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Plusieurs étapes sont nécessaires à la création de vos inscriptions et de vos boutiques en ligne. Afin de vous assurer du succès de vos inscriptions, voici un guide étape par étape qui vous aidera.

Table of Contents

Changer de saison

Pour modifier votre saison active, allez dans le haut de la page et cliquez sur le fil d’Ariane. Cliquez sur la saison et la liste déroulante se développera. Sélectionnez la saison dans laquelle vous souhaitez travailler.

...

Warning

RAPPEL : Les frais d’affiliation doivent être activés par les organisations nationales, provinciales et régionales pour que l’organisation locale puisse créer des frais d’inscription.

Si les frais d’affiliation ne sont pas activés, la division sera grisée dans le menu déroulant lors de la création des frais d’inscription.

Configuration de votre catalogue

Étapes

Menu

Bonnes pratiques

  • Vérifier si les informations générales de votre organisation sont à jour

(obligatoire)

Gestion

Organisation

  • Pour faire des modifications, cliquez sur l’onglet Général et ensuite sur modifier dans la case Informations générales afin de faire vos modifications.

  • L’adresse postale, le courriel et le numéro de téléphone de votre organisation seront affichés sur votre page d’inscription.

  • Vérifier si le compte marchand de votre organisation est activé

Gestion

Organisation

  • Un Compte Marchand vous permet d’accepter les paiements par carte de crédit dans votre boutique en ligne.

IMPORTANT : si vous aviez un compte marchand et que celui-ci est désactivé, vous devez communiquer avec Paysafe afin que votre compte soit réinitialisé.

  • Pour activer un compte marchand, consulter la documentation Compte Marchand.

  • Mettre à jour le personnel de votre organisation

(facultatif)

Gestion

Organisation

  • Vous devez ajouter tous les bénévoles de votre organisation dans l’onglet Personnel.

  • Vérifier si des versements doivent être créés ou modifiés

(facultatif)

Catalogue

Versements

Note

CONSEIL : il est impossible de changer le nom de vos versements antérieurs, assurez-vous de nommer vos versements avec un nom générique, par exemple : Versement Été, Versement Hiver, etc. Cependant, n’oubliez pas que le titre de vos versements ne sera pas visible au public.

Warning

RAPPEL : Chaque saison, vos versements doivent être liés à vos frais d’inscription, et ce même si vous l’aviez déjà lié la saison précédente.

  • Vérifier si des rabais doivent être créés ou modifiés

(facultatif)

Catalogue

Rabais

  • Les rabais sont importés d’une saison à l’autre, vérifiez si vous devez faire des modifications à vos rabais.

Info

NOTE : il est possible de créer des Rabais par code postaux ou pour de Multiples participants, n’hésitez pas à consulter la documentation pour plus de détails.

Note

CONSEIL : le nom de vos rabais sera affiché dans votre boutique en ligne, nous vous suggérons d’utiliser des noms génériques comme Rabais familial, Rabais Terrebonne, etc.

Warning

RAPPEL : vos rabais doivent être liés à votre boutique en ligne et un seul rabais peut être ajouté dans une boutique en ligne.

  • Vérifier si des conditions de paiement doivent être créées ou modifiées

(obligatoire)

Catalogue

Conditions de paiements

Warning

RAPPEL : chaque saison, vos conditions de paiementdoivent être liées à votre inscription en ligne et une seule condition de paiement peut être ajoutée dans une boutique en ligne.

  • Vérifier si des dispenses doivent être créées ou modifiées

(facultatif)

Catalogue

Dispenses

  • Vous pouvez aussi ajouter de nouvelles Dispenses.

Note

CONSEIL : Vérifier les dispenses de vos organisations provinciales et régionales afin d’éviter de répéter les mêmes dans votre organisation. Celles-ci seront affichées dans le panneau latéral de vos frais d’inscription sous l’onglet Catalogue.

Warning

RAPPEL : vos dispensesdoivent être liées à vos frais d’inscription.

  • Vérifier si des questionnaires doivent être créés ou modifiés

(facultatif)

Catalogue

Questionnaires

  • Les Questionnaires sont importés d’une saison à l’autre, vérifiez si vous devez faire des modifications ou ajouter de nouvelles questions.

IMPORTANT : vous pouvez ajouter un seul questionnaire par frais d’inscription, c’est la raison pour laquelle vous pouvez créer des sections dans votre questionnaire et ainsi poser plusieurs questions sur divers sujet.

Warning

RAPPEL : chaque saison, vos questionnaires doivent être liés à vos frais d’inscription.

  • Vérifier si d’autres frais doivent être créés ou modifiés

(facultatif)

Catalogue

Autres Frais

Info

NOTE : le nombre total des articles vendus ne se réinitialise pas d’une saison à l’autre, la colonne du nombre total affiche donc le nombre total vendu incluant toutes les saisons précédentes.

IMPORTANT : vous ne devez pas créer vos frais d’inscription dans cette section.

  • Vérifier si des frais d’affiliation doivent être créés ou modifiés

(facultatif)

Catalogue

Frais d’affiliation

Warning

RAPPEL : Il ne sera pas possible de modifier vos frais d’affiliation si votre organisation régionale et provinciale n’a pas encore activé ses frais d’affiliation

  • Les frais d’affiliation sont importés d’une saison à l’autre, si votre organisation facture des frais d’affiliation, vérifiez si des modifications doivent être faites et assurez-vous que ces derniers soient actifs.

IMPORTANT : votre organisation reçoit 100 % du montant des frais d’inscription, le frais d’affiliation ne sont pas déduits du paiement lors du paiement de vos membres. Les frais d’affiliation vous seront facturés ultérieurement par votre organisation régionale ou provinciale.

  • Faites le roulement de vos frais ou créez vos frais d’inscription pour la saison courante, et ce pour chaque division.

Catalogue

Frais d’inscription

Warning

RAPPEL : Il ne sera pas possible de faire le roulement de vos frais d’inscription ou de créer de nouveaux frais si votre organisation régionale et provinciale n’a pas encore activé ses frais d’affiliations.

  • Il est possible de faire le roulement de vos frais d’inscriptions d’une saison antérieure et de faire uniquement les modifications souhaitées. Cependant, vous devez lier les questionnaires, les dispenses et les versements puisque ceux-ci ne sont pas importés lors du roulement des frais d’inscription.

Info

NOTE : vous pouvez importer tous vos frais d’inscription de la saison précédente ou sélectionner seulement ceux que vous souhaitez. Il est donc possible de faire le roulement uniquement pour vos frais d’été et à l’automne faire un autre roulement pour vos frais d’hiver.

Note

CONSEIL : pour sélectionner vos frais d’une saison précédente, vous devez cliquer dans le rectangle blanc à droite soit à la fin du nom. Si vous cochez la case à gauche, le frais ne se sélectionneront pas.

BONNES PRATIQUES POUR VOS FRAIS D’INSCRIPTION

  • Nommer vos frais d’inscription de façon générique.

  • N’ajouter pas la date de saison, l’année de naissance, l’âge, les journées de pratique et de match dans le nom de vos frais d’inscription.

    • EXEMPLE :

      • Été U09-CDC Masculin

      • Été U14-REG Féminin

      • Hiver U17-LDIR Masculin

      • 9U - Mixte

      • 13U - Féminin

      • Rally Cap - Mixte

  • Tenir compte dans le nom de vos frais d’inscription que ceux-ci pourront être utilisés la saison prochaine. Ceci vous évitera d’avoir à changer tous vos noms de frais d’inscription.

  • S’il y a lieu n’oubliez pas de mettre à jour les questions additionnelles, celles-ci seront affichées dans vos frais d’inscription

  • Assurez-vous que vous avez indiqué les bons montants pour vos frais réguliers, hâtifs et tardifs.

  • Assurez-vous que le statut de vos frais d’inscription est actif.

Création de vos boutiques en ligne

  • Création de vos boutiques en ligne

Gestion

Inscription en ligne

** Bonnes pratiques pour la création de vos boutiques en ligne **

  • Vous devez créer une seule boutique en ligne pour tous vos joueurs et divisions. SAUF pour les organisations qui ont plusieurs villes. Par exemple, vous pouvez nommer votre boutique : 

    • INSCRIPTION ÉTÉ 2024

  • Pour les organisations qui ont plus d’une ville, vous devez créer une seule boutique par ville avec toutes les divisions, par exemple :

    • INSCRIPTION ÉTÉ 2024 - JOLIETTTE

    • INSCRIPTION ÉTÉ 2024 - L’ASSOMPTION

Warning

RAPPEL : cette boutique NE DOIT PAS être la même que celle des joueurs.

Vous pouvez mettre vos arbitres, entraineurs et bénévoles dans la même boutique.

  • Vous devez OBLIGATOIREMENT Partager votre boutique avec toutes les autres organisations pour les entraineurs, arbitres et bénévoles.

  • Saison

Inscription en ligne

Information générale

  • Assurez-vous de créer votre boutique dans la bonne Saison.

  • Langues

  • Indiquer la Langue que vous souhaitez pour votre boutique en ligne (Français, Anglais ou les deux)

  • Si vous souhaitez avoir une boutique dans les deux langues, mais qu’une seule langue s’affiche, allez dans le menu Gestion - Organisation, et dans la case Paramètres Régionauxde l’onglet Général, cliquer sur Modifier et sélectionner les langues souhaitées.

  • Adresse courriel du registraire

  • Envoyer un courriel à chaque inscription

  • Si vous souhaitez recevoir un courriel à chaque inscription, vous constaterez que la case est déjà cochée, si vous ne souhaitez pas recevoir un courriel, décochez cette case.

  • L’adresse courriel utilisée sera celle indiquée à la case Adresse courriel du registraire.

Note

CONSEIL : Nous vous suggérons de décocher la case lorsque vous commencez vos inscriptions pour ainsi éviter de recevoir plusieurs courriels, lorsque le rythme de vos inscriptions diminue ou que vos activités débutent, vous pouvez retourner dans votre boutique en ligne et cocher la case.

  • Période d’inscription

Inscription en ligne

Période d’inscription

  • Vous devez définir la date et l’heure de début et de fin de votre Période d’inscription.

  • Si vous ajoutez une date future et que le statut de votre boutique en ligne est actif, celle-ci s’ouvrira pour les inscriptions à la date et l’heure sélectionnée.

  • Il est possible de fermer votre boutique en ligne avant la date sélectionnée en changeant le statut pour fermer.

Info

NOTE : la mise à jour du système se fait au 15 minutes. Ce qui signifie que si vous avez mis l’ouverture de votre boutique en ligne à 13:05, celle-ci s’ouvrira à 13:15.

  • Saison d’activité

Inscription en ligne

Période d’inscription

Vous devez sélectionner la Saison d’activité de vos inscriptions.

  • Selon les options offertes par votre organisation provinciale, vous avez la possibilité d’indiquer la saison pour laquelle votre boutique en ligne est créée. (ligue d’été, ligue d'hiver, camp d’entrainement, événements, etc.)

  • Message

Inscription en ligne

Message

  • Vous pouvez ajouter un Message de confirmation à votre inscription. Ce message s’affichera à la fin du processus d’inscription de vos membres et sur la facture de ces derniers. Cette option est facultative.

Voici des suggestions des messages que vous pouvez ajouter :

  • Si vous acceptez les paiements par chèque, vous pouvez indiquer l’adresse où les membres doivent faire parvenir leur chèque.

  • Si vous acceptez les virements Interac, vous pouvez indiquer le courriel de destination pour le virement ainsi que la réponse et la question de sécurité.

  • Vous pouvez indiquer de l’information relative à votre début de saison pour ainsi éviter plusieurs téléphones et courriels sur les dates de début.

  • Vous pouvez indiquer que cette facture fait foi de reçu fiscal et qu’aucune autre facture ne sera envoyée lors de la période d’impôt.

Plusieurs autres messages peuvent être envoyés selon vos besoins, il ne s’agit là que de quelques exemples.

Info

NOTE : plusieurs options de formatage de texte sont disponibles. Il est impossible d’ajouter une pièce jointe, mais vous pouvez ajouter un lien web.

  • Inscriptions

Inscription en ligne

Inscriptions

  • Vous devez ajouter les Frais d’inscription de votre choix que vous aurez préalablement créés dans votre catalogue.

Note

CONSEIL : il est possible de changer l’ordre d’affichage de vos frais d’inscription si ces derniers ne sont pas dans l’ordre souhaité. Vous n’avez qu’à cliquer sur chacun frais d’inscription que vous avez ajoutés à votre boutique en ligne afin d’ouvrir le panneau latéral et changer l’ordre d’affichage de vos frais en utilisant le crayon bleu.

  • Autres Frais

Inscription en ligne

Autres Frais

  • Vous pouvez ajouter les Autres Fraisde votre choix que vous aurez préalablement créés dans votre catalogue.

Note

CONSEIL : si vous souhaitez que certains autres frais soient obligatoires pour toutes vos inscriptions ou seulement pour certaines inscriptions. Vous devez cliquer sur les autres frais que vous avez ajoutés à votre boutique en ligne afin d’ouvrir le panneau latéral et cocher les inscriptions dont les autres frais doivent être obligatoires au moment de l’inscription du membre.

Info

NOTE : Tous les autres frais sélectionnés seront visibles pour toutes les catégories dans votre inscription en ligne que vous les ayez rendus obligatoires ou non.

  • Conditions de paiement

Inscription en ligne

Conditions de paiement

  • Sélectionnez dans le menu déroulant les Conditions de paiements que vous aurez préalablement créées dans votre catalogue.

Warning

RAPPEL : vous devez obligatoirement ajouter des conditions de paiement à votre boutique en ligne et une seule condition de paiement peut être ajoutée dans une boutique en ligne.

  • Rabais

Inscription en ligne

Rabais

  • Sélectionnez dans le menu déroulant les Rabais que vous aurez préalablement créés dans votre catalogue.

Info

Note : cette option est facultative et un seul rabais peut être ajouté dans une boutique en ligne.

  • Options de paiement

Inscription en ligne

Options de paiement

  • Sélectionnez les Options de paiement acceptées pour votre inscription en ligne.

    • Si vous acceptez les paiements par carte de crédit, sélectionnez votre compte marchand.

    • Si vous acceptez des paiements manuels, sélectionnez les méthodes souhaitées.

Warning

RAPPEL : vous devez obligatoirement sélectionner au moins une méthode de paiement. Vous pouvez accepter uniquement les paiements par carte de crédit ou uniquement des paiements manuels si vous n’avez pas de Compte Marchand.

  • Révision de votre boutique en ligne

Inscription en ligne

Révision

  • Le système vous demande de Réviser les informations que vous avez créées pour votre boutique en ligne et de confirmer la création de votre boutique.

Info

NOTE : vous pourrez faire des modifications à votre boutique en ligne après avoir créé celle-ci.

  • Statut de la boutique en ligne

Inscription en ligne

Statut

  • Après avoir créé votre boutique en ligne, il est important de changer son Statut à Actif, le statut par défaut sera Brouillon.

Warning

RAPPEL : si votre date de début d’inscription est planifiée à une date future, vous pouvez changer le statut à Actif et votre boutique s’ouvrira à la date et l’heure prévue. Il est aussi possible de changer le statut la journée où vous souhaitez ouvrir vos inscriptions.

MAIS, n’oubliez pas que le statut de la boutique doit être Actif afin que vos membres puissent procéder à leurs inscriptions.

  • Partage de la boutique en ligne

Inscription en ligne

Partage

  • Votre boutique d’entraineurs, d’arbitres et de bénévoles doit être Partagée avec les autres organisations afin que les membres provenant d’une autre organisation puissent s’inscrire à titre d’entraineur, d’officiel ou de bénévole dans votre organisation.

  • Lien de la boutique en ligne

Inscription en ligne

Lien

  • Vous pouvez accéder à votre boutique en ligne en cliquant sur l’image du petit chariot. En cliquant sur la dernière icône (petit carré), vous pourrez copier le lien URL de votre boutique et ainsi le faire parvenir à vos membres ou l’afficher sur votre site web.

Conseils et Astuces

  • Partager le guide d’inscription en ligne pour les parents et membres

Page

Inscription

  • Faites parvenir le guide d’inscription en ligne à vos parents et vos membres et assurez-vous de l’afficher sur vos réseaux sociaux.

  • Ce guide aidera vos membres et vos parents dans leur processus d’inscription. Nous vous suggérons aussi de partager la documentation sur la mise à jour des informations de carte de crédit de vos membres.

Guide inscription en ligne pour le parents

Mise à jour des informations de carte de crédit

  • Tester la vue publique de votre boutique en ligne

Inscription en ligne

  • Vérifier si votre compte marchand fonctionne

Page

Inscription

  • Si vous utilisez un compte marchand, effectuez une transaction en ligne, cela vous permettra de vérifier que votre compte est bien lié après avoir testé la vue publique.

Warning

ATTENTION : vous ne devez pas créer de FAUSSES INSCRIPTIONS, il est impossible de supprimer les inscriptions que vous pourriez faire comme test.

Note

CONSEIL : faites plutôt une vraie transaction pour un membre qui s’inscrira réellement. Vous pouvez faire l’inscription en ligne avec votre enfant ou demander à une personne de votre organisation d’inscrire son enfant.

  • Faites une inscription manuelle

Membres

Inscriptions

Warning

ATTENTION : vous ne devez pas créer de FAUSSES INSCRIPTIONS, il est impossible de supprimer les inscriptions que vous pourriez faire comme test.

Note

CONSEIL : procéder à l’inscription manuelle d'un membre que vous devrez réellement inscrire. Vous pouvez faire l’inscription manuelle de votre enfant ou celle d’un enfant du personnel de votre organisation.

  • Inscription manuelle pour un membre qui n’est pas dans votre club

Membres

Inscriptions

Mouvement

  • Si vous souhaitez inscrire un membre manuellement et que celui-ci n’est pas dans votre organisation, vous devez tout d’abord faire une demande de

Mutation

Warning

RAPPEL : avant le début de la saison, tous les joueurs peuvent s’inscrire uniquement en ligne dans le club de leur choix.

  • Modifier le destinataire sur une facture

Membres

Inscriptions

  • Inscription faite par la ville ou pour équipe Senior dont les joueurs ne s’inscrivent pas en ligne

Tâches

Renouveler les membres

  • Si les inscriptions de vos membres se font par votre ville, vous devez tout de même affilier les membres inscrits à la saison courante.

  • Vous ne devez pas créer des frais d’inscription et une boutique en ligne.

  • Vous devez Renouveler les membres en lot en cliquant sur le menu Tâches et en sélectionnant Renouveler les membres.

Info

Note : une facture du montant des frais d’affiliation sera créée dans le profil du membre.

  • Rapport d’inscription

Rapports

Inscription

Si vous souhaitez avoir la liste de vos membres inscrits, nous vous recommandons de suivre les étapes suivantes pour sortir votre rapport.

  • Cliquer sur le menu Rapports et sélectionner Inscriptions.

  • Cliquer sur le bouton Action et sélectionner le Rapport détaillé.

  • Dans les Options de filtre, vous devez laisser les cases Boutique en ligne et Origine vides.

  • Sélectionner Inscription dans la case Type d’inscription

  • Si vous souhaitez préciser votre recherche, vous pouvez sélectionner les filtres suivant :

    • Division

    • Inscription (frais d’inscription/d’activité)

    • Statut de l’inscription (en décochant les inscriptions annulées)

    • Plage de date de naissance

    • Plage de date d’inscription

Une fois vos filtres sélectionnés, cliquer sur Rechercher, vous pouvez ensuite imprimer le rapport en cliquant sur le bouton Action et en sélectionnant Exportation Excel.

Note

CONSEIL : nous vous suggérons DE NE PAS utiliser le rapport du menu Inscription en ligne, ce rapport va générer uniquement les inscriptions en ligne. Les inscriptions manuelles ou les échanges d’articles (même si le paiement a été fait par carte de crédit) ne seront pas affichés dans ce rapport.

Pour vous assurer d’avoir toutes vos inscriptions, vous n’avez qu'à suivre la procédure ci-dessus afin d’avoir le rapport complet de vos inscriptions.