Le module de permis de voyage est accessible à toutes les branches. Les branches peuvent demander à ce qu’il soit désactivé pour leur région.
Note : Si votre région nécessite un processus d’approbation de deux personnes ou plus, veuillez contacter l’équipe soutien de Spordle et nous activerons cette fonction pour votre région.
Par défaut, tous les super utilisateurs des branches ont accès au module de permis de voyage. Deux nouveaux rôles supplémentaires sont maintenant disponibles : Création de permis de voyage et Approbation de permis de voyage. Ces rôles peuvent être ajoutés à toute personne qui a besoin d’ajouter ou d’approuver un permis de voyage dans le HCR.
Les documents de permis de voyage, les frais et la permission de soumettre un permis à partir de Mon compte sont configurés dans le menu Paramètres et Organisations
Veuillez vous référer à la documentation Paramètre - Organisation - Document ainsi qu’à la documentation Paramètre - Organisation - Permis de voyage
Si vous avez donné l’autorisation à vos entraineurs d’entrer leurs demandes de permis de voyage à partir de Mon Compte, assurez-vous de les inscrire sur un cahier d’équipe, sans quoi ils ne pourront pas faire de demandes.
Ajout d’un permis de voyage
Pour ajouter un permis de voyage à l’une de vos équipes, vous devez aller dans Tâches et Permis de voyage. La liste des permis de voyage de votre organisation (et vos sous-organisation) s’affichera.
Pour ajouter un permis de voyage, cliquer sur +Ajouter.
Compléter les champs requis :
Les champs marqués d’un * sont obligatoires
Équipe* pour laquelle le permis est demandé
Nom de l’événement* (nom du tournoi)
Numéro de référence
Type de déplacement* (plusieurs choix sont disponibles)
Type d’événement (Domicile, à l’extérieur, s.o.)
Site web de l’hôte
Nom de l’équipe hôte
Nombre de parties
Division hôte*
Classe d’accueil
Catégorie d’hôte
Pays d’accueil*
Province / États*
Ville hôte*
Organisme d’accueil
Aréna hôte
Frais de permis de voyage
Si des frais de permis de voyage ont été configurés par votre branche, ceux-ci s’afficheront automatique lors de votre demande de permis de voyage. Ces frais ne peuvent pas être supprimés ou modifiés par un entraineur.
Une fois que vous aurez terminé, cliquez sur Suivant
Vous devez ensuite entrer les dates de début et de fin de l'événement.
Vous avez la possibilité d’ajouter une remarque et des pièces jointes (reçu et/ou toute autre pièce jointe additionnelle requise) si votre branche ou l’organisation le requiert. Dans l’exemple ci-dessous l’organisme demande de joindre le reçu du tournoi à la demande de permis de voyage.
Cliquez sur Ajouter
Vous avez ensuite 2 possibilités :
Soumettre le permis (sera envoyé pour approbation à votre branche ou votre organisation provinciale ou au niveau d’approbation supérieur au vôtre)
Si vous sélectionnez cette option, vous ne pourrez plus apporter de modifications à votre demande
Soumettre plus tard
Si vous sélectionnez cette option, vous pouvez apporter des changements et soumettre le permis plus tard
Cliquez sur « Confirmer »
Statut d’un permis de voyage
Il peut y avoir quatre statuts à une demande de permis de voyage :
Brouillon : le permis de voyage n’a pas encore été soumis
Approuvé : le permis de voyage a été approuvé par votre branche ou votre organisation provinciale
Refusé : le permis de voyage a été refusé par votre branche ou votre organisation provinciale
En attente : le permis de voyage est en attente de l’approbation ou du refus de votre branche ou votre organisation provinciale
Note : Selon le rôle d’utilisateur accordé par votre branche, vous pourrez Autoriser, Refuser ou Supprimer un permis de voyage une fois qu’une demande de permis de voyage aura été soumise en cliquant sur le bouton Action du panneau latéral.
Le module de permis de voyage générera une de notifications par courriel lors d’un changement de statut d’un permis de voyage et il fera parvenir un courriel au créateur et aux approbateurs.
