Terminology Used in PLAY

Active and inactive seasons.

In Spordle ID and Spordle PLAY, we now have the concept of season.  As explained in another tutorial, your accounts are timeless.  The same applies to leagues, tournaments and clubs.  There's no need to ask Spordle to recreate your league for the coming season, or to request your accesses for the coming season.  All you have to do is choose the right season to take the action you want.

This is very important during the summer/winter transition.  While you're managing your winter playoffs, you're starting your championship schedules for the coming summer.  Simply switch from one season to the next to create the schedules in the right season

Offices

Offices, also known as organizations, serve as the foundation of Play. They are central to the system, as all aspects of Play are connected to an office in some way.

In Play, offices are organized in a hierarchical structure, with each office having a parent office.

Organization is the highest-level office and does not require a parent to be specified; all other offices must specify a parent.

Categories

In Play, categories are set globally for each organization. Unlike in SID, currently, categories cannot be customized at the branch level.

A category is made up of three main components: division, class, and gender. Division usually represents an age group, while class denotes the skill level. Gender options include Integrated, Female, or Male, allowing for inclusive classification based on gender.

Teams

Teams play a vital role in Play, although they're mainly managed through SID. Each team is identified by its name, number, category, and roster.

Roster Members

In Play, participants become part of a team by joining its roster. Unlike in SID, where positions are predefined, in Play, positions are hardcoded and can vary depending on the sport. This means that a member can hold multiple positions within a team.

Players can also be assigned additional designations such as a jersey number, captain or alternate status, affiliate status, over-age or under-age status, and released status, providing more flexibility in team management.

Participants Profiles

In Play, participant profiles consist solely of a name and a registry ID number – there's no additional information associated with this entity.

Syncing teams, officials, and registrations may automatically generate participant profiles. Existing participants will be matched based on their ID numbers.

Participants can also be manually created when necessary. If an individual has a registry ID number, it's best to specify it during manual creation to prevent duplicate entries during syncs later on. However, the registry ID number is optional and can be omitted if the person is solely an administrator.

Contacts

Contacts are exclusively used for notifications and informational purposes.

When a user account is created, a contact is automatically generated based on the account's email address. Otherwise, contacts have no impact on authentication.

Email contacts must be verified to receive notifications. Verification involves sending an email with a link to the contact's address, which must be clicked on while logged in to complete the process.

Addresses

Addresses are provided for informational purposes only. They are accessible only to administrative and assigning users, and are not visible to league or team users.

Currently, addresses do not incorporate geocoordinate logic, but this will be implemented soon to facilitate their use in travel claims during assignment processes.

Notifications

Notifications within Play are administered solely by administrators. Various types of notifications are available to keep users informed:

Scheduling:

• A digest email is sent if there have been any game changes in the past hour.

• All rostered team members are automatically subscribed

Activities:

• A digest email is sent whenever there are new or updated activities for a team.

• All rostered team members receive these notifications automatically.

Assigning:

• An email is immediately sent when an assignment is declined.

• Assigner roles are automatically subscribed to these notifications.

Game Reports:

• Game reports are sent after the completion of a game.

• Team officials receive these notifications automatically.

Major Penalties:

• Scoresheets with major penalties are sent after the completion of a game.

• Team officials are automatically subscribed to these notifications.

Draft Sharing:

• An email is sent when access to a draft has been shared.

• Draft roles (Association) are automatically subscribed to these notifications.

By default, notifications are sent to all contacts associated with the participant who have notifications enabled. However, it is possible to override this and specify a specific contact for notification delivery.

Accounts

An account in Play is simply your login credentials, consisting of a username and password. Roles and permissions are managed on your profile.

You can change your password directly from your profile page. However, if you need to change your username, you'll have to reach out to Spordle for assistance.

Identities

Your account can be linked to one or more participants through identities. When you log in, Play will automatically use your primary identity.

If you have multiple identities, you can switch between them easily by accessing the account menu located at the top right corner of the app.

This feature comes in handy for linking parents to their child's accounts or for individuals involved in multiple sports across different organizations.

Invitations

There are two ways to create an account: either by self-registration on the registration page where you input your name and ID, or by an administrator sending you an invitation via email with a unique registration link.

The registration process involves two steps: identity verification (name and ID) and account creation (username and password). If you receive an invitation, the identity verification step is skipped since your details are already provided in the invite, making it easier to create your account.

If you're not already logged in, you'll be prompted to enter a username and password to complete the account creation process.

If you're logged in, you'll see your currently logged-in email address and be asked if you want to link the account. If you choose not to link it, you'll need to log out and click on the link again.

If you already have an account but aren't logged in, the account creation form will act as a login form. If you enter the wrong password, you'll receive an error message. Otherwise, your profile will be linked and you'll be logged in as usual.

Menu Options in PLAY

League

Tournament

Cups

Games

Practices

Activities

People

Teams

Offices

Arenas/Venues

News

Events

Pages

Accounts

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Terminologie utilisée dans PLAY

Terminologie utilisée dans PLAY

Saisons actives et inactives.

Dans Spordle ID et Spordle PLAY, nous avons maintenant le concept de saison. Comme expliqué dans un autre tutoriel, vos comptes sont intemporels. Il en va de même pour les ligues, les tournois et les clubs. Il n'est pas nécessaire de demander à Spordle de recréer votre ligue pour la saison à venir, ou de demander vos accès pour la saison à venir. Tout ce que vous avez à faire, c'est de choisir la bonne saison pour effectuer l'action que vous souhaitez.

Ce point est très important lors de la transition entre les saisons d'été et d'hiver. Alors que vous gérez les séries éliminatoires d'hiver, vous commencez à planifier vos horaires pour l'été à venir. Il suffit de passer d'une saison à l'autre pour créer les calendriers dans la bonne saison.

Organisations

Les organisations constituent la base de Play. Ils sont au cœur du système, car tous les aspects de Play sont liés à une organisation d'une manière ou d'une autre.

Dans Play, les organisations sont structurées de manière hiérarchique, chaque organisation ayant une organisation mère.

L'organisation mère est le plus haut niveau et n'a pas besoin de spécifier un parent ; tous les autres organisations doivent spécifier un parent.

Catégories

Dans Play, les catégories sont définies globalement pour chaque organisation. Contrairement à la Spordle ID, les catégories ne peuvent pas être personnalisées au niveau de l'organisation mère.

Une catégorie se compose de trois éléments principaux : la division, la classe et le sexe. La division représente généralement un groupe d'âge, tandis que la classe indique le niveau de compétition. Les options de genre comprennent les options "Mixtes", "Féminin" et "Masculin", ce qui permet une classification inclusive basée sur le genre.

Les équipes

Les équipes jouent un rôle essentiel dans Play, bien qu'elles soient principalement gérées par dans Spordle ID. Chaque équipe est identifiée par son nom, son numéro, sa catégorie et sa liste.

Membres d'un cahier d'équipe

Dans Play, les participants sont membres d'une équipe en étant ajouté sur le cahier d'équipe dans ID. Contrairement au SID où les positions sont prédéfinies, dans Play, les positions sont programmés et peuvent varier en fonction du sport. Cela signifie qu'un membre peut occuper plusieurs postes au sein d'une équipe.

Les joueurs peuvent également se voir assigner des fonctions supplémentaires telles qu'un numéro de chandail, le statut de capitaine ou de remplaçant, le statut d'affilié, le statut de joueur surclassé ou sous-classé, et le statut de joueur libéré, ce qui offre une plus grande flexibilité dans la gestion de l'équipe.

Profils des participants

Dans Play, les profils des participants consistent uniquement en un nom et un numéro d'identification de Spordle ID - il n'y a pas d'informations supplémentaires associées à cette entité.

La synchronisation des équipes, des officiels et des inscriptions est générer automatiquement à partir des profils de participants. Les participants existants seront associés sur la base de leur numéro de membre.

Les participants peuvent également être créés manuellement si nécessaire, cependant seul les administrateurs pourront être créé dans PLAY. Si un joueur, un entraineur ou un officiel n'est pas dans PLAY veuillez vous référez à votre organisation afin qu'il soit tout d'abord ajouté dans Spordle ID.
Si un administrateur possède un numéro de membre dans Spordle ID, vous devez indiquer le numéro lors de la création manuelle afin d'éviter les doublons lors des synchronisations ultérieures. Toutefois, le numéro d'identification du registre est facultatif et peut être omis si lors de l'ajout d'un administrateur.

Contacts

Les contacts sont uniquement utilisés à des fins de notification et d'information.

Lorsqu'un compte utilisateur est créé, un contact est automatiquement généré sur la base de l'adresse électronique du compte. Autrement, les contacts n'ont aucun impact sur l'authentification.

Les contacts de messagerie doivent être vérifiés pour recevoir des notifications. La vérification implique l'envoi d'un courriel contenant un lien vers l'adresse du contact, sur lequel il faut cliquer en étant connecté pour terminer le processus.

Adresses

Les adresses sont indiquées à titre d'information uniquement. Elles sont uniquement accessibles aux utilisateurs administratifs et aux utilisateurs responsables de l'assignation, et ne sont pas visibles par les utilisateurs de la ligue ou de l'équipe.

Actuellement, les adresses ne disposent pas d'une logique de coordonnées géographiques, mais celle-ci sera bientôt mise en œuvre pour faciliter leur utilisation dans les demandes de remboursement de frais de voyage au cours des processus d.assignation.

Notifications

Les notifications dans Play sont gérées uniquement par les administrateurs. Différents types de notifications sont disponibles pour maintenir les utilisateurs informés :

Planification :

Un résumé est envoyé par courriel s'il y a eu des changements de match au cours de la dernière heure.

Tous les membres de l'équipe inscrits sont automatiquement abonnés.

Activités :

Un résumé est envoyé par courriel chaque fois qu'il y a de nouvelles activités ou des mises à jour des activités d'une équipe.

Tous les membres inscrits de l'équipe recevront automatiquement ces notifications.

Assignation :

Un courriel est immédiatement envoyé lorsqu'une assignation est refusée.

Les assignateurs sont automatiquement abonnés à ces notifications.

Rapports de match :

Les rapports de match sont envoyés après la fin d'un match.

Les officiels d'équipe reçoivent ces notifications automatiquement.

Pénalités majeures :

Les feuilles de match comportant des pénalités majeures sont envoyées à la fin d'un match.

Les officiels d'équipe sont automatiquement abonnés à ces notifications.

Partage de brouillon :

Un courriel est envoyé lorsque l'accès à des matchs brouillons a été partagé.

Les rôles Association sont automatiquement inscrits à ces notifications.

Par défaut, les notifications sont envoyées à tous les contacts associés au participant dont les notifications sont activées. Toutefois, il est possible de passer outre et de spécifier un contact précis pour l'envoi des notifications.

Comptes

Un compte dans Play est simplement votre identifiant de connexion, composé d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe. Les rôles et les autorisations sont gérés dans votre profil par votre organisation parent.

Vous pouvez modifier votre mot de passe directement à partir de votre page de profil. Cependant, si vous avez besoin de changer votre nom d'utilisateur, vous devrez contacter Spordle pour obtenir de l'aide.

Identités

Votre compte peut être lié à un ou plusieurs participants par le biais d'identités. Lorsque vous vous connectez, Play utilise automatiquement votre identité principale.

Si vous avez plusieurs identités, vous pouvez facilement passer de l'une à l'autre en accédant au menu du compte situé dans le coin supérieur droit de l'application.

Cette fonction est pratique pour relier les parents aux comptes de leurs enfants ou pour les personnes impliquées dans plusieurs sports au sein de différentes organisations.

Invitations

Il y a deux façons de créer un compte : soit en s'inscrivant soi-même sur la page d'inscription où l'on saisit son nom et son numéro d'identification, soit en recevant une invitation par courriel d'un administrateur avec un lien d'inscription unique.

La procédure d'inscription comporte deux étapes : la vérification de l'identité (nom et pièce d'identité) et la création du compte (nom d'utilisateur et mot de passe). Si vous recevez une invitation, l'étape de vérification de l'identité est sautée puisque vos coordonnées sont déjà mentionnées dans l'invitation, ce qui facilite la création de votre compte.

Si vous n'êtes pas encore connecté, vous serez invité à saisir un nom d'utilisateur et un mot de passe pour terminer la procédure de création de compte.

Si vous êtes déjà connecté, vous verrez votre adresse électronique actuelle et les système vous demandera si vous souhaitez lier le compte. Si vous choisissez de ne pas le lier, vous devrez vous déconnecter et cliquer à nouveau sur le lien.

Si vous avez déjà un compte mais que vous n'êtes pas connecté, le formulaire de création de compte fera office de formulaire de connexion. Si vous entrez un mot de passe erroné, vous recevrez un message d'erreur. Sinon, votre profil sera lié et vous serez connecté comme d'habitude.

Options de menu dans PLAY

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