Cette section a pour but de guider les administrateurs et appointeurs dans l'utilisation des fonctionnalités de Spordle One pour la gestion des officiels et l'assignation aux matchs. Ce guide détaille les étapes à suivre pour chaque processus, en s'appuyant sur les outils disponibles sur la plateforme.
Pour accéder à la section des appointeurs, suivez ces étapes :
Allez dans votre Régie.
Cliquez sur le logo de Maison.
Choisissez votre saison.
Cliquez sur Sélectionner et accéder à votre Tableau de bord.
Cliquez sur Officiels.
1. Gestion des Groupes d'Officiels
Le groupe d’officiel vous permet de gérer vos intervenants:
Créer une liste ou un groupe d’intervenant
Gérer les types d’intervenants, par exemple: arbitre, marqueur, superviseur
Utiliser le groupe dans le module de communication
Les intervenants doivent être ajoutés à votre groupe avec le bon profil pour être assignés aux matchs. Un officiel peut faire parti de plusieurs groupes :
Par exemple, l’intervenant doit avoir le bon « type » dans son profil: les bonnes catégories et les bons endroits pour être visible dans la liste déroulante lors de l’assignation à un match
Vous pouvez avoir plusieurs groupes, par exemple:
• Groupe Arbitres
• Groupe Marqueurs
Création d'un Groupe d'Officiels
Dans le menu principal, sélectionnez "Officiels" puis "Groupe d’officiel".
Cliquez sur "+ Nouveau".
Saisissez un nom descriptif pour le groupe (par exemple, "Arbitres Rosemère") qui peut inclure la région ou l’organisation.
Accorder le droit aux organisations de voir ou de copier votre groupe.
Ajoutez des membres au groupe :
Utilisez la barre de recherche pour trouver les officiels.
Une fois l’officiel trouvé, vous pouvez garder ses types intacts en cliquant « Tous » ou sélectionner un type spécifique. Vous pouvez modifier les droits à cet endroit en cochant les cases appropriées.
Cliquez sur "Ajouter au groupe et sauvegarder" pour finaliser la création du groupe.
Au bas de la page, la dernière étape consiste à sauvegarder un filtre de recherche pour votre groupe en cochant les cases appropriées.
Le filtre est utilisé dans l’outil « Assigner des intervenants à des matchs par groupe ». En sauvegardant le filtre, vous obtiendrez une recherche avec le même filtre chaque fois que vous utilisez ce groupe.
Notez que lorsque vous cliquez sur le nom de l’officiel (en bleu), vous ouvrez son profil d’intervenant dans un onglet différent.
Propriétaire du groupe et Gestion des droits
Le Propriétaire du Groupe : La personne qui crée un groupe en devient automatiquement le propriétaire. Cela signifie qu'elle a tous les pouvoirs pour gérer le groupe.
Modifier le Groupe : En tant que propriétaire, vous pouvez ajouter ou retirer des membres (intervenants), changer les rôles et ajuster les paramètres du groupe, comme les filtres de recherche.
Droits d’appointeur et d’administrateur : Vous pouvez attribuer des droits spéciaux à d'autres membres du groupe. Un Appointeur peut gérer les assignations de matchs, tandis qu'un Administrateur peut aussi apporter des modifications au groupe, tout comme le propriétaire.
Visualisation par les Autres Membres : Les autres membres du groupe peuvent voir ou copier le groupe, mais ils ne peuvent pas le modifier.
Gestion des Membres d'un Groupe
Pour mettre à jour les membres d’un groupe, aller dans l’onglet Liste des groupes d’officiels.
Cliquez sur “Modifier” à droite, sur le crayon. Votre liste sera visible au bas de la page.
Ajout de membres
Utilisez la recherche pour ajouter des officiels existants à votre groupe. Assurez vous qu'ils ont un profil à jour pour leur rôle spécifique (arbitre, marqueur, etc.).
Suppression de membres
Pour retirer un officiel d'un groupe, allez dans la liste des membres du groupe, sélectionnez l'officiel, puis cliquez sur "Retirer".
2. Droits et accès des utilisateurs
Allez dans votre Régie.
Cliquez sur le logo de Maison.
Choisissez votre saison.
Cliquez sur Sélectionner et accéder à votre Tableau de bord.
Cliquez sur Droits.
La gestion des droits et des accès dans Spordle est traité à plusieurs niveaux:
Les droits : le PSP est un utilisateur (courriel) et un mot de passe.
Visible sous Droit/Gestions des droits des usagers
Les accès : l’accès au tableau de bord de Spordle One.
Dans la gestion des droits, l’usager doit avoir les organisations et les accès requis.
Les rôles : Intervenants tels que les officiels et les Officiels Hors Glace
Dans Officiels/Assigner un membre comme intervenant, les rôles doivent être ajoutés/définis
Attribuer des droits d'Administrateur ou d'Appointeur
Fonction du bouton "Droit" : Ce bouton vous permet de donner à d'autres membres du groupe des droits d'administrateur (Admin) ou d'appointeur.
Ajouter un Administrateur ou un Appointeur :
Rechercher : Entrez l'adresse courriel de la personne, puis cliquez sur "Rechercher". Son nom apparaîtra.
Accorder les Droits : Cliquez sur "Accorder les droits" pour lui donner les droits souhaités.
Confirmation : Vous recevrez une confirmation que les droits ont été accordés.
Droit de Superviseur : Si vous donnez des droits de "Superviseur", la personne pourra uniquement assigner d'autres superviseurs. Pour qu'elle puisse aussi assigner des marqueurs, cochez également la case "Marqueur".
Droit d'Administrateur : Ce droit permet à la personne de modifier le groupe, tout comme le propriétaire.
Gestion des demandes d’officiels
Demande d'Officiel : Les nouveaux intervenants doivent d'abord soumettre une demande d'officiel via Hockey Québec (http://officiels.hockey.qc.ca/fr/spordle/demande.html ).
Rôle du Gestionnaire : En tant que gestionnaire, vous pouvez traiter cette demande en même temps que vous ajoutez l'intervenant à votre groupe.
Liaison de l'Intervenant : La liaison consiste à connecter l'adresse courriel de l'officiel (son PSP) à son profil de membre (son nom).
Affichage des Noms : Une fois cette liaison faite, lorsque vous assignez un officiel, son nom apparaîtra dans la liste déroulante, plutôt que son adresse courriel.
Accepter ou Refuser une Demande : Lorsque vous recevez une demande d'un nouvel usager, vous pouvez choisir de l'accepter ou de la refuser.
Étapes pour gérer une nouvelle demande d’officiel
Pour gérer la demande, cliquez sur le crayon Gérer la demande.
1. Lier un nouvel usager
Recherche : Tapez les premières lettres du nom de la personne pour trouver son profil dans le système.
Liaison : Cette étape permet de connecter le compte de l'officiel (son PSP) à son profil de membre. Cela garantit que l'officiel recevra ses assignations de matchs par courriel.
Disponibilités et Courriels : Si un officiel n'est pas lié, il ne pourra pas entrer ses disponibilités ni recevoir de courriels pour ses assignations.
Affichage dans les Assignations : Lors de l'assignation d'un officiel à un match, son nom et son organisation apparaîtront dans la liste déroulante, plutôt que son adresse courriel.
2. Création de nouveau membre
Si le nom n’apparaît pas : Si vous ne trouvez pas le nom du nouveau membre, vous devez créer son profil. Allez dans votre Tableau de bord → Membres → Création de membre pour le faire. Une fois le profil créé, vous pouvez lier le membre à son PSP. Il est crucial de saisir correctement la date de naissance et le numéro HCR de la personne.
3. Lier un membre existant
Rechercher le Membre : Sous Tableau de bord → Membres → Liste des membres du système recherchez le membre que vous souhaitez lier.
Effectuer la Liaison : À droite de la page, sous "Lier un membre", entrez l'adresse courriel du membre, recherchez le, puis complétez la liaison.
4 Retirer un lien existant
Rechercher le Membre : Dans Tableau de bord → Membres → Liste des membres du système , trouvez le membre dont vous voulez retirer la liaison.
Retirer la Liaison : À droite de la page, sous "Lier à un PSP", cliquez sur le crochet pour supprimer la liaison.
3. Assignation des membres comme intervenants dans le groupe
Après avoir créé un groupe, vous devez y ajouter des membres en tant qu’intervenants. Cela inclut l’assignation de rôles spécifiques à chaque membre, tels que celui d’arbitre, de marqueur, ou de superviseur. Vous devez faire cette étape afin de voir les officiels pour les assigner à vos matchs.
Cette étape permet aussi de créer le profil de l’intervenant.
Créer un profil d’intervenant permet:
D’ajouter l’intervenant dans votre groupe
De spécifier l’organisation, les catégories et les endroits que l’intervenant pourra accéder
D’ajouter un intervenant dans la liste d’examen
Étapes pour assigner des membres comme intervenants :
1. Recherche des membres
Liste des membres : Accédez à la section Tableau de bord → Membres → Liste des membres du système.
Critères de recherche : Utilisez des critères de recherche comme le nom, le courriel, ou le numéro d’identification pour localiser les membres existants.
Sélection des membres : Une fois les membres localisés, cochez la case Assigner à côté de leurs noms pour les sélectionner. Vous pouvez cocher plusieurs officiels à la fois pour donner le même profil, le même type. Cliquer sur Choisir ces membres.
2. Ajout des membres au groupe
Attribuer des profils (types) : Pour chaque membre, choisissez le profil qui correspond à leur rôle au sein du groupe, tel qu'arbitre, marqueur ou superviseur. Notez qu’un seul type peut être sélectionné à la fois. Si vous devez donner un type « Arbitre » et « Juge de ligne », vous devez le faire en 2 étapes, c’est-à-dire vous sélectionnez Arbitre en premier et Juge de ligne par la suite
Cocher les cases appropriées : Organisations, Catégories, Endroits
Validation des assignations : Cliquez sur "Soumettre et ajouter comme intervenants" pour valider leur assignation dans votre groupe.
Rôles spécifiques : Si nécessaire, attribuez des rôles supplémentaires comme administrateur ou appointeur, qui permettront à certains membres de gérer ou d’assigner des matchs au sein du groupe. Vous pouvez voir le profil des intervenants dans votre groupe en allant dans Officiel → Groupe d’officiel → Visualiser ce groupe
Envoyer un message aux Officiels de votre groupe
Sélectionner un Groupe : Lorsque vous choisissez un groupe dans le système, tous les officiels de ce groupe apparaissent automatiquement dans la section "Groupe d’Officiels".
Sélectionner les Officiels :
Cocher Tous : Pour envoyer un message à tous les officiels du groupe, vous pouvez cliquer sur "cocher tous".
Sélection Individuelle : Si vous préférez, vous pouvez choisir manuellement les officiels à qui vous souhaitez envoyer un message en cochant leurs noms.
Liaison Obligatoire : Pour qu’un officiel reçoive le courriel, il doit être lié à son compte PSP. Si cette liaison n’est pas faite, le message ne pourra pas être envoyé à cet officiel.
Note de Non Distribution : Si un courriel ne peut pas être envoyé à un officiel, une note vous en informera.
Ajouter un Lien dans le Message :
Utiliser le Trombone : Pour insérer un lien dans votre message, cliquez sur l'icône du trombone en haut à gauche de l’éditeur de message.
Insérer l’URL : Une fenêtre s’ouvrira où vous devrez entrer l'URL du document, puis cliquer sur OK. Le lien sera automatiquement ajouté dans votre message.
3. Assignation des Intervenants à des Matchs
Assigner des Intervenants à des Matchs
Assigner des Officiels : Cette section vous permet d'assigner les officiels de votre groupe à des matchs.
Trouver les Matchs à Assigner :
Utiliser le Filtre : Ouvrez le filtre et sélectionnez les organisations, sous-organisations, et catégories pertinentes.
Filtre de Recherche : Si vous avez sauvegardé un filtre pour votre groupe, l’horaire des matchs s'affichera en bas de la page.
Sélectionner une Plage Horaire : Choisissez une plage horaire pour assigner les officiels aux matchs.
Disponibilités des Officiels :
Point d’Exclamation : Les officiels indisponibles ont un point d'exclamation "!" devant leur nom.
Voir les Disponibilités : Les heures de disponibilité des officiels et leurs messages concernant leurs disponibilités sont visibles dans la liste déroulante.
Colonnes à Afficher : Vous pouvez personnaliser les colonnes visibles lors de l'assignation en cochant ou décochant les cases correspondantes.
Notifications pour Changements de Matchs :
Toujours Envoyées : Les notifications de changement de match sont toujours envoyées, même si le match est dans la même journée. Cependant, l’officiel ne sera pas désassigné.
Exemple : Si un changement de match survient à 00h01 pour un match à 20h00 le même jour, l’officiel recevra une notification mais restera assigné.
Officiels Sans Disponibilités :
Bas de la Liste : Les officiels qui n'ont pas renseigné leurs disponibilités apparaissent au bas de la liste déroulante avec un "!" devant leur nom.
Assignation Possible : Vous pouvez tout de même assigner un officiel, même s'il est marqué comme non disponible.
Options pour les Matchs
Actions Uniques pour un Match : Le bouton "Option" vous permet de réaliser des actions spécifiques pour un match, comme :
Enregistrer : Sauvegarder l’assignation des officiels.
Réinitialiser : Réinitialiser les officiels assignés.
Réinitialiser le Partage : Remettre à zéro les partages existants.
Partage Complet : Partager tous les officiels assignés pour ce match.
Transport : Ajouter un montant pour le transport.
Masquer la Supervision : Masquer la supervision lorsqu'un superviseur est assigné et que l’officiel reçoit le courriel.
Envoyer les Courriels : Envoyer les courriels liés à ce match.
Verrouillage : Verrouiller les officiels assignés pour ce match.
Enregistrer et Confirmer les Assignations
Enregistrement des Assignations : Une fois les officiels assignés, enregistrez-les en cliquant sur le bouton "Option" à la fin de la ligne. Vous pouvez aussi cliquer sur "Enregistrer toutes les assignations" en haut de la page.
Envoyer les Courriels de Confirmation : Après avoir enregistré, envoyez les courriels de confirmation en cliquant sur le bouton prévu à cet effet. Vous pouvez aussi envoyer les confirmations pour toutes les assignations en une fois.
Confirmation par les Officiels : Une fois le courriel envoyé, l'icône de l'enveloppe devient verte, ce qui signifie que l'officiel peut confirmer son match. Quand il confirme, son nom devient vert.
Notification pour Refus de Matchs
Refus de Matchs : Chaque fois que vous ouvrez le menu Listes des refus d’assignation non-traités, une fenêtre s'affiche pour vous indiquer quels officiels ont refusé des matchs.
5. Partage de Match
L'outil d'appointeur facilite le partage de matchs entre associations. Voici comment cela fonctionne :
Partager un Match :
Utilisez la flèche pour partager uniquement l’officiel sélectionné.
Avant de partager, confirmez avec l’autre association qu’elle dispose d’officiels disponibles.
Une fois le match partagé, l'autre association le voit dans sa liste et peut appointer ses officiels.
Impact du Partage :
Lorsque vous partagez un match, il est "pris en charge" par l’autre organisation.
Même si le match reste visible dans votre liste, ce sont les officiels de l’autre groupe qui seront assignés. Les cases correspondantes seront grisées pour indiquer qu'elles ne sont plus sous votre contrôle.
Retirer un Partage :
Pour enlever un partage, isolez votre match afin de le rapatrier dans votre groupe.
Filtrez par organisation, catégorie, lieu et date du match.
Cochez l’option « Afficher seulement les cases cochées » pour ne sélectionner que les critères du match.
Cliquez sur « Rechercher ».
L’option « Réinitialiser le partage » apparaîtra dans l’engrenage à droite.
Important : Seule la personne ayant demandé le partage peut le retirer. L’autre organisation ne peut pas l’enlever.
Officiels – Rapports de Match / Supervision
Appointement d'un Superviseur :
Lorsque vous nommez un Superviseur pour un match, vous pouvez choisir de masquer cette supervision. Ainsi, les officiels ne verront pas cette information dans le courriel d'acceptation du match.
Accès aux Supervisions :
Les supervisions sont accessibles via l'onglet « Officiels / Voir les rapports de match / Supervision ».
Pour rechercher des supervisions, sélectionnez votre groupe d’officiels et ouvrez les critères de recherche pour entrer les dates souhaitées.
Rapports de Match :
Les rapports de match et de supervision sont disponibles dans le même espace.
Après avoir appointé un superviseur, le match est visible sous l’onglet « Voir les rapports de Supervision », où vous pouvez également nommer un superviseur.
Les rapports de supervision peuvent être consultés directement depuis cette section.
Courriel - Rapport de Match
Pour que les responsables reçoivent une copie des rapports de matchs, assurez-vous que leurs adresses courriel sont ajoutées dans l’onglet Organisation / Courriel de Notification.
Remplissez le prénom, le nom et l’adresse courriel du destinataire, puis cliquez sur le + à gauche pour les ajouter.
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