Vous pouvez modifier les frais d’inscription ou de tout autre article pour un autre frais ou un autre article disponible dans votre boutique en ligne. S’il y a une différence de coût, une facture électronique sera envoyée au parent afin qu’il puisse payer la différence.
Il existe trois petites variantes du processus d’échange et toutes sont liées au coût du nouveau frais d’inscription ou du nouvel article par rapport au coût du frais d’inscription ou de l’article original. Dans chaque cas, nous créons un crédit correspondant au montant du frais d’inscription ou de l’article original et un crédit est ensuite appliqué au nouvel achat.
Option 1 : les deux articles d’échange ont le même coût.
Option 2 : le nouvel article d’échange est plus cher : le parent se verra facturer la différence.
Option 3 : Le nouvel article d’échange est moins cher : Le crédit est créé, mais n’est pas remboursé à ce moment-là au parent, il restera dans le dossier.
Cependant, certains éléments ne vous permettront pas de procéder à un échange d’inscription ou d’un autre article, voici les éléments qui vous empêcheront de faire l’échange :
L’item de la facture a été annulé
La facture a été remboursée
Des versements par carte de crédit sont en attente (voir la procédure un plus bas)
Permission insuffisante pour modifier les factures
La facture n’est pas dans l’organisation actuelle
Échange d’une inscription
Voici les étapes pour procéder à un échange D’INSCRIPTION
Vous devez vous rendre dans l’onglet Inscription dans le profil du membre
Sélectionner la ligne de l’inscription que vous désirez échanger (l’inscription doit être soit en attente ou confirmée)
Dans le panneau latéral droit, cliquez sur le bouton Action et sélectionnez Changer d’articles
Le message d’avertissement suivant s’affichera. Veuillez noter qu’une fois que vous avez lancé ce processus, vous ne pouvez pas l’annuler ou fermer la fenêtre.
Cliquez sur Suivant
Le système vous demandera de confirmer l’inscription que vous souhaitez échanger.
Cliquez sur Suivant
Choisir le type de membre
Cliquez sur Afficher toutes les inscriptions afin de voir toutes les inscriptions disponibles
Sélectionnez la nouvelle inscription
les inscriptions déjà effectuées seront inscrites en jaune
Les frais d’inscription devront avoir été préalablement configurés dans vos Frais d’inscription de votre Catalogue
Vous pouvez modifier le tarif d’inscription, la date d’inscription et l’heure d’inscription s’il y a lieu
Vous devez sélectionner le groupe de position et la position du membre
Cliquez sur Suivant
La page suivante vous demandera de sélectionner le mode de paiement
Très important : pour envoyer une facture électronique avec lien de paiement, vous devez choisir la carte de crédit, le choix du paiement externe est destiné à un terminal de point de vente manuel.
Si vous choisissez l’une des options de paiement manuel, vous n’enverrez pas de facture électronique avec lien de paiement, mais vous enverrez une facture au parent.
Si vous choisissez la carte de crédit, le système vous demandera de sélectionner votre compte marchand
97 % des organisations n’ont qu’un seul compte, vous ne verrez donc qu’un seul choix
Vous devrez ensuite répondre aux questionnaires que vous avez créés. Vous pouvez choisir de ne pas répondre, car ce n’est pas obligatoire.
Ensuite, vous devrez de signer les dispenses. Vous pouvez choisir de ne pas signer toutes les dispenses en cliquant sur Sauter toutes les dispenses.
Vous devez par la suite sélectionner les modalités de versements
Ensuite, vous devez sélectionner le membre qui recevra la facture. Si le parent n’a pas de Mon Compte dans Spordle ID, vous pouvez choisir ici d’en créer un nouveau.
La dernière étape consiste à confirmer la facture avant de l’envoyer.
Félicitations, vous avez échangé une inscription.
Une facture électronique est envoyée au parent afin que ce dernier effectue le paiement.
Vous pouvez maintenant voir cette inscription dans le profil des membres et l’inscription annulée.
Sous l’onglet transaction, vous pouvez voir le crédit créé et la nouvelle transaction pour la nouvelle inscription.
Une fois que le parent aura payé la transaction, le statut de paiement sera modifié.
Échange autre article
Voici les étapes pour procéder à un échange d’un AUTRE ARTICLE
La procédure est légèrement différente si l’autre article a été acheté séparément ou s’il fait partie de l’inscription.
Option 1 : L’article est acheté séparément de l’inscription.
Vous devez être sous l’onglet Transaction du profil du membre.
Sélectionner la ligne de l’article que vous souhaitez échanger
Dans le panneau latéral droit, cliquez sur le bouton Action et sélectionnez Changer d’articles
Le même message d’avertissement s’affichera.
Cliquez sur Suivant
Le système vous demandera de confirmer l’article que vous souhaitez échanger.
Cliquez sur Suivant
Sélectionnez le nouvel autre article dans la liste déroulante
L’article sélectionné devra avoir été préalablement configuré dans vos Autres articles de votre Catalogue
Vous pouvez modifier la date d’inscription et l’heure d’inscription s’il y a lieu
Cliquez sur Suivant
La page suivante vous demandera de sélectionner le mode de paiement
Très important : pour envoyer une facture électronique avec lien de paiement, vous devez choisir la carte de crédit, le choix du paiement externe est destiné à un terminal de point de vente manuel.
Si vous choisissez l’une des options de paiement manuel, vous n’enverrez pas de facture électronique avec lien de paiement, mais vous enverrez une facture au parent.
Si vous choisissez la carte de crédit, le système vous demandera de sélectionner votre compte marchand
97 % des organisations n’ont qu’un seul compte, vous ne verrez donc qu’un seul choix
Ensuite, vous devez sélectionner le membre qui recevra la facture. Si le parent n’a pas de Mon Compte dans Spordle ID, vous pouvez choisir ici d’en créer un nouveau.
La dernière étape consiste à confirmer la facture avant de l’envoyer.
Félicitations, vous avez échangé l’article et envoyé une facture électronique au parent.
Vous verrez maintenant ces informations mises à jour sous l’onglet Transaction
Option 2 : L’article est acheté en même temps que l’inscription.
La seule différence est la façon dont vous démarrez le processus d’échange.
Choisissez l’onglet Inscription dans le profil du membre
Choisissez l’article que vous souhaitez échanger (l’inscription dans laquelle l’autre article a été acheté).
Dans le panneau latéral droit, cliquez sur le bouton Action et sélectionnez Changer d’articles
Vous serez maintenant invité à choisir soit l’inscription, soit l’autre article que vous souhaitez échanger.
Choisissez l’autre article et cliquez sur suivant, le reste du processus est identique à l’option 1 de l’échange de l’autre article.
Versement par carte de crédit en attente
Si vous désirez échanger une inscription ou un autre article, mais qu’il y a des versements par carte de crédit en attente, vous devez suivre la procédure suivante :
Cliquez sur l’onglet Transaction dans le profil du membre
Cliquez sur la ligne de transaction où vous désirez effectuer un échange et qui a des versements de carte de crédit en attente
Dans le panneau latéral droit, dans la section inscription, cliquer sur Modifier
Une fenêtre s’affichera, vous devez modifier les méthodes de paiements de vos versements futurs en sélectionnant un mode manuel soit chèque, comptant, virement Interac ou paiement externe
Cliquez sur Confirmer
Cliquez ensuite sur le bouton Action et sur Changer d’article, suivez ensuite le processus mentionné dans l’option 1 et 2.
Lorsque le système vous demandera de sélectionner l’option de paiement, sélectionner Carte de crédit
Lorsque le système vous demandera de sélectionner les modalités de versements, choisissez les modalités sélectionnées lors de l’achat initial
Le système créera donc les mêmes versements prévus par carte de crédit