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Branches - Régions/Districts - Création d'un stage

Branches - Régions/Districts - Création d'un stage

Owned by Melanie Bujold
Last updated: May 31, 2024 by Kim Thomas
18 min read

 

Cette page vous présente la documentation en lien avec la création d’un stage.

 

 

Créer un stage

Pour procéder à la création d’un stage, vous devez cliquer sur le menu Gestion ensuite sélectionner Stages.

 

Pour débuter, vous devez cliquer sur +Créer un stage situé dans le coin supérieur droit.

 

Note : si vous avez commencé à créer un stage, mais que la création n’est pas terminée, ce message s’affichera. Vous pouvez continuer à créer votre stage précédent ou choisir d’en créer un nouveau.

 

 

 

Note : pour qu’un stage soit actif, les 5 étapes suivantes doivent être complétées

  1. Informations sur le stage

  2. Informations de(s) séance(s)

  3. Communications

  4. Options de paiement

  5. Révision

 

Étape 1 - Informations sur le stage

 

IMPORTANT : aucune modification ne pourra être faite dans la section Informations sur le stage après la création d’un stage lié au Labo d'apprentissage de Hockey Canada. Si vous avez fait une erreur lors de la création de votre stage, vous devez obligatoirement créer à nouveau ce stage.

La section des informations sur le stage est divisée en cinq parties :

  1. Organisation hôte

  2. Informations sur le stage

  3. Conditions préalables

  4. Participants

  5. Description

Organisation hôte

Vous devez débuter en sélectionnant l’organisation hôte qui organise l’événement. En fonction de votre rôle et de vos permissions au sein du HCR, plusieurs options peuvent être disponibles dans la liste déroulante. Si vous êtes un membre d’une organisation régionale, votre organisation et toutes les organisations locales en dessous de vous s’afficheront. Si vous êtes une organisation locale, il n’y a que votre organisation locale qui sera affichée.

Note : les participants pourront uniquement s’inscrire dans un stage de leur organisation hôte ou de leur arbre.

 

Informations sur le stage

Sélectionner le type de qualification :

  • Qualification officielle

  • Qualification ou un cours qui est offert par l’organisation hôte

 

Catégorie * : sélectionner la catégorie de votre stage.

Note : chaque catégorie a une couleur différente pour vous aider à identifier le type de catégorie, tant du côté des participants que du vôtre.

 

Qualification* : une fois que vous avez sélectionné la catégorie, le menu déroulant des qualifications s’affiche automatiquement afin de sélectionner votre qualification. 

Description : s’il s’agit d’une qualification gérée par Hockey Canada, il vous sera impossible de modifier la description. Celle-ci provient de la qualification qui a été créée par Hockey Canada.

Nom : le nom de la qualification pourra toutefois être modifié et renommé comme vous le souhaitez.

Cours externe* : si un partenaire externe, tel que le Labo d'apprentissage de Hockey Canada, a été associé à cette qualification par Hockey Canada, vous devez obligatoirement sélectionner le contenu de la formation. La sélection de ces choix provient de la configuration qui a été faite par Hockey Canada.

Si votre organisation est bilingue, vous serez invité à donner un nom à votre clinique en français et en anglais. Afin d'éviter la confusion de vos participants, vous devrez nommer la clinique selon la langue du contenu. En effet, le contenu de chaque cours du Labo d'apprentissage de Hockey Canada est unilingue. Vous devrez donc créer une clinique pour le contenu en fraçais et une clinique pour le contenu en anglais.

 

Expiration

Note : Si une date d’expiration a été ajoutée dans la qualification créée par Hockey Canada, celle-ci prévaudra à celle ajoutée au stage.

  • Sélectionner l’un des trois choix suivants :

    • Aucune Expiration : sélectionner cette option si la qualification doit demeurer toujours active et qu’elle n’expire pas.

    • Période déterminée : en sélectionnant ce type d’expiration, la qualification sera automatiquement expirée par le système, et ce selon les paramètres inscrits. C’est la raison pour laquelle vous devez obligatoirement compléter le champ Durée.

      • Durée * : vous devez inscrire après combien d’années la qualification expirera. Celle-ci expirera après le nombre d’années inscrit, et ce, à compter de la date de l’obtention de la qualification.

Par exemple, si vous complétez votre formation le 1er octobre 2023 et que la durée indiquée est de deux ans. Votre qualification expiera le 1er octobre 2025.

  • À date fixe : si vous sélectionnez ce type d’expiration, la qualification sera automatiquement expirée par le système, et ce selon les paramètres inscrits. C’est la raison pour laquelle vous devez obligatoirement compléter le champ Durée et Date.

    • Durée *  : indiquer après combien d’années la qualification expirera.

    • Date *  : indiquer une date fixe (mois et année) où la qualification sera expirée, et après le nombre d’années que vous avez inscrit. La qualification expiera après le nombre d’années inscrit, et ce, à la date fixe que vous avez indiquée.

Par exemple, si vous complétez votre formation le 1er octobre 2023, que la durée indiquée est de deux ans et que la date inscrite est août 2025. Votre qualification expiera le 31 août 2025.

 

 

Préalables

Note : lorsque vous ajoutez un préalable à un stage, c’est pour indiquer au participant qu’il doit avoir compléter une ou des qualifications (stages) avant de pouvoir s’inscrire à ce stage et ainsi progresser dans son processus de formation. Les préalables sont utilisés afin de garantir une progression logique et de s’assurer que les participants ont les compétences nécessaires pour poursuivre leurs formations.

Pour ajouter un préalable, vous devez cliquer sur + Ajouter un groupe. Vous pouvez ensuite sélectionner les qualifications préalables pour votre stage dans la liste déroulante et indiquer si elles sont Tous obligatoires ou Au moins un obligatoire.

 Vous pouvez sélectionner plusieurs qualifications et indiquer comme préalables :

  • Au moins un obligatoire : cette option vous permet de combiner plusieurs qualifications incluant celles considérées comme équivalentes, vos participants devront posséder au moins l’une d’entre elles pour s’inscrire.

    • Tous obligatoires : cette option vous permet de sélectionner une ou plusieurs qualifications, vos participants devront posséder toutes les qualifications sélectionnées.

 

Note : vous ne pouvez pas ajouter des préalables à un stage si des participants sont inscrits. Vous devez créer un nouveau stage et transférer les participants inscrits de l’ancien stage au nouveau stage.

Nous vous invitons à consulter la documentation Transférer un stage pour transférer vos participants.

 

Participants

La section des participants vous permet de définir différents paramètres concernant les participants à votre stage. Vous pouvez ainsi définir le nombre de participants ainsi que l’âge requis, ajouter une liste d’attente et indiquer si la vérification d’antécédents est requise.

 

Type de participants

Si ce stage est ouvert aux participants n’ayant pas de types de membre, vous devez laisser le champ Type de participants vide.

 

TRÈS IMPORTANT - N’OUBLIEZ PAS que si vous ajoutez un type de participants au stage, le participant doit avoir ce type de membre dans son profil avant de pouvoir s’inscrire.

Note : les types de membres sont réinitialisés chaque année. Pour qu’un type de membre soit ajouté à un profil, le participant doit s’inscrire pour la saison en cours, être inscrit dans une équipe ou participer à un stage. Dans le cas d’un stage, le participant recevra le type de membre défini par Hockey Canada pour cette qualification.

 

Restrictions de participants

Vous devez inscrire le nombre minimum et maximum de participants pour la tenue de votre stage. Si vous n’ajoutez pas de nombre minimum ou maximum, la capacité de participant pouvant s’inscrire à votre stage sera illimitée.

 

Restrictions d’âges

Vous devez inscrire l’âge minimum et maximum des participants pour l’inscription à votre stage. Si vous n’ajoutez pas d’âge minimum ou maximum, tous les participants pourront s’inscrire, peu importe leur âge.

IMPORTANT : le système calculera l’âge du participant au début de la première séance de son stage, et non pas son âge au 31 décembre.

 

Liste d’attente

Si vous avez ajouté un nombre maximum de participants, vous avez la possibilité d’ajouter une liste d’attente. Cette option permettra aux membres qui souhaitent participer à ce stage, alors qu’il est complet, de s’inscrire sur une liste d’attente. Vous pourrez ainsi les ajouter comme participant si vous augmentez le nombre de participants à votre stage ou si un autre participant annule sa présence.

Note : une fois les inscriptions acceptées sur la liste d’attente, les membres doivent obligatoirement s’inscrire à partir de Spordle Mon Compte. Il ne sera pas possible d’inscrire des participants manuellement tant qu’il y aura des participants sur la liste d’attente.

 

Vérifications d’antécédents judiciaires

En sélectionnant cette option, tous les participants inscrits à ce stage devront obligatoirement avoir une vérification d’antécédents judiciaires valide avant de s’inscrire.

Note : ceci s’applique uniquement pour les membres de 18 ans et plus

Description

La section Description est facultative et vous permet d’inscrire des informations relatives à votre stage. Cette description sera affichée sur le site d’inscription au stage. De plus, si Hockey Canada a défini une description à cette qualification celle-ci sera ajoutée au-dessus de votre description lors de l’inscription en ligne du participant.

Note : vous pouvez formater le texte en choisissant parmi les options indiquées par la case rouge.

Note : si vous souhaitez copier et coller du texte, la souris ne fonctionnera pas, nous vous suggérons d’utiliser Ctrl+C pour copier et Ctrl+V pour coller.

Cliquer sur Suivant afin de passer à l’étape 2 de la création de votre stage.

 

 

Étape 2 - Information des séances

 

La section des informations sur la séance est divisée en trois parties :

  1. Contact

  2. Instructeur

  3. Séances

 

Contact

Note : le contact d’un stage est en fait le nom de la personne de référence que les participants peuvent contacter en cas de problème avec l’inscription au stage ou pour des questions relatives au stage.

 

Dans cette section, vous devez ajouter une personne à contacter pour le stage. Vous pouvez ajouter un contact qui n’est pas vous-même en cliquant sur +Ajouter un contact comme indiqué par la flèche rouge. Vous pouvez également vous ajouter vous-même comme contact comme indiqué par la flèche mauve.

 

Si vous choisissez d’ajouter un contact autre que vous-même, vous devez remplir les informations suivantes soit le prénom et le nom de famille ou le numéro HCR et cliquer sur Rechercher afin de trouver le contact souhaité.

 

Après avoir sélectionné votre contact, vous devez compléter les champs suivants :

Le signe * indique qu’il s’agit d’un champ obligatoire.

  • Courriel *

  • Numéro de téléphone

  • Visibilité du contact

    • Afficher toutes les informations

    • Cacher le courriel et le numéro de téléphone

    • Cacher toutes les informations

Note : si vous sélectionnez l’option d’afficher les informations du contact, celles-ci seront affichées sur la page d’inscription à ce stage permettant aux participants de contacter cette personne en cas de problèmes ou pour des questions relatives au stage.

  • S’il s’agit également du contact qui donne la formation, vous pouvez l’ajouter en tant qu’instructeur en cochant la case Ajouter également en tant qu’instructeur.

  • Si vous souhaitez que le contact reçoive une notification à chaque inscription, cocher la case, Notifier le contact de chaque nouvelle inscription.

  • Cliquer ensuite sur Ajouter

 

  

En sélectionnant le contact, un panneau latéral s’affichera. Vous pourrez modifier les informations du contact en cliquant sur le crayon bleu. Vous pourrez aussi cliquer sur Action et Retirer ce contact de votre stage.

 

Instructeur

Note : l’instructeur d’un stage est en fait le nom de la personne responsable de donner la formation. Si vous souhaitez ajouter les informations de l’instructeur, celles-ci seront affichées dans la page d’inscription des stages et les participants pourront contacter cette personne en cas de questions relatives au stage.

En donnant accès au stage à vos instructeurs, ces derniers seront en mesure d’accéder aux stages à partir du menu Membre de Mon Compte et un nouvel onglet Gestion de stage sera disponible. Ils pourront ainsi consulter et gérer la liste des participants inscrits à la formation.

 

Pour des informations supplémentaires sur la Gestion de stage pour un instructeur, nous vous invitons à consulter la documentation Mon Compte - Gestion - Stage

 

Dans cette section, vous pouvez ajouter l’instructeur de votre stage. Vous pouvez ajouter un instructeur qui n’est pas vous-même en cliquant sur Ajouter un instructeur comme indiqué par la flèche rouge. Vous pouvez également vous ajouter vous-même comme instructeur comme indiqué par la flèche mauve.

 

Si vous choisissez d’ajouter un contact autre que vous-même, vous devez remplir les informations suivantes : soit le prénom et le nom de famille ou le numéro HCR et cliquer sur Rechercher afin de trouver le contact souhaité.

 

Après avoir sélectionné votre instructeur, vous devez compléter les champs suivants :

Le signe * indique qu’il s’agit d’un champ obligatoire.

  • Courriel *

  • Numéro de téléphone

  • Visibilité du contact

    • Afficher toutes les informations

    • Cacher le courriel et le numéro de téléphone

    • Cacher toutes les informations

Note : si vous sélectionnez l’option d’afficher les informations de l’instructeur, celles-ci seront affichées sur la page d’inscription à ce stage permettant aux participants de contacter cette personne en cas de problèmes ou de questions relatives au stage.

  • Cliquer ensuite sur Ajouter

 

 

Le système vous demandera ensuite de lier le compte de l’instructeur. Si un compte est déjà créé, le système vous affichera les comptes disponibles et si aucun compte n’est lié, vous devrez créer un nouveau compte afin de lier l’instructeur à un compte. Lorsque terminé, cliquer sur Suivant.

Note : il est important de lier le profil de l’instructeur à Mon Compte afin de permettre aux instructeurs d’accéder à la liste des participants au stage. De plus, si un instructeur doit suivre une formation, c’est par la plateforme Mon Compte qu’il pourra accéder à l’information et au lien du stage.

 

Vous avez aussi l’option de Sauter cette étape.

 

Par la suite, vous avez la possibilité de donner accès à votre stage à l’instructeur. Voici les accès possibles pour un instructeur dans Mon Compte :

  • Aucun accès : l’instructeur n’a pas accès au stage

  • Lecture seulement : l’instructeur pourra seulement voir et imprimer la liste des participants à un stage

  • Écriture et lecture : l’instructeur pourra voir et imprimer la liste des participants à un stage et il pourra aussi confirmer la présence et la réussite du participant.

 

 

Si vous avez sélectionné l’option Sauter cette étape, vous n’aurez plus la possibilité de donner un accès au stage à l’instructeur. Son compte devant obligatoirement être lié au stage.

Pour plus d’informations sur la gestion des participants à un stage par l’instructeur, nous vous invitons à consulter la documentation Mon Compte - Stage.

 

Séance

Note : les séances de formation sont les périodes d’apprentissage sur un sujet précis, conçues pour que les participants atteignent les objectifs d’apprentissage visés. Elles permettent aux participants de progresser dans l’acquisition de leurs connaissances en lien avec le poste souhaité dans leur organisation.

Dans cette section, vous pouvez construire le plan des séances pour votre stage. Vous pouvez ajouter une séance en cliquant sur l’un des boutons Ajouter une séance comme indiqué par la flèche rouge.

 

Une fois que vous avez cliqué sur Ajouter une séance, une nouvelle fenêtre s’affichera vous permettant de créer vos séances.

Vous devez tout d’abord sélectionner la langue dans laquelle le stage est offert en haut à droite.

Trois possibilités s’offriront à vous pour la formation du stage :

  • En personne : le stage est en présentiel, vous devez indiquer l’adresse, la date, l’heure, la durée et ajouter une note si désirée (cette option est facultative).

  • En ligne - En direct : le stage a lieu en ligne à une date et une heure précise. Vous devez donc indiquer le lien URL, la date, l’heure, la durée et ajouter une note si désirée (cette option est facultative).

  • En ligne - Sur demande : le stage a lieu en ligne et il peut être fait par le participant au moment qui lui convient le mieux, mais avant la date limite inscrite. Vous devez indiquer le lien URL, la date et l’heure de début et de fin, la durée et ajouter une note si désirée (cette option est facultative).

Note : dans le cas d’une formation utilisant le Labo d'apprentissage de Hockey Canada (fournisseur externe), vous devez sélectionner l’option En ligne - Sur demande. Inscrivez la plage de date pendant laquelle le participant doit faire le stage.

Vous ne devez pas inscrire de lien URL, celui-ci s’ajoutera automatiquement.

Le lien ne sera pas affiché dans votre stage, il sera automatiquement ajouté dans Spordle Mon Compte du participant. Nous vous invitons à consulter la documentation Mon Compte - Accès à la formation pour plus d’informations sur l’accès au lien du Labo d'apprentissage de Hockey Canada.

Il est toutefois possible de combiner différentes séances à celle du Labo d'apprentissage de Hockey Canada. Vous pourriez donc ajouter une séance pour la formation du Labo d'apprentissage de Hockey Canada et une deuxième séance pour un cours en personne ou en ligne en direct.

Ajouter une note : vous pouvez ajouter une note ou des informations à l’intention du participant.

Cliquer sur Suivant pour passer à l’étape 3.

 

 

Étape 3 - Communications

 

La section communications est divisée en trois parties :

  1. Questionnaires

  2. Confirmation d’inscription

  3. Courriel de confirmation

 

Questionnaire

Dans cette section, vous pouvez joindre les conditions de paiement, le questionnaire et les dispenses de votre stage. Tous ces éléments doivent d’abord avoir été créés dans la section catalogue que vous pouvez consulter rapidement en cliquant ici.

Il y a seulement les conditions de paiement qui sont obligatoires, le questionnaire et les dispenses sont quant à eux facultatifs.

 

  • Conditions de paiement* : il s’agit généralement de votre politique de remboursement ou des conditions de participation à votre stage. Le participant devra obligatoirement accepter les conditions de paiement lors de son processus d’inscription en ligne.

  • Questionnaire : il peut être utile d’ajouter un questionnaire avec des questions spécifiques afin d’obtenir plus d’informations sur les participants. Le participant devra répondre aux questions lors du processus d’inscription. Vous avez aussi la possibilité de mettre vos questions obligatoires.

    • Par exemple : si vous offrez des survêtements à vos participants, vous pourriez leur demander la grandeur souhaitée, si un diner est inclus avec plusieurs choix vous pourriez leur demander leur choix de menu, etc.

    • Il vous sera possible d’exporter les réponses au questionnaire en allant dans le menu Rapport et en sélectionnant le rapport Questionnaire. Les questions seront aussi affichées dans l’onglet Participants de votre stage, vous n’aurez qu’à cliquer sur un participant afin d’ouvrir le panneau latéral et sélectionner l’onglet Questionnaire.

  • Dispenses : vous pouvez ajouter des dispenses dans votre stage. Les dispenses vous permettent d’avoir l’accord ou non d’un participant sur une situation spécifique, une règlementation ou tout autre élément associé au risque de l’activité.

    • Plusieurs dispenses sont créées par Hockey Canada et votre branche, nous vous suggérons de communiquer avec ces derniers afin de vous assurer de ne pas mettre la même question en double.

    • Vous pourriez ajouter par exemple, une dispense sur le code d’éthique d’un entraineur si le stage s’adresse à un entraineur ou une dispense sur toutes règlementations de votre organisation.

    • Il vous sera possible d’exporter les réponses aux dispenses en allant dans le menu Rapport et en sélectionnant le rapport Dispenses. Les signatures des dispenses seront aussi affichées dans l’onglet Participants de votre stage, vous n’aurez qu’à cliquer sur un participant afin d’ouvrir le panneau latéral et sélectionner l’onglet Détails, les dispenses seront affichées dans le bas de cette page.

 

Note : un seul formulaire de conditions de paiement, un seul questionnaire et plusieurs dispenses peuvent être ajoutés à votre stage.

 

Confirmation d’inscription

La section de confirmation d’inscription vous permet d’ajouter un texte confirmant au membre son inscription au stage. Ce message sera affiché à la fin du processus d’inscription du membre. Ce texte est obligatoire et vous disposez de différentes options de formatage, comme l’indique l’encadré rouge. Il est également possible d’ajouter une pièce jointe au message.

Note : si vous ajoutez une pièce jointe, le participant pourra avoir accès à celle-ci à la fin de son processus d’inscription.

 

Courriel de confirmation

La section de courriel de confirmation vous permet d’ajouter un texte que le membre recevra par courriel après avoir complété son inscription au stage. Ce texte est obligatoire et vous disposez de différentes options de formatage, comme l’indique l’encadré rouge. Il est également possible d’ajouter une pièce jointe au message.

L’ajout de pièce jointe peut être utilisé par exemple, pour ajouter un fichier PDF d’un examen pratique que le participant devra faire ou pour ajouter un fichier PDF d’un sondage que le participant pourra remplir à la fin de son stage.

Note : si vous ajoutez une pièce jointe, celle-ci s’affichera dans le courriel de confirmation du stage que les participants recevront à la fin du processus d’inscription.

 

Note : si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter le même message de confirmation d’inscription et de courriel de confirmation.

Cliquer sur Suivant pour passer à l’étape 4.

 

 

Étape 4 - Option(s) de paiement

 

La section des options de paiement est divisée en deux parties :

  1. Articles de stage

  2. Méthodes de paiement

 

Articles de stage

Dans cette section, vous devez ajouter des articles de stage (frais reliés à votre stage). Ces frais doivent obligatoirement être ajoutés à votre stage. Vous pouvez ajouter des articles de stage en cliquant sur les boutons +Ajouter comme indiqué par les flèches rouges.

Vous pouvez aussi ajouter des frais facultatifs, mais vous devez ajouter au moins un des frais de stage obligatoire.

Les frais d’inscription à un stage pourraient être des frais de stage obligatoire.

Un diner, l’achat de chandail sont des exemples des frais de stage facultatif que vous pouvez ajoutés à votre stage.

Il est aussi possible de créer vos articles de stage à l’avance dans le menu Catalogue en sélectionnant Articles de stage.

S’il n’y a pas de frais à votre stage et que celui-ci est gratuit, vous pouvez créer un article à 0 $, mais vous devez le rendre obligatoire.

 

Une fois que vous avez cliqué sur le bouton +Ajouter, une fenêtre s’affichera et vous pourrez sélectionner vos options dans la liste déroulante. Il y a aussi une case à cocher pour rendre ces éléments obligatoires.

 

 

Pour créer un nouvel article de stage, vous devez cliquer sur Créer et ajoutez un article. Vous pouvez rendre l’article obligatoire et indiquer que des taxes seront appliquées si tel est le cas.

 

Note : si Hockey Canada a ajouté des frais pour cette qualification, ceux-ci ne seront pas visibles à cet endroit. Le montant sera ajouté à vos frais lors de l’inscription du participant à votre stage.

Méthode(s) de paiement

Dans cette section, vous pouvez ajouter les méthodes de paiement que vous souhaitez accepter. La liste déroulante est connectée à votre compte marchand et vous pouvez cocher les cases pour déterminer les méthodes de paiement manuel qui seront acceptées.

Vous devez sélectionner au moins une méthode de paiement, et ce même si votre stage est gratuit et que le montant est à 0,00 $

Une fois terminée, cliquer sur Suivant pour passer à l’étape 5.

 

 

Étape 5 - Révision

 

La dernière étape consiste à passer en revue toutes les informations relatives à votre stage.

 

Si vous devez apporter des modifications, vous pouvez cliquer sur le bouton bleu Modifier situé dans le coin supérieur droit de chaque section et faire les changements que vous jugez nécessaires.

 

Une fois que vous avez passé en revue toutes les informations relatives au stage, vous pouvez cliquer sur le bouton Créer le stage au bas de la page. Votre stage sera créé en tant que brouillon, vous devrez changer son statut afin que les membres puissent s’inscrire.

 

RAPPEL : aucune modification ne pourra être faite dans la section Informations sur le stage après la création d’un stage lié au Labo d'apprentissage de Hockey Canada. Si vous avez fait une erreur lors de la création de votre stage dans cette section, vous devez obligatoirement créer à nouveau ce stage.