau latéral s’ouvrira à droite, affichant les onglets Détails et Participants.

Onglet Détails

Dans l’onglet Détails, les informations suivantes seront affichées :

• Le nombre de participants inscrits

• Le nombre de participants en attente

• La catégorie du stage

• La qualification du stage

• Le statut du stage

• L’emplacement

• Le coût

• La personne contact et l’instructeur du stage

• Le détail des séances

Open

Onglet Participants

Dans l’onglet Participants les informations suivantes seront affichées :

• Liste des participants inscrits

  • Case de recherche des participants

    • Permet d’accéder rapidement au profil d’un membre et à son dossier de participant de stage

• Liste des participants en attente

Un crochet bleu accompagné de la mention Payé indique les participants ayant réglé le stage.

En sélectionnant le lien bleu correspondant au numéro d’un participant, vous serez redirigé vers sa page de profil.

En cliquant sur Voir liste dans le stage, vous accéderez à l’onglet Participants du stage.

Le bouton Action dans le panneau latéral d’un stage vous permet de faire les actions suivantes :

• Dupliquer le stage (consulter la documentation Dupliquer un stage ou des participants d’un stage)

• Supprimer le stage (consulter la documentation Supprimer un stage)

En cliquant sur Voir profil vous serez dirigé vers l’onglet Vue d’ensemble du stage.

Open

Dupliquer un stage ou des participants d’un stage

EEn sélectionnant l’option Dupliquer dans le menu Action, vous pouvez copier les informations de votre stage ou inclure également les participants inscrits.

Lorsque vous cliquez sur Dupliquer, deux options vous sont proposées :

1. Dupliquer cette clinique

   • Le profil complet du stage sélectionné sera copié.

   • Une fois le stage dupliqué, vous pourrez mettre à jour et confirmer les informations d’origine en suivant la même procédure que pour la création d’un stage.

   • Notez qu’il est impossible de modifier la catégorie et la qualification du stage dupliqué.

2. Dupliquer cette clinique avec les participants

   • Le profil du stage ainsi que tous les participants inscrits seront copiés.

   • Une fois le stage et les participants dupliqués dans un nouveau stage, vous pourrez mettre à jour et confirmer les informations d’origine en suivant la même procédure que pour la création d’un stage.

   • Notez qu’il est impossible de modifier la catégorie et la qualification du stage dupliqué.

Open

Supprimer un stage

Il est possible de supprimer un stage créé par erreur, à condition qu’aucun participant ne soit inscrit à ce stage. Pour ce faire :

1. Rendez-vous dans le menu Gestion > Stage.

2. Sélectionnez le stage concerné pour ouvrir le panneau latéral.

3. Dans le menu Action, choisissez l’option Supprimer.

Le stage sera alors supprimé et n’apparaîtra plus dans vos listes de stages.

Page du profil d’un stage

Partage

Les comportements de partage permettent de déterminer quelles organisations sont autorisées à inscrire des membres à un stage et à créer de nouveaux membres directement lors de l’inscription.

Voici les différents comportements possibles :

Organisation du stage et organisations partagées (incluant toutes leurs sous-organisations)

Comportement par défaut

Les membres peuvent s’inscrire s’ils appartiennent à l’une des entités suivantes :

• L’organisation du stage

• Les sous-organisations de l’organisation du stage

• Les organisations partagées

• Les sous-organisations des organisations partagées

Seulement l’organisation du stage

Seuls les membres de l’organisation du stage peuvent s’inscrire. Les organisations partagées (et leurs sous-organisations) ne sont pas prises en compte.

Seulement les organisations partagées

Seuls les membres appartenant directement aux organisations partagées peuvent s’inscrire. Les sous-organisations ne sont pas incluses.

Seulement les organisations partagées et leurs sous-organisations

Les membres peuvent s’inscrire s’ils appartiennent à :

• Une organisation partagée

• Une sous-organisation d’une organisation partagée

Statut du stage

Lorsque vous cliquez sur le numéro HCR d’un stage ou après avoir créé votre stage, vous serez dirigé vers la page de profil du stage. Les informations suivantes s’afficheront dans le haut de la page :

Open

Vous pouvez voir le numéro du stage indiqué par la flèche rouge sur la gauche et le statut indiqué dans la case rouge sur la droite. Vous devez sélectionner une option dans la liste déroulante pour changer le statut de votre stage.

Les statuts suivants sont disponibles :

Brouillon : Le stage est une ébauche et aucun participant ne pourra s’inscrire.

Visible au public : Le stage est visible, mais elle n’est pas encore ouverte pour les inscriptions.

Inscription ouverte : Le stage est ouvert à tous les participants de votre organisme seulement.

Fermé : Le stage n’est plus disponible et il est fermé.

Privé : Le stage est privé et les participants doivent avoir le lien pour s’inscrire. Il n’apparaîtra pas sur la page publique de l’organisation.

Annulé : Le stage a été annulé par l’organisme.

Lien du stage

Dans le haut de la page du profil de stage, deux icônes vous permettent d’accéder au lien de votre stage.

Open

Vous permet d’ouvrir le lien public de votre stage

Open

Vous permet de copier le lien public de votre stage afin de l’ajouter sur vos différents réseaux sociaux.

Bouton Action

Open

Le bouton Action dans le haut de la page de profil de votre stage vous permet les actions suivantes :

• Voir comme invité

  • Cette option permet de visualiser votre stage avec la même vue que vos utilisateurs.

• Dupliquer

  • Cette option vous permet de dupliquer votre stage ou les participants inscrits à ce stage. Pour plus d’informations, consulter la documentation Dupliquer un stage ou des participants d’un stage.

• Synchroniser les progrès

  • Cette option vous permet de faire la mise à jour manuellement des résultats de tous les participants, et ce pour un stage utilisant un fournisseur externe tel que Moodle et dont une note de passage a été ajoutée.

• Supprimer

  • Pour supprimer un stage, aucun participant ne doit être inscrit.

Onglets dans le stage

Quatre onglets sont disponibles dans votre stage :

• Vue d’ensemble

• Participants

• Liste d’attente

• Paramètres

Onglet Vue d’ensemble

Cet onglet contient les informations complétées des cinq sections lors de la création de votre stage. Vous pouvez toujours modifier les informations de votre stage en cliquant sur Modifer dans le coin supérieur droit de chaque section. Cependant, si vous apportez des modifications au stage après avoir reçu des inscriptions, vous devrez corriger manuellement leurs inscriptions de vos participants.

Open

Onglet Participants

Lorsque votre stage est ouvert aux inscriptions, les participants inscrits seront affichés sous l’onglet Participants.

PLes informations détaillés sur cet onglet se retrouve plus bas dans la page. Voici le lien si vous voulez y accèder plus rapidement. Onglet détaillé des participants

Open

Onglet Liste d’attente

Si vous avez ajouté une liste d’attente lors de la création de votre stage, les participants qui se seront inscrits dans la liste d’attente s’afficheront dans cet onglet.

Consulter la documentation Création de stage - Participants pour plus de détails sur l’ajout d’une liste d’attente dans l’inscription de votre stage.

Open

Si une place se libère, vous n’avez qu’à cliquer sur le participant afin d’ouvrir le panneau latéral droit, cliquer sur le bouton Action et sélectionner Ajouter comme participant.

Le participant recevra un courriel l’avisant qu’une place s’est libérée et qu’il peut s’inscrire dans le stage. Un lien sera disponible afin que le participant puisse finaliser et payer son inscription dans Mon Compte.

Le statut du participant changera à En attente du client et lorsque le membre finalisera son inscription, le statut sera modifié pour Converti.

Open

Si aucune place ne se libère, sélectionnez le participant pour ouvrir le panneau latéral droit, puis cliquez sur le bouton Action et choisissez Annuler. Le système vous demandera de préciser la raison du refus, qui sera ensuite communiquée au participant par courriel.

Open

Si une place se libère après avoir refusé un membre, vous avez toujours la possibilité de réinitialiser son statut en cliquant sur le bouton Action et ensuite sur Réinitialiser le statut, vous permettant de l’ajouter comme participant.

Onglet Paramètres

• Cette option vous permet d’ajuster les paramètres de visibilité, de choisir le comportement de partage et de sélectionner les organisations qui pourront participer à votre stage.

  • Visibilité : Vous pouvez définir le statut de votre stage afin qu’il soit mis à jour à une date et une heure de votre choix. Vous pouvez ajouter un changement de statut en cliquant sur +Ajouter un changement de statut.

  • Comportement de partage: Sélectionnez le comportement de partage désiré.

  • Organisations : Sélectionnez les organisations qui peuvent avoir accès à votre stage en cliquant sur Voir l’arbre.

Open

Onglets détaillés des participants

Filtres des participants

Vous pouvez faire une recherche des participants en utilisant les filtres disponibles dans l’onglet Participants. Vous pouvez filtrer selon les critères de recherches suivants :

• Participants non confirmés seulement

• Participations annulées seulement

• Statut de paiement

  • Payé

  • Impayé

• Statut de participation

  • Assisté

  • Pas assisté

• Statut de passage

  • Passé

  • Échoué

Open

Recherche de participants

Vous pouvez utiliser la case Recherche afin de trouver un participant précis inscrit dans ce stage.

Open

Imprimer la liste des participants

Afin d’obtenir une liste Excel des participants à votre stage, cliquez sur la flèche de téléchargement à droite de +Ajouter et sélectionner le rapport en Excel ou en CSV.

Open

Panneau latéral participant

En cliquant sur la ligne d’un des participants, un panneau latéral s’affichera avec les informations du participant dans ce stage. Vous y trouverez les trois onglets suivants :

• Détails

• Membre

• Questionnaire

Onglet Détails

Dans l’onglet Détails, les informations concernant la présence et la réussite du participant peuvent être modifiées à l’aide du crayon. Vous y trouverez aussi les progrès du participant (s’il s’agit d’un stage utilisant un fournisseur externe), la date de l’inscription du participant et les informations de paiement.

Open

Onglet Membre

Cet onglet affichera certaines informations sur le membre provenant de son profil.

• Identité de genre

• Date de naissance et âge

• Langue maternelle

• Langue seconde

• Organisation

• Branche

• Contact du membre

• Contact d’urgence

Open

Onglet Questionnaire

Si un questionnaire a été créé pour votre stage les réponses aux questionnaires s’afficheront dans cet onglet.

Open

Bouton Action dans le participant

Le bouton Action du panneau latéral d’un participant vous permet les actions suivantes :

Certifier un participant

Selon vos rôles et permissions, vous avez l’option de certifier la qualification d’un membre.

Appliquer un paiement

Si le participant n’a pas payé en ligne, vous pouvez appliquer le paiement du stage en cliquant sur Appliquer un paiement.

Une fenêtre contextuelle s’ouvrira où vous devez inscrire la date du paiement, la méthode de paiement, le montant payé et une note interne (facultatif).

Vous devez obligatoirement sélectionner une méthode de paiement manuelle parmi celles-ci :

• Chèque

• Comptant

• Virement Interac manuelle

• Paiement externe (paiement provenant d’un terminal externe)

• Crédit hors ligne (peut être appliqué sur les versements à venir)

• Crédit du membre (appliquer un crédit existant dans le dossier du participant)

Une fois les informations saisies, cliquez sur Confirmer.

Rembourser

Vous pouvez rembourser le montant payé par un participant s’il se désiste de la formation ou pour toute autre raison conforme à votre politique de remboursement. Pour effectuer un remboursement, cliquez sur Rembourser, puis remplissez les champs requis dans la fenêtre contextuelle qui s’affichera.

• Montant du remboursement

  • Le montant maximum du remboursement possible sera indiqué en bleu

  • Vous pouvez rembourser moins que le montant payé si vous souhaitez garder des frais.

• Méthode de paiement

• Note interne (visible pour les administrateurs seulement) — Facultatif

• Note externe (visible au client) — Facultatif

Une fois les informations saisies, cliquez sur Confirmer.

Le système vous demandera si vous souhaitez annuler le participant lié à cette transaction, si oui cliquer sur Annuler le participant.

Open

Si vous cliquez sur Annuler le participant, une autre fenêtre s’ouvrira qui vous permettra d’annuler la participation de ce membre à ce stage. Indiquer la raison et cliquer sur Soumettre.

Open

Vous pouvez envoyer une confirmation de l’annulation du stage au membre en cliquant sur Envoyer un message dans la dernière fenêtre du remboursement.

Open

Créditer la facture

Si un stage est annulé ou que ses plages horaires sont modifiées, les participants peuvent choisir de se retirer. Si un solde doit être remboursé à un participant et que vous souhaitez le créditer, il vous suffit de cliquer sur Créditer la facture.

Vous avez la possibilité d’ajouter une note interne (visible pour les administrateurs seulement) et une note externe (visible au client)

Open

Synchroniser les progrès

Cette option vous permet de faire la mise à jour manuellement des résultats du participant sélectionné, et ce pour un stage utilisant un fournisseur externe tel que Moodle et dont une note de passage a été ajoutée.

Annuler le participant

Pour annuler la participation d’un membre à votre stage, cliquez sur Annuler le participant, inscrivez la raison de l’annulation et cliquez sur Soumettre.

Open

Vous pouvez envoyer une confirmation de l’annulation du stage au membre en cliquant sur Envoyer un message dans la dernière fenêtre du remboursement.

Open

La participation du membre annulée sera affichée dans le panneau latéral de celui-ci. De plus, le membre sera rayé dans la liste des participants au stage.

Open

Transférer de stage

Si un participant s’est inscrit dans le mauvais stage, vous pouvez transférer son inscription dans un autre stage. Cliquez sur Transférer de stage.

Le message d’avertissement suivant s’affichera. Veuillez noter qu’une fois que vous avez lancé ce processus, vous ne pouvez pas l’annuler ou fermer la fenêtre.

Cliquez sur Suivant.

Open

La liste de stages disponibles s’affichera, sélectionnez le stage dans lequel vous souhaitez transférer le participant. Vous pouvez simplifier votre recherche en filtrant la catégorie et la qualification du stage.

Cliquez sur Sélectionner.

Open

Une fenêtre indiquant la date et l’heure d’inscription s’affichera, cliquer sur Suivant.

Un message vous confirmant que le transfert a été fait avec succès s’affichera et le membre sera automatiquement transféré de stage.

Open

Renvoyer la facture

En cliquant sur Renvoyer la facture, la facture sera envoyée à l’adresse courriel du participant

Renvoyer la facture avec reçu

En cliquant sur Renvoyer la facture avec reçu, la facture et le reçu seront envoyés à l’adresse courriel du participant

Envoyer un message

Cette option vous permet d’envoyer un message aux participants de votre stage. Consulter la documentation sur les Communications - Menu Stage afin d’avoir plus d’informations.

Ouvrir dans l’aperçu rapide

Cette option vous permet d’ouvrir le profil du participant inscrit sans quitter la page de profil du stage.

Open

Sélection des participants

En cochant tous les participants à droite de leurs noms, un panneau latéral s’ouvrira à droite. En cliquant sur le bouton Action, vous avez la possibilité de faire plusieurs actions en lot pour tous les membres sélectionnés.

• Mettre à jour les présences

  • Cette option vous permet d’indiquer la présence de tous les participants sélectionnés

• Mettre à jour les résultats

  • Cette option vous permet d’indiquer le résultat pour tous les participants sélectionnés

• Synchroniser les progrès

  • Cette option permet de faire la mise à jour manuellement des progrès pour les participants sélectionnés, et ce pour un stage utilisant un fournisseur externe tel que Moodle et dont une note de passage a été ajoutée.

• Annuler les participants en lot

  • Cette option vous permet d’annuler la participation à un stage pour tous les participants sélectionnés

• Renvoyer les factures à tous les participants

  • Cette option vous permet de renvoyer la facture à tous les participants sélectionnés

• Renvoyer les factures avec reçus à tous

  • Cette option vous permet de renvoyer la facture et le reçu à tous les participants sélectionnés

• Envoyer un message à tous

  • Cette option vous permet d’envoyer un message à tous les participants sélectionnés

• Ouvrir dans l’aperçu rapide le profil de tous les membres

  • Cette option vous permet d’ouvrir le profil de chaque participant sélectionné sans quitter la page de profil du stage

Open