Dans cette section, vous serez en mesure de mettre en place des stages pour tous vos participants au sein du Spordle ID. Les inscriptions aux stages peuvent être destinées à un groupe ciblé ou ouvert au public.

Vous avez aussi la possibilité de dupliquer un stage d’une saison précédente, pour plus d’informations consulter la documentation Dupliquer un stage d’une saison l’autre.

Attention: la saisie automatique de Google n’indique pas toujours les informations aux bonne places. Si vous utilisez cette fonction, veuillez vous assurer que les informations inscrites sont bien celles souhaitées.

Créer un nouveau stage

Pour accéder à la section des stages, vous devez cliquer sur Gestion ensuite sur Stages.

L'accès à la création de stages dépend des rôles et des permissions qui vous sont attribués.

Pour commencer Cliquez sur +Créer un stage situé dans le coin supérieur droit.

Note : Si vous avez commencé à créer un stage sans le terminer, un message s’affichera. Vous aurez alors le choix de poursuivre la création du stage en cours ou d’en commencer un nouveau. Cependant, si vous optez pour la création d’un nouveau stage, celui qui était en cours mais non finalisé ne sera plus accessible par la suite.

Pour qu’un stage soit actif, les 5 étapes suivantes doivent être complétées

Informations sur le stage
Informations des séances
Communications
Options de paiement
Révision

Étape 1 - Information sur le stage

Lors de la première étape, vous configurez les informations de base du stage soit:

Organisation hôte
Informations sur le stage
Cours externe
Expiration
Préalables
Participants
Description

Organisation hôte

Sélectionnez l’organisation hôte responsable du stage. Selon votre rôle et vos permissions dans Spordle ID, plusieurs options peuvent être disponibles dans la liste déroulante. Si vous faites partie d’une organisation régionale, vous aurez accès à votre niveau ainsi qu’à toutes les organisations locales sous votre supervision. Si vous appartenez à une organisation locale, seule votre organisation sera visible.

Informations sur le stage

Sélectionner la saison : Choisissez la saison à laquelle le stage est associé.
Sélectionner le type de qualification :
- Qualification officielle : Une certification reconnue par la fédération.
- Qualification ou cours offert par l’organisation hôte : Un programme spécifique à l’organisateur.

Pour qu'une qualification soit reconnue comme officielle, elle doit être créée au niveau de l'organisation parent, c'est-à-dire au niveau de la fédération.

Sélectionner la catégorie de la qualification :
Un stage peut être réparti en différentes catégories selon le sport que vous gérez. Chaque catégorie est associée à une couleur spécifique, ce qui permet une identification claire, aussi bien pour les participants que pour l’organisateur. Parmi ces catégories, on peut citer arbitre, instructeur, entraîneur et soigneur.
Sélectionner la qualification pour ce stage : Choisissez la qualification spécifique liée au stage.
Après avoir sélectionné la catégorie, un menu déroulant des qualifications apparaît automatiquement, vous permettant de choisir les qualifications correspondant à cette catégorie.
Indiquer le nom de votre stage :
Par défaut, le système suggère le nom de la qualification. Cependant, vous pouvez personnaliser ce nom pour aider vos membres à identifier le stage plus facilement.Une fois que vous avez sélectionné la catégorie, le menu déroulant des qualifications s’affiche automatiquement et vous pouvez sélectionner vos qualifications pour la catégorie.

Cours externe

Note : Le montant total du stage doit être acquittée par le participant afin qu’il puisse avoir accès au contenu externe du cours.

Si vous avez un cours externe dans votre stage, vous devez sélectionner les éléments suivants :

Cours Externe : Sélectionnez le nom du cours
Note de passage : Indiquez la note de passage requise pour l'examen final du cours afin que les participants puissent obtenir la qualification associée à ce cours externe.
Type de session requise : Définis les paramètres selon lesquels le système va donner la qualification.
- En ligne - Sur demande : Cette option s'applique lorsqu'un stage ne comporte qu'un cours externe. Le système vérifiera la note de passage et attribuera automatiquement la qualification si le participant atteint la note minimale requise.
- En ligne - En direct : Cette option est utilisée lorsqu'un participant doit suivre une formation en ligne en direct en complément d'un cours externe. Les deux séances doivent se dérouler dans le même stage. L'instructeur devra indiquer si le participant a bien assisté au stage. Si le participant réussit le cours externe avec la note de passage et que l'instructeur valide sa présence, le système attribuera la qualification au membre.
- En personne : Cette option est utilisée lorsqu'un participant doit suivre une séance sur glace après sa formation du cours externe, et que les deux séances se déroulent dans le même stage. L'instructeur devra indiquer si le participant a bien assisté au stage. Si le participant réussit le cours externe avec la note de passage et que l'instructeur confirme sa présence, le système attribuera la qualification au membre.

Note : il est impossible d’ajouter un cours Externe si des participants sont déjà inscrits dans le stage. Vous devez créer un nouveau stage et transférer les participants inscrits de l’ancien au nouveau stage.

Veuillez consulter la documentation Transférer un stage pour transférer vos participants.

Expiration

Lors de la configuration d’un stage, vous pouvez définir une date d’expiration pour les qualifications obtenues par les participants. Cela permet de gérer la validité des qualifications et de garantir leur mise à jour régulière. Voici les options disponibles :
- Période déterminée :
  - Permet de fixer une durée spécifique (par exemple, 1 an, 2 ans) à partir de la date d’obtention de la qualification.
  - Idéal pour les certifications nécessitant un renouvellement périodique.
- À date fixe :
  - Associe une date précise d’expiration à la qualification, quelle que soit la date d’obtention.
  - Utile pour des qualifications valides jusqu’à une échéance commune, comme la fin d’une saison ou d’un programme.
- Pas d’expiration:
  - Indique que la qualification n’a pas de limite de validité.
  - Convient aux qualifications permanentes ou non soumises à des mises à jour.

Préalables

Pour ajouter un préalable, cliquez sur + Ajouter un groupe, puis sélectionnez les préalables pour vos stages dans la liste déroulante et déterminez s’ils doivent être définis comme Tous obligatoires ou Au moins un obligatoire.

Vous pouvez sélectionner plusieurs compétences et les indiquer comme préalables :
- Au moins un obligatoire : Cette option vous permet de combiner plusieurs qualifications incluant celles considérées comme équivalentes, vos participants devront posséder au moins l’une d’entre elles pour s’inscrire.
- Tous obligatoires : Cette option vous permet de sélectionner une ou plusieurs qualifications, vos participants devront posséder toutes les qualifications sélectionnées.

Note : Il n’est pas possible d’ajouter des préalables à un stage où il y a déjà des participants inscrits. Dans ce cas, vous devrez créer un nouveau stage et y transférer les participants inscrits depuis l’ancien stage.

Veuillez vous référer au document Transférer un stage pour transférer vos participants.

Participants

La section des participants vous permet de gérer les membres pouvant participer à votre stage et de définir plusieurs paramètres, tels que :

Type de participant
Si ce stage est ouvert aux participants qui n'ont pas encore de type de membre, laissez le champ "Type de participant" vide.
Nombre minimum et maximum de participants
Si aucun nombre minimum ou maximum n'est défini, le nombre d'inscriptions à votre stage sera illimité.
Restrictions d'âge minimum et maximum
Si vous ne spécifiez pas d'âge, les participants de tous âges pourront s'inscrire à votre stage.
Liste d'attente
Pour activer une liste d'attente, il est nécessaire de définir un nombre maximum de participants que vous acceptez dans votre stage.
Vérifications d'antécédents
Si cette case est cochée, tous les participants devront avoir une vérification d'antécédents valide avant de pouvoir s'inscrire au stage. (Note : cela s'applique uniquement aux membres âgés de 18 ans et plus.)

TRÈS IMPORTANT – N'OUBLIEZ PAS que si vous ajoutez un type de participant, celui-ci doit avoir ce type de membre dans son profil avant de pouvoir s'inscrire.

Note : Les types de membres sont réinitialisés chaque année. Pour qu'un type de membre soit ajouté à un profil, le participant doit être inscrit pour la saison en cours, faire partie d'une équipe ou participer à un stage.

Description

Dans cet onglet, vous pouvez fournir des informations essentielles sur le stage, telles que le titre, la description, les dates, le lieu, les prérequis et le matériel requis. Cette section est cruciale pour informer les participants et les aider à comprendre le contenu et les objectifs du stage, afin de les inciter à s'inscrire.

La section Description est facultative.

Cliquez sur Suivant afin de passer à l’étape 2 de la création de votre stage.

Étape 2 - Information des séances

La section des informations sur la séance est divisée en trois parties :

Contact
Instructeur
Séances

Contact & Instructeur

Dans ces deux sections, vous devez ajouter un contact et un instructeur pour le stage. Pour ajouter un contact autre que vous-même, cliquez sur "+Ajouter un contact". Vous pouvez également vous ajouter en tant que contact en cliquant sur le lien correspondant, comme l'indique la flèche rouge.

L'ajout d'un instructeur lors de la création de votre stage n'est pas obligatoire. Vous pouvez laisser ce champ vide et le compléter ultérieurement. Cependant, il est essentiel de ne pas omettre cette étape si vous souhaitez que l’instructeur puisse gérer les participants et saisir les notes du stage.

Lorsque vous ajoutez un contact ou un instructeur autre que vous-même, vous devez indiquer la base de données à utiliser pour la recherche. Trois options s'offrent à vous :

Rechercher uniquement parmi les membres de votre organisation.
Rechercher parmi les membres de toutes vos sous-organisations.
Rechercher parmi les membres de toutes les organisations.

Vous devez ensuite compléter les champs suivants :

Prénom
Nom
Date de naissance
Numéro de membre (La vérification par numéro de membre ignorera les autres champs si celui-ci est spécifié)

Cliquez sur Rechercher afin de trouver le contact souhaité.

Après avoir sélectionné votre contact, le système vous demandera les informations suivantes :

Courriel (obligatoire)
Numéro de téléphone (facultatif)
Visibilité du contact : Informations visible sur la page publique de votre stage
- Afficher toutes les informations
- Cacher le courriel et le numéro de téléphone
- Cacher toutes les informations
Lors de l'ajout d'un contact, et non d'un instructeur, vous avez la possibilité de le désigner comme instructeur et de choisir d'être notifié à chaque nouvelle inscription.
Cliquer ensuite sur Ajouter

En cliquant sur le contact, un panneau latéral s’ouvrira à droite. Vous pourrez modifier les informations du contact en cliquant sur le petit crayon bleu. Vous pouvez aussi cliquer sur Action et Retirer ce contact de votre stage.

Le lien vers Mon Compte est réservé exclusivement à l’ajout d’un instructeur.

Ensuite le système vous invitera à lié un compte à l’instructeur. Si un compte existe déjà, le système affichera les comptes disponibles. Si aucun compte n’est lié, vous devrez créer un nouveau compte pour l’instructeur. Une fois cette étape complétée, cliquez sur Suivant.

Vous avez également la possibilité de passer cette étape en cliquant sur Sauter cette étape. Dans ce cas, vous pourrez revenir ultérieurement dans le panneau latéral pour lier le compte et gérer les accès.

Par la suite, vous avez la possibilité de gérer l' accès à votre stage à l’instructeur. Voici les accès possibles pour un instructeur :

Aucun accès : L’instructeur n’a pas accès au stage
Lecture seulement : L’instructeur pourra seulement voir et imprimer la liste des participants à un stage
Écriture et lecture : L’instructeur pourra voir et imprimer la liste des participants à un stage et il pourra aussi confirmer la présence et la réussite du participant.

Il est essentiel de lier un compte à l’instructeur si vous souhaitez qu’il puisse gérer les présences au stage et saisir les notes associées. Pour plus d’informations sur la gestion des stages par un instructeur, veuillez consulter la documentation : Mon Compte - Gestion - Stage.

Séances

Dans cette section, vous avez la possibilité de créer le plan des séances pour votre stage. Pour ajouter une séance, cliquez sur + Ajouter une séance.

Une nouvelle fenêtre s’affichera pour créer vos séances.

Vous devrez tout d’abord sélectionner la langue dans laquelle le stage est offert en haut à droite.

Trois possibilités s’offriront à vous pour le format du stage :

En personne : Le stage se déroulant en présentiel, il est obligatoire de préciser l’adresse ainsi que les informations horaires : date, heure et durée. Vous avez également la possibilité d’ajouter une note, si souhaité (option facultative).
En ligne - En direct : Le stage se déroule en ligne à une date et une heure précises. Vous devez donc fournir le lien URL, ainsi que les informations obligatoires concernant l’horaire : date, heure et durée. Vous pouvez également ajouter une note si vous le souhaitez (option facultative).
En ligne - Sur demande : Le stage se déroule en ligne et peut être réalisé par le participant à l’heure qui lui convient, mais avant la date limite indiquée. Vous devez fournir le lien URL, ainsi que les informations obligatoires : date et heure de début et de fin, ainsi que la durée. Vous pouvez également ajouter une note si vous le souhaitez (option facultative).

Note : Laissez la case "Lien URL" vide si vous utilisez MOODLE, car le lien sera ajouté automatiquement.

Cliquez sur Ajouter pour passer à l’étape 3.

Étape 3 - Communications

La section communications est divisée en trois parties :

Questionnaires
Confirmation d’inscription
Courriel de confirmation

Questionnaires

Dans cette section, il est obligatoire d’ajouter les conditions de paiement, correspondant à votre politique de remboursement du stage. Le questionnaire et les dispenses liés au stage sont facultatifs. Tous ces éléments doivent être préalablement créés dans la section Catalogue, accessible en cliquant ici.

Confirmation d’inscription

Dans la section de confirmation d’inscription, vous devez rédiger un message confirmant l’inscription du membre au stage. Ce message, qui sera affiché à la fin du processus d’inscription en ligne, est obligatoire.

Vous disposez de nombreuses options de formatage pour personnaliser le texte. Il est également possible d’ajouter une pièce jointe au message, si nécessaire.

Courriel de confirmation

Dans cette section, vous devez rédiger un message qui sera envoyé par courriel au membre du stage une fois son inscription en ligne confirmée.

Vous disposez de nombreuses options de formatage pour personnaliser le texte. Il est également possible d’ajouter une pièce jointe au message, si nécessaire.

Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape 4.

Étape 4 - Option de paiement

La section des options de paiement est divisée en deux parties :

Articles de stage
Modes de paiement

Articles de stage

Dans cette section, vous devez ajouter des articles de stage, qui peuvent représenter des frais liés à votre stage. Ces frais doivent obligatoirement être associés à votre stage. Pour ajouter des articles, cliquez sur les boutons + Ajouter.

Il est conseillé de créer vos articles de stage à l’avance dans le menu Catalogue, sous la section Articles de stage.

Si votre stage est gratuit ou ne nécessite aucun achat, vous pouvez créer un article à 0 $ et le rendre obligatoire.

Après avoir cliqué sur le bouton + Ajouter, une fenêtre s’affichera, vous permettant de sélectionner vos options dans une liste déroulante. Une case à cocher est également disponible pour rendre ces articles obligatoires. Vous pouvez ajouter plusieurs articles de stage si nécessaire.

Vous avez également la possibilité de créer un nouvel article de stage directement depuis votre stage. Cet article sera automatiquement ajouté à votre catalogue, sous la section Articles de stage, et pourra être réutilisé pour d’autres stages.

Pour ce faire, cliquez sur Créer et ajoutez un article de stage. Vous pouvez choisir de rendre cet article obligatoire et spécifier si des taxes s’appliquent.

Méthodes de paiement

Dans cette section, vous avez la possibilité d'ajouter les méthodes de paiement que vous souhaitez accepter. Si vous souhaitez proposer le paiement en ligne par carte de crédit, un compte marchand Paysafe est nécessaire. Vous devrez ensuite sélectionner votre compte marchand dans le menu déroulant. Si vous ne possédez pas encore de compte marchand, vous pouvez en faire la demande en consultant la documentation correspondante. Vous pouvez également cocher les cases pour indiquer les méthodes de paiement manuelles que vous acceptez.

Il est obligatoire de sélectionner au moins une méthode de paiement.

Une fois terminée, cliquez sur Suivant pour passer à l’étape 5.

Étape 5 - Révision

La dernière étape consiste à passer en revue toutes les informations relatives à votre stage.

Si vous devez apporter des modifications, vous pouvez cliquer sur le bouton bleu Modifier situé dans le coin supérieur droit de chaque section et faire les changements que vous jugez nécessaires.

Une fois que vous avez examiné toutes les informations relatives au stage, vous pouvez définir son statut en fonction de l'action que vous souhaitez entreprendre. Les statuts disponibles sont : Brouillon, Fermé, Inscription ouverte, Privé ou Visible au public.

Ensuite, vous pourrez cliquer sur le bouton "Créer le stage" en bas de la page. Si vous créez le stage sans modifier son statut, il sera enregistré en tant que brouillon. Vous devrez alors ajuster son statut pour permettre aux membres de s’inscrire.

Spordle ID FR

Création de stage