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Vous devez tout d’abord cliquer sur RSVP dans le menu latéral de gauche.
Créer une liste d’envoi
La première étape est de créer une liste d’envoi. Cette liste peut provenir des billets déjà vendus, d’une liste que vous saisissez manuellement ou encore d’une liste que vous importez.
Pour ce faire, cliquez sur '' Listes '' dans le menu latéral de gauche, sous RSVP.
Avant de saisir votre liste d’envoi, vous devez sélectionner (si applicable) le ou les billets que vous désirez transmettre. Une ou plusieurs colonnes s’ajouteront à la suite de la colonne Langue. Vous devez également nommer votre nouvelle liste. Nous vous recommandons de lui donner un nom significatif afin de la repérer facilement lors des étapes subséquentes. Si vous prévoyez plusieurs envois, nous vous recommandons d’utiliser la date comme référence. (Ex: Démo-2024-03-15 ou Média 2024-03-15)
Pour transmettre une communication à vos acheteurs, vous pouvez utiliser une liste à partir d’Importer ’ ‘'Importer une liste par vente de billet ''. Vous pourrez alors sélectionner un ou des billets pour accéder à la liste des acheteurs et la plateforme détectera automatiquement la langue de correspondance de l’acheteur. Cette fonctionnalité est généralement utilisée afin de transmettre une correspondance aux acheteurs, l'étape de sélectionner des billets est donc très peu utilisée. Toutefois, si vous l’utilisez, vous devrez indiquer le nom du billet à transmettre dans cette colonne.
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Enfin, vous pouvez également ‘' Importer votre liste '’. Assurez - vous que vos information sont dans l’ordre exact des colonnes du modèle. Assurez - vous également que la langue est inscrite en lettres majuscules (FR/EN)
Une fois remplis, les champs doivent apparaître ainsi. Si vous êtes satisfait, cliquez sur le bouton vert ‘' Enregistrer la liste '’.
Rédaction du courriel d’envoi
L'étape suivante est la rédaction du courriel d’envoi. Pour ce faire, vous devez cliquer sur ‘' Courriels '’ dans le menu latéral de gauche sous RSVP.
Si vous avez une boutique bilingue, ou si vous devez faire les envois dans les deux langues, vous devrez répeter répéter les étapes suivantes en français et en anglais. Pour ce faire, vous pourrez utiliser la menu déroulant sous le titre Langue.
Plusieurs types de courriels vous sont offerts avec des modèles préétablis que vous pourrez modifier à votre guise. Les modèles disponibles sont:
Transactionnel : Ce modèle est utilisé lorsque des billets doivent être transmis à des invités.
Invitationnel : Ce modèle est utilisé pour inviter des gens à visiter votre boutique en ligne, le lien de votre boutique y est ajouté.
Notification : Ce modèle, très semblable à l’invitationnel, propose un texte minimal.
Image : Ce modèle est utilisé pour transmettre une publicité, une image déjà produite.
Simple texte : Vous pouvez créer vous même votre propre modèle
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Vous pouvez revoir le texte et y apporter les modifcation modifications souhaitées ou le conserver tel quel si vous êtes satisfait du texte proposé. Dans les deux cas, vous devez cliquer sur le bouton enregistrer (SAVE) avant de passer à la dernière étape.
Planification de l’envoi
La dernière étape est celle de la planification de l’envoi. Pour ce faire, cliquez sur‘' Planification '’.
Dans ‘' Planification ‘', vous pouvez planifier vos envois futurs et consulter vos envois passépassés. Lorsque vous désirez procéder à un nouvel envoi, vous devez cliquer sur '’ Planifier un nouvel envoi '’.
Deux options s’offrent alors à vous: la première étant celle de planifier votre envoi afin qu’il s’exécute à une date postérieure et la seconde étant un envoi immédiat.
Si vous désirez planifier votre envoi dans le temps, par exemple pour transmettre un rappel à vos participants que votre événement approche, vous devez sélectionner la méthode d’envoi‘' Planifier ‘’. Sélectionnez une date et heure d’envoi, indiquez le sujet en français et en anglais, puis sélectionnez la liste à utiliser (soit une liste manuelle qui correspond à une des liste que vous avez créé à la première étape ou encore une liste par billet). Recherchez la liste que vous désirez utiliser et enfin le modèle de courriel que vous souhaitez pour cet envoi, puis cliquez sur ‘’ Enregistrer '’.
Dans le cas d’un ‘' Envoi immédiat '', vous devez remplir les mêmes champs que pour un envoi planifié, à l’exception du champ date et heure (étant donné que l’envoi sera effectué immédiatement).
Une fois votre envoi effectué, vous pouvez en tout temps consulter les récipiendaires de votre envoi et consulter les commandes en cliquant sur ‘' Options '’.
Vous devez ensuite cliquer sur ‘' Consulter la liste '’ pour accéder à la liste des envois et aux numéros de transactions associées le cas échéant.
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