La première étape pour la mise en place des inscriptions en ligne ou manuelle consiste à configurer les éléments du menu Catalogue.

Étape 1 - Versements

Cette option est utilisée seulement pour les organisations qui utilisent l’inscription en ligne.

Les versements sont une option facultative et permettent aux familles de payer les frais d’inscription en plusieurs versements.

Ajouter des versements

Cliquez sur Catalogue, Versements et + Ajouter.

Open

Complétez les informations demandées :

• Nom * : Ajouter un nom à votre versement.

• Versement initial (%) * : Saisissez le montant du paiement initial. Il s’agit du montant qui sera facturé au moment de l’inscription en ligne.

• Versements : Déterminez le nombre de versements souhaité. Le nombre de versements n’inclut pas le paiement initial, il s’agit donc du nombre de versements souhaité après le paiement à l’inscription.

• Valeur (%) : Selon le nombre de versements sélectionné, le système calculera le pourcentage pour chacun des versements. Toutefois, vous avez la possibilité de modifier le pourcentage inscrit.

• Date : Inscrivez la date à laquelle vous souhaitez recevoir chacun des versements.

Cliquez sur Enregistrer.

Open

Modifier des versements

En cliquant sur la ligne de votre versement, un panneau latéral s’ouvrira à votre droite, vous pourrez modifier le statut à l’aide du crayon bleu.

En cliquant sur le bouton Action du panneau latéral, vous avez la possibilité de le supprimer.

Exemple de versements

Le montant de vos frais d’inscription est de 500,00 $. À l’inscription du participant, vous souhaitez percevoir 50 % du montant total de vos frais d’inscription et vous permettez que le solde à payer soit divisé en 2 autres paiements égaux.

Les informations saisies seraient :

• Versement initial : 50 % donc 250 $

  • Le solde à payer serait alors de 250 $

• Versement #1 : 50 % du solde impayé donc 125,00 $ (à la date souhaitée)

• Versement #2 : 50 % du solde impayé donc 125,00 $ (à la date souhaitée)

Étape 2 - Rabais

Cette option est utilisée seulement pour les organisations qui utilisent l’inscription en ligne.

Cette option est facultative et vous permet d’offrir des rabais lors de l’inscription d’un ou plusieurs participants sur une même transaction.

• Vous avez la possibilité d’ajouter un rabais Multiples participants OU un rabais Code postal

• Il peut être configuré pour appliquer un montant en dollar ou en pourcentage sur les frais d’inscription

• Aucun rabais ne peut être appliqué sur les frais d’affiliation et les autres frais

• Des règles peuvent être définies pour déterminer quel participant bénéficiera du rabais

• Un seul type rabais est applicable par boutique en ligne

Ajouter un rabais

Cliquez sur Catalogue, Rabais et + Ajouter.

Ajouter un rabais multiples participants

Complétez les informations demandées :

• Type : sélectionnez Multiples participants.

• Mode : Choisissez le mode $ ou %.

• Titre : Ajoutez un nom à votre rabais

• Règles : Définissez les règles afin de déterminer à partir de quel participant vous souhaitez appliquer le rabais. Par exemple : deuxième enfant, troisième enfant, etc.

  • Vous devez ajouter une règle pour chaque participant (n^o 2, n^o 3, etc. selon le nombre de participants d’une même famille au sein de votre organisation dans une même transaction)

  • Il est impossible d’ajouter un rabais pour un seul participant puisqu’il s’agit d’un rabais familial

• Date d’expiration : Créez une date d’expiration pour la règle de rabais (si nécessaire)

• Statut : Sélectionnez le statut actif ou inactif

Cliquez sur Enregistrer.

Ajouter un rabais par code postal

• Sélectionnez le type de rabais Code postal

• Cliquer sur Modifier les codes postaux

• Inscrivez la ville où vous souhaitez offrir un rabais

• Inscrivez les trois premiers caractères du code postal de votre ville

• Cliquez sur Rechercher

• Tous les codes postaux débutant par les trois premiers caractères inscrits s’afficheront

  • Sélectionnez les codes postaux ou cliquez sur Tout sélectionner si vous souhaitez tous les ajouter

• Cliquer ensuite sur Ajouter

• Mode : Choisissez le mode $ ou %.

• Titre : Ajoutez un nom à votre rabais

• Règles : Définissez les règles pour déterminer à quel participant vous souhaitez appliquer le rabais.

  • Si vous souhaitez qu’il soit appliqué à tous les participants d’une même famille, vous devez ajouter une règle pour chaque participant (n^o 1, n^o 2, n^o 3, etc. selon le nombre de participants d’une même famille au sein de votre organisation)

• Date d’expiration : Créez une date d’expiration pour la règle de rabais (si nécessaire)

• Statut : Sélectionnez le statut actif ou inactif

Cliquez sur Enregistrer.

Ajouter un rabais par code postal et multiples participants

• Sélectionnez le type de rabais Code postal

• Cliquer sur Modifier les codes postaux

• Inscrivez la ville où vous souhaitez offrir un rabais

• Inscrivez les trois premiers caractères du code postal de votre ville

• Cliquez sur Rechercher

• Tous les codes postaux débutant par les trois premiers caractères inscrits s’afficheront

  • Sélectionnez les codes postaux ou cliquez sur Tout sélectionner si vous souhaitez tous les ajouter

• Cliquer ensuite sur Ajouter

• Mode : Choisissez le mode $ ou %.

• Titre : Ajoutez un nom à votre rabais

• Règles : Suivez cette procédure afin de définir vos règles :

  • Appliquer au participant n^o : Indiquer le montant de votre rabais pour code postal à votre participant n^o 1

  • Cliquer sur +Ajouter une règle

  • Si un rabais familial est appliqué au 2e participant, additionner le rabais multiples participants avec votre rabais de code postal et indiquer le montant du rabais

  • Si un rabais familial est appliqué seulement au 3e participant, inscrivez au participant n^o 2 votre rabais de code postal et pour votre 3e participant additionnez le rabais multiples participants avec votre rabais de code postal et indiquer le montant du rabais.

Voir exemple ci-dessous :

Dans le cas ci-dessous, l’organisation accorde un rabais de code postal de 25,00 $ à chaque participant et un rabais familial de 20,00 $ au 3e participant. Nous avons donc additionné le rabais de code postal de 25,00 $ au rabais familial de 20,00 $ au 3e participant, le montant de rabais inscrit est donc de 45,00 $.

• Date d’expiration : Créez une date d’expiration pour la règle de rabais (si nécessaire)

• Statut : Sélectionnez le statut actif ou inactif

Modifier les rabais

En cliquant sur la ligne de votre rabais, un panneau latéral s’ouvrira à votre droite, vous pourrez modifier le titre, la date d’expiration et le statut à l’aide du crayon bleu.

En cliquant sur le bouton Action du panneau latéral, vous avez la possibilité de le supprimer.

Comment les rabais sont-ils calculés ?

Rabais en argent ($)

Exemple 1 - Rabais multiples participants uniquement ($)

Rabais en argent ($) d’une famille de trois enfants avec uniquement le rabais multiples participants

• Le deuxième enfant reçoit 50 $ de rabais

• Le troisième enfant reçoit 100 $ de rabais

• Frais d’inscription sont de 500 $, 400 $ et 300 $.

• Les frais d’affiliation sont de 46,16 $

Exemple 2 - Rabais code postaux uniquement ($)

Rabais en argent ($) d’une famille de trois enfants avec uniquement le rabais par code postaux

• Chaque enfant reçoit un rabais de type code postaux de 25,00 $

• Les frais d’affiliation sont de 46,16 $

Exemple 3 - Rabais code postaux et rabais multiples participants ($)

Rabais en argent ($) d’une famille de trois enfants avec les rabais code postaux et multiples participants

• Chaque enfant reçoit un rabais de type code postaux de 25,00 $

• Le deuxième enfant reçoit 50 $ de rabais

• Le troisième enfant reçoit 100 $ de rabais

• Frais d’inscription sont de 500 $, 400 $ et 300 $.

• Les frais d’affiliation sont de 46,16 $

Rabais en pourcentage (%)

Exemple 1 - Rabais multiples participants uniquement (%)

Rabais en pourcentage (%) d’une famille de trois enfants avec uniquement le rabais multiples participants

• Le deuxième enfant reçoit 10 % de rabais

• Le troisième enfant reçoit 25 % de rabais

• Frais d’inscription sont de 500 $, 400 $ et 300 $.

• Les frais d’affiliation sont de 46,16 $

Exemple 2 - Rabais code postaux uniquement (%)

Rabais en pourcentage (%) d’une famille de trois enfants avec rabais code postaux uniquement

• Chaque enfant reçoit un rabais de type code postaux de 10 %

• Les frais d’affiliation sont de 46,16 $

Exemple 3 - Rabais code postaux et rabais multiples participants ($)

Rabais en pourcentage (%) d’une famille de 3 enfants avec rabais code postaux et multiples participants

• Chaque enfant reçoit un rabais de type code postaux de 10 %

• Le deuxième enfant bénéficie d’un rabais de 10 %

• Le troisième enfant bénéficie d’un rabais de 25 %

• Frais d’inscription : 500 $, 400 $ et 300 $

• Les frais d’affiliation sont de 46,16 $

Étape 3 - Conditions de paiement

Cette option est utilisée seulement pour les organisations qui utilisent l’inscription en ligne.

Les conditions de paiement doivent être mises en place par votre organisation et doivent être acceptées par le membre lors de son inscription.

Ajouter des conditions de paiement

Cliquez sur Catalogue, Conditions de paiement et + Ajouter.

Complétez les informations demandées :

• Titre : Ajouter un nom à vos conditions de paiement

• Description : Ajoutez le texte de vos conditions de paiement

  • Plusieurs options de formatage sont disponibles, dont l’ajout d’un lien internet, si vous désirez diriger vos membres vers votre site web.

• Actif : Assurez-vous que vos conditions de paiement sont actives.

Une fois terminée, cliquez sur Ajouter.

Modifier les conditions de paiement

Si vous souhaitez apporter des modifications à vos conditions de paiement, vous n’avez qu’à cliquer sur la condition de paiement, faire les modifications et cliquez sur Enregistrer.

Étape 4 - Dispenses

Cette option est utilisée seulement pour les organisations qui utilisent l’inscription en ligne.

L’ajout de dispense est facultatif, cependant des dispenses peuvent avoir été mises en place par votre organisation provinciale ou régionale. Pour obtenir la liste des dispenses qui sont automatiquement mises en place, veuillez communiquer avec votre organisation régionale.

Ajouter des dispenses

Cliquez sur Catalogue, Dispenses et + Ajouter.

Complétez les informations demandées :

• Obligatoire : Une réponse doit être fournie pour la dispense au moment de l’inscription.

• Critique : Une réponse doit être fournie pour être ajoutée sur une équipe.

• Titre * : Ajouter un nom à votre dispense.

• Description * : Ajouter la description de votre dispense.

  • Plusieurs options de formatage sont disponibles, dont l’ajout d’un lien internet, si vous désirez diriger vos membres vers votre site web.

• Option de confirmation : Ajoute l’option de confirmation que le membre devra cocher à la fin de la dispense (exemple : Je suis d’accord)

• Option de refus : Ajoute l’option de refus que le membre devra cocher à la fin de la dispense (exemple : Je ne suis pas d’accord)

  • Si aucune des deux cases n’est complétée, le système ajoutera le message par défaut J’ai lu et j’accepte la dispense, si celle-ci est obligatoire. Si elle n’est pas obligatoire, le système ajoutera aussi le choix Je préfère ne pas signer.

• Actif : Assurez-vous que vos dispenses sont actives.

• Aperçu : En cliquant sur ce bouton, un aperçu de votre votre dispense s’affichera.

Une fois terminée, cliquez sur Ajouter

Modifier une dispense

Si vous souhaitez apporter des modifications à vos dispenses, vous n’avez qu’à cliquer sur la dispense, faire les modifications et cliquez sur Enregistrer.

Étape 5 - Questionnaires

Cette option est utilisée seulement pour les organisations qui utilisent l’inscription en ligne.

L’ajout d’un questionnaire est une option facultative utilisée pour demander des informations précises à vos membres inscrits.

Ajouter des questionnaires

Cliquez sur Catalogue, Questionnaires et + Ajouter.

Complétez les informations demandées :

• Nom du questionnaire : Saisissez un nom à votre questionnaire (celui-ci ne sera pas visible au public).

• Titre de la section 1 sur 1 : Saisissez un nom de section

• Question : Ajouter une question et inscrivez votre question

• Type : Sélectionnez le type de réponse souhaité parmi les choix suivants :

  • Réponse courte : Permets au participant d’inscrire une réponse courte

  • Réponse longue : Permets au participant d’inscrire une réponse plus longue

  • Case à cocher : Permets de faire des sélections multiples à l’aide de case à cocher

  • Bouton radio : Permets de faire une seule sélection à l’aide de cercle

  • Sélection simple : Permets de sélectionner une seule réponse dans un menu déroulant

  • Sélection multiple : Permets de sélectionner plusieurs réponses dans un menu déroulant

  • Date : Permets d’indiquer une date selon une plage de date déterminée

  • Heure : Permets d’indiquer une heure selon une plage d’heure déterminée

  • Nombre : Permets d’indiquer un nombre selon une plage de nombre déterminée

• Obligatoire : En cochant cette case, vous pouvez définir cette question comme étant obligatoire, le participant devra obligatoirement répondre afin de poursuivre son inscription en ligne.

Vous pouvez ajouter autant de sections et de questions souhaitées. Une fois, terminée, cliquez sur Créer.

Légende des symboles à droite des sections et des questions :

Ce symbole vous permet d’ajouter des questions à votre section

Ce symbole vous permet d’ajouter des sections à votre questionnaire

Ce symbole vous permet de cloner une section ou une question

Ce symbole vous permet de supprimer une question

Modifier un questionnaire

Si vous souhaitez apporter des modifications à votre questionnaire, vous n’avez qu’à cliquer sur le questionnaire, faire les modifications et cliquez sur Enregistrer.

Étape 6 - Autres frais

Cette option est utilisée seulement pour les organisations qui utilisent l’inscription en ligne.

L’ajout d’un autre frais à votre catalogue est une option facultative.

Ajouter des autres frais

Cliquez sur Catalogue, Autres frais et + Ajouter.

Complétez les informations demandées :

• Ajouter une image : Vous pouvez ajouter l’image correspondant à vos frais.

• Nom * : Saisissez le nom de vos autres frais.

• Description : Inscrivez la description de vos frais

• Prix : Indiquez le prix de vos frais

Une fois terminée, cliquez sur Ajouter

Modifier les autres frais

En cliquant sur la ligne de votre autre frais, un panneau latéral s’ouvrira à votre droite, vous pourrez modifier le statut, le nom, la description et le prix à l’aide du crayon bleu.

En cliquant sur le bouton Action du panneau latéral, vous avez la possibilité de le supprimer.

Étape 7 - Frais d’affiliation

Les frais d’affiliation représentent le coût requis pour s’inscrire auprès de votre organisation nationale, provinciale et régionale. Ces frais seront affichés, mais vous n’aurez pas la possibilité de les modifier.

Vous avez la possibilité d’ajouter des frais d’affiliation pour votre organisation locale.

Ajouter des frais d’affiliation

Cliquez sur Catalogue et Frais d’affiliation.

Sélectionnez la ligne du frais pour lequel vous souhaitez ajouter des frais d’affiliation afin d’ouvrir le panneau latéral droit.

Dans l’onglet Frais, à l’aide du crayon bleu, modifiez ou inscrivez le montant des frais.

Cliquez sur le crochet bleu afin d’enregistrer vos frais.

Dans l’onglet Catalogue, vous pouvez ajouter ou modifier les dispenses et les questionnaires liés à ces frais d’affiliation. Vous n’avez qu’à cliquer sur le crayon bleu et sélectionner les dispenses et les questionnaires souhaités. Cliquez sur le crochet bleu afin d’enregistrer votre sélection.

Étape 8 - Frais d’inscription

Les frais d’inscriptions représentent le montant requis afin qu’un participant s’inscrive dans une activité pendant une période ou saison précise.

Ajouter des frais d’inscription

Cliquez sur Catalogue, Frais d’inscription et + Ajouter.

Complétez les informations demandées :

• Type de membre : Sélectionner le type de membre souhaité parmi les suivants :

  • Joueur

  • Entraineur

  • Arbitre

  • Bénévole

  • Personnel de banc

• Actif : En sélectionnant Inactif, aucune inscription ne pourra être faite.

• Places disponibles : Cette option est utilisée, vous pourrez limiter le nombre d’inscriptions pour cette division.

• Liste d’attente : Une fois les places disponibles remplies, les participants pourront s’inscrire sur la liste d’attente. Aucun montant ne sera facturé au moment de l’inscription sur la liste d’attente.

  Il est possible d’augmenter la limite d’inscription lorsque celle-ci a atteint sa limite. Cependant, toutes les inscriptions de la liste d’attente devront avoir été gérées (accepter ou annuler).

• Afficher les places restantes : Cochez si vous souhaitez afficher le nombre de places disponibles sur la liste d’attente.

  Division * : Sélectionnez la division souhaitée. Seuls les membres de ce groupe d’âge pourront s’inscrire à cette division.

• Catégorie : Vous avez la possibilité de sélectionner la catégorie selon la division choisie.

• Âge minimum - Âge maximum : Vous avez la possibilité de sélectionner une catégorie et d’indiquer l’âge minimum et maximum des participants.

• Nom * : Saisissez le nom de vos frais d’inscription. Si votre inscription s’applique à plusieurs divisions d’âge, assurez-vous d’inscrire un titre significatif indiquant les âges du frais d’inscription.

• Période d’activité : Si une période d’activité a été configuré dans votre organisation, vous avez la possibilité de sélectionner la période à laquelle les frais d’inscription sont reliés.

• Exclure les frais d’affiliation : Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour les inscriptions auxquelles vous ne souhaitez pas que les frais d’affiliation soient appliqués par exemple pour des bénévoles, du personnel de banc ou des camps d’entrainements.

• Frais d’inscription * : Entrez le montant de vos frais d’inscription.

• Frais d’inscription hâtifs : Si vous souhaitez offrir des frais d’inscription hâtifs, inscrivez le montant des frais, la date et l’heure avant laquelle les frais sont actifs.

• Frais d’inscription tardifs : Si vous souhaitez offrir des frais d’inscription tardifs, inscrivez le montant des frais, la date et l’heure après laquelle les frais sont actifs.

Informations du catalogue à ajouter

• Questionnaire : Sélectionnez le questionnaire souhaité pour vos frais d’inscription.

• Dispenses : Sélectionnez les dispenses souhaitées pour vos frais d’inscription.

• Versements : Sélectionnez les versements souhaités pour vos frais d’inscription.

Questions additionnelles pour les activités

• Entrainements par semaine : Sélectionnez le nombre d’entrainements par semaine.

• Journées des entrainements : Sélectionnez les journées d’entrainements.

• Info journée d’entrainement : Inscrivez de l’information additionnelle sur les journées d’entrainement.

• Matchs par semaine : Sélectionnez le nombre de matchs par semaine.

• Journées des matchs : Sélectionnez les joueurs d’entrainements.

• Info journée de matchs : Inscrivez de l’information additionnelle sur les journées de matchs.

Une fois terminée, cliquez sur Ajouter.

Modifier les frais d’inscription

En cliquant sur la ligne de vos frais d’inscription, un panneau latéral s’ouvrira à votre droite, deux onglets seront disponibles Frais et Catalogue.

Dans l’onglet Frais, à l’aide du crayon bleu vous pouvez modifier ou ajouter toutes informations relatives à vos frais d’inscriptions ainsi qu’à vos questions additionnelles pour les activités<

Dans l’onglet Catalogue, vous pouvez modifier ou ajouter les éléments de votre catalogue relié à vos frais d’inscription.

Si votre organisation provinciale ou régionale a ajouté des dispenses, celles-ci seront affichées sous vos dispenses.

En cliquant sur le bouton Action du panneau latéral, vous avez la possibilité de le supprimer ou de dupliquer vos frais d’inscription.

Supprimer : Le frais d’inscription ne doivent pas être utilisés dans une boutique en ligne, si vous souhaitez le supprimer.

Dupliquer : Vous pouvez dupliquer des frais afin de copier les options des frais, vous n’aurez qu’à modifier la division, le nom ainsi que les informations relatives à ces nouveaux frais d’inscription.