Guide de vérification pour débuter votre saison

Plusieurs étapes sont nécessaires à la création de vos inscriptions et de vos boutiques en ligne. Afin de vous assurer du succès de vos inscriptions, voici un guide étape par étape qui vous aidera.

 

Changer de saison

Pour modifier votre saison active, allez dans le haut de la page et cliquez sur le fil d’Ariane. Cliquez sur la saison et la liste déroulante se développera. Sélectionnez la saison dans laquelle vous souhaitez travailler.

Vous constaterez qu’une bannière jaune s’affichera en haut de la page. Malgré cet avertissement, vous pouvez tout de même configurer votre nouveau catalogue et votre boutique en ligne. Cette bannière est là pour vous indiquer que vous travaillez dans une saison autre que celle qui est actuellement active.

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RAPPEL : Les frais d’affiliation doivent être activés par les organisations nationales, provinciales et régionales pour que l’organisation locale puisse créer des frais d’inscription.

Si les frais d’affiliation ne sont pas activés, la division sera grisée dans le menu déroulant lors de la création des frais d’inscription.

 

Configuration de votre catalogue

Configuration de votre catalogue

Étapes

Menu

Bonnes pratiques

 

 

Vérifier si les informations générales de votre organisation sont à jour

(obligatoire)

 

 

 

Gestion

Organisation

Pour faire des modifications, cliquez sur l’onglet Général et ensuite sur modifier dans la case Informations générales afin de faire vos modifications.

 

L’adresse postale, le courriel et le numéro de téléphone de votre organisation seront affichés sur votre page d’inscription.

 

 

 

 

Vérifier si le compte marchand de votre organisation est activé

 

 

 

 

 

Gestion

Organisation

Un Compte Marchand vous permet d’accepter les paiements par carte de crédit dans votre boutique en ligne.

 

IMPORTANT : si vous aviez un compte marchand et que celui-ci est désactivé, vous devez communiquer avec Paysafe afin que votre compte soit réinitialisé.

 

Pour activer un compte marchand, consulter la documentation Compte Marchand.

 

 

Mettre à jour le personnel de votre organisation

(obligatoire)

 

 

Gestion

Organisation

 

Vous devez obligatoirement ajouter tous les bénévoles de votre organisation dans l’onglet Personnel.

 

 

 

 

 

Vérifier si des versements doivent être créés ou modifiés

(facultatif)

 

 

 

 

 

Catalogue

Versements

Il est possible de faire le Roulement des versements d’une saison antérieure.

 

Vérifier bien les informations de pourcentages et de dates, si cela ne vous convient pas vous devez Ajouter de nouveaux versements.

 

CONSEIL : il est impossible de changer le nom de vos versements antérieurs, assurez-vous de nommer vos versements avec un nom générique, par exemple : Versement Été, Versement Hiver, etc. Cependant, n’oubliez pas que le titre de vos versements ne sera pas visible au public.

 

 

 

 

 

 

 

 

Vérifier si des rabais doivent être créés ou modifiés

(facultatif)

 

 

 

 

 

 

Catalogue

Rabais

Les rabais sont importés d’une saison à l’autre, vérifiez si vous devez faire des modifications à vos rabais.

 

 

 

Si vous souhaitez changer des pourcentages et des montants dans les rabais, vous devez créer de nouveaux rabais.

 

 

 

 

 

Vérifier si des conditions de paiement doivent être créées ou modifiées

(obligatoire)

 

 

 

Catalogue

Conditions de paiements

Les Conditions de paiement sont importées d’une saison à l’autre, vérifiez si vous devez faire des modifications à vos conditions de paiement.

 

Vous pouvez aussi ajouter de nouvelles Conditions de paiement.

 

 

 

 

 

 

Vérifier si des dispenses doivent être créées ou modifiées

(facultatif)

 

 

 

 

Catalogue

Dispenses

Les Dispenses sont importées d’une saison à l’autre, vérifiez si vous devez faire des modifications à vos dispenses.

 

Vous pouvez aussi ajouter de nouvelles Dispenses.

 

 

 

 

 

 

 

Vérifier si des questionnaires doivent être créés ou modifiés

(facultatif)

 

 

 

 

Catalogue

Questionnaires

Les Questionnaires sont importés d’une saison à l’autre, vérifiez si vous devez faire des modifications ou ajouter de nouvelles questions.

 

Vous pouvez aussi ajouter de nouveaux Questionnaires.

 

 

 

 

 

 

 

Vérifier si d’autres frais doivent être créés ou modifiés

(facultatif)

 

 

 

 

Catalogue

Autres Frais

Les Autres Frais sont importés d’une saison à l’autre, vérifiez si vous devez faire des modifications ou en ajouter.

 

Vous pouvez aussi ajouter de nouveaux Autres Frais.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Faites le roulement de vos frais ou créez vos frais d’inscription pour la saison courante, et ce pour chaque division.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Catalogue

Frais d’inscription

Il est possible de faire le roulement de vos frais d’inscriptions d’une saison antérieure et de faire uniquement les modifications souhaitées. Cependant, vous devez lier les questionnaires, les dispenses et les versements puisque ceux-ci ne sont pas importés lors du roulement des frais d’inscription.

 

 

 

Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi Créer de nouveaux frais.

 

BONNES PRATIQUES POUR VOS FRAIS D’INSCRIPTION

  • Nommer vos frais d’inscription de façon générique.

  • N’ajouter pas la date de saison, l’année de naissance, l’âge, les journées de pratique et de match dans le nom de vos frais d’inscription.

    • EXEMPLE :

      • Inscription M9

      • M9-Féminin

      • Frais d’inscription M11

  • Tenir compte dans le nom de vos frais d’inscription que ceux-ci pourront être utilisés la saison prochaine. Ceci vous évitera d’avoir à changer tous vos noms de frais d’inscription.

  • Assurez-vous que vous avez indiqué les bons montants pour vos frais réguliers, hâtifs et tardifs.

  • Assurez-vous que le statut de vos frais d’inscription est actif.

 

 

 

Création de vos boutiques en ligne

Création de vos boutiques en ligne

 

 

 

 

 

 

 

 

Création de vos boutiques en ligne

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Gestion

Inscription en ligne

** Bonnes pratiques pour la création de vos boutiques en ligne **

 

Par exemple, vous pouvez nommer votre boutique : 

  • INSCRIPTION ÉTÉ 2024

 

 

 

 

 

Saison

 

 

 

 

 

 

 

Inscription en ligne

Information générale

 

Assurez-vous de créer votre boutique dans la bonne Saison.

 

 

Langues

Indiquer la Langue que vous souhaitez pour votre boutique en ligne (Français, Anglais ou les deux)

Si vous souhaitez avoir une boutique dans les deux langues, mais qu’une seule langue s’affiche, allez dans le menu Gestion - Organisation, et dans la case Paramètres Régionaux de l’onglet Général, cliquer sur Modifier et sélectionner les langues souhaitées.

 

 

Adresse courriel du registraire

 

Indiquer l’adresse courriel du registraire.

 

 

 

Envoyer un courriel à chaque inscription

Si vous souhaitez recevoir un courriel à chaque inscription, vous constaterez que la case est déjà cochée, si vous ne souhaitez pas recevoir un courriel, décochez cette case.

L’adresse courriel utilisée sera celle indiquée à la case Adresse courriel du registraire.

 

 

 

 

 

Période d’inscription

 

 

 

Inscription en ligne

Période d’inscription

Vous devez définir la date et l’heure de début et de fin de votre Période d’inscription.

Si vous ajoutez une date future et que le statut de votre boutique en ligne est actif, celle-ci s’ouvrira pour les inscriptions à la date et l’heure sélectionnée.

Il est possible de fermer votre boutique en ligne avant la date sélectionnée en changeant le statut pour fermer.

 

 

 

Saison d’activité

 

Inscription en ligne

Période d’inscription

Vous devez sélectionner la Saison d’activité seulement pour vos camps d’entrainement, vos camps de printemps.

 

 

 

 

 

 

 

Message

 

 

 

 

 

 

Inscription en ligne

Message

Vous pouvez ajouter un Message de confirmation à votre inscription. Ce message s’affichera à la fin du processus d’inscription de vos membres et sur la facture de ces derniers. Cette option est facultative.

Voici des suggestions des messages que vous pouvez ajouter :

  • Si vous acceptez les paiements par chèque, vous pouvez indiquer l’adresse où les membres doivent faire parvenir leur chèque.

  • Si vous acceptez les virements Interac, vous pouvez indiquer le courriel de destination pour le virement ainsi que la réponse et la question de sécurité.

  • Vous pouvez indiquer de l’information relative à votre début de saison pour ainsi éviter plusieurs téléphones et courriels sur les dates de début.

  • Vous pouvez indiquer que cette facture fait foi de reçu fiscal et qu’aucune autre facture ne sera envoyée lors de la période d’impôt.

Plusieurs autres messages peuvent être envoyés selon vos besoins, il ne s’agit là que de quelques exemples.

 

 

 

 

Inscriptions

 

 

Inscription en ligne

Inscriptions

Vous devez ajouter les Frais d’inscription de votre choix que vous aurez préalablement créés dans votre catalogue.

 

 

 

 

 

 

Autres Frais

 

 

 

 

Inscription en ligne

Autres Frais

Vous pouvez ajouter les Autres Frais de votre choix que vous aurez préalablement créés dans votre catalogue.

 

 

 

 

 

Conditions de paiement

 

 

Inscription en ligne

Conditions de paiement

Sélectionnez dans le menu déroulant les Conditions de paiements que vous aurez préalablement créées dans votre catalogue.

 

 

 

 

Rabais

 

 

Inscription en ligne

Rabais

Sélectionnez dans le menu déroulant les Rabais que vous aurez préalablement créés dans votre catalogue.

 

 

 

 

 

Options de paiement

 

 

 

Inscription en ligne

Options de paiement

Sélectionnez les Options de paiement acceptées pour votre inscription en ligne.

  • Si vous acceptez les paiements par carte de crédit, sélectionnez votre compte marchand.

  • Si vous acceptez des paiements manuels, sélectionnez les méthodes souhaitées.

 

 

 

 

Révision de votre boutique en ligne

 

 

Inscription en ligne

Révision

Le système vous demande de Réviser les informations que vous avez créées pour votre boutique en ligne et de confirmer la création de votre boutique.

 

 

 

 

Statut de la boutique en ligne

 

 

Inscription en ligne

Statut

Après avoir créé votre boutique en ligne, il est important de changer son Statut à Actif, le statut par défaut sera Brouillon.

 

 

 

Lien de la boutique en ligne

 

Inscription en ligne

Statut

 

Vous pouvez accéder à votre boutique en ligne en cliquant sur l’image du petit chariot. En cliquant sur la dernière icône (petit carré), vous pourrez copier le lien URL de votre boutique et ainsi le faire parvenir à vos membres ou l’afficher sur votre site web.

 

 

 

Conseils et Astuces

Conseils et Astuces

 

 

 

 

Partager le guide d’inscription en ligne pour les parents et membres

 

 

 

 

Page

Inscription

Faites parvenir le guide d’inscription en ligne à vos parents et vos membres et assurez-vous de l’afficher sur vos réseaux sociaux.

 

Ce guide aidera vos membres et vos parents dans leur processus d’inscription. Nous vous suggérons aussi de partager la documentation sur la mise à jour des informations de carte de crédit de vos membres.

 

Guide inscription en ligne pour les parents

Mise à jour des informations de carte de crédit

 

 

Tester la vue publique de votre boutique en ligne

 

Inscription en ligne

 

Testez la vue publique en cliquant sur l’icône qui mène à la boutique en ligne.

 

 

 

 

 

Vérifier si votre compte marchand fonctionne

 

 

 

 

Page

Inscription

Si vous utilisez un compte marchand, effectuez une transaction en ligne, cela vous permettra de vérifier que votre compte est bien lié après avoir testé la vue publique.

 

 

 

 

 

 

 

Faites une inscription manuelle

 

 

 

 

Membres

Inscriptions

 

Testez une Inscription manuelle pour un membre que vous souhaitez réellement inscrire.

 

 

 

 

 

Modifier le destinataire sur une facture

 

 

Membres

Inscriptions

Lors d’une inscription manuelle, le destinataire sur la facture sera le membre inscrit puisque le système ne détecte pas qui est le payeur.

Vous devez donc spécifier qui est le payeur en modifiant le destinataire de la facture et lier son profil à celui-ci du membre inscrit en modifiant l’identité sur la facture.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Rapport d’inscription

 

 

 

 

 

 

 

 

Rapports

Inscription

Si vous souhaitez avoir la liste de vos membres inscrits, nous vous recommandons de suivre les étapes suivantes pour sortir votre rapport.

  • Cliquer sur le menu Rapports et sélectionner Inscriptions.

  • Cliquer sur le bouton Action et sélectionner le Rapport détaillé.

  • Dans les Options de filtre, vous devez laisser les cases Boutique en ligne et Origine vides.

  • Sélectionner Inscription dans la case Type d’inscription

  • Si vous souhaitez préciser votre recherche, vous pouvez sélectionner les filtres suivant :

    • Division

    • Inscription (frais d’inscription/d’activité)

    • Statut de l’inscription (en décochant les inscriptions annulées)

    • Plage de date de naissance

    • Plage de date d’inscription

Une fois vos filtres sélectionnés, cliquer sur Rechercher, vous pouvez ensuite imprimer le rapport en cliquant sur le bouton Action et en sélectionnant Exportation Excel.