Page de profil

Dans le tableau de bord, vous verrez un résumé des informations sur le membre (âge, numéro HCR, organisation principale et partagée ainsi que le statut du membre (temporaire, confirmé, non-confirmé, inéligible, bloqué, inactif).

Si vous cliquez sur le +, une fenêtre de visualisation rapide s’ouvrira.

Le type de membre sera aussi inscrit dans le profil du membre. Notez que les types de membres sont affichés par saison et par organisation, vous verrez donc chacun des types de membres pour la saison sélectionnée.

Les cases affichent les transactions de la saison en cours.

La case pour le solde impayé peut être utilisée si un membre doit de l’argent de la saison passée. En saisissant un montant, il sera temporairement impossible pour le membre de s’inscrire en ligne. Une fois le solde payé, vous pouvez supprimer le montant en cliquant sur le crayon bleu.

Note : Les soldes impayés peuvent être saisis sur un profil par plusieurs organisations. Au niveau de la branche, tous les soldes impayés seront affichés.

Note : La mise à jour des informations concernant un membre est en fonction des autorisations accordées. Si l’option de modification ou d’ajout n’est pas présente, vous devrez peut-être contacter votre branche pour obtenir de l’aide.

Statut des membres

Temporaire : Une inscription en ligne est débutée pour un nouveau membre, mais n’a pas été complétée. Aucun numéro HCR n’a été assigné à ce profil. Un numéro HCR sera attribué si une transaction est effectuée.

Non confirmé : Il s’agit d’un nouveau profil de membre qui doit être validé. Lorsque les informations du membre auront été vérifiées, le statut pourra être mis à jour et être confirmé.

Confirmé : Un membre possédant un numéro HCR et dont l’information a été confirmée.

Inactif : Un membre n’ayant pas d’activité dans son profil depuis plus d’un an.

Bloqué : Un membre ayant le statut bloqué ne peut pas s’inscrire, être transféré ou ajouter sur un cahier d’équipe. Le profil indique la raison pour laquelle le membre est bloqué. Il peut s’agir d’un membre ayant un solde impayé, suspendu ou autre raison avec un motif.

Inéligible : Lorsqu’un membre est inéligible, il ne peut pas s’inscrire, s’inscrire à un stage, être transféré ou ajouter sur un cahier d’équipe. Seulement des utilisateurs possédant des droits spécifiques peuvent retirer le statut inéligible.

Sommaire

Note : La mise à jour d’un membre est en fonction des rôles et permissions accordées. Si l'option de modification ou d'ajout n'est pas présente, vous devez contacter votre branche pour obtenir de l'aide.

Informations générales

Les informations affichées concernent le participant. Les informations concernant les membres de la famille doivent figurer dans la liste des contacts. Pour mettre à jour les informations, cliquez sur Modifier.

Si une section est encadrée en rouge, cela signifie qu’il manque des informations.

Les informations manquantes dans la section informations générales du profil d’un membre ne lui permettront pas d’être approuvé sur un cahier d’équipe.

Adresse(s) et numéro(s) de téléphone

L’adresse et les numéros de téléphone peuvent être configurés pour en afficher plusieurs (facultatif). L’étoile dorée est utilisée pour indiquer qu’il s’agit de l’adresse principale.

Options d’adresse : résidence, travail, père, mère, tuteur, postale ou résidence du participant
Options de numéro de téléphone : domicile, travail, cellulaire, télécopieur, téléavertisseur, etc.

Adresse non confirmée : Lorsqu’une adresse est mise à jour à partir de Mon compte, une case rouge apparait autour de la section Adresse. Pour vérifier l’adresse, cliquez sur le lien. Vous aurez alors 3 options :

Accepter et définir cette adresse comme primaire
Accepter l’adresse comme une adresse supplémentaire
Refuser l’adresse (voir note)

N'oubliez pas : Rejetez l'adresse que si elle est inexacte. Si vous rejetez l'adresse parce que le membre n'a pas soumis de preuve de résidence, le membre ne pourra pas entrer la même adresse à nouveau. La branche peut saisir manuellement l'adresse, mais le membre ne pourra pas le faire. Vous pouvez envoyer un message au membre en utilisant l'outil de communication. Pour ce faire, cliquez sur Action dans le profil du membre, puis sur Envoyer un message. Lorsque le parent télécharge les documents dans Mon compte, vous recevrez un courriel pour vous en informer et vous pourrez alors confirmer l'adresse à valider.

Veuillez prendre note que lorsqu’un membre demande un changement d’adresse, le système ne valide que le changement d’adresse sur l’adresse primaire du participant soit celle ayant un astérisque jaune. Si l’adresse à valider est une adresse secondaire comme l’adresse de la mère et que celle-ci apparait déjà dans le système, vous devez tout de même la valider.

Veuillez prendre note qu’il est impossible pour une organisation partagée de valider une adresse, la validation doit obligatoirement se faire par l’organisme primaire du membre.

Confirmation de paiement — Nouveaux membres

SI VOTRE ORGANISATION A ACTIVÉ CETTE OPTION

Voici la procédure à suivre lors de l’inscription d’un nouveau membre n’ayant jamais été inscrit dans le HCR et dont le numéro HCR débute par les chiffrer de l’année courante. (Exemple : pour la saison 2022-2023, le numéro devrait débuter par 2022)

Le paiement d’un nouveau membre (numéro HCR débutant par l’année courante) sera mis En attente afin de vous permettre de confirmer et de valider l’éligibilité du membre au sein de votre AHM.

Pour ce faire, deux étapes doivent être faites afin que le paiement soit accepté :

Vous devez aller dans le profil du membre sous l’onglet Sommaire afin de valider l’adresse, les documents ajoutés à son dossier et ensuite cliquer sur Action et Confirmer le membre.

2. Finalement, vous devez aller dans l’onglet Transaction du membre, cliquer sur Action et Confirmer le paiement afin que ce dernier soit accepté par votre AHM et prélevé sur la carte de crédit du membre.

Note : dans le cas d’un changement d’adresse d’un membre existant, cette procédure n’est pas requise, vous n’avez qu’à valider l’adresse et confirmer le membre.

Cependant, s’il y a un nouveau membre (dont le numéro HCR débute par celui de l’année courante) sur une facture qui inclut d’anciens membres, l’ensemble de la facture sera mise En attente du paiement, vous devez donc confirmer tous les membres sur la facture et confirmer le paiement des membres pour que la transaction soit acceptée pour tous les membres de cette même facture.

Documents

Pour ajouter la documentation requise, cliquez sur le bouton Ajouter, sélectionnez le type de document, puis cliquez sur Enregistrer. Un seul document peut être ajouté à la fois, mais le type de document peut être utilisé autant de fois que nécessaire.

Pour modifier le type d’un document, cliquez sur la ligne correspondant au document, ce qui ouvre le panneau latéral. Cliquez sur le crayon bleu, choisissez le nouveau type de document, puis cliquez sur le crochet.

Note : la suppression d’un document est soumise à une autorisation et ne peut être effectuée qu’à partir de Mon compte. Si un document a été ajouté par erreur ou s’il n’est plus valide, cliquez sur la ligne du document que vous souhaitez supprimer afin que le panneau latéral s’ouvre. Cliquez sur le bouton bleu Action et sélectionnez Supprimer.

Voici comment nous protégeons les documents

Tous les documents sont stockés dans un système de fichiers dans AWS (Amazon Web Service) qui est complètement sécurisé. Tous les fichiers téléchargés appartiennent au compte qui les a téléchargés. Les employés de Spordle n’ont pas accès à ces fichiers.
Les fichiers peuvent être visualisés uniquement lorsque vous êtes connecté à Mon Compte du HCR, le lien URL de chaque fichier n’est pas disponible publiquement.
Seul le membre du compte qui a téléchargé le fichier aura accès à celui-ci et le registraire qui a une permission de lecture sur le fichier.

Pour valider un document ajouté par le membre, vous n’avez qu’à cliquer sur Valider les documents. Un courriel sera envoyé à la registraire lorsqu’un nouveau document sera ajouté par un membre dans Mon Compte.

Pour les AHM qui n’utilisent pas l’option de téléchargement de documents, vous n’avez qu’à cliquer sur Valider les documents. Cette procédure vous permettra d’indiquer vous avec reçu les documents appropriés pour ce membre. Ceci peut être utilisé si vous conservez ou validez les documents à l’extérieur du HCR.

Contacts

L’ajout de contacts pour un membre est facultatif, mais très utile, car la majorité des membres sont des jeunes. Pour mettre à jour la liste des contacts, cliquez sur Modifier. À partir de là, vous pouvez soit modifier un contact existant ou soit ajouter un contact.

Pour modifier un contact : Cliquez sur le contact et un panneau latéral s’ouvrira. Mettez à jour les informations du contact et cliquez sur le crochet pour enregistrer.

Pour ajouter un contact : Cliquez sur + Ajouter un contact. Entrez les informations du contact et cliquez sur Enregistrer.

Note : Vous pouvez facilement voir si un contact est configuré comme un contact d’urgence grâce à l’ambulance rouge dans la case du contact.

Le signe de dollar $ vert dans la boîte de contact indique qu’il s’agit du contact qui recevra le reçu d’impôt.

La date de la dernière mise à jour du contact sera affichée dans le profil du membre.

Pour supprimer un contact, vous devez cliquer sur le contact, puis sur le bouton d’action bleu en haut à droite du panneau latéral. Vous pouvez ensuite sélectionner Supprimer.

Il est possible de trier des données de contact dans la fiche de membre selon les critères suivants :

Type de contact
Dernière mise à jour
Contact d’urgence

Les membres peuvent ajouter un contact ou un contact d'urgence à partir de Mon compte, vous référer à la la documentation Ajout d'un contact dans Mon compte - Membre.

Liens familiaux

La création d’un lien de parenté est facultative, mais il s’agit d’un outil utile pour le registraire.

Pour modifier un membre de la famille : Cliquez sur le membre et un panneau latéral s’ouvrira. Vous pouvez supprimer ou mettre à jour les informations.

Pour ajouter un membre de la famille : Cliquez sur + Ajouter un membre de la famille. Vous pouvez effectuer une recherche à l’aide du numéro HCR ou saisir le nom, la date de naissance et le sexe. Une fois le membre de la famille trouvé, entrez le type de relation et cliquez sur Sauvegarder.

Note : Pour ajouter un membre de la famille, il doit avoir un profil dans le système HCR.

Compte lié au membre

À cet endroit, vous serez en mesure de voir les comptes de Mon compte liés à ce membre.

Plusieurs parents ne se souviennent pas de l’adresse courriel utilisée dans Mon compte lors de l’inscription de leur enfant. Vous pourrez donc valider avec le parent l’adresse courriel utilisée.

Si le parent a oublié son mot de passe, il doit cliquer sur Mot de passe oublié, un courriel de Hockey Canada contenant un code vérification sera envoyé au parent afin de valider son identité. Il est important de vérifier les courriels indésirables puisque ce type de courriel peut s’y retrouver.

Notes

Les notes peuvent être utilisées de plusieurs façons et sont un élément facultatif.

Pour ajouter une note : cliquez sur + Ajouter.

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