Le module de permis de voyage est accessible dans le menu Tâches.

Les documents de permis de voyage, les frais et la permission de soumettre un permis à partir de Mon Compte sont configurés dans le menu Paramètres et Organisations.

Veuillez vous référer à la documentation Paramètre - Organisation - Permis de voyage

Liste des demandes de permis de voyage

Dans la page d’accueil des permis de voyage du menu Tâche, vous avez la possibilité d’afficher toutes les demandes de permis de voyage. Vous n’avez qu’à décocher la case Actions requise et vous serez en mesure de voir toutes les demandes de permis de voyage qui ont été faites.

Action requise

Lorsque vous décochez la case Action requise, toutes les demandes de permis de voyage, et ce peu importe le statut seront affichées incluant celles qui ne nécessite pas une action de votre part.

Filtrer les demandes de permis de voyage

Vous avez la possibilité de rechercher une demande de permis de voyage précise en inscrivant le nom de l’équipe dans la case Rechercher.

Vous pouvez aussi filtrer vos demandes de permis de voyage par statut :

Tout sélectionner
Brouillon
En attente
Approuvé
Refusé

Demande de permis de voyage

Ajout d’un permis de voyage

Pour ajouter un permis de voyage à l’une de vos équipes, vous devez aller dans Tâches et Permis de voyage. La liste des permis de voyage de votre organisation (et vos sous-organisations) s’affichera.

Pour ajouter un permis de voyage, cliquer sur +Ajouter.

Compléter les champs requis :

Les champs marqués d’un * sont obligatoires

* Équipe : vous devez obligatoirement sélectionner une équipe, il n’est pas nécessaire que les joueurs soient ajoutés à l’équipe.
* Nom de l’événement : nom du tournoi auquel vous participez.
Numéro de référence : si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter un numéro de référence.
* Type de déplacement : sélectionnez un choix dans la liste déroulante.
Type d’événement : sélectionnez le type d’événement dans la liste déroulante.
Site web de l’hôte : inscrivez le nom du site web de votre tournoi.
Nom de l’équipe hôte : si nécessaire, inscrivez le nom de l’équipe hôte.
Nombre de parties : indiquez le nombre de parties que votre équipe jouera pendant votre tournoi.
* Catégorie d’équipe hôte : vous avez la possibilité de sélectionner la catégorie dans la liste déroulante ou d’inscrire la catégorie en texte.
* Pays d’accueil : à l’aide de la liste déroulante, indiquez le pays où aura lieu le tournoi.
* Province/États : à l’aide de la liste déroulante, indiquez la province ou l’état.
* Ville hôte : inscrivez la ville d’hôte de votre événement.
Organisme d’accueil : inscrivez l’organisation d’accueil de votre événement.
Terrain : indiquer le terrain où aura lieu le tournoi.
Frais de permis de voyage
- Si des frais de permis de voyage ont été configurés par votre organisation provinciale ou régionale, ceux-ci s’afficheront automatiques lors de votre demande de permis de voyage. Ces frais ne peuvent pas être supprimés ou modifiés.

Une fois que vous aurez terminé, cliquez sur Suivant

Alignement

Vous devez indiquer les membres qui participeront au tournoi. Il n’est pas obligatoire d’entrer l’alignement de l'équipe au moment de la demande de permis de voyage.

Il est donc possible de procéder à la demande de permis de voyage et d’y revenir plus tard afin d’ajouter l’alignement de l'équipe.

En cliquant sur +Ajouter un membre, une fenêtre s’affichera vous permettant d’ajouter les joueurs et entraineurs de cette organisation. Deux options s’offriront à vous.

Recherche de membre : vous permet de faire la recherche de membre à l’aide du prénom, nom et date de naissance ou par numéro de membre.
Membres d’équipe : vous permet de sélectionner les joueurs inscrits dans l’équipe.

Cliquez sur Ajouter.

Confirmer ensuite les joueurs et les entraineurs qui participeront ainsi que leurs positions. Si vous souhaitez retirer un membre, cliquez sur la poubelle rouge à droite du participant.

Cliquez sur Poursuivre dans le bas de la page.

Questionnaire

Il est possible que votre organisation inclut des questions dans votre demande de permis de voyage. Si un questionnaire a été ajouté, les questions seront affichés à cette étape. Les questions indiquées avec un astérique rouge * doivent obligatoirement être rempli.

Date du tournoi

Vous devez ensuite inscrire les dates de début et de fin de l’événement.

Vous avez la possibilité d’ajouter une remarque et des pièces jointes (reçu ou toute autre pièce jointe additionnelle requise) si votre organisation provinciale ou régionale le requiert.

Cliquez sur Ajouter.

Soumettre le permis ou non

Vous avez ensuite deux possibilités :

Soumettre le permis (sera envoyé pour approbation à votre organisation provinciale ou régionale ou au niveau d’approbation supérieure au vôtre)

Si vous sélectionnez cette option, vous ne pourrez plus apporter de modifications à votre demande

Soumettre plus tard

Si vous sélectionnez cette option, des changements pourront être faits et vous pourrez soumettre la demande de permis plus tard

Cliquez sur Confirmer.

Statut d’un permis de voyage

Il peut y avoir quatre statuts à une demande de permis de voyage :

Brouillon : le permis de voyage n’a pas encore été soumis
Approuvé : le permis de voyage a été approuvé par votre organisation provinciale ou régionale
Refusé : le permis de voyage a été refusé par votre organisation provinciale ou régionale
En attente : le permis de voyage est en attente de l’approbation ou du refus de votre organisation provinciale ou régionale

Processus d’approbation ou de refus d'une demande

Le panneau latéral affiche les processus d’approbation d’une demande de permis de voyage, c’est-à-dire que toutes les organisations qui doivent approuver ou décliner une demande seront affichées dans l’ordre d’approbateur. Le nom de l’approbateur ainsi que la date et l’heure d’approbation ou de refus seront affichés pour chacune des organisations.

De plus, une notification sera envoyée à chacun des approbateurs afin de les aviser qu’une demande de permis de voyage doit être traitée.

Panneau latéral d’une demande de permis de voyage

En cliquant sur une demande de permis de voyage, un panneau latéral s’ouvrira à votre droite. Trois onglets seront disponibles, soit Général, Hôte et Alignement.

Dans le haut de la page du panneau latéral le nom de l'événement et le numéro séquentiel du permis de voyage seront affichés. Le nom de l'équipe ainsi que le lien pour vous diriger vers le profil de l'équipe.

Onglet Général

L’onglet général affichera le processus d’approbation de la demande de permis de voyage, vous serez donc en mesure de visualiser tous les approbateurs de votre demande. De plus, toutes les informations quant à la demande de permis voyage ainsi que le statut de la demande seront affichées. Vous avez la possibilité de faire des modifications en cliquant sur le crayon bleu et d’ajouter une note à la demande de permis.

Note : Il est impossible de faire des modifications à une demande de permis qui a été approuvée.

Onglet Hôte

L’onglet hôte affiche les informations de l’hôte et de l’événement. Si le statut de la demande est En attente ou Brouillon, vous aurez la possibilité d’apporter des modifications en cliquant sur le crayon bleu.

Note : Il est impossible de faire des modifications à une demande de permis qui a été approuvée.

Onglet Alignement

L’onglet alignement affiche l’alignement des joueurs et entraineurs qui participeront au tournoi.

Bouton Action

Note : Selon le rôle d’utilisateur accordé par votre branche, vous pourrez Approuver, Refuser ou Supprimer un permis de voyage une fois qu’une demande de permis de voyage aura été soumise en cliquant sur le bouton Action du panneau latéral.

Notifications

Le module de permis de voyage générera une de notifications par courriel lors d’un changement de statut d’un permis de voyage et il fera parvenir un courriel au créateur et aux approbateurs.

Approbation

Lorsque vous approuvez une demande de permis de voyage, une fenêtre contextuelle s’ouvrira afin de confirmer votre action.

Refuser

Lorsque vous refusez une demande de permis de voyage, une fenêtre contextuelle s’ouvrira afin de confirmer votre action. Nous vous suggérons d’ajouter une note dans le panneau latéral afin d’inscrire la raison du refus au demandeur.

Note : S’il y a plusieurs niveaux d’approbation, le processus d’approbation sera le même pour tous.

Supprimer

Il est possible de supprimer une demande de permis de voyage uniquement si le statut de celle-ci est En attente ou Brouillon. Un message vous demandera de confirmer la suppression de la demande.

Imprimer permis de voyage

Vous avez la possibilité d’imprimer le permis de voyage en format PDF en cliquant sur le bouton Action du panneau latéral d’une demande de permis.

Les photos de profil des membres seront disponibles à la suite du permis de voyage.

Si la demande de permis est Approuvée, la section d’approbation en bas de la page affichera le nom de l’approbateur, le nom de son organisation et la date d’approbation.

Si le statut de la demande est En attente ou Brouillon, la section Approuvé sera vide.

Le Permis de voyage