Moving participants to an Ineligible Members status is permission based, and will disallow this member from registering for hockey or be rostered to any team within Le passage d'un participant au statut de membre inéligible est basé sur une permission et empêchera ce membre de s'inscrire dans une AHM ou d'être inscrit dans une équipe de Hockey Canada.
| Table of Contents |
|---|
Move a Member to Ineligible Status
Go to the participant’s profile, and from the Action button, select Make Member Permanently Ineligible.
...
Select from the drop down a Reason For Status Change:
Historical sanction - Hockey Canada or a member has in fact sanctioned that person in the past and we have evidence to support it.
Sanction - This is an outcome that may result from the Complaints and Disciplinary Measures Policy. The new sanctions lead to this situation.
Criminal Convictions(s) - Hockey Canada or a member has evidence (potentially newspaper articles) that a person has a criminal conviction that makes them ineligible.
Maltreatment complaint / Hearing decision - Maltreatment Complaint/ Hearing Decision.
Temporary ineligible / ongoing processes - Hockey Canada or a member must render a person temporarily ineligible due to a ongoing processes lead by the BCIS or NSO’s independent third party.
Other
Select from the drop down an Imposing Organization
Enter a note
Click Submit
| Note |
|---|
This will set the members status to Ineligible, blocking all activity on the platform. |
| Info |
|---|
Note: Submitting this status change with trigger a notification. |
...
A pop-up window will let you know that the status change was successful.
...
You will see on the participant’s profile that the status has changed to Permanently Ineligible, and the reason and the note entered are shown.
...
On the participant’s profile, under the History tab, you will see that the Member status Log include a record of the status change.
The member status log includes:
The date of the change
Who made the change
The reason for the change, the imposing organization, and a note
The status change - previous status to new status
| Info |
|---|
Note: The information found in the Reason’s column is only visible to users with permissions. All other users will only see the member’s status log. |
...
Move a Member out of Ineligible Status
When a participant is moved out of an ineligible status, notifications will be sent to the notification goes to user that has permission.
To change the status, go to the member's profile, and click on the Action button, then select Remove Ineligibility.
...
From the pop-up window,
Select from the drop down a Reason For Status Change:
Profile Incorrectly Made Ineligible - We have determined that the profile status was changed inadvertently or by mistake.
Temporary Ineligible Period Complete - The person has served the fixed-term suspension associated with their sanction. Such a situation could arise during a disciplinary process.
Other
Enter a note
Click Submit.
...
Create an Ineligible Member
If you obtain information on a person that would be marked as ineligible but currently does not have a member’s profile in HCR, and you can create an ineligible member. Unlike creating a full profile, only basic information is required.
To create an ineligible member, go to the member search page, and click +Add Member, select Add Ineligible Member.
...
Enter the First and Last Name
Select a reason from the drop down
Historical sanction - Hockey Canada or a member has in fact sanctioned that person in the past and we have evidence to support it.
Sanction - This is an outcome that may result from the Complaints and Disciplinary Measures Policy. The new sanctions lead to this situation.
Criminal Convictions(s) - Hockey Canada or a member has evidence (potentially newspaper articles) that a person has a criminal conviction that makes them ineligible.
Maltreatment complaint / Hearing decision - Maltreatment Complaint/ Hearing Decision.
Temporary ineligible / ongoing processes - Hockey Canada or a member must render a person temporarily ineligible due to a ongoing processes lead by the BCIS or NSO’s independent third party.
Other
Enter a note
Click Submit
A profile will be created with an HCR#, but no date of birth has been added. From the Action button, no actions are available.
...
From the Overview tab, under the Document section, you can add a a pdf article or other reference material.
Click on +Add
Select the document type permanently ineligible
Click the link to upload your document
Click Add
...
Potential Ineligible Members
When a new profile is created, the system will flag any profiles that are potential a match to an ineligible member. The member will be allowed to continue the registration, but an email will be send to branch and Hockey Canada.
...
From the Tasks / Potential Ineligible Members menu, you will find a list of possible matches to ineligible members.
From the search box, you can enter partial or full to filter the display on screen.
You can click on the directional arrows to sort by that column.
You will notice is the example below that there are two Paul Testers, one with a Go to profile, and one with an HCR#. The first one, is a draft profile. If a new profile is started to but the registration was not completed, and there is a possible match, the system will flag those as well.
...
Each potential match will need to be reviewed. You can click on the line to open the side panel, and click on the Quick View to open the member’s profile.
Click Manage Approval from the bottom of the panel or from the Action button and select Manage Approval.
...
From the pop-up window you can select Remove from list, which will remove them from the potential ineligible members list, or you can select Make Ineligible.
...
When selecting, Make Ineligible:
Select a reason from the drop down
Historical sanction - Hockey Canada or a member has in fact sanctioned that person in the past and we have evidence to support it.
Sanction - This is an outcome that may result from the Complaints and Disciplinary Measures Policy. The new sanctions lead to this situation.
Criminal Convictions(s) - Hockey Canada or a member has evidence (potentially newspaper articles) that a person has a criminal conviction that makes them ineligible.
Maltreatment complaint / Hearing decision - Maltreatment Complaint/ Hearing Decision.
Temporary ineligible / ongoing processes - Hockey Canada or a member must render a person temporarily ineligible due to a ongoing processes lead by the BCIS or NSO’s independent third party.
Profile Incorrectly Made Ineligible - We have determined that the profile status was changed inadvertently or by mistake.
Temporary Ineligible Period Complete - The person has served the fixed-term suspension associated with their sanction. Such a situation could arise during a disciplinary process.
Enter a note
Click Confirm Ineligibility
...
Faire passer un membre au statut d'inéligible
Accédez au profil du participant et, à partir du bouton Action, sélectionnez Rendre le membre définitivement inéligible.
...
Sélectionnez dans la liste déroulante la raison du changement de statut :
Sanction historique - Hockey Canada ou un membre a effectivement sanctionné cette personne dans le passé et nous avons des preuves à l'appui.
Sanction - Il s'agit d'un résultat qui peut découler de la politique en matière de plaintes et de mesures disciplinaires. Les nouvelles sanctions conduisent à cette situation.
Condamnation(s) criminelle(s) - Hockey Canada ou un membre possède des preuves (potentiellement des articles de journaux) qu'une personne a une condamnation criminelle qui la rend inéligible.
Plainte pour mauvais traitements / Décision d'audience - Plainte pour mauvais traitements / Décision d'audience.
Inéligibilité temporaire / processus en cours - Hockey Canada ou un membre doit rendre une personne temporairement inéligible en raison d'un processus en cours mené par le BCIS ou le tiers indépendant de l'ONS.
Autre
Sélectionnez dans la liste déroulante une “Organisation imposante
Entrez une note
Cliquez sur Soumettre
| Note |
|---|
Le statut du membre devient alors Inéligible, ce qui bloque toute activité sur la plateforme. |
| Info |
|---|
Note : La soumission de ce changement de statut déclenchera une notification. |
...
Une fenêtre pop-up vous indiquera que le changement de statut a réussi.
...
Vous verrez sur le profil du participant que le statut est passé à inéligible de façon permanente, et que la raison et la note saisie sont indiquées.
| Info |
|---|
Note: Tous les utilisateurs du HCR pourront voir le statut Inéligible définitivement sur le profil du membre, toutefois seuls les utilisateurs ayant la permission pourront voir la raison et les notes. |
...
Dans le profil du participant, sous l'onglet Historique, vous verrez que le Registre de statut du membre comprend un enregistrement du changement de statut.
Le journal du statut des membres comprend :
La date de la modification
Qui a fait le changement
La raison du changement, l'organisation imposante, et une note
Le changement de statut - du statut précédent au nouveau statut
| Info |
|---|
Remarque : Les informations figurant dans la colonne "Raison" ne sont visibles que pour les utilisateurs disposant de permissions. Tous les autres utilisateurs ne verront que le registre de statut du membre. |
...
Retirer le statut inéligible à un membre
Lorsqu'un participant sort d'un statut d'inéligibilité, des notifications sont envoyées aux utilisateurs qui en ont la permission.
Pour modifier le statut, allez dans le profil du membre, et cliquez sur le bouton Action, puis sélectionnez Supprimer l'inéligibilité.
...
Dans la fenêtre pop-up,
Sélectionnez dans la liste déroulante la raison du changement de statut :
Profil rendu inéligible par erreur - Nous avons déterminé que le statut du profil a été modifié par inadvertance ou par erreur.
Période d'inéligibilité temporaire terminée - La personne a purgé la suspension à durée déterminée associée à sa sanction. Une telle situation peut se produire au cours d'une procédure disciplinaire.
Autre
Entrez une note
Cliquez sur Soumettre.
...
Créer un membre inéligible
Si vous obtenez des informations sur une personne qui serait marquée comme inéligible mais qui n'a pas actuellement de profil de membre dans le HCR, vous pouvez créer un membre inéligible. Contrairement à la création d'un profil complet, seules des informations de base sont requises.
Pour créer un membre inéligible, allez à la page de recherche des membres, et cliquez sur +Ajouter un membre, sélectionnez Ajouter un membre inéligible.
...
Entrez le nom et le prénom
Sélectionnez une raison dans le menu déroulant
Sanction historique - Hockey Canada ou un membre a effectivement sanctionné cette personne dans le passé et nous avons des preuves à l'appui.
Sanction - Il s'agit d'un résultat qui peut découler de la politique en matière de plaintes et de mesures disciplinaires. Les nouvelles sanctions conduisent à cette situation.
Condamnation(s) criminelle(s) - Hockey Canada ou un membre possède des preuves (potentiellement des articles de journaux) qu'une personne a une condamnation criminelle qui la rend inéligible.
Plainte pour maltraitance / Décision d'audience - Plainte pour mauvais traitements / Décision d'audience.
Inéligibilité temporaire / processus en cours - Hockey Canada ou un membre doit rendre une personne temporairement inéligible en raison d'un processus en cours mené par le BCIS ou le tiers indépendant de l'ONS.
Autre
Entrez une note
Cliquez sur Soumettre
Un profil sera créé avec un numéro HCR, mais aucune date de naissance n'a été ajoutée. A partir du bouton Action, aucune action n'est disponible.
...
Dans l'onglet "Aperçu", sous la section "Document", vous pouvez ajouter un article en pdf ou tout autre matériel de référence.
Cliquez sur +Ajouter
Sélectionnez le type de document définitivement inéligible
Cliquez sur le lien pour télécharger votre document
Cliquez sur Ajouter
...
| Info |
|---|
Note: Seuls les utilisateurs avec la permission pourront voir les documents ajoutés ainsi que les raison de l’inéligibilité permanente. |
Membres inéligibles potentiels
Lorsqu'un nouveau profil est créé, le système signalera tout profil qui pourrait correspondre à un membre non admissible. Le membre sera autorisé à poursuivre son inscription, mais un courriel sera envoyé à la branche et à Hockey Canada.
...
Dans le menu Tâches / Membres inéligibles potentiels, vous trouverez une liste des correspondances possibles avec les membres inéligibles.
Dans le champ de recherche, vous pouvez saisir une partie ou la totalité de l'affichage pour le filtrer à l'écran.
Vous pouvez cliquer sur les flèches directionnelles pour trier par cette colonne.
Vous remarquerez dans l'exemple ci-dessous qu'il y a trois Jacques Spordle, deux avec un Voir profil , et l'autre avec un HCR#. Les deux faisant partie de la liste de Profil potentiels sont des profils provisoires. Si un nouveau profil est créé, mais que l'enregistrement n'a pas été effectué, et qu'il y a une concordance possible, le système le signalera également.
Chaque concordance potentielle devra être examinée. Vous pouvez cliquer sur la ligne pour ouvrir le panneau latéral, et cliquer sur la vue rapide pour ouvrir le profil du membre.
...
Cliquez sur Gérer l’approbation du bouton Action.
...
Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous pouvez sélectionner Retirer de la liste, ce qui aura pour effet de les supprimer de la liste des membres potentiellement inéligibles, ou vous pouvez sélectionner Rendre inéligible.
...
Lors de la sélection, Rendre inéligible :
Sélectionnez une raison dans le menu déroulant
Sanction historique - Hockey Canada ou un membre a effectivement sanctionné cette personne dans le passé et nous avons des preuves à l'appui.
Sanction - Il s'agit d'un résultat qui peut découler de la politique en matière de plaintes et de mesures disciplinaires. Les nouvelles sanctions conduisent à cette situation.
Condamnation(s) criminelle(s) - Hockey Canada ou un membre possède des preuves (potentiellement des articles de journaux) qu'une personne a une condamnation criminelle qui la rend inéligible.
Plainte pour mauvais traitements / Décision d'audience - Plainte pour mauvais traitements / Décision d'audience.
Inéligibilité temporaire / processus en cours - Hockey Canada ou un membre doit rendre une personne temporairement inéligible en raison d'un processus en cours mené par le BCIS ou le tiers indépendant de l'ONS.
Profil rendu inéligible par erreur - Nous avons déterminé que le statut du profil a été modifié par inadvertance ou par erreur.
Période d'inéligibilité temporaire terminée - La personne a purgé la suspension à durée déterminée associée à sa sanction. Une telle situation peut se produire au cours d'une procédure disciplinaire.
Entrez une note
Cliquez sur Confirmer l'inéligibilité