IL S’AGIT D’UN MODULE OPTIONNEL QUI N’EST PAS INCLUS AVEC LES OPTIONS DE BASE DE LA PLATEFORME.
Le module RSVP a plusieurs fonctionnalités. Vous pouvez l’utiliser pour transmettre de l’information à vos acheteurs / participants ou bien pour inviter des personnes à participer à votre événement.
Il n’est cependant pas possible de transmettre un lien transactionnel, les billets transmis sont donc des billets gratuits. Si vous désirez que les personnes procèdent à un achat vous devrez utiliser le modèle invitationnel. Vous trouverez la description des divers modèles plus bas.
Vous devez tout d’abord cliquer sur RSVP dans le menu latéral de gauche.
La première étape est de créer une liste d’envoi. Cette liste peut provenir des billets déjà vendus, d’une liste que vous saisissez manuellement ou encore d’une liste que vous importez.
Pour ce faire, cliquez sur Listes dans le menu latéral de gauche, sous RSVP.
Avant de saisir votre liste d’envoi, vous devez sélectionner (si applicable) le ou les billets que vous désirez transmettre. Une ou plusieurs colonnes s’ajouteront à la suite de la colonne Langue. Vous devez également nommer votre nouvelle liste. Nous vous recommandons de lui donner un nom significatif afin de la repérer facilement lors des étapes subséquentes. Si vous prévoyez plusieurs envois, nous vous recommandons d’utiliser la date comme référence. (Ex: Démo-2024-03-15 ou Média 2024-03-15)
Pour transmettre une communication à vos acheteurs, vous pouvez utiliser une liste à partir d’Importer une liste par vente de billet. Vous pourrez alors sélectionner un ou des billets pour accéder à la liste des acheteurs et la plateforme détectera automatiquement la langue de correspondance de l’acheteur. Cette fonctionnalité est généralement utilisée afin de transmettre une correspondance aux acheteurs, l'étape de sélectionner des billets est donc très peu utilisée. Toutefois, si vous l’utilisez, vous devrez indiquer le nom du billet à transmettre dans cette colonne.
Vous pouvez également saisir les informations manuellement. Dans ce cas, vous devrez inscrire FR ou EN dans la colonne langue pour indiquer dans quelle langue l’envoi doit être effectué. Vous devrez ajouter le nombre de billet à transmettre dans la colonne correspondant au(x) billet(s). Notez que le champ Entreprise est le seul qui soit optionnel.
Enfin, vous pouvez également Importer votre liste. Assurez-vous que vos information sont dans l’ordre exact des colonnes du modèle. Assurez-vous également que la langue est inscrite en lettres majuscules (FR/EN)
Une fois remplis, les champs doivent apparaître ainsi. Si vous êtes satisfait, cliquez sur le bouton vert Enregistrer la liste.
L'étape suivante est la rédaction du courriel d’envoi. Pour ce faire, vous devez cliquer sur Courriels dans le menu latéral de gauche sous RSVP.
Si vous avez une boutique bilingue, ou si vous devez faire les envois dans les deux langues, vous devrez répeter les étapes suivantes en français et en anglais. Pour ce faire, vous pourrez utiliser la menu déroulant sous le titre Langue.
Plusieurs types de courriels vous sont offerts avec des modèles préétablis que vous pourrez modifier à votre guise. Les modèles disponibles sont:
Transactionnel: Ce modèle est utilisé lorsque des billets doivent être transmis à des invités
Invitationnel: Ce modèle est utilisé pour inviter des gens à visiter votre boutique en ligne, le lien de votre boutique y est ajouté.
Notification : Ce modèle, très semblable à l’invitationnel, propose un texte minimal.
Image: Ce modèle est utilisé pour transmettre une publicité, une image déjà produite.
Simple texte: Vous pouvez créer vous même votre propre modèle
Une fois le type sélectionné, vous devez donner un titre à votre modèle. Ce titre vous permettra de repérer facilement le modèle que vous désirez utiliser à l'étape suivante.
Vous pouvez revoir le texte et y apporter les modifcation souhaitées ou le conserver tel quel si vous êtes satisfait du texte proposé. Dans les deux cas, vous devez cliquer sur le bouton enregistrer (SAVE) avant de passer à la dernière étape.
La dernière étape est celle de la planification de l’envoi. Pour ce faire, cliquez sur Planification.
Dans Planification, vous pouvez planifier vos envois futurs et consulter vos envois passé. Lorsque vous désirez procéder à un nouvel envoi, vous devez cliquer sur Planifier un nouvel envoi.
Deux options s’offrent alors à vous: la première étant celle de planifier votre envoi afin qu’il s’exécute à une date postérieure et la seconde étant un envoi immédiat.
Si vous désirez planifier votre envoi dans le temps, par exemple pour transmettre un rappel à vos participants que votre événement approche, vous devez sélectionner la méthode d’envoi Planifier. Sélectionnez une date et heure d’envoi, indiquez le sujet en français et en anglais puis sélectionnez la liste à utiliser (soit une liste manuelle qui correspond à une des liste que vous avez créé à la première étape ou encore une liste par billet). Recherchez la liste que vous désirez utiliser et enfin le modèle de courriel que vous souhaitez pour cet envoi, puis cliquez sur Enregistrer.
Dans le cas d’un Envoi immédiat, vous devez remplir les mêmes champs que pour un envoi planifié, à l’exception du champ date et heure (étant donné que l’envoi sera effectué immédiatement).
Une fois votre envoi effectué, vous pouvez en tout temps consulter les récipiendaires de votre envoi et consulter les commandes en cliquant sur Options.
Vous devez ensuite cliquer sur Consulter la liste pour accéder à la liste des envois et aux numéros de transactions associées le cas échéant.