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Lignes directrices
Les transferts sont utilisés pour déplacer des participants d'une organisation à une autre. Il existe plusieurs types de transferts :
Association à association (A2A)
Interbranche (IBT)
États-Unis (USA)
International (INT)
Le processus de transfert reste le même : l'organisation entrante doit toujours initier le transfert. L'organisation sortante doit aller dans la section "Tâches" pour gérer les demandes. Vous pouvez rechercher un participant par son prénom, son nom ou son numéro HCR.
Comme le participant entrant n'appartient pas encore à l'organisation entrante, cette dernière ne peut voir que les informations de base :
Date de naissance
Type de membre
Organisation actuelle
Numéro HCR
Il n'y a pas de limites aux transferts mais les règles d'importation s'appliquent toujours (Junior A,B,C, Junior majeur) pour leurs niveaux respectifs. L'historique des "transferts de participants" a été importé.
Une fois qu'une demande de transfert a été initié pour un participant, vous ne pouvez pas faire une autre demande tant qu'un autre transfert est en cours. Si une erreur est commise, vous devez confirmer ou annuler et recommencer le processus.
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Il y a l'historique des transferts sur le profil de chaque participant, vous devez aller dans l'onglet historique.
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Il y a un petit changement à noter pour les transfert interbranche :
Entrant initie le transfert
Branche entrante révise
Branche sortante approuve → Seul les branches ont un niveau supplémentaire
Il y a quelques nouvelles fonctionnalités pour le HCR 3.0 à noter :
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Qui amorce le transfert
L’organisation entrante doit toujours amorcer la demande de mutation.
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Note : Les transferts ne peuvent être initiés que pendant la saison en cours. Il est impossible de procéder à une demande de transfert pour une saison antérieure. |
Quand les demandes de mutation ne peuvent-elles pas être initiées ?
Une demande de transfert ne peut pas être initiée pour les raisons suivantes :
Solde impayé, un participant ne peut pas être transféré tant que le solde impayé
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Chaque niveau de la structure peut avoir accès à la liste des tâches. Voici un exemple :
Hockey Québec → Région → AHM peut créer un rapport.
Selon les permissions, vous pouvez prendre une action ou lire seulement.
Transferts - Association vers une autre association et Interbranche
Pour transférer un participant, vous devez le rechercher en sélectionnant l'option “Inclure les membres de toutes les organisations”.
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Une fois que vous avez trouvé le participant, cliquez sur la ligne et utilisez ensuite le bouton d'action.
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Après avoir demandé un transfert, vous devez remplir les informations suivante :
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Raisons pour un transfert entre associations et Interbranche
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Raisons entre Associations
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Raisons Interbranche
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Déménagement avec parent
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Déménagement avec parent
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Déménagement sans parent
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Déménagement sans parent
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Officiel
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Officiel
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Personnel de banc
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Personnel de banc
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Désistement du résident
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Désistement du résident
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Affiliée Féminin
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AAA
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Entraineur
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Partagé pour un an
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Transfert entre organisation des officiels
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Mineur à junior (hors saison)
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Mineur à junior (pendant la saison)
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Junior à junior (hors saison)
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Junior à junior (pendant la saison)
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Région Lac Ontario
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Transfert entre organisations du personnel au banc
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Joueuse du développement féminin (JDF)
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Désistement du résident - Liste d’attente
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Désistement du résident - Inscrit à une équipe
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Libération en fonction du droit de choisir
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Retour à l’association mère
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Junior B à Junior A
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Gardien
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Partager pour l'année - Joueur non résident (PNR)
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Demande d'affiliation
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Administrateur
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Partager pour l'année - Programme spécial
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Junior à Mineur
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Transfert manuel
Vous pouvez aller dans la section "Tâches" et cliquer sur un transfert pour en vérifier le statut. Vous pouvez vérifier le processus de transfert étape par étape. Vous pouvez voir que le processus de transfert a été lancé (image de gauche) et que le processus de transfert est terminé (image de droite). L'historique du transfert est horodaté à chaque étape du processus.
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Partage
Le processus de partage restera le même :
Recherche d'un participant
Demande de transfert
Le type de transfert doit être "action"
Vous pouvez mettre une date d'expiration sur le partage pour permettre au participant de revenir automatiquement à une date précise à la fin de la saison de hockey. Cette date d'expiration peut être fixée par chaque branche membre en fonction de ses besoins. Cette fonctionnalité est optionnelle et le partage restera à moins que vous ne le supprimiez ou que vous utilisiez les dates pour supprimer le partage.
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Processus de transfert des joueurs non résidents
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Les informations ci-dessous s’adressent aux organismes utilisant ce type de transfert |
Nous mettons en place un nouveau type de transfert pour les organisations qui gèrent le transfert des joueurs non résident. Dans le type de transfert, vous pouvez maintenant choisir joueur non résident comme type. Il vous sera demandé d’ajouter un document et une date d’expiration.
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La principale différence avec le transfert des joueurs non résident est que le système permettra au même profil d’avoir un transfert joueur non résident avec une date d’expiration et un transfert régulier pour le même joueur dans la même organisation.
Transfert USA
Vous pouvez créer une demande et une fois qu'elle est approuvée, vous pouvez la fermer. Si vous effectuez un transfert aux États-Unis, nous envoyons un avis au personnel de Hockey Canada et le membre du personnel qui gère l'accès recevra également un avis. Même processus pour annuler une demande en attente ou pour la refaire complètement. L'organisation entrante peut voir la demande, mais seul le membre du personnel de Hockey Canada peut l'approuver ou la refuser.
Si le participant vient de l'extérieur du Canada, il doit exister dans la plateforme de HCR. Le processus ressemble à ceci :
1- Pour créer un nouveau membre, il faut être dans la section des participants et trouver le bouton "+Ajouter un membre".
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2- Vous devez remplir les informations de base
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3- Vous devez compléter les informations dans la case suivante.
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4- Votre participant a été créé et vous serez dirigé vers son profil
5- Allez dans “Action” et cliquez sur “Transfert USA”
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6- Vous serez dirigé vers le profil des participants où vous pourrez compléter les informations relatives au transfert des États-Unis, comme le montre l'image suivante :
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Type de transfert vers les USA :
Renouvellement
Singulier
Essaie
LCH Repêchage
Jeunes
Transfert international
Par rapport à un transfert américain, il y a une information supplémentaire qui est nécessaire pour un transfert international. Nous devons inclure le numéro de carte de l'IIHF. Aucun personnel de l'IIHF n'a accès au HCR, seul le personnel de Hockey Canada reçoit les notifications. S'il y a un transfert en cours, nous ne pouvons pas en demander un autre. Le même processus d'annulation des transferts en attente ou des transferts par erreur est en place. L'organisation entrante peut voir le joueur entrant et l'accepter.
Si le participant vient de l'extérieur du Canada, il doit exister. Vous pouvez créer le membre en suivant les étapes suivantes :
1-Pour créer un nouveau membre, nous devons être dans la section participant et trouver le bouton "+Ajouter un membre”
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2- Vous devez remplir les informations de base
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3- Vous devez compléter les informations dans la case suivante.
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4- Votre participant a été créé et vous serez dirigé vers son profil
5- Allez dans “Action” et cliquez sur “Transfert Iinternational”
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6- Vous serez dirigé vers le profil des participants où vous pourrez compléter les informations relatives au transfert International, comme le montre l'image suivante :
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Protection des joueurs Junior
La liste des joueurs protégés est le processus par lequel les clubs des niveaux Junior, Senior et Elite AAA "protègent" les droits de jeu de joueurs éligibles spécifiques pour une saison à venir, les engageant ainsi avec l'équipe en question - seule une libération du joueur ou un transfert des droits du joueur rend le joueur à nouveau éligible pour jouer pour un autre équipe à ce même niveau.
Recherche de transfert
Pour rechercher vos transfert, vous devez vous rendre dans le menu “Transfert” de l’onglet “Tâche”.
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n’est pas soldé.
L’emplacement actuel, un participant ne peut pas être transféré vers le même emplacement pour le même type de transfert.
Transfert actif en cours : un participant ne peut pas être transféré s’il a un transfert actif en cours qui doit être examiné.
À partir du bouton Action, les options de transfert seront grisées et vous ne pourrez pas lancer un processus de transfert.
Si une erreur est commise, vous devez confirmer ou annuler et recommencer le processus.
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Faire une demande de mutation
Pour faire la demande de mutation, cliquez sur le menu Membre.
Pour faire votre recherche de sélectionnez Inclure les membres de toutes les organisations.
Vous devez obligatoirement inscrire le nom et le prénom ou le numéro de passeport pour rechercher un membre à l’extérieur de votre organisation.
Cliquez sur Rechercher.
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Cliquez sur le membre souhaité afin d’ouvrir le panneau latéral droit, cliquer ensuite sur le bouton Action et sélectionnez Demande de transfert.
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Une fenêtre contextuelle s’affichera, vous devez compléter les champs suivants :
Type de transfert : sélectionnez Mutation
Raison : sélectionnez Mutation
Facture : ne rien inscrire
Équipe cible : ne rien inscrire
Détail : si nécessaire vous pouvez ajouter un commentaire
Ajouter un document : pas besoin d’ajouter de document
Cliquez sur Soumettre.
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Statut d’une demande de mutation
Vous pouvez vérifier le statut d’un transfert dans le menu Tâches et Transfert ou dans le profil du membre sous l’onglet Historique. Cliquez sur le transfert afin d’ouvrir le panneau latéral. Vous pouvez vérifier le processus de transfert étape par étape.
IMAGE À CHANGER
Recherche demande de mutation
Pour rechercher vos demandes de mutation, vous devez vous rendre dans le menu Transfert et Tâche.
Par défaut, la liste des demandes de mutation dont une action est requise s’affichera. Si vous désirez rechercher des transferts mutations ayant déjà été traité traités ou celles dont aucune action n’est requise pour vous pour le moment, veuillez décocher la case “Action requise” Action requise.
Vous pouvez filtrer votre recherche par statut statut :
Ouvert
Fermé
Rejeté
Par direction direction :
Entrant
Sortant
Par type :
Association
Branche
USA
International
Annuler un transfert
Veuillez prendre note qu’une organisation ne peut pas annuler une demande de transfert, elle doit ajouter un commentaire dans la demande de transfert et contacter l’autre organisation afin que celle-ci rejette la demande de transfert.
En cliquant, sur l’onglet Commentaires et ensuite sur +Ajouter un commentaire dans le panneau latéral de la demande de transfert ou en cliquant sur Action et Ajouter un commentaire toujours dans la demande de transfert.
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Gestion des mutations
Lorsqu’une demande mutation est créée, un flux de travail est défini pour cette demande et une notification est envoyée à l’organisation suivante dans la liste. Les flux de travail sont visibles en ouvrant le panneau latéral d’une demande de transfert.
À chaque étape du flux de travail, la barre bleue indique où en est le processus de transfert et un horodatage est ajouté une fois l’étape terminée.
IMAGE À CHANGER
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En fonction du flux de travail, certaines étapes nécessiteront une approbation, un refus ou une révision uniquement. À chaque étape, un commentaire peut être ajouté.
Une vue rapide est disponible, ce qui vous permet d’ouvrir le profil du membre dans une fenêtre contextuelle afin de consulter toutes les informations le concernant.
IMAGE À CHANGER
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