Préparation du catalogue
La première étape pour la mise en place des inscriptions en ligne ou manuelle consiste à configurer les éléments du menu Catalogue.
Étape 1 - Versements
Cette option est utilisée seulement pour les organisations qui utilisent l’inscription en ligne.
Les versements sont une option facultative et permettent aux familles de payer les frais d’inscription en plusieurs versements.
Ajouter des versements
Cliquez sur Catalogue, Versements et + Ajouter.
Complétez les informations demandées :
Les champs marqués d’un * sont obligatoires
Nom * : Ajouter un nom à votre versement.
Versement initial (%) * : Saisissez le montant du paiement initial. Il s’agit du montant qui sera facturé au moment de l’inscription en ligne.
Versements : Déterminez le nombre de versements souhaité. Le nombre de versements n’inclut pas le paiement initial, il s’agit donc du nombre de versements souhaité après le paiement à l’inscription.
Valeur (%) : Selon le nombre de versements sélectionné, le système calculera le pourcentage pour chacun des versements. Toutefois, vous avez la possibilité de modifier le pourcentage inscrit.
Date : Inscrivez la date à laquelle vous souhaitez recevoir chacun des versements.
Cliquez sur Enregistrer.
Modifier des versements
En cliquant sur la ligne de votre versement, un panneau latéral s’ouvrira à votre droite, vous pourrez modifier le statut à l’aide du crayon bleu.
En cliquant sur le bouton Action du panneau latéral, vous avez la possibilité de le supprimer.
Note : Les versements peuvent uniquement être supprimés s’ils ne sont pas utilisés dans l’un des frais d’inscription.
Exemple de versements
Le montant de vos frais d’inscription est de 500,00 $. À l’inscription du participant, vous souhaitez percevoir 50 % du montant total de vos frais d’inscription et vous permettez que le solde à payer soit divisé en 2 autres paiements égaux.
Les informations saisies seraient :
Versement initial : 50 % donc 250 $
Le solde à payer serait alors de 250 $
Versement #1 : 50 % du solde impayé donc 125,00 $ (à la date souhaitée)
Versement #2 : 50 % du solde impayé donc 125,00 $ (à la date souhaitée)
Étape 2 - Rabais
Cette option est utilisée seulement pour les organisations qui utilisent l’inscription en ligne.
Les rabais sont une option facultative et vous permettant d’offrir des rabais lors de l’inscription de plusieurs participants sur la même facture.
Le rabais pour les participants multiples est facultatif.
Il peut être configuré pour appliquer un montant en dollar ou un pourcentage sur les frais d’inscription.
Des règles peuvent être définies pour déterminer quel participant bénéficie du rabais.
Un seul rabais est applicable par boutique en ligne.
Ajouter un rabais
Cliquez sur Catalogue, Rabais et + Ajouter.
Complétez les informations demandées :
Type : Par défaut, celui-ci est à Multiples participants.
Mode : Choisissez le mode $ ou %.
Titre : Ajoutez un nom à votre rabais
Règles : Définissez les règles pour déterminer à quel participant vous souhaitez appliquer le rabais. Par exemple : deuxième enfant, troisième enfant, etc.
Il est impossible d’ajouter un rabais pour un seul participant.
Date d’expiration : Créez une date d’expiration pour la règle de rabais (si nécessaire).
Statut : Sélectionnez le statut actif ou inactif.
Cliquez sur Enregistrer.
Modifier les rabais
En cliquant sur la ligne de votre rabais, un panneau latéral s’ouvrira à votre droite, vous pourrez modifier le titre, la date d’expiration et le statut à l’aide du crayon bleu.
En cliquant sur le bouton Action du panneau latéral, vous avez la possibilité de le supprimer.
Note : Le rabais peut uniquement être supprimé si celui-ci n’est pas utilisé dans une inscription en ligne.
Comment les rabais sont-ils calculés ?
Les rabais sont uniquement calculés sur la partie des frais d’inscription et non pas sur les frais d’affiliation. Le montant ou le pourcentage le plus élevé sera appliqué aux frais d’inscription les plus bas.
Étape 3 - Conditions de paiement
Cette option est utilisée seulement pour les organisations qui utilisent l’inscription en ligne.
Les conditions de paiement doivent être mises en place par votre organisation et doivent être acceptées par le membre lors de son inscription.
Ajouter des conditions de paiement
Cliquez sur Catalogue, Conditions de paiement et + Ajouter.
Complétez les informations demandées :
Titre : Ajouter un nom à vos conditions de paiement
Description : Ajoutez le texte de vos conditions de paiement
Plusieurs options de formatage sont disponibles, dont l’ajout d’un lien internet, si vous désirez diriger vos membres vers votre site web.
Actif : Assurez-vous que vos conditions de paiement sont actives.
Une fois terminée, cliquez sur Ajouter.
Modifier les conditions de paiement
Si vous souhaitez apporter des modifications à vos conditions de paiement, vous n’avez qu’à cliquer sur la condition de paiement, faire les modifications et cliquez sur Enregistrer.
Étape 4 - Dispenses
Cette option est utilisée seulement pour les organisations qui utilisent l’inscription en ligne.
L’ajout de dispense est facultatif, cependant des dispenses peuvent avoir été mises en place par votre organisation provinciale ou régionale. Pour obtenir la liste des dispenses qui sont automatiquement mises en place, veuillez communiquer avec votre organisation régionale.
Ajouter des dispenses
Cliquez sur Catalogue, Dispenses et + Ajouter.
Complétez les informations demandées :
Obligatoire : Une réponse doit être fournie pour la dispense au moment de l’inscription.
Critique : Une réponse doit être fournie pour être ajoutée sur une équipe.
Titre * : Ajouter un nom à votre dispense.
Description * : Ajouter la description de votre dispense.
Plusieurs options de formatage sont disponibles, dont l’ajout d’un lien internet, si vous désirez diriger vos membres vers votre site web.
Option de confirmation : Ajoute l’option de confirmation que le membre devra cocher à la fin de la dispense (exemple : Je suis d’accord)
Option de refus : Ajoute l’option de refus que le membre devra cocher à la fin de la dispense (exemple : Je ne suis pas d’accord)
Si aucune des deux cases n’est complétée, le système ajoutera le message par défaut J’ai lu et j’accepte la dispense, si celle-ci est obligatoire. Si elle n’est pas obligatoire, le système ajoutera aussi le choix Je préfère ne pas signer.
Actif : Assurez-vous que vos dispenses sont actives.
Aperçu : En cliquant sur ce bouton, un aperçu de votre votre dispense s’affichera.
Une fois terminée, cliquez sur Ajouter
Modifier une dispense
Si vous souhaitez apporter des modifications à vos dispenses, vous n’avez qu’à cliquer sur la dispense, faire les modifications et cliquez sur Enregistrer.
Étape 5 - Questionnaires
Cette option est utilisée seulement pour les organisations qui utilisent l’inscription en ligne.
L’ajout d’un questionnaire est une option facultative utilisée pour demander des informations précises à vos membres inscrits.
Ajouter des questionnaires
Cliquez sur Catalogue, Questionnaires et + Ajouter.
Complétez les informations demandées :
Nom du questionnaire : Saisissez un nom à votre questionnaire (celui-ci ne sera pas visible au public).
Titre de la section 1 sur 1 : Saisissez un nom de section
Question : Ajouter une question et inscrivez votre question
Type : Sélectionnez le type de réponse souhaité parmi les choix suivants :
Réponse courte : Permets au participant d’inscrire une réponse courte
Réponse longue : Permets au participant d’inscrire une réponse plus longue
Case à cocher : Permets de faire des sélections multiples à l’aide de case à cocher
Bouton radio : Permets de faire une seule sélection à l’aide de cercle
Sélection simple : Permets de sélectionner une seule réponse dans un menu déroulant
Sélection multiple : Permets de sélectionner plusieurs réponses dans un menu déroulant
Date : Permets d’indiquer une date selon une plage de date déterminée
Heure : Permets d’indiquer une heure selon une plage d’heure déterminée
Nombre : Permets d’indiquer un nombre selon une plage de nombre déterminée
Obligatoire : En cochant cette case, vous pouvez définir cette question comme étant obligatoire, le participant devra obligatoirement répondre afin de poursuivre son inscription en ligne.
Vous pouvez ajouter autant de sections et de questions souhaitées. Une fois, terminée, cliquez sur Créer.
Légende des symboles à droite des sections et des questions :
Ce symbole vous permet d’ajouter des questions à votre section
Ce symbole vous permet d’ajouter des sections à votre questionnaire
Ce symbole vous permet de cloner une section ou une question
Ce symbole vous permet de supprimer une question
Modifier un questionnaire
Si vous souhaitez apporter des modifications à votre questionnaire, vous n’avez qu’à cliquer sur le questionnaire, faire les modifications et cliquez sur Enregistrer.
Étape 6 - Autres frais
Cette option est utilisée seulement pour les organisations qui utilisent l’inscription en ligne.
L’ajout d’un autre frais à votre catalogue est une option facultative.
Ajouter des autres frais
Cliquez sur Catalogue, Autres frais et + Ajouter.
Complétez les informations demandées :
Ajouter une image : Vous pouvez ajouter l’image correspondant à vos frais.
Nom * : Saisissez le nom de vos autres frais.
Description : Inscrivez la description de vos frais
Prix : Indiquez le prix de vos frais
Une fois terminée, cliquez sur Ajouter
Modifier les autres frais
En cliquant sur la ligne de votre autre frais, un panneau latéral s’ouvrira à votre droite, vous pourrez modifier le statut, le nom, la description et le prix à l’aide du crayon bleu.
En cliquant sur le bouton Action du panneau latéral, vous avez la possibilité de le supprimer.
Étape 7 - Frais d’affiliation
Les frais d’affiliation représentent le coût requis pour s’inscrire auprès de votre organisation nationale, provinciale et régionale. Ces frais seront affichés, mais vous n’aurez pas la possibilité de les modifier.
Vous avez la possibilité d’ajouter des frais d’affiliation pour votre organisation locale.
Ajouter des frais d’affiliation
Cliquez sur Catalogue et Frais d’affiliation.
Sélectionnez la ligne du frais pour lequel vous souhaitez ajouter des frais d’affiliation afin d’ouvrir le panneau latéral droit.
Dans l’onglet Frais, à l’aide du crayon bleu, modifiez ou inscrivez le montant des frais.
Cliquez sur le crochet bleu afin d’enregistrer vos frais.
Dans l’onglet Catalogue, vous pouvez ajouter ou modifier les dispenses et les questionnaires liés à ces frais d’affiliation. Vous n’avez qu’à cliquer sur le crayon bleu et sélectionner les dispenses et les questionnaires souhaités. Cliquez sur le crochet bleu afin d’enregistrer votre sélection.
Étape 8 - Frais d’inscription
Les frais d’inscriptions représentent le montant requis afin qu’un participant s’inscrive dans une activité pendant une période ou saison précise.
Ajouter des frais d’inscription
Cliquez sur Catalogue, Frais d’inscription et + Ajouter.
Complétez les informations demandées :
Type de membre : Sélectionner le type de membre souhaité parmi les suivants :
Joueur
Entraineur
Arbitre
Bénévole
Personnel de banc
Actif : En sélectionnant Inactif, aucune inscription ne pourra être faite.
Places disponibles : Cette option est utilisée, vous pourrez limiter le nombre d’inscriptions pour cette division.
Liste d’attente : Une fois les places disponibles remplies, les participants pourront s’inscrire sur la liste d’attente. Aucun montant ne sera facturé au moment de l’inscription sur la liste d’attente.
Il est possible d’augmenter la limite d’inscription lorsque celle-ci a atteint sa limite. Cependant, toutes les inscriptions de la liste d’attente devront avoir été gérées (accepter ou annuler).
Afficher les places restantes : Cochez si vous souhaitez afficher le nombre de places disponibles sur la liste d’attente.
Division * : Sélectionnez la division souhaitée. Seuls les membres de ce groupe d’âge pourront s’inscrire à cette division.
Catégorie : Vous avez la possibilité de sélectionner la catégorie selon la division choisie.
Nom * : Saisissez le nom de vos frais d’inscription
Exclure les frais d’affiliation : Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour les inscriptions auxquelles vous ne souhaitez pas que les frais d’affiliation soient appliqués par exemple pour des bénévoles, du personnel de banc ou des camps d’entrainements.
Frais d’inscription * : Entrez le montant de vos frais d’inscription.
Frais d’inscription hâtifs : Si vous souhaitez offrir des frais d’inscription hâtifs, inscrivez le montant des frais, la date et l’heure avant laquelle les frais sont actifs.
Frais d’inscription tardifs : Si vous souhaitez offrir des frais d’inscription tardifs, inscrivez le montant des frais, la date et l’heure après laquelle les frais sont actifs.
Informations du catalogue à ajouter
Questionnaire : Sélectionnez le questionnaire souhaité pour vos frais d’inscription.
Dispenses : Sélectionnez les dispenses souhaitées pour vos frais d’inscription.
Période d’activité : Sélectionnez la période d’activité souhaitée.
Versements : Sélectionnez les versements souhaités pour vos frais d’inscription.
Une fois terminée, cliquez sur Ajouter.
Modifier les frais d’inscription
En cliquant sur la ligne de vos frais d’inscription, un panneau latéral s’ouvrira à votre droite, deux onglets seront disponibles Frais et Catalogue.
Dans l’onglet Frais, à l’aide du crayon bleu vous pouvez modifier ou ajouter toutes informations relatives à vos frais d’inscriptions ainsi qu’à vos questions additionnelles pour les activités.
Dans l’onglet Catalogue, vous pouvez modifier ou ajouter les éléments de votre catalogue relié à vos frais d’inscription.
Si votre organisation provinciale ou régionale a ajouté des dispenses, celles-ci seront affichées sous vos dispenses.
En cliquant sur le bouton Action du panneau latéral, vous avez la possibilité de le supprimer ou de dupliquer vos frais d’inscription.
Supprimer : Le frais d’inscription ne doivent pas être utilisés dans une boutique en ligne, si vous souhaitez le supprimer.
Dupliquer : Vous pouvez dupliquer des frais afin de copier les options des frais, vous n’aurez qu’à modifier la division, le nom ainsi que les informations relatives à ces nouveaux frais d’inscription.