Vidéo - Gestion et soumission des permis de voyage : Cliquez ICI

Le module de permis de voyage est accessible à toutes les branches. Les branches peuvent demander à ce qu’il soit désactivé pour leur région.

Par défaut, tous les super utilisateurs des branches ont accès au module de permis de voyage. Deux rôles supplémentaires sont disponibles : Création de permis de voyage et Approbation de permis de voyage. Ces rôles peuvent être ajoutés à toute personne qui a besoin d’ajouter ou d’approuver un permis de voyage dans le HCR.

Les documents de permis de voyage, les frais et la permission de soumettre un permis à partir de Mon compte sont configurés dans le menu Paramètres et Organisations.

Veuillez vous référer à la documentation Paramètre - Organisation - Document ainsi qu’à la documentation Paramètre - Organisation - Permis de voyage

Liste des demandes de permis de voyage

Dans la page d’accueil des permis de voyage du menu Tâche, vous avez la possibilité d’afficher toutes les demandes de permis de voyage. Vous n’avez qu’à décocher la case Actions requise et vous serez en mesure de voir toutes les demandes de permis de voyage qui ont été faites.

Filtrer les demandes de permis de voyage

Vous avez la possibilité de rechercher une demande de permis de voyage précise en inscrivant le nom de l’équipe dans la case Rechercher.

Vous pouvez aussi filtrer vos demandes de permis de voyage par statut :

• Tout sélectionner

• Brouillon

• En attente

• Approuvé

• Refusé

Demande de permis de voyage

Ajout d’un permis de voyage

Pour ajouter un permis de voyage à l’une de vos équipes, vous devez aller dans Tâches et Permis de voyage. La liste des permis de voyage de votre organisation (et vos sous-organisations) s’affichera.

Pour ajouter un permis de voyage, cliquer sur +Ajouter.

Compléter les champs requis :

• Équipe* pour laquelle le permis est demandé

• Nom de l’événement* (nom du tournoi)

• Numéro de référence

• Type de déplacement* (plusieurs choix sont disponibles)

• Type d’événement (Domicile, à l’extérieur, s.o.)

• Site web de l’hôte

• Nom de l’équipe hôte

• Nombre de parties

• Division hôte*

• Classe d’accueil

• Catégorie d’hôte

• Pays d’accueil*

• Province/États*

• Ville hôte*

• Organisme d’accueil

• Aréna hôte

• Frais de permis de voyage

  • Si des frais de permis de voyage ont été configurés par votre branche, ceux-ci s’afficheront automatiques lors de votre demande de permis de voyage. Ces frais ne peuvent pas être supprimés ou modifiés par un officiel d’équipe.

Une fois que vous aurez terminé, cliquez sur Suivant

Date du tournoi

Vous devez ensuite inscrire les dates de début et de fin de l’événement.

Vous avez la possibilité d’ajouter une remarque et des pièces jointes (reçu ou toute autre pièce jointe additionnelle requise) si votre organisation provinciale ou régionale le requiert.

Cliquez sur Ajouter.

Soumettre le permis ou non

Vous avez ensuite deux possibilités :

• Soumettre le permis (sera envoyé pour approbation à votre organisation provinciale ou régionale ou au niveau d’approbation supérieure au vôtre)

• Soumettre plus tard

Cliquez sur Confirmer.

Statut d’un permis de voyage

Il peut y avoir quatre statuts à une demande de permis de voyage :

• Brouillon : le permis de voyage n’a pas encore été soumis

• Approuvé : le permis de voyage a été approuvé par votre branche ou votre organisation provinciale

• Refusé : le permis de voyage a été refusé par votre branche ou votre organisation provinciale

• En attente : le permis de voyage est en attente de l’approbation ou du refus de votre branche ou votre organisation provinciale

Processus d’approbation ou de refus d'une demande de permis

Le panneau latéral affiche les processus d’approbation d’une demande de permis de voyage, c’est-à-dire que toutes les organisations qui doivent approuver ou décliner une demande seront affichées dans l’ordre d’approbateur. Le nom de l’approbateur ainsi que la date et l’heure d’approbation ou de refus seront affichés pour chacune des organisations.

De plus, une notification sera envoyée à chacun des approbateurs afin de les aviser qu’une demande de permis de voyage doit être traitée.

Panneau latéral d’une demande de permis de voyage

En cliquant sur une demande de permis de voyage, un panneau latéral s’ouvrira à votre droite. Deux onglets seront disponibles, soit Général et Hôte.

Dans le haut de la page du panneau latéral le nom de l'événement et le numéro séquentiel du permis de voyage seront affichés. Le nom de l'équipe ainsi que le lien pour vous diriger vers le profil de l'équipe.

Onglet Général

L’onglet général affichera le processus d’approbation de la demande de permis de voyage, vous serez donc en mesure de visualiser tous les approbateurs de votre demande. De plus, toutes les informations quant à la demande de permis voyage ainsi que le statut de la demande seront affichées. Vous avez la possibilité de faire des modifications en cliquant sur le crayon bleu et d’ajouter une note à la demande de permis.

Onglet Hôte

L’onglet hôte affichera les informations de l’hôte et de l’événement. Si le statut de la demande est En attente ou Brouillon, vous avez la possibilité d’apporter des modifications en cliquant sur le crayon bleu.

Bouton Action

Note : Selon le rôle d’utilisateur accordé par votre branche, vous pourrez Approuver, Refuser ou Supprimer un permis de voyage une fois qu’une demande de permis de voyage aura été soumise en cliquant sur le bouton Action du panneau latéral.

Le module de permis de voyage générera une de notifications par courriel lors d’un changement de statut d’une demande de permis de voyage et il fera parvenir un courriel au créateur et aux approbateurs.

Approbation

Lorsque vous approuvez une demande de permis de voyage, une fenêtre contextuelle s’affichera afin de confirmer votre action.

Refuser

Lorsque vous refusez une demande de permis de voyage, une fenêtre contextuelle s’affichera afin de confirmer votre action. Nous vous suggérons d’ajouter une note dans le panneau latéral afin d’inscrire la raison du refus au demandeur.

Supprimer

Il est possible de supprimer une demande de permis de voyage uniquement si le statut de celle-ci est En attente ou Brouillon. Un message vous demandera de confirmer la suppression de la demande.

Imprimer permis de voyage

Vous avez la possibilité d’imprimer le permis de voyage en format PDF en cliquant sur le bouton Action du panneau latéral d’une demande de permis.

Le statut du permis sera inscrit dans le haut de la page. Lorsque la demande de permis est approuvée, la section d’approbation en bas de la page affichera le nom de l’approbateur, le nom de son organisation et la date d’approbation.

La 2e page du permis de voyage, affichera les informations additionnelles tel que les contacts des équipes et le nom de l'équipe hôte.

Si le statut de la demande est En attente ou Brouillon, le statut est en attente s’affichera dans le haut de la page.

La 2e page du permis de voyage, affichera les informations additionnelles tel que les contacts des équipes et le nom de l'équipe hôte.