• Vérifier si les informations générales de votre organisation sont à jour

• Pour faire des modifications, cliquez sur l’onglet Général et ensuite sur modifier dans la case Informations générales afin de faire vos modifications.

• L’adresse postale, le courriel et le numéro de téléphone de votre organisation seront affichés sur votre page d’inscription.

• Vérifier si le compte marchand de votre organisation est activé

• Un Compte Marchand vous permet d’accepter les paiements par carte de crédit dans votre boutique en ligne.

• Pour activer un compte marchand, consulter la documentation Compte Marchand.

• Mettre à jour le personnel de votre organisation

• Vous devez ajouter tous les bénévoles de votre organisation dans l’onglet Personnel.

• Vérifier si des versements doivent être créés ou modifiés

• Il est possible de faire le Roulement des versements d’une saison antérieure.

• Vérifier bien les informations de pourcentages et de dates, si cela ne vous convient pas vous devez Ajouter de nouveaux versements.

• Vérifier si des rabais doivent être créés ou modifiés

• Les rabais sont importés d’une saison à l’autre, vérifiez si vous devez faire des modifications à vos rabais.

• Si vous souhaitez changer des pourcentages et des montants dans les rabais, vous devez créer de nouveaux rabais.

• Vérifier si des conditions de paiement doivent être créées ou modifiées

• Les Conditions de paiement sont importées d’une saison à l’autre, vérifiez si vous devez faire des modifications à vos conditions de paiement.

• Vous pouvez aussi ajouter de nouvelles Conditions de paiement.

• Vérifier si des dispenses doivent être créées ou modifiées

• Les Dispenses sont importées d’une saison à l’autre, vérifiez si vous devez faire des modifications à vos dispenses.

• Vous pouvez aussi ajouter de nouvelles Dispenses.

• Vérifier si des questionnaires doivent être créés ou modifiés

• Les Questionnaires sont importés d’une saison à l’autre, vérifiez si vous devez faire des modifications ou ajouter de nouvelles questions.

• Vous pouvez aussi ajouter de nouveaux Questionnaires.

• Vérifier si d’autres frais doivent être créés ou modifiés

• Les Autres Frais sont importés d’une saison à l’autre, vérifiez si vous devez faire des modifications ou en ajouter.

• Vous pouvez aussi ajouter de nouveaux Autres Frais.

• Vérifier si des frais d’affiliation doivent être créés ou modifiés

• Les frais d’affiliation sont importés d’une saison à l’autre, si votre organisation facture des frais d’affiliation, vérifiez si des modifications doivent être faites et assurez-vous que ces derniers soient actifs.

• Faites le roulement de vos frais ou créez vos frais d’inscription pour la saison courante, et ce pour chaque division.

• Il est possible de faire le roulement de vos frais d’inscriptions d’une saison antérieure et de faire uniquement les modifications souhaitées. Cependant, vous devez lier les questionnaires, les dispenses et les versements puisque ceux-ci ne sont pas importés lors du roulement des frais d’inscription.

• Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi Créer de nouveaux frais.

BONNES PRATIQUES POUR VOS FRAIS D’INSCRIPTION

• Nommer vos frais d’inscription de façon générique.

• N’ajouter pas la date de saison, l’année de naissance, l’âge, les journées de pratique et de match dans le nom de vos frais d’inscription.

  • EXEMPLE :

    • Été U09-CDC Masculin

    • Été U14-REG Féminin

    • Hiver U17-LDIR Masculin

    • 9U - Mixte

    • 13U - Féminin

    • Rally Cap - Mixte

• Tenir compte dans le nom de vos frais d’inscription que ceux-ci pourront être utilisés la saison prochaine. Ceci vous évitera d’avoir à changer tous vos noms de frais d’inscription.

• S’il y a lieu n’oubliez pas de mettre à jour les questions additionnelles, celles-ci seront affichées dans vos frais d’inscription

• Assurez-vous que vous avez indiqué les bons montants pour vos frais réguliers, hâtifs et tardifs.

• Assurez-vous que le statut de vos frais d’inscription est actif.

• Création de vos boutiques en ligne

** Bonnes pratiques pour la création de vos boutiques en ligne **

• Vous devez créer une seule boutique en ligne pour tous vos joueurs et divisions. SAUF pour les organisations qui ont plusieurs villes. Par exemple, vous pouvez nommer votre boutique : 

  • INSCRIPTION ÉTÉ 2024

• Pour les organisations qui ont plus d’une ville, vous devez créer une seule boutique par ville avec toutes les divisions, par exemple :

  • INSCRIPTION ÉTÉ 2024 - JOLIETTTE

  • INSCRIPTION ÉTÉ 2024 - L’ASSOMPTION

• Vous devez Créer une boutique en ligne pour vos entraineurs et arbitres.

Vous pouvez mettre vos arbitres, entraineurs et bénévoles dans la même boutique.

• Vous devez OBLIGATOIREMENT Partager votre boutique avec toutes les autres organisations pour les entraineurs, arbitres et bénévoles.

• Saison

• Assurez-vous de créer votre boutique dans la bonne Saison.

• Langues

• Indiquer la Langue que vous souhaitez pour votre boutique en ligne (Français, Anglais ou les deux)

• Si vous souhaitez avoir une boutique dans les deux langues, mais qu’une seule langue s’affiche, allez dans le menu Gestion - Organisation, et dans la case Paramètres Régionaux de l’onglet Général, cliquer sur Modifier et sélectionner les langues souhaitées.

• Adresse courriel du registraire

• Indiquer l’adresse courriel du registraire.

• Envoyer un courriel à chaque inscription

• Si vous souhaitez recevoir un courriel à chaque inscription, vous constaterez que la case est déjà cochée, si vous ne souhaitez pas recevoir un courriel, décochez cette case.

• L’adresse courriel utilisée sera celle indiquée à la case Adresse courriel du registraire.

• Période d’inscription

Inscription en ligne

Période d’inscription

• Vous devez définir la date et l’heure de début et de fin de votre Période d’inscription.

• Si vous ajoutez une date future et que le statut de votre boutique en ligne est actif, celle-ci s’ouvrira pour les inscriptions à la date et l’heure sélectionnée.

• Il est possible de fermer votre boutique en ligne avant la date sélectionnée en changeant le statut pour fermer.

• Saison d’activité

Inscription en ligne

Période d’inscription

Vous devez sélectionner la Saison d’activité de vos inscriptions.

• Selon les options offertes par votre organisation provinciale, vous avez la possibilité d’indiquer la saison pour laquelle votre boutique en ligne est créée. (ligue d’été, ligue d'hiver, camp d’entrainement, événements, etc.)

• Message

• Vous pouvez ajouter un Message de confirmation à votre inscription. Ce message s’affichera à la fin du processus d’inscription de vos membres et sur la facture de ces derniers. Cette option est facultative.

Voici des suggestions des messages que vous pouvez ajouter :

• Si vous acceptez les paiements par chèque, vous pouvez indiquer l’adresse où les membres doivent faire parvenir leur chèque.

• Si vous acceptez les virements Interac, vous pouvez indiquer le courriel de destination pour le virement ainsi que la réponse et la question de sécurité.

• Vous pouvez indiquer de l’information relative à votre début de saison pour ainsi éviter plusieurs téléphones et courriels sur les dates de début.

• Vous pouvez indiquer que cette facture fait foi de reçu fiscal et qu’aucune autre facture ne sera envoyée lors de la période d’impôt.

Plusieurs autres messages peuvent être envoyés selon vos besoins, il ne s’agit là que de quelques exemples.

• Inscriptions

• Vous devez ajouter les Frais d’inscription de votre choix que vous aurez préalablement créés dans votre catalogue.

• Autres Frais

• Vous pouvez ajouter les Autres Frais de votre choix que vous aurez préalablement créés dans votre catalogue.

• Conditions de paiement

• Sélectionnez dans le menu déroulant les Conditions de paiements que vous aurez préalablement créées dans votre catalogue.

• Rabais

• Sélectionnez dans le menu déroulant les Rabais que vous aurez préalablement créés dans votre catalogue.

• Options de paiement

• Sélectionnez les Options de paiement acceptées pour votre inscription en ligne.

  • Si vous acceptez les paiements par carte de crédit, sélectionnez votre compte marchand.

  • Si vous acceptez des paiements manuels, sélectionnez les méthodes souhaitées.

• Révision de votre boutique en ligne

• Le système vous demande de Réviser les informations que vous avez créées pour votre boutique en ligne et de confirmer la création de votre boutique.

• Statut de la boutique en ligne

• Après avoir créé votre boutique en ligne, il est important de changer son Statut à Actif, le statut par défaut sera Brouillon.

• Partage de la boutique en ligne

• Votre boutique d’entraineurs, d’arbitres et de bénévoles doit être Partagée avec les autres organisations afin que les membres provenant d’une autre organisation puissent s’inscrire à titre d’entraineur, d’officiel ou de bénévole dans votre organisation.

• Lien de la boutique en ligne

• Vous pouvez accéder à votre boutique en ligne en cliquant sur l’image du petit chariot. En cliquant sur la dernière icône (petit carré), vous pourrez copier le lien URL de votre boutique et ainsi le faire parvenir à vos membres ou l’afficher sur votre site web.

• Partager le guide d’inscription en ligne pour les parents et membres

• Faites parvenir le guide d’inscription en ligne à vos parents et vos membres et assurez-vous de l’afficher sur vos réseaux sociaux.

• Ce guide aidera vos membres et vos parents dans leur processus d’inscription. Nous vous suggérons aussi de partager la documentation sur la mise à jour des informations de carte de crédit de vos membres.

Guide inscription en ligne pour le parents

Mise à jour des informations de carte de crédit

• Tester la vue publique de votre boutique en ligne

Inscription en ligne

• Testez la vue publique en cliquant sur l’icône qui mène à la boutique en ligne.

• Vérifier si votre compte marchand fonctionne

• Si vous utilisez un compte marchand, effectuez une transaction en ligne, cela vous permettra de vérifier que votre compte est bien lié après avoir testé la vue publique.

• Faites une inscription manuelle

• Faites une Inscription manuelle pour un membre que vous souhaitez réellement inscrire.

• Inscription manuelle pour un membre qui n’est pas dans votre club

• Si vous souhaitez inscrire un membre manuellement et que celui-ci n’est pas dans votre organisation, vous devez tout d’abord faire une demande de Mouvement/Transfert. Une fois que le membre est muté dans votre organisation, vous pouvez alors procéder à l’Inscription manuelle de celui-ci.

• Modifier le destinataire sur une facture

• Lors d’une inscription manuelle, le destinataire sur la facture sera le membre inscrit puisque le système ne détecte pas qui est le payeur.

• Vous devez donc spécifier qui est le payeur en modifiant le destinataire de la facture et lier son profil à celui-ci du membre inscrit en modifiant l’identité sur la facture.

• Inscription faite par la ville ou pour équipe Senior dont les joueurs ne s’inscrivent pas en ligne

• Si les inscriptions de vos membres se font par votre ville, vous devez tout de même affilier les membres inscrits à la saison courante.

• Vous ne devez pas créer des frais d’inscription et une boutique en ligne.

• Vous devez Renouveler les membres en lot en cliquant sur le menu Tâches et en sélectionnant Renouveler les membres.

• Rapport d’inscription

Si vous souhaitez avoir la liste de vos membres inscrits, nous vous recommandons de suivre les étapes suivantes pour sortir votre rapport.

• Cliquer sur le menu Rapports et sélectionner Inscriptions.

• Cliquer sur le bouton Action et sélectionner le Rapport détaillé.

• Dans les Options de filtre, vous devez laisser les cases Boutique en ligne et Origine vides.

• Sélectionner Inscription dans la case Type d’inscription

• Si vous souhaitez préciser votre recherche, vous pouvez sélectionner les filtres suivant :

  • Division

  • Inscription (frais d’inscription/d’activité)

  • Statut de l’inscription (en décochant les inscriptions annulées)

  • Plage de date de naissance

  • Plage de date d’inscription

Une fois vos filtres sélectionnés, cliquer sur Rechercher, vous pouvez ensuite imprimer le rapport en cliquant sur le bouton Action et en sélectionnant Exportation Excel.