Guide de vérification pour débuter votre saison
Plusieurs étapes sont nécessaires à la création de vos inscriptions et de vos boutiques en ligne. Afin de vous assurer du succès de vos inscriptions, voici un guide étape par étape qui vous aidera.
Changer de saison
Pour modifier votre saison active, allez dans le haut de la page et cliquez sur le fil d’Ariane. Cliquez sur la saison et la liste déroulante se développera. Sélectionnez la saison dans laquelle vous souhaitez travailler.
Vous constaterez qu’une bannière jaune s’affichera en haut de la page. Malgré cet avertissement, vous pouvez tout de même configurer votre nouveau catalogue et votre boutique en ligne. Cette bannière est là pour vous indiquer que vous travaillez dans une saison autre que celle qui est actuellement active.
RAPPEL : Les frais d’affiliation doivent être activés par les organisations nationales, provinciales et régionales pour que l’organisation locale puisse créer des frais d’inscription.
Si les frais d’affiliation ne sont pas activés, la division sera grisée dans le menu déroulant lors de la création des frais d’inscription.
Configuration de votre catalogue | ||
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Étapes | Menu | Bonnes pratiques |
Vérifier si les informations générales de votre organisation sont à jour (obligatoire)
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Gestion Organisation | Pour faire des modifications, cliquez sur l’onglet Général et ensuite sur modifier dans la case Informations générales afin de faire vos modifications.
L’adresse postale, le courriel et le numéro de téléphone de votre organisation seront affichés sur votre page d’inscription. |
Vérifier si le compte marchand de votre organisation est activé
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Gestion Organisation | Un Compte Marchand vous permet d’accepter les paiements par carte de crédit dans votre boutique en ligne.
IMPORTANT : si vous aviez un compte marchand et que celui-ci est désactivé, vous devez communiquer avec Paysafe afin que votre compte soit réinitialisé.
Pour activer un compte marchand, consulter la documentation Compte Marchand.
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Mettre à jour le personnel de votre organisation (obligatoire)
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Gestion Organisation |
Vous devez obligatoirement ajouter tous les bénévoles de votre organisation dans l’onglet Personnel. |
Vérifier si des versements doivent être créés ou modifiés (facultatif) |
Catalogue Versements | Il est possible de faire le Roulement des versements d’une saison antérieure.
Vérifier bien les informations de pourcentages et de dates, si cela ne vous convient pas vous devez Ajouter de nouveaux versements.
CONSEIL : il est impossible de changer le nom de vos versements antérieurs, assurez-vous de nommer vos versements avec un nom générique, par exemple : Versement Été, Versement Hiver, etc. Cependant, n’oubliez pas que le titre de vos versements ne sera pas visible au public.
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Vérifier si des rabais doivent être créés ou modifiés (facultatif) |
Catalogue Rabais | Les rabais sont importés d’une saison à l’autre, vérifiez si vous devez faire des modifications à vos rabais.
Si vous souhaitez changer des pourcentages et des montants dans les rabais, vous devez créer de nouveaux rabais.
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Vérifier si des conditions de paiement doivent être créées ou modifiées (obligatoire) |
Catalogue Conditions de paiements | Les Conditions de paiement sont importées d’une saison à l’autre, vérifiez si vous devez faire des modifications à vos conditions de paiement.
Vous pouvez aussi ajouter de nouvelles Conditions de paiement.
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Vérifier si des dispenses doivent être créées ou modifiées (facultatif) |
Catalogue Dispenses | Les Dispenses sont importées d’une saison à l’autre, vérifiez si vous devez faire des modifications à vos dispenses.
Vous pouvez aussi ajouter de nouvelles Dispenses.
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Vérifier si des questionnaires doivent être créés ou modifiés (facultatif) |
Catalogue Questionnaires | Les Questionnaires sont importés d’une saison à l’autre, vérifiez si vous devez faire des modifications ou ajouter de nouvelles questions.
Vous pouvez aussi ajouter de nouveaux Questionnaires.
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Vérifier si d’autres frais doivent être créés ou modifiés (facultatif) |
Catalogue Autres Frais | Les Autres Frais sont importés d’une saison à l’autre, vérifiez si vous devez faire des modifications ou en ajouter.
Vous pouvez aussi ajouter de nouveaux Autres Frais.
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Faites le roulement de vos frais ou créez vos frais d’inscription pour la saison courante, et ce pour chaque division. |
Catalogue Frais d’inscription | Il est possible de faire le roulement de vos frais d’inscriptions d’une saison antérieure et de faire uniquement les modifications souhaitées. Cependant, vous devez lier les questionnaires, les dispenses et les versements puisque ceux-ci ne sont pas importés lors du roulement des frais d’inscription.
Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi Créer de nouveaux frais.
BONNES PRATIQUES POUR VOS FRAIS D’INSCRIPTION
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Création de vos boutiques en ligne | ||
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Création de vos boutiques en ligne
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Gestion Inscription en ligne | ** Bonnes pratiques pour la création de vos boutiques en ligne **
Par exemple, vous pouvez nommer votre boutique :
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Saison |
Inscription en ligne Information générale |
Assurez-vous de créer votre boutique dans la bonne Saison.
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Langues | Indiquer la Langue que vous souhaitez pour votre boutique en ligne (Français, Anglais ou les deux) Si vous souhaitez avoir une boutique dans les deux langues, mais qu’une seule langue s’affiche, allez dans le menu Gestion - Organisation, et dans la case Paramètres Régionaux de l’onglet Général, cliquer sur Modifier et sélectionner les langues souhaitées.
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Adresse courriel du registraire |
Indiquer l’adresse courriel du registraire.
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Envoyer un courriel à chaque inscription | Si vous souhaitez recevoir un courriel à chaque inscription, vous constaterez que la case est déjà cochée, si vous ne souhaitez pas recevoir un courriel, décochez cette case. L’adresse courriel utilisée sera celle indiquée à la case Adresse courriel du registraire.
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Période d’inscription |
Inscription en ligne Période d’inscription | Vous devez définir la date et l’heure de début et de fin de votre Période d’inscription. Si vous ajoutez une date future et que le statut de votre boutique en ligne est actif, celle-ci s’ouvrira pour les inscriptions à la date et l’heure sélectionnée. Il est possible de fermer votre boutique en ligne avant la date sélectionnée en changeant le statut pour fermer.
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Saison d’activité |
Inscription en ligne Période d’inscription | Vous devez sélectionner la Saison d’activité seulement pour vos camps d’entrainement, vos camps de printemps.
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Message |
Inscription en ligne Message | Vous pouvez ajouter un Message de confirmation à votre inscription. Ce message s’affichera à la fin du processus d’inscription de vos membres et sur la facture de ces derniers. Cette option est facultative. Voici des suggestions des messages que vous pouvez ajouter :
Plusieurs autres messages peuvent être envoyés selon vos besoins, il ne s’agit là que de quelques exemples.
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Inscriptions |
Inscription en ligne Inscriptions | Vous devez ajouter les Frais d’inscription de votre choix que vous aurez préalablement créés dans votre catalogue.
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Autres Frais |
Inscription en ligne Autres Frais | Vous pouvez ajouter les Autres Frais de votre choix que vous aurez préalablement créés dans votre catalogue.
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Conditions de paiement |
Inscription en ligne Conditions de paiement | Sélectionnez dans le menu déroulant les Conditions de paiements que vous aurez préalablement créées dans votre catalogue.
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Rabais |
Inscription en ligne Rabais | Sélectionnez dans le menu déroulant les Rabais que vous aurez préalablement créés dans votre catalogue.
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Options de paiement |
Inscription en ligne Options de paiement | Sélectionnez les Options de paiement acceptées pour votre inscription en ligne.
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Révision de votre boutique en ligne |
Inscription en ligne Révision | Le système vous demande de Réviser les informations que vous avez créées pour votre boutique en ligne et de confirmer la création de votre boutique.
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Statut de la boutique en ligne |
Inscription en ligne Statut | Après avoir créé votre boutique en ligne, il est important de changer son Statut à Actif, le statut par défaut sera Brouillon.
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Lien de la boutique en ligne |
Inscription en ligne Statut |
Vous pouvez accéder à votre boutique en ligne en cliquant sur l’image du petit chariot. En cliquant sur la dernière icône (petit carré), vous pourrez copier le lien URL de votre boutique et ainsi le faire parvenir à vos membres ou l’afficher sur votre site web.
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Conseils et Astuces | ||
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Partager le guide d’inscription en ligne pour les parents et membres |
Page Inscription | Faites parvenir le guide d’inscription en ligne à vos parents et vos membres et assurez-vous de l’afficher sur vos réseaux sociaux.
Ce guide aidera vos membres et vos parents dans leur processus d’inscription. Nous vous suggérons aussi de partager la documentation sur la mise à jour des informations de carte de crédit de vos membres.
Guide inscription en ligne pour les parents Mise à jour des informations de carte de crédit
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Tester la vue publique de votre boutique en ligne |
Inscription en ligne |
Testez la vue publique en cliquant sur l’icône qui mène à la boutique en ligne.
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Vérifier si votre compte marchand fonctionne |
Page Inscription | Si vous utilisez un compte marchand, effectuez une transaction en ligne, cela vous permettra de vérifier que votre compte est bien lié après avoir testé la vue publique.
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Faites une inscription manuelle |
Membres Inscriptions |
Testez une Inscription manuelle pour un membre que vous souhaitez réellement inscrire.
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Modifier le destinataire sur une facture |
Membres Inscriptions | Lors d’une inscription manuelle, le destinataire sur la facture sera le membre inscrit puisque le système ne détecte pas qui est le payeur. Vous devez donc spécifier qui est le payeur en modifiant le destinataire de la facture et lier son profil à celui-ci du membre inscrit en modifiant l’identité sur la facture.
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Rapport d’inscription
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Rapports Inscription | Si vous souhaitez avoir la liste de vos membres inscrits, nous vous recommandons de suivre les étapes suivantes pour sortir votre rapport.
Une fois vos filtres sélectionnés, cliquer sur Rechercher, vous pouvez ensuite imprimer le rapport en cliquant sur le bouton Action et en sélectionnant Exportation Excel.
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