Page de profil
Dans le tableau de bord, vous verrez un résumé des informations sur le membre.
Statut du membre
Prénom et nom de famille du membre
Numéro de membre
Date de naissance
Âge actuel
Âge de la saison d’inscription
Organistion primaire
Organisation secondaire
Statut et date de validité de la vérification d’antécédents
Cette information se trouve soit à droite de l’organisation primaire ou en dessous de celle-ci si le membre a une organisation secondaire dans son profil.
Type de membre
Les types de membres sont réinitialisés chaque saison et peuvent varier d'une organisation à l'autre. Un type de membre est ajouté à un profil lors de l'inscription ou de l'inscription à une équipe. Lorsqu'un type de membre n'a pas été ajouté à un profil pour la saison en cours, l'écran affiche le type de membre de la saison précédente.
Les notes concernant le changement de statut seront affichés sous le nom de l’organisation
Si vous cliquez sur le +, une fenêtre de visualisation rapide s’ouvrira.
Note : L'affichage d'informations dans le profil d'un membre qui n'est pas primaire ou partagé avec votre organisation sera limité en fonction de vos rôles et permissions.
Cases de transactions
Les cases affichent les transactions de la saison en cours.
La case pour le solde impayé peut être utilisée si un membre doit de l’argent de la saison passée. En saisissant un montant, il sera temporairement impossible pour le membre de s’inscrire en ligne, son statut changera à Bloqué. Une fois le solde payé, vous pouvez supprimer le montant en cliquant sur le crayon bleu.
Note : il est possible de changer le statut du membre bloqué tout en conservant le solde impayé de celui-ci. Pour plus d’information, consulter la documentation Statut des membres.
Note : Les soldes impayés peuvent être saisis sur un profil par plusieurs organisations. Au niveau de la branche, tous les soldes impayés seront affichés.
Carte de membres
Dans le profil de chaque membre, une carte de membre est disponible dans le haut du profil à droite. La carte de membre est aussi disponible dans Mon Compte de chaque membre.
Il est possible d’imprimer la carte de chaque membre pour fin de validation lors des tournois. Vous n’avez qu’à cliquer sur le bouton Carte dans le profil et une fenêtre s’affichera avec le nom du membre, son numéro HCR et sa date de naissance. Cliquez ensuite sur Imprimer.
Note : plus de fonctionnalités concernant cette option seront disponibles sous peu afin de permettre la validation des membres dans les tournois.
Statut des membres
Temporaire : Une inscription en ligne a été lancée pour un nouveau membre, mais elle n’a pas été complétée. Aucun numéro HCR n’a été assigné à ce profil.
Non confirmé : Lorsqu’un nouveau membre est créé et qu’un numéro HCR lui est assigné, son statut est d’abord non confirmé. Une fois que les informations du membre ont été validées, le statut peut être mis à jour et devenir confirmé.
Confirmé : Un membre qui a un numéro HCR dont les informations ont été confirmées.
Inactif : Membres dont le profil est resté inactif pendant 18 mois. Le statut d’un membre inactif reviendra à son statut antérieur lorsque l’une des actions suivantes sera effectuée :
Le membre est ajouté à une équipe
Le membre procède à une inscription
Le membre s’inscrit à un stage
Bloqué : Un membre qui a un statut bloqué ne peut pas s’inscrire au hockey, être ajouté à une équipe ou être transféré.
Un profil bloqué en raison d’un solde impayé peut être à nouveau confirmé, et ce même si le solde est toujours impayé.
Un profil de membre ayant le statut bloqué ne sera pas en mesure de s’inscire. Le système ne tient compte que du statut bloqué. Si le profil est confirmé et qu’il y a toujours un solde impayé le membre pourra tout de même s’inscrire.
Un profil ayant le statut bloqué ne pourra pas être ajouté à une équipe.
Le système tient compte uniquement du statut bloqué. Si le profil est confirmé et qu’il y a toujours un solde impayé le membre pourra être ajouté au cahier d'équipe.
Un profil dont le statut est bloqué ne pourra pas être transféré d’organisation.
Un profil ayant un solde impayé ne pourra pas être transféré, le système désactivera le bouton Action permettant d’initier une demande de transfert.
Inéligible définitivement : Un membre qui a été désigné comme étant inéligible définitivement ne peut pas s’inscrire au hockey, être transféré ou être inscrit sur une équipe. Seuls les utilisateurs disposant de certaines autorisations pourront supprimer le statut d’inéligibilité.
Décédé : Il s’agit d’un membre décédé pendant la saison.
Potentiellement Inéligible : un nouveau profil est créé et le système vous signale qu’il s’agit d’un profil qui pourrait correspondre à un membre non admissible. Le membre sera autorisé à poursuivre son inscription, mais un courriel sera envoyé à la branche et à Hockey Canada afin que des vérifications soient faites sur ce profil de membre.
Confirmer un membre
Lorsque vous avez valider toutes les informations d’un membre et qu’il n’y a plus de notification dans son profil, un bouton vert s’affichera à gauche du bouton Action vous permettant de confirmer le membre.
IMPORTANT : si l’adresse d’un membre doit être validée, il sera impossible de confirmer le membre. Vous devez tout d’abord valider l’adresse et toutes autres notifications affichées dans le profil du membre afin d’être en mesure de confirmer un membre.
Note : si le membre est partagée avec votre organisation, vous pouver confirmer le membre et valider l’adresse de celui-ci
Bouton Action
Le bouton Action du profil d'un membre vous permet de sélectionner les actions suivantes :
Note : les options disponible sont en fonction de votre rôles et vos permissions.
Demande de modifications
Confirmer le membre
Demande de transfert
Demande de transfert aux Etats-Unis
Demande de transfert international
Demander un transfert manuel
Gestion de supervision d’officiels
Appels
Fusionner un membre
Bloquer un membre
Rendre le membre définitivement inéligible
Rendre le membre non confirmé
Valider le membre
Envoyer message
Ouvrir en vue rapide
Membre potentiellement dupliqué
Si le système identifie le membre comme étant Potentiellement dupliqué, une notification sera affichée dans le haut du profil du membre.
Afin de traiter ce membre potentiellement dupliqué, vous avez la possibilité de cliquer sur la notification qui vous permettra de faire la gestion du membre dupliqué.
Pour plus d’information sur la gestion des membres dupliqués, consulter la documentation Tâches - Membres potentiellement dupliqués.
Confirmation de paiement — Nouveaux membres
SI VOTRE ORGANISATION A ACTIVÉ CETTE OPTION
Voici la procédure à suivre lors de l’inscription d’un nouveau membre n’ayant jamais été inscrit dans le HCR et dont le numéro HCR débute par les chiffrer de l’année courante. (Exemple : pour la saison 2022-2023, le numéro devrait débuter par 2022)
Le paiement d’un nouveau membre (numéro HCR débutant par l’année courante) sera mis En attente afin de vous permettre de confirmer et de valider l’éligibilité du membre au sein de votre AHM.
Pour ce faire, deux étapes doivent être faites afin que le paiement soit accepté :
Vous devez aller dans le profil du membre sous l’onglet Sommaire afin de valider l’adresse, les documents ajoutés à son dossier et ensuite cliquer sur Action et Confirmer le membre.
Finalement, vous devez aller dans l’onglet
Transaction du membre, cliquer sur Action et Confirmer le paiement afin que ce dernier soit accepté par votre AHM et prélevé sur la carte de crédit du membre.
Note : dans le cas d’un changement d’adresse d’un membre existant, cette procédure n’est pas requise, vous n’avez qu’à valider l’adresse et confirmer le membre.
Cependant, s’il y a un nouveau membre (dont le numéro HCR débute par celui de l’année courante) sur une facture qui inclut d’anciens membres, l’ensemble de la facture sera mise En attente du paiement, vous devez donc confirmer tous les membres sur la facture et confirmer le paiement des membres pour que la transaction soit acceptée pour tous les membres de cette même facture.
Sommaire
Note : La mise à jour d’un membre est en fonction des rôles et permissions accordées. Si l'option de modification ou d'ajout n'est pas présente, vous devez contacter votre branche pour obtenir de l'aide.
Informations générales
Les informations affichées concernent le participant. Les informations concernant les membres de la famille doivent figurer dans la liste des contacts. Pour mettre à jour les informations, cliquez sur Modifier.
Si une section est encadrée en rouge, cela signifie qu’il manque des informations.
Les informations manquantes dans la section informations générales du profil d’un membre ne lui permettront pas d’être approuvé sur un cahier d’équipe.
Modifier les informations primaires
Les informations primaires d’un membres sont les informations permettant d’identifier ce membre, soit son nom, prénom, date de naissance et identité de genre. Hockey Canada considère également l’adresse courriel comme étant une information primaire. Ces informations doivent être obligatoirement remplies lors de la création de la fiche de membre, soit par l’inscription en ligne par un parent, soit par la création d’une fiche de membre par le registraire d’une association lorsque l’inscription est faite manuellement suivant les informations fournies par un parent ou par un système externe.
Certaines de ces informations, tel que le genre et la date de naissance permettent également de classer les membres dans les divisions.
Étant donné la sensibitlié et l’importance de ces informations, Hockey Canada a décidé de rendre obligatoire l’approbation par les branches de toutes modifications concernants les informations primaires obligatoires.
Pour ce faire, cliquez sur modifier dans la section Informations générales.
Les champs correspondants aux informations primaires paraîtront en grisé, afin de demander une modification de ces informations, cliquez sur Demander des modifications dans la bande bleue, une fenêtre pop-up s’ouvrira et vous permettra de remplir les informations devant être modifiées.
Lorsque la fenêtre pop-up s’affichera tous les champs modifiables seront pré-remplis avec les informations actuelles de la fiche du membre, il est primordiale de ne modifier que celui ou ceux qui doivent l’être sans toucher aux autres champs.
Cliquez ensuite sur soumettre, la demande sera acheminée à votre branche qui devra faire l’approbation des modifications soumises.
Les branches peuvent en tout temps modifier les informations primaires obligatoires des membres sans avoir à se soumettre au processus d’approbation des modifications.
Toutes les modifications soumises par les systèmes externes seront également soumises à ce processus d’approbation, ainsi, il ne sera plus possible pour une organisation utilisant un système externe de procéder à une modifications affectant les informations primaires obligatoires sans que la branche ait apprvoué le processus.
Une fois la demande soumise, une notification vous sera transmise afin de vous informer que la demande a été soumise et qu’elle est en attente. Vous recevrez également une notificaition lorsque la décision sera prise, c’est-à-dire que le changement a été approuvé ou refusé.
En tout temps, avant que la décision soit prise par votre branche, vous pouvez retourner dans la demande pour l’annuler.
En cliquant sur la notification Demande de modifications en attente qui est en rouge, une fenêtre s’affichera vous permettant de voir par qui la demande a été créée et les changements demandés.
Vous aurez aussi la possibilité d’annuler la demande de modification en cliquant sur Annuler requête.
Adresse(s) et numéro(s) de téléphone
L’adresse et les numéros de téléphone peuvent être configurés pour en afficher plusieurs (facultatif). L’étoile dorée est utilisée pour indiquer qu’il s’agit de l’adresse principale.
Options d’adresse : résidence, travail, père, mère, tuteur, postale ou résidence du participant
Options de numéro de téléphone : domicile, travail, cellulaire, télécopieur, téléavertisseur, etc.
Adresse non confirmée : Lorsqu’une adresse est mise à jour à partir de Mon compte, une case rouge apparait autour de la section Adresse. Pour vérifier l’adresse, cliquez sur le lien. Vous aurez alors 3 options :
Accepter et définir cette adresse comme primaire
Accepter l’adresse comme une adresse supplémentaire
Refuser l’adresse (voir note)
Note : Il est important de ne pas Refuser l’adresse lorsque le membre n’a pas fourni de preuve de résidence. Vous devez envoyer un message au membre en utilisant l’outil de communication. Pour ce faire, vous devez cliquer sur Action dans le profil du membre et ensuite sur Envoyer un message. Lorsque le parent déposera les documents dans Mon Compte, vous recevrez un courriel pour vous en aviser et vous pourrez ensuite confirmer l’adresse à valider.
Note : Veuillez prendre note que lorsqu’un membre demande un changement d’adresse, le système ne valide que le changement d’adresse sur l’adresse primaire du participant soit celle ayant un astérisque jaune.
Si l’adresse à valider est une adresse secondaire, vous devez tout de même la valider.
Note : Une organisation partagée peut valider une adresse et de confirmer un membre.
En sélectionnant l'option Accepter et définir cette adresse comme adresse primaire, la nouvelle adresse passera de l'adresse n° 2 à l'adresse primaire et l'adresse qui se trouvait dans la case primaire sera désormais définie comme l'adresse n° 2. Si cette adresse n'est plus nécessaire dans le profil, vous pouvez cliquer sur Supprimer pour la supprimer.
Note : la date et le nom de la personne qui fait un changement à l’adresse principale sont affichés dans la case Adresse primaire.
Informations démographiques
La collecte de données de déclaration volontaire est au cœur des efforts en matière d’équité, de diversité et d’inclusion. Hockey Canada et les divisions membres recueillent ces données pour nous aider à améliorer nos programmes ainsi qu’à cibler et à éliminer les obstacles à la participation. Les données démographiques qui sont entrées dans le HCR concordent avec celles sollicitées par le gouvernement du Canada dans ce domaine, notamment en ce qui a trait aux options liées à la race ou à l’origine ethnique, à la langue et aux peuples autochtones (toutes les questions proposent l’option « Je préfère ne pas le dire »). De nombreux facteurs influencent les façons de recueillir ces données et les raisons qui motivent cette collecte. Pour en savoir plus, nous vous invitons à consulter le site Web du gouvernement du Canada : Cliquez ici
Pour mettre à jour les informations ici, cliquez sur Modifier.
Documents
Les documents requis peuvent être téléchargés, cliquez sur le bouton + Ajouter
Sélectionnez le type de document, puis cliquez sur Enregistrer. Un seul document peut être ajouté à la fois, mais le type de document peut être utilisé autant de fois que nécessaire.
Pour modifier le type d’un document, cliquez sur la ligne correspondant au document, ce qui ouvre le panneau latéral. Cliquez sur le crayon bleu, choisissez le nouveau type de document, puis cliquez sur le crochet.
Note : la suppression d’un document est soumise à une autorisation et ne peut être effectuée qu’à partir de Mon compte. Si un document a été ajouté par erreur ou s’il n’est plus valide, cliquez sur la ligne du document que vous souhaitez supprimer afin que le panneau latéral s’ouvre. Cliquez sur le bouton bleu Action et sélectionnez Supprimer.
Pour valider un document ajouté par le membre, vous n’avez qu’à cliquer sur Valider les documents. Un courriel sera envoyé à la registraire lorsqu’un nouveau document sera ajouté par un membre dans Mon Compte.
Pour les AHM qui n’utilisent pas l’option de téléchargement de documents, vous n’avez qu’à cliquer sur Valider les documents. Cette procédure vous permettra d’indiquer vous avec reçu les documents appropriés pour ce membre. Ceci peut être utilisé si vous conservez ou validez les documents à l’extérieur du HCR.
Voici comment nous protégeons les documents
Tous les documents sont stockés dans un système de fichiers dans AWS (Amazon Web Service) qui est complètement sécurisé. Tous les fichiers téléchargés appartiennent au compte qui les a téléchargés. Les employés de Spordle n’ont pas accès à ces fichiers.
Les fichiers peuvent être visualisés uniquement lorsque vous êtes connecté à Mon Compte du HCR, le lien URL de chaque fichier n’est pas disponible publiquement.
Seul le membre du compte qui a téléchargé le fichier aura accès à celui-ci et le registraire qui a une permission de lecture sur le fichier.
Contacts
L’ajout de contacts pour un membre est facultatif, mais très utile, car la majorité des membres sont des jeunes. Pour mettre à jour la liste des contacts, cliquez sur Modifier. À partir de là, vous pouvez soit modifier un contact existant ou soit ajouter un contact.
Pour modifier un contact : Cliquez sur le contact et un panneau latéral s’ouvrira. Mettez à jour les informations du contact et cliquez sur le crochet pour enregistrer.
Pour supprimer un contact : Cliquez sur le contact, puis sur le bouton bleu Action en haut à droite du panneau latéral, sélectionnez ensuite Supprimer.
Pour ajouter un contact :
Cliquez sur + Ajouter un contact.
Entrez les informations du contact.
Cochez la case Autoriser les communications si le membre souhaite recevoir des courriels.
Cliquez sur Enregistrer.
Contacts affichés :
L'enveloppe bleue vous indique que ce contact recevra des courriels.
Le signe de dollar vert indique que ce contact recevra le reçu fiscal.
L'ambulance rouge indique qu'il s'agit d'un contact d'urgence.
La date de la dernière mise à jour du contact sera affichée dans le profil du membre.
Cliquez sur le menu déroulant pour trier les contacts par Type de contact, Dernière mise à jour ou Contact d'urgence.
Les membres peuvent ajouter un contact ou un contact d'urgence à partir de Mon compte, veuillez vous référer à la la documentation Ajout d'un contact dans Mon compte - Membre.
Liens familiaux
La création d’un lien de parenté est facultative, mais il s’agit d’un outil utile pour le registraire.
Pour modifier un membre de la famille : Cliquez sur le membre et un panneau latéral s’ouvrira. Vous pouvez supprimer ou mettre à jour les informations.
Pour ajouter un membre de la famille : Cliquez sur + Ajouter un membre de la famille. Vous pouvez effectuer une recherche à l’aide du numéro HCR ou inscrivez le prénom, le nom, la date de naissance et l’identité de genre. Une fois le membre de la famille trouvé, sélectionnez le type de relation et cliquez sur Sauvegarder.
Note : Pour ajouter un membre de la famille, il doit avoir un profil dans le système HCR.
Compte lié au membre
À cet endroit, vous serez en mesure de voir les comptes de Mon compte liés à ce membre.
Plusieurs parents ne se souviennent pas de l’adresse courriel utilisée dans Mon compte lors de l’inscription de leur enfant. Vous pourrez donc valider avec le parent l’adresse courriel utilisée.
Si le parent a oublié son mot de passe, il doit cliquer sur Mot de passe oublié, un courriel de Hockey Canada contenant un code vérification sera envoyé au parent afin de valider son identité. Il est important de vérifier les courriels indésirables puisque ce type de courriel peut s’y retrouver.
Si une couronne bleue s’affiche dans l’un des comptes liés du membre, c’est qu’il s’agit du Titulaire du compte de ce membre.
En cliquant sur la case d’un compte lié du membre, un panneau latéral s’affichera à votre droite. En cliquant sur le bouton Action, il est possible d’Enlever ce compte lié au profil du membre.
Vous avez aussi la possibilité de changer le titulaire de compte em sélectionnant un compte n’ayant pas de couronne bleue, en cliquant sur le bouton Action dans la panneau latéral et en sélectionnant Définir comme titulaire.
Note : à partir de Mon Compte un membre peut vérifier le nom des personnes liées à son compte, mais seul les titulaires peuvent dissocier un compte lié. Si un membre qui n’est pas titulaire souhaite dissocier un compte ou devenir titulaire du compte, il doit faire la demande à la registraire de son organisaiton.
Notes
Les notes peuvent être utilisées de plusieurs façons et sont un élément facultatif.
Pour ajouter une note : cliquez sur + Ajouter.
