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Life Cycle of an Insurance Claim:
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Insurance information
Submitting a claim
Processing a claim
Claim is complete
1. Insurance information
Click here for the Hockey Canada insurance process.
Click here for the Hockey Canada insurance program information, including How to make a claim, When you are covered, FAQ, and more.
Click here for ASHL insurance information.
2. Submitting a claim
Before starting a new claim, remember to always do a search of all claims by entering their First/Last name or HCR #. If a claim is found, confirm if the claim is for the same injury or if it is a new one.
Starting a claim:
From the Task menu options, click on Insurance.
To enter a new claim, click on +Add. From the pop-up window, you can search for the member by First Name/Last Name or by HCR number.
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| Info |
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Birth date is optional but will narrow the search. If the member is not found, you will need to create a new profile by going to the Member Tab. (Please contact the applicable member branch to help with this) |
Open a New Claim:
Claim: Reserve and Status – Hockey Canada - Only - If you know the amount for the reserve, you can enter it and the status will automatically change to open. If you do not know the amount, you can leave it at $0 with the status as pending.
| Info |
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Only Hockey Canada will have access to enter a reserve amount |
Accident: General information – You will be asked to provide basic information for the accident. If the information is not available when you are starting the claim, you can select ‘No info’ from the specific dropdown list.
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Injury: Information is collected here about the injury. The following information is mandatory: body part, injury nature, on site care, accident cause, wearing when injured and absence. If the information is not available at the time of entering the claim, select ‘No info’.
| Info |
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If during the accident 2 different body parts are injured, you can add a comment in the notes field |
In this section of the claim, upload the insurance form by clicking Add document.
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| Info |
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The insurance form must be uploaded with the claim in order for the claim to be processed. |
Insurance Info: Enter the insurance information of the player if the information is available.
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| Info |
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Hockey Canada insurance is secondary insurance provider. Primary information information is required for the claim to be processed. If the primary insurance provider is not known at the time of entering the claim, please note that it will be requested before the claim can be processed. If the injured player or the players parent/guardian do not have private heath insurance it should be noted in this section for the claim to be processed. |
Team Info: If the member is rostered on a team, select the team that the injury occurred with. If it is not listed select, ‘Non Listed Team’, and manually enter the team name and division.
Team Official: Enter the team official listed on the insurance claim form.
Once the claim has been submitted, it will appear in the list, it will show you the season, the claim #, member insurance claim type, injury, reserve, date and status. If you click on the insurance claim, the side panel will open, and you can update the information as needed.
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Worksheet: Hockey Canada Only
Print a Worksheet: The worksheet is printed for the hard copy file for the claim. You can print the worksheet from the side panel using the blue Action button – print worksheet.
To print a batch of worksheets, select the Worksheet button that is located above the list of claims on the main page.
By selecting the option Created by Me: You will be able to print all worksheets for claims you have created that have not been printed.
| Info |
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Once you print worksheets in batch form, you can not print them again in bulk using this option. |
By selecting the option Number Range: You can enter the accident ID number range you wish to print.
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Create a Cheque: Hockey Canada Only
To Create a Cheque: Click on the member’s claim to open the side panel. From here, there are 2 ways to create a cheque. 1. Click the blue ‘Action’ button and select ‘Create Cheque’ 2. At the bottom of the Accident information tab there is a ‘Create Cheque’ button.
First enter the amount and what the service was for. Next, select who the cheque will be issued to.
Claimant - It will show you the address of the member on their profile. If the correct address is not there, you can go to the member’s profile and add an address, (Note: Please do not make this the primary address)
Guardian - It will ask you to choose from the list in the contact section on the member’s profile. If it is not there, select not listed, and you can enter First Name, Last Name, Contact Type and the Address. (Note: this address will be added to the member’s profile)
Other - it will ask you to select a payee, you can select from the list or click Create Payee
A comment can be added if required.
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Print a Cheque: Hockey Canada Only
To Print a cheque: Select the cheques button located on the main page above the list of claims.
From the Print settings window, enter the starting number listed on the cheque you are printing to and select the print date for the cheque. Note: this will print all cheques that have been created.
| Info |
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The cheque number and the date printed will now be added to the information found in the side panel. If a cheque needs to be reprinted or voided, you can do this by clicking on the 3 dots in the image of the cheque and selecting print or void. |
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| Table of Contents |
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Informations sur l’assurance :
Cliquez ici pour le processus d’assurance de Hockey Canada.
Cliquez ici pour obtenir de l’information sur le programme d’assurance de Hockey Canada incluant “Comment présenter une demande de règlement”, “Quand êtes-vous assuré?”, FAQ, et plus encore.
Cliquez ici pour plus d’informations sur l’assurance ASHL.
Voir le tableau ci-dessous pour les changements de statut:
Scénario | Statut actuel | Nouveau statut |
|---|---|---|
Joindre un nouveau rapport d’accident sans joindre de reçus d’assurance | En attente | Nouveau rapport de blessure |
Joindre un nouveau rapport d’accident et joindre simultanément des reçus d’assurance. | En attente | Nouveau document |
Joindre un reçu d’assurance à un rapport de blessure déjà entré | Nouveau document | Nouveau document |
Un rapport de blessure avec ou sans reçus d’assurance dont l’équipe d’assurance du HC travaille activement. | Ouvert | Ouvert |
Un rapport de blessure sans reçu d’assurance est traité. | Classé | Classé – NW (Ce fichier peut être rouvert) |
Un rapport de blessure avec des reçus d’assurance est traité. | Classé | Classé |
Meilleurs pratiques :
Avant d’ouvrir une nouvelle réclamation, confirmez qu’une réclamation n’a pas encore été commencée pour ce participant.
Si un membre a plus d’un profil dans le HCR, il devrait être fusionné avant de commencer une demande pour s’assurer que le paiement n’est pas fait deux fois sur une demande.
Notre objectif est de n’avoir aucun document envoyé par courriel pour une réclamation d’assurance. Utilisez HCR pour cela - il améliore l’efficacité et est plus sûr.
Entrez la réclamation dès que vous recevez le rapport de blessure ou dès que vous le pouvez. Essayez d’éviter d’accumuler le nombre de réclamations avant de les entrer dans le HCR.
Pour limiter la taille de la pièce jointe, numérisez en format PDF plutôt qu’en format image. Vous pouvez également numériser à une résolution inférieure pour réduire la taille du fichier. La limite de fichiers d’assurance est fixée à 20 Mo.
Nommer toujours le document que vous ajoutez au HCR afin qu’il soit plus facile à consulter plus tard et qu’il puisse également être géré avec les calendriers de conservation des documents.
Soumission d’une réclamation :
Avant de commencer une nouvelle réclamation, n’oubliez pas de toujours faire une recherche sur le participant afin de confirmer si une réclamation a été commencée. Si une réclamation est trouvée, examinez les renseignements pour confirmer s'il s’agit du même accident ou s’il s’agit d’un nouvel accident. Pour rechercher le participant, entrez son prénom/nom de famille ou son numéro HCR.
Commencer une réclamation :
Dans les options du menu Tâche, cliquez sur Assurance.
Pour entrer une nouvelle réclamation, cliquez sur +Ajouter. À partir de la fenêtre contextuelle, vous pouvez rechercher le membre par prénom/ nom ou par numéro HCR.
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| Info |
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La date de naissance est facultative mais limite la recherche. |
| Info |
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Si le membre n’est pas trouvé, vous devrez créer un nouveau profil en allant dans l’onglet Membre. (Veuillez contacter la branche du membre pour vous aider) |
Si plus d’un résultat est trouvé, passez en revue l’information - nom, numéro de HCR, date de naissance, association principale, adresse et sélectionnez le bon membre.
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Ouvrir une nouvelle réclamation
Réclamation : Réserve et statut – Hockey Canada – Seulement – Si vous connaissez le montant de la réserve, vous pouvez l’inscrire et le statut changera automatiquement à ouvert. Si vous ne connaissez pas le montant, vous pouvez le laisser à 0 $ avec le statut en attente.
| Info |
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Seul Hockey Canada aura accès à l’inscription d'un montant de réserve |
Accident: Renseignements généraux – On vous demandera de fournir des renseignements de base sur l’accident. Si les informations ne sont pas disponibles lorsque vous commencez la réclamation, vous pouvez sélectionner « Aucune information » dans la liste déroulante spécifique. Les champs obligatoires sont les suivants : type de participant, bureau, date de l’accident, lieu, type d’événement et heure.
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Blessure: Les informations sont collectées ici sur la blessure. Les renseignements suivants sont obligatoires : partie du corps, nature de la blessure, soins sur place, cause de l’accident, équipement porté et absence. Si les renseignements ne sont pas disponibles au moment de la saisie de la demande, sélectionnez « Aucune information ». En ce qui concerne l'équipement porté en cas de blessure, vous pouvez sélectionner plus d'une option si nécessaire.
| Info |
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Si lors de l’accident 2 parties différentes du corps sont blessées, vous pouvez ajouter un commentaire dans le champ notes |
Dans la sélection des documents, cliquez sur Ajouter un document pour télécharger le rapport de blessure. La taille du fichier à télécharger est de 20 Mo. Il y aura deux types de fichiers disponible pour les types de documents - rapport de blessure et facture de réclamation d’assurance.
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Dans cette section de la réclamation, téléchargez le formulaire d’assurance en cliquant sur Ajouter un document.
| Info |
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Le formulaire d’assurance doit être téléchargé avec la réclamation pour que la réclamation soit traitée. |
Informations sur l’assurance: Entrez les informations d’assurance du joueur si les informations sont disponibles.
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| Info |
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L’assurance hockey Canada est un fournisseur d’assurance secondaire. Des renseignements primaires sont requis pour que la demande soit traitée. Si le fournisseur d’assurance principal n’est pas connu au moment de la saisie de la réclamation, veuillez noter qu’elle sera demandée avant que la réclamation puisse être traitée. Si le joueur blessé ou le parent / tuteur des joueurs n’ont pas d’assurance maladie privée, il convient de noter dans cette section que la réclamation doit être traitée. |
Informations sur l’équipe : Si le membre fait partie d’une équipe, sélectionnez l’équipe avec laquelle la blessure s’est produite. S’il n’est pas répertorié, sélectionnez « Équipe non répertoriée » et entrez manuellement le nom de l’équipe et la division.
Officiel de l’équipe : Entrez l’officiel de l’équipe inscrit sur le formulaire de réclamation d’assurance.
Une fois la réclamation soumise, elle apparaîtra dans la liste, elle vous indiquera la saison, le numéro de réclamation, le type de réclamation d’assurance membre, la blessure, la réserve, la date et le statut. Si vous cliquez sur la réclamation d’assurance, le panneau latéral s’ouvrira et vous pourrez mettre à jour les informations au besoin.
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Mise à jour d’une réclamation :
Pour effectuer une mise à jour, cliquez sur la réclamation, en ouvrant le panneau latéral, utilisez les crayons bleus pour modifier les informations.
Pour ajouter des factures pour une réclamation, ouvrez le panneau latéral et cliquez sur Blessure. Sélectionnez « Ajouter un document » et sélectionnez la facture comme type de document.
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Traitement d’une réclamation :
Feuille de travail : Hockey Canada seulement
Imprimer une feuille de travail : La feuille de travail est imprimée selon le fichier papier de la demande. Vous pouvez imprimer la feuille de travail à partir du panneau latéral à l’aide du bouton Action bleu – imprimer la feuille de calcul.
Pour imprimer un lot de feuilles de calcul, sélectionnez le bouton Feuille de calcul situé au-dessus de la liste des réclamations sur la page principale.
En sélectionnant l’option Créé par moi : Vous pourrez imprimer toutes les feuilles de calcul pour les réclamations que vous avez créées et qui n’ont pas été imprimées.
| Info |
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Une fois que vous imprimez des feuilles de calcul sous forme de lot, vous ne pouvez pas les imprimer à nouveau en vrac en utilisant cette option. |
En sélectionnant l’option Plage de numéros : Vous pouvez entrer la plage de numéros d’identification d’accident que vous souhaitez imprimer.
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Créer un chèque : Hockey Canada seulement
Pour créer un chèque : Cliquez sur la réclamation du membre pour ouvrir le panneau latéral. À partir de là, il y a 2 façons de créer un chèque. 1. Cliquez sur le bouton bleu « Action » et sélectionnez « Créer un chèque » 2. Au bas de l’onglet Informations sur l’accident, il y a un bouton « Créer un chèque ».
Entrez d’abord le montant et en quoi consistait le service. Ensuite, sélectionnez à qui le chèque sera émis.
Demandeur - Il vous montrera l'adresse du membre sur son profil. Si la bonne adresse n'y figure pas, vous pouvez vous rendre dans le profil du membre et ajouter une adresse (Remarque : ne faites pas de cette adresse l'adresse principale).
Tuteur - Il vous sera demandé de choisir dans la liste de la section contact du profil du membre. S'il n'y figure pas, sélectionnez "non listé" et vous pourrez saisir le prénom, le nom, le type de contact et l'adresse. (Remarque : cette adresse sera ajoutée au profil du membre).
Autre - il vous demandera de sélectionner un bénéficiaire, vous pouvez choisir dans la liste ou cliquer sur Créer un bénéficiaire
Un commentaire peut être ajouté si nécessaire.
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Imprimer un chèque : Hockey Canada seulement
Pour imprimer un chèque : Sélectionnez le bouton chèques situé sur la page principale au-dessus de la liste des réclamations
Dans la fenêtre Paramètres d’impression, entrez le numéro de départ indiqué sur le chèque sur lequel vous imprimez et sélectionnez la date d’impression du chèque. Remarque : cela imprimera tous les chèques qui ont été créés.
| Info |
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Le numéro du chèque et la date d’impression seront maintenant ajoutés à l’information qui se trouve dans le panneau latéral. Si un chèque doit être réimprimé ou annulé, vous pouvez le faire en cliquant sur les 3 points de l’image du chèque et en sélectionnant imprimer ou annuler. |
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