Pour ajouter un permis de voyage à l’une de vos équipes, vous devez aller dans Tâches et Permis de voyage. La liste des permis de voyage de votre organisme s’affichera.
Pour ajouter un permis de voyage, cliquer sur +Ajouter.
Compléter les champs requis :
Équipe pour laquelle le permis est demandé
Titre (nom du tournoi)
Type d’événement (Domicile, à l’extérieur, s.o.)
Type de déplacement (plusieurs choix sont disponibles)
Site web de l’hôte (facultatif)
Nom de l’équipe hôte (facultatif)
Nombre de parties (facultatif)
Division hôte (facultatif)
Classe d’accueil (facultatif)
Catégorie d’hôte (facultatif)
Pays d’accueil
Province
Ville hôte (facultatif)
Organisme d’accueil (facultatif)
Aréna hôte
Une fois, terminer cliquer sur « Suivant »
Vous devez ensuite entrer les dates de début et de fin du tournoi. Vous avez la possibilité d’ajouter une remarque ou un document.
Cliquez sur « Ajouter »
Vous avez ensuite 2 possibilités :
Soumettre le permis (sera disponible pour approbation)
Soumettre plus tard (vous pouvez apporter des changements et soumettre le permis plus tard)
Cliquez sur « Confirmer »
Note : Selon le rôle d’utilisateur accordé par la branche, vous pourrez autoriser, Refuser ou Supprimer un permis de voyage une fois qu’une demande de permis de voyage aura été soumise en cliquant sur le bouton Action du panneau latéral.
Si vous avez donné l’autorisation à vos entraîneurs d’entrer leurs demandes de permis de voyage, assurez-vous de les inscrire sur un cahier d’équipe, autrement ils ne pourront pas faire de demande.
Pour activer cette fonction, voir la documentation dans Paramètre - Organisation - Permis de voyage.
4 statuts sont disponibles pour les permis de voyage :
En attente : tous les utilisateurs peuvent faire des modifications, la version PDF ne peut pas être imprimée;
Soumis : les utilisateurs HCR peuvent faire des modifications, le PDF ne peut pas être imprimé;
Approuvé : le permis de voyage est approuvé, la version PDF peut être imprimée;
Refusé : le permis de voyage est refusé, la version PDF ne peut pas être imprimée.
Le module de permis de voyage générera une de notifications par courriel lors d’un changement de statut d’un permis de voyage et il fera parvenir un courriel au créateur et aux approbateurs.