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Guide de vérification pour débuter votre saison

Guide de vérification pour débuter votre saison

Plusieurs étapes sont nécessaires à la création de vos inscriptions et de vos boutiques en ligne. Afin de vous assurer du succès de vos inscriptions, voici un guide étape par étape qui vous aidera.

 

Changer de saison

Pour modifier votre saison active, allez dans le haut de la page et cliquez sur le fil d’Ariane. Cliquez sur la saison et la liste déroulante se développera. Sélectionnez la saison dans laquelle vous souhaitez travailler.

Vous constaterez qu’une bannière jaune s’affichera en haut de la page. Malgré cet avertissement, vous pouvez tout de même configurer votre nouveau catalogue et votre boutique en ligne. Cette bannière est là pour vous indiquer que vous travaillez dans une saison autre que celle qui est actuellement active.

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RAPPEL : Les frais d’affiliation doivent être activés par les organisations nationales, provinciales et régionales pour que l’organisation locale puisse créer des frais d’inscription.

Si les frais d’affiliation ne sont pas activés, la division sera grisée dans le menu déroulant lors de la création des frais d’inscription.

 

Configuration de votre catalogue

Configuration de votre catalogue

Étapes

Menu

Bonnes pratiques

 

 

  • Vérifier si les informations générales de votre organisation sont à jour

(obligatoire)

 

 

 

Gestion

Organisation

  • Pour faire des modifications, cliquez sur l’onglet Général et ensuite sur modifier dans la case Informations générales afin de faire vos modifications.

 

  • L’adresse postale, le courriel et le numéro de téléphone de votre organisation seront affichés sur votre page d’inscription.

 

 

  • Vérifier si le compte marchand de votre organisation est activé

 

 

 

Gestion

Organisation

  • Un Compte Marchand vous permet d’accepter les paiements par carte de crédit dans votre boutique en ligne.

 

IMPORTANT : si vous aviez un compte marchand et que celui-ci est désactivé, vous devez communiquer avec Paysafe afin que votre compte soit réinitialisé.

 

  • Pour activer un compte marchand, consulter la documentation Compte Marchand.

 

 

  • Mettre à jour le personnel de votre organisation

(facultatif)

 

 

Gestion

Organisation

 

  • Vous devez ajouter tous les bénévoles de votre organisation dans l’onglet Personnel.

 

 

  • Vérifier si des versements doivent être créés ou modifiés

(facultatif)

 

 

Catalogue

Versements

 

 

CONSEIL : il est impossible de changer le nom de vos versements antérieurs, assurez-vous de nommer vos versements avec un nom générique, par exemple : Versement Été, Versement Hiver, etc. Cependant, n’oubliez pas que le titre de vos versements ne sera pas visible au public.

 

 

 

 

 

  • Vérifier si des rabais doivent être créés ou modifiés

(facultatif)

 

 

 

Catalogue

Rabais

  • Les rabais sont importés d’une saison à l’autre, vérifiez si vous devez faire des modifications à vos rabais.

 

 

 

 

 

 

 

  • Vérifier si des conditions de paiement doivent être créées ou modifiées

(obligatoire)

 

 

Catalogue

Conditions de paiements

 

 

 

 

 

 

 

  • Vérifier si des dispenses doivent être créées ou modifiées

(facultatif)

 

 

 

 

Catalogue

Dispenses

 

  • Vous pouvez aussi ajouter de nouvelles Dispenses.

 

 

 

 

 

  • Vérifier si des questionnaires doivent être créés ou modifiés

(facultatif)

 

 

Catalogue

Questionnaires

  • Les Questionnaires sont importés d’une saison à l’autre, vérifiez si vous devez faire des modifications ou ajouter de nouvelles questions.

 

 

 

 

 

 

 

  • Vérifier si d’autres frais doivent être créés ou modifiés

(facultatif)

 

 

 

Catalogue

Autres Frais

 

 

 

 

 

 

 

 

  • Vérifier si des frais d’affiliation doivent être créés ou modifiés

(facultatif)

 

 

 

 

Catalogue

Frais d’affiliation

 

  • Les frais d’affiliation sont importés d’une saison à l’autre, si votre organisation facture des frais d’affiliation, vérifiez si des modifications doivent être faites et assurez-vous que ces derniers soient actifs.

 

 

 

 

 

 

 

 

  • Faites le roulement de vos frais ou créez vos frais d’inscription pour la saison courante, et ce pour chaque division.

 

 

 

 

 

 

Catalogue

Frais d’inscription

  • Il est possible de faire le roulement de vos frais d’inscriptions d’une saison antérieure et de faire uniquement les modifications souhaitées. Cependant, vous devez lier les questionnaires, les dispenses et les versements puisque ceux-ci ne sont pas importés lors du roulement des frais d’inscription.

 

 

 

 

BONNES PRATIQUES POUR VOS FRAIS D’INSCRIPTION

  • Nommer vos frais d’inscription de façon générique.

  • N’ajouter pas la date de saison, l’année de naissance, l’âge, les journées de pratique et de match dans le nom de vos frais d’inscription.

    • EXEMPLE :

      • Été U09-CDC Masculin

      • Été U14-REG Féminin

      • Hiver U17-LDIR Masculin

      • 9U - Mixte

      • 13U - Féminin

      • Rally Cap - Mixte

  • Tenir compte dans le nom de vos frais d’inscription que ceux-ci pourront être utilisés la saison prochaine. Ceci vous évitera d’avoir à changer tous vos noms de frais d’inscription.

  • S’il y a lieu n’oubliez pas de mettre à jour les questions additionnelles, celles-ci seront affichées dans vos frais d’inscription

  • Assurez-vous que vous avez indiqué les bons montants pour vos frais réguliers, hâtifs et tardifs.

  • Assurez-vous que le statut de vos frais d’inscription est actif.

 

 

 

Création de vos boutiques en ligne

 

Création de vos boutiques en ligne

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  • Création de vos boutiques en ligne

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Gestion

Inscription en ligne

** Bonnes pratiques pour la création de vos boutiques en ligne **

 

  • Vous devez créer une seule boutique en ligne pour tous vos joueurs et divisions. SAUF pour les organisations qui ont plusieurs villes. Par exemple, vous pouvez nommer votre boutique : 

    • INSCRIPTION ÉTÉ 2024

 

  • Pour les organisations qui ont plus d’une ville, vous devez créer une seule boutique par ville avec toutes les divisions, par exemple :

    • INSCRIPTION ÉTÉ 2024 - JOLIETTTE

    • INSCRIPTION ÉTÉ 2024 - L’ASSOMPTION

 

 

Vous pouvez mettre vos arbitres, entraineurs et bénévoles dans la même boutique.

  • Vous devez OBLIGATOIREMENT Partager votre boutique avec toutes les autres organisations pour les entraineurs, arbitres et bénévoles.

 

 

 

  • Saison

 

 

 

 

 

Inscription en ligne

Information générale

 

  • Assurez-vous de créer votre boutique dans la bonne Saison.

 

 

 

  • Langues

  • Indiquer la Langue que vous souhaitez pour votre boutique en ligne (Français, Anglais ou les deux)

  • Si vous souhaitez avoir une boutique dans les deux langues, mais qu’une seule langue s’affiche, allez dans le menu Gestion - Organisation, et dans la case Paramètres Régionaux de l’onglet Général, cliquer sur Modifier et sélectionner les langues souhaitées.

 

 

 

  • Adresse courriel du registraire

 

 

 

 

 

  • Envoyer un courriel à chaque inscription

  • Si vous souhaitez recevoir un courriel à chaque inscription, vous constaterez que la case est déjà cochée, si vous ne souhaitez pas recevoir un courriel, décochez cette case.

  • L’adresse courriel utilisée sera celle indiquée à la case Adresse courriel du registraire.

 

 

 

 

 

 

  • Période d’inscription

 

 

Inscription en ligne

Période d’inscription

  • Vous devez définir la date et l’heure de début et de fin de votre Période d’inscription.

  • Si vous ajoutez une date future et que le statut de votre boutique en ligne est actif, celle-ci s’ouvrira pour les inscriptions à la date et l’heure sélectionnée.

  • Il est possible de fermer votre boutique en ligne avant la date sélectionnée en changeant le statut pour fermer.

 

 

 

 

  • Saison d’activité

 

Inscription en ligne

Période d’inscription

Vous devez sélectionner la Saison d’activité de vos inscriptions.

  • Selon les options offertes par votre organisation provinciale, vous avez la possibilité d’indiquer la saison pour laquelle votre boutique en ligne est créée. (ligue d’été, ligue d'hiver, camp d’entrainement, événements, etc.)

 

 

 

 

 

 

 

 

  • Message

 

 

 

 

 

 

Inscription en ligne

Message

  • Vous pouvez ajouter un Message de confirmation à votre inscription. Ce message s’affichera à la fin du processus d’inscription de vos membres et sur la facture de ces derniers. Cette option est facultative.

Voici des suggestions des messages que vous pouvez ajouter :

  • Si vous acceptez les paiements par chèque, vous pouvez indiquer l’adresse où les membres doivent faire parvenir leur chèque.

  • Si vous acceptez les virements Interac, vous pouvez indiquer le courriel de destination pour le virement ainsi que la réponse et la question de sécurité.

  • Vous pouvez indiquer de l’information relative à votre début de saison pour ainsi éviter plusieurs téléphones et courriels sur les dates de début.

  • Vous pouvez indiquer que cette facture fait foi de reçu fiscal et qu’aucune autre facture ne sera envoyée lors de la période d’impôt.

Plusieurs autres messages peuvent être envoyés selon vos besoins, il ne s’agit là que de quelques exemples.

 

 

 

 

 

  • Inscriptions

 

 

Inscription en ligne

Inscriptions

  • Vous devez ajouter les Frais d’inscription de votre choix que vous aurez préalablement créés dans votre catalogue.

 

 

 

 

 

 

 

  • Autres Frais

 

 

 

 

Inscription en ligne

Autres Frais

  • Vous pouvez ajouter les Autres Frais de votre choix que vous aurez préalablement créés dans votre catalogue.

 

 

 

 

 

 

  • Conditions de paiement

 

 

Inscription en ligne

Conditions de paiement

  • Sélectionnez dans le menu déroulant les Conditions de paiements que vous aurez préalablement créées dans votre catalogue.

 

 

 

 

 

  • Rabais

 

 

Inscription en ligne

Rabais

  • Sélectionnez dans le menu déroulant les Rabais que vous aurez préalablement créés dans votre catalogue.

 

 

 

 

 

 

  • Options de paiement

 

 

 

Inscription en ligne

Options de paiement

  • Sélectionnez les Options de paiement acceptées pour votre inscription en ligne.

    • Si vous acceptez les paiements par carte de crédit, sélectionnez votre compte marchand.

    • Si vous acceptez des paiements manuels, sélectionnez les méthodes souhaitées.

 

 

 

 

 

  • Révision de votre boutique en ligne

 

 

Inscription en ligne

Révision

  • Le système vous demande de Réviser les informations que vous avez créées pour votre boutique en ligne et de confirmer la création de votre boutique.

 

 

 

 

 

  • Statut de la boutique en ligne

 

 

Inscription en ligne

Statut

  • Après avoir créé votre boutique en ligne, il est important de changer son Statut à Actif, le statut par défaut sera Brouillon.

 

 

 

 

  • Partage de la boutique en ligne

 

Inscription en ligne

Partage

  • Votre boutique d’entraineurs, d’arbitres et de bénévoles doit être Partagée avec les autres organisations afin que les membres provenant d’une autre organisation puissent s’inscrire à titre d’entraineur, d’officiel ou de bénévole dans votre organisation.

 

 

 

  • Lien de la boutique en ligne

 

Inscription en ligne

Lien

  • Vous pouvez accéder à votre boutique en ligne en cliquant sur l’image du petit chariot. En cliquant sur la dernière icône (petit carré), vous pourrez copier le lien URL de votre boutique et ainsi le faire parvenir à vos membres ou l’afficher sur votre site web.

 

 

 

 

Conseils et Astuces

Conseils et Astuces

 

 

 

 

  • Partager le guide d’inscription en ligne pour les parents et membres

 

 

 

 

Page

Inscription

  • Faites parvenir le guide d’inscription en ligne à vos parents et vos membres et assurez-vous de l’afficher sur vos réseaux sociaux.

 

  • Ce guide aidera vos membres et vos parents dans leur processus d’inscription. Nous vous suggérons aussi de partager la documentation sur la mise à jour des informations de carte de crédit de vos membres.

 

Guide inscription en ligne pour le parents

Mise à jour des informations de carte de crédit

 

 

  • Tester la vue publique de votre boutique en ligne

 

Inscription en ligne

 

 

 

 

 

 

  • Vérifier si votre compte marchand fonctionne

 

 

 

 

Page

Inscription

  • Si vous utilisez un compte marchand, effectuez une transaction en ligne, cela vous permettra de vérifier que votre compte est bien lié après avoir testé la vue publique.

 

 

 

 

 

 

 

  • Faites une inscription manuelle

 

 

 

 

Membres

Inscriptions

 

 

 

 

 

 

  • Inscription manuelle pour un membre qui n’est pas dans votre club

 

 

Membres

Inscriptions

Mouvement

  • Si vous souhaitez inscrire un membre manuellement et que celui-ci n’est pas dans votre organisation, vous devez tout d’abord faire une demande de Mouvement/Transfert. Une fois que le membre est muté dans votre organisation, vous pouvez alors procéder à l’Inscription manuelle de celui-ci.

 

 

 

 

  • Modifier le destinataire sur une facture

 

 

Membres

Inscriptions

 

 

 

  • Inscription faite par la ville ou pour équipe Senior dont les joueurs ne s’inscrivent pas en ligne

 

 

Tâches

Renouveler les membres

  • Si les inscriptions de vos membres se font par votre ville, vous devez tout de même affilier les membres inscrits à la saison courante.

  • Vous ne devez pas créer des frais d’inscription et une boutique en ligne.

  • Vous devez Renouveler les membres en lot en cliquant sur le menu Tâches et en sélectionnant Renouveler les membres.

 

 

 

 

 

 

 

  • Rapport d’inscription

 

 

 

 

 

 

 

 

Rapports

Inscription

Si vous souhaitez avoir la liste de vos membres inscrits, nous vous recommandons de suivre les étapes suivantes pour sortir votre rapport.

  • Cliquer sur le menu Rapports et sélectionner Inscriptions.

  • Cliquer sur le bouton Action et sélectionner le Rapport détaillé.

  • Dans les Options de filtre, vous devez laisser les cases Boutique en ligne et Origine vides.

  • Sélectionner Inscription dans la case Type d’inscription

  • Si vous souhaitez préciser votre recherche, vous pouvez sélectionner les filtres suivant :

    • Division

    • Inscription (frais d’inscription/d’activité)

    • Statut de l’inscription (en décochant les inscriptions annulées)

    • Plage de date de naissance

    • Plage de date d’inscription

Une fois vos filtres sélectionnés, cliquer sur Rechercher, vous pouvez ensuite imprimer le rapport en cliquant sur le bouton Action et en sélectionnant Exportation Excel.