Informations sur l’assurance :
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Cliquez ici pour obtenir de l’information sur le programme d’assurance de Hockey Canada incluant “Comment présenter une demande de règlement”, “Quand êtes-vous assuré?”, FAQ, et plus encore.
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Voir le tableau ci-dessous pour les changements de statut:
Scénario | Statut actuel | Nouveau statut |
|---|---|---|
Joindre un nouveau rapport d’accident sans joindre de reçus d’assurance | En attente | Nouveau rapport de blessure |
Joindre un nouveau rapport d’accident et joindre simultanément des reçus d’assurance. | En attente | Nouveau document |
Joindre un reçu d’assurance à un rapport de blessure déjà entré | Nouveau document | Nouveau document |
Un rapport de blessure avec ou sans reçus d’assurance dont l’équipe d’assurance du HC travaille activement. | Ouvert | Ouvert |
Un rapport de blessure sans reçu d’assurance est traité. | Classé | Classé – NW (Ce fichier peut être rouvert) |
Un rapport de blessure avec des reçus d’assurance est traité. | Classé | Classé |
Meilleurs pratiques :
Avant d’ouvrir une nouvelle réclamation, confirmez qu’une réclamation n’a pas encore été commencée pour ce participant.
Si un membre a plus d’un profil dans le HCR, il devrait être fusionné avant de commencer une demande pour s’assurer que le paiement n’est pas fait deux fois sur une demande.
Notre objectif est de n’avoir aucun document envoyé par courriel pour une réclamation d’assurance. Utilisez HCR pour cela - il améliore l’efficacité et est plus sûr.
Entrez la réclamation dès que vous recevez le rapport de blessure ou dès que vous le pouvez. Essayez d’éviter d’accumuler le nombre de réclamations avant de les entrer dans le HCR.
Pour limiter la taille de la pièce jointe, numérisez en format PDF plutôt qu’en format image. Vous pouvez également numériser à une résolution inférieure pour réduire la taille du fichier. La limite de fichiers d’assurance est fixée à 20 Mo.
Nommer toujours le document que vous ajoutez au HCR afin qu’il soit plus facile à consulter plus tard et qu’il puisse également être géré avec les calendriers de conservation des documents.
Soumission d’une réclamation :
Avant de commencer une nouvelle réclamation, n’oubliez pas de toujours faire une recherche sur le participant afin de confirmer si une réclamation a été commencée. Si une réclamation est trouvée, examinez les renseignements pour confirmer s'il s’agit du même accident ou s’il s’agit d’un nouvel accident. Pour rechercher le participant, entrez son prénom/nom de famille ou son numéro HCR.
Commencer une réclamation :
Dans les options du menu Tâche, cliquez sur Assurance.
Pour entrer une nouvelle réclamation, cliquez sur +Ajouter. À partir de la fenêtre contextuelle, vous pouvez rechercher le membre par prénom/ nom ou par numéro HCR.
La date de naissance est facultative mais limite la recherche.
Si le membre n’est pas trouvé, vous devrez créer un nouveau profil en allant dans l’onglet Membre. (Veuillez contacter la branche du membre pour vous aider)
Si plus d’un résultat est trouvé, passez en revue l’information - nom, numéro de HCR, date de naissance, association principale, adresse et sélectionnez le bon membre.
Ouvrir une nouvelle réclamation
Réclamation : Réserve et statut – Hockey Canada – Seulement – Si vous connaissez le montant de la réserve, vous pouvez l’inscrire et le statut changera automatiquement à ouvert. Si vous ne connaissez pas le montant, vous pouvez le laisser à 0 $ avec le statut en attente.
Seul Hockey Canada aura accès à l’inscription d'un montant de réserve
Accident: Renseignements généraux – On vous demandera de fournir des renseignements de base sur l’accident. Si les informations ne sont pas disponibles lorsque vous commencez la réclamation, vous pouvez sélectionner « Aucune information » dans la liste déroulante spécifique. Les champs obligatoires sont les suivants : type de participant, bureau, date de l’accident, lieu, type d’événement et heure.
Blessure: Les informations sont collectées ici sur la blessure. Les renseignements suivants sont obligatoires : partie du corps, nature de la blessure, soins sur place, cause de l’accident, équipement porté et absence. Si les renseignements ne sont pas disponibles au moment de la saisie de la demande, sélectionnez « Aucune information ». En ce qui concerne l'équipement porté en cas de blessure, vous pouvez sélectionner plus d'une option si nécessaire.
Si lors de l’accident 2 parties différentes du corps sont blessées, vous pouvez ajouter un commentaire dans le champ notes
Dans la sélection des documents, cliquez sur Ajouter un document pour télécharger le rapport de blessure. La taille du fichier à télécharger est de 20 Mo. Il y aura deux types de fichiers disponible pour les types de documents - rapport de blessure et facture de réclamation d’assurance.
Dans cette section de la réclamation, téléchargez le formulaire d’assurance en cliquant sur Ajouter un document.
Le formulaire d’assurance doit être téléchargé avec la réclamation pour que la réclamation soit traitée.
Informations sur l’assurance: Entrez les informations d’assurance du joueur si les informations sont disponibles.
L’assurance hockey Canada est un fournisseur d’assurance secondaire. Des renseignements primaires sont requis pour que la demande soit traitée. Si le fournisseur d’assurance principal n’est pas connu au moment de la saisie de la réclamation, veuillez noter qu’elle sera demandée avant que la réclamation puisse être traitée. Si le joueur blessé ou le parent / tuteur des joueurs n’ont pas d’assurance maladie privée, il convient de noter dans cette section que la réclamation doit être traitée.
Informations sur l’équipe : Si le membre fait partie d’une équipe, sélectionnez l’équipe avec laquelle la blessure s’est produite. S’il n’est pas répertorié, sélectionnez « Équipe non répertoriée » et entrez manuellement le nom de l’équipe et la division.
Officiel de l’équipe : Entrez l’officiel de l’équipe inscrit sur le formulaire de réclamation d’assurance.
Une fois la réclamation soumise, elle apparaîtra dans la liste, elle vous indiquera la saison, le numéro de réclamation, le type de réclamation d’assurance membre, la blessure, la réserve, la date et le statut. Si vous cliquez sur la réclamation d’assurance, le panneau latéral s’ouvrira et vous pourrez mettre à jour les informations au besoin.
Mise à jour d’une réclamation :
Pour effectuer une mise à jour, cliquez sur la réclamation, en ouvrant le panneau latéral, utilisez les crayons bleus pour modifier les informations.
Pour ajouter des factures pour une réclamation, ouvrez le panneau latéral et cliquez sur Blessure. Sélectionnez « Ajouter un document » et sélectionnez la facture comme type de document.
Traitement d’une réclamation :
Feuille de travail : Hockey Canada seulement
Imprimer une feuille de travail : La feuille de travail est imprimée selon le fichier papier de la demande. Vous pouvez imprimer la feuille de travail à partir du panneau latéral à l’aide du bouton Action bleu – imprimer la feuille de calcul.
Pour imprimer un lot de feuilles de calcul, sélectionnez le bouton Feuille de calcul situé au-dessus de la liste des réclamations sur la page principale.
En sélectionnant l’option Créé par moi : Vous pourrez imprimer toutes les feuilles de calcul pour les réclamations que vous avez créées et qui n’ont pas été imprimées.
Une fois que vous imprimez des feuilles de calcul sous forme de lot, vous ne pouvez pas les imprimer à nouveau en vrac en utilisant cette option.
En sélectionnant l’option Plage de numéros : Vous pouvez entrer la plage de numéros d’identification d’accident que vous souhaitez imprimer.
Créer un chèque : Hockey Canada seulement
Pour créer un chèque : Cliquez sur la réclamation du membre pour ouvrir le panneau latéral. À partir de là, il y a 2 façons de créer un chèque. 1. Cliquez sur le bouton bleu « Action » et sélectionnez « Créer un chèque » 2. Au bas de l’onglet Informations sur l’accident, il y a un bouton « Créer un chèque ».
Entrez d’abord le montant et en quoi consistait le service. Ensuite, sélectionnez à qui le chèque sera émis.
Demandeur - Il vous montrera l'adresse du membre sur son profil. Si la bonne adresse n'y figure pas, vous pouvez vous rendre dans le profil du membre et ajouter une adresse (Remarque : ne faites pas de cette adresse l'adresse principale).
Tuteur - Il vous sera demandé de choisir dans la liste de la section contact du profil du membre. S'il n'y figure pas, sélectionnez "non listé" et vous pourrez saisir le prénom, le nom, le type de contact et l'adresse. (Remarque : cette adresse sera ajoutée au profil du membre).
Autre - il vous demandera de sélectionner un bénéficiaire, vous pouvez choisir dans la liste ou cliquer sur Créer un bénéficiaire
Un commentaire peut être ajouté si nécessaire.
Imprimer un chèque : Hockey Canada seulement
Pour imprimer un chèque : Sélectionnez le bouton chèques situé sur la page principale au-dessus de la liste des réclamations
Dans la fenêtre Paramètres d’impression, entrez le numéro de départ indiqué sur le chèque sur lequel vous imprimez et sélectionnez la date d’impression du chèque. Remarque : cela imprimera tous les chèques qui ont été créés.
Le numéro du chèque et la date d’impression seront maintenant ajoutés à l’information qui se trouve dans le panneau latéral.
Si un chèque doit être réimprimé ou annulé, vous pouvez le faire en cliquant sur les 3 points de l’image du chèque et en sélectionnant imprimer ou annuler.
