Ce module Le menu Organisations répertorie tous les paramètres auxquels vous avez accès en fonction de votre rôle et de vos autorisations actuelles. Vous y trouverez chacune des titres sections et des descriptions avec une ainsi qu’une barre de recherche afin que vous puissiez de trouver plus facilement les paramètres dont vous avez besoin plus facilement.
| Table of Contentslivesearch |
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Documents
C’est à cet endroit que vous gérez les documents requis pour l’inscription de vos membres, pour les demandes de permis de voyage, pour vos stages et les réclamations d’assurance.
Selon votre rôle d’utilisateur, dans l’onglet Paramètres, vous trouverez les documents sélectionnés lors de l’inscription d’un membre dans votre organisation ou lors d’une demande de permis de voyage. Vous pouvez cliquer sur Modifier afin de sélectionner de nouveaux documents ou d’en retirer.
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Dans l’onglet Types de documents, vous avez une liste de type de document disponible. Cependant, en cliquant sur Ajouter vous pouvez ajouter de nouveaux documents qui ne sont pas dans la liste. Vous n’avez qu’à compléter les champs suivants :
Nom du document
Description du document
Statut (actif ou inactif)
Cliquez ensuite sur Ajouter afin que votre nouveau type de document soit ajouté à la liste.
Vérifications d’antécédents
Selon votre rôle d’utilisateur, vous devez obligatoirement configurer les vérifications d’antécédent pour vos organismes enfants.
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Note : Seulement les branches auront accès à la création ou la modification des Vérifications d’antécédent |
Dans l’onglet Paramètres, cliquez sur Modifier. Cliquez ensuite sur le bouton pour Activer les vérifications d’antécédents et cliquez sur Ajouter.
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Complétez les champs requis :
Type de validation (sélectionner le type de validation désirée)
Type de membre (joueur, entraineur, arbitre, bénévole et personnel de banc) Note : Les règles peuvent maintenant être configurées différemment pour chaque type de membre.
Durée (1 an, 2 ans ou 3 ans)
Méthode d’expiration
Période prédéterminée : La vérification d’antécédents expira après la date et la durée combinées. Si la durée totale dépasse la durée de l’année, le système retira 1 année. Cependant, il est important de retenir que pour une période déterminée la date limite est le 1er juin.
Donc, si une vérification est saisie avec la date de fin de validité du 01-juillet 2022, le système calculera la date d’expiration pour le 1er juin 2022.
Mais, si la date de fin de validité est 1 mars 2022, le calcul est basé sur le 1er juin 2021.
À date fixe : La vérification d’antécédents expirera après la durée de la vérification d’antécédents à partir de la date de création de la vérification d’antécédents
Date limite de conformité (facultatif)
Ceci représente la date maximale où la vérification d’antécédent doit être complétée. Dépasser cette date, si le membre n’a pas reçu sa preuve de vérification des antécédents, il sera considéré comme invalide.
Âge minimum (facultatif)
Si aucun âge n’est saisi, la vérification d’antécédent sera obligatoire pour tous les membres de ce type.
Document de support requis
Vous pouvez cocher la case afin qu’un document de support soit obligatoire
Une fois les champs complétés, cliquez sur Enregistrer.
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Vous pouvez supprimer un paramètre en cliquant sur la poubelle rouge à droite et vous pouvez dupliquer un paramètre en cliquant sur les petits carrés à droite.
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| Info |
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Note : Vous devez compléter des paramètres pour tous les types de membres nécessaires au sein de vos organismes. |
Dans l’onglet Types de vérifications d’antécédents, tous les types d’antécédents s’afficheront. Vous pouvez cliquer sur Ajouter afin d’inclure votre propre type d’antécédents si cette dernière n’est pas dans la liste présente.
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Vous devez remplir les champs suivants :
Statut (actif ou inactif)
Ordre d’affichage
Nom de votre type vérifications d’antécédents
Description de votre type vérifications d’antécédents
Cliquez Ajouter pour sauvegarder.
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En cliquant sur l’un des types de vérifications d’antécédents, un panneau latéral s’ouvrira à droite où vous pouvez modifier les champs suivants en cliquant sur le crayon bleu :
Statut (actif ou inactif)
Ordre d’affichage
Nom de votre type vérifications d’antécédents
Description de votre type vérifications d’antécédents
En cliquant sur le bouton Action, vous pouvez supprimer le type de vérifications d’antécédents sélectionné.
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Permis de voyage
Si vous vous autorisez vos officiels d'équipe à soumettre des demandes permis de voyage à partir de Mon Compte, vous pouvez activer cette fonction dans le menu des Paramètres, Organisation et cliquez sur Permis de voyage. Vous n’avez qu’à cliquer sur le bouton Modifier et sélectionner Oui pour activer cette fonction. Par défaut cette fonction n’est pas active.
Lorsque cette option est activée, tous les officiels d’équipe qui ont été ajoutés sur un cahier d’équipe peuvent soumettre et imprimer un permis de voyage à partir de Mon Compte
Vous pouvez consulter la documentation Mon Compte - Membres - Permis de voyage afin d’avoir plus d’informations.
Vous pouvez aussi ajouter des frais d’inscription pour une demande de permis de voyage en inscrivant un montant dans la case Frais pour permis de voyage. Il est impossible pour les officiels d'équipe de modifier ou supprimer les frais lorsqu’ils soumettent une demande de permis.
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| Warning |
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Si vous souhaitez demander des frais pour une demande de permis de voyage, veuillez prendre note qu’aucune facture ne sera générée par le système et que le système ne permettra pas à vos officiels d'équipe de faire un paiement en ligne au moment de la demande. Vous devez donc communiquer avec vos équipes afin de recevoir le paiement. Vous pouvez aussi créer un Autre frais, faire parvenir le lien à l’un de vos officiels d’équipe afin que l'équipe procède au paiement. Veuillez vous référer à la documentation Autre frais si vous procéder de cette façon. |
La gestion des permis de voyage se fera par l’utilisateur du HCR dans le menu Tâches, sous Permis de voyage. Le système va afficher tous les permis de voyage disponibles pour l’organisation et les sous-organisations. L’utilisateur a aussi l’option de créer de nouveau permis de voyage directement dans cette section. Pour plus d’informations sur la gestion des permis de voyage pour un utilisateur HCR, veuillez vous référer à la documentation Tâches - Permis de voyage.
Transfert
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Note : seules les branches ont accès au menu Transfert dans Organisation |
Vous avez la possibilité d’ajouter une date d’expiration par défaut pour tous les partages de toutes vos organisations. Lors d’une demande de transfert, la date pourra être ajoutée ou modifiée, mais si aucune date n’est ajoutée la date par défaut configuré par la branche sera affichée. Le paramètre de date par défaut pourra être fait seulement par les branches.
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Types de téléphones
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Note : seules les branches ont accès au menu Type de téléphone dans Organisation |
Dans ce menu, avez la possibilité d’ajouter, de retirer ou de changer le nom ou le statut (actif ou inactif) des types de téléphones.
Pour ajouter un type de téléphone, cliquer sur Ajouter et compléter les champs requis.
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Pour supprimer, changer le nom ou changer le statut d’un type de téléphone, cliquez sur la ligne du type de téléphone à modifier, un panneau latéral s’ouvrira à droite, vous pouvez faire des modifications en cliquant sur le crayon bleu ou supprimer en cliquant sur le bouton Action et Supprimer.
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Types de contacts
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Note : seules les branches ont accès au menu Type de contacts dans Organisation |
Dans ce menu, vous avez la possibilité de modifier le nom ou le statut (actif ou inactif) des types de contacts.
Pour modifier le nom ou le statut (actif ou inactif) des types de contacts, cliquez sur la ligne du type de contacts à modifier, un panneau latéral s’ouvrira à droite, vous pouvez faire des modifications en cliquant sur le crayon bleu.
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