Les informations primaires d’un membres sont les informations permettant d’identifier ce membre, soit son nom, prénom, date de naissance et identité de genre. Hockey Canada considère également l’adresse courriel comme étant une information primaire. Ces informations doivent être obligatoirement remplies lors de la création de la fiche de membre, soit par l’inscription en ligne par un parent, soit par la création d’une fiche de membre par le registraire d’une association lorsque l’inscription est faite manuellement suivant les informations fournies par un parent ou par un système externe.
Certaines de ces informations, tel que le genre et la date de naissance permettent également de classer les membres dans les divisions.
Étant donné la sensibitlié et l’importance de ces informations, Hockey Canada a décidé de rendre obligatoire l’approbation par les branches de toutes modifications concernants les informations primaires obligatoires.
Pour ce faire, cliquez sur modifier dans la section Informations générales.
Les champs correspondants aux informations primaires paraîtront en grisé, afin de demander une modification de ces informations, cliquez sur Demander des modifications dans la bande bleue, une fenêtre pop-up s’ouvrira et vous permettra de remplir les informations devant être modifiées.
Lorsque la fenêtre pop-up s’affichera tous les champs modifiables seront pré-remplis avec les informations actuelles de la fiche du membre, il est primordiale de ne modifier que celui ou ceux qui doivent l’être sans toucher aux autres champs.
Cliquez ensuite sur soumettre, la demande sera acheminée à votre branche qui devra faire l’approbation des modifications soumises.
Si le participants est partagé entre deux organisations, les deux organisations pourront demander les modification et ainsi les deux branches pourront les approuver.
Les branches peuvent en tout temps modifier les informations primaires obligatoires des membres sans avoir à se soumettre au processus d’approbation des modifications.
Toutes les modifications soumises par les systèmes externes seront également soumises à ce processus d’approbation, ainsi, il ne sera plus possible pour une organisation utilisant un système externe de procéder à une modifications affectant les informations primaires obligatoires sans que la branche ait apprvoué le processus.
Une fois la demande soumise, une notification vous sera transmise afin de vous informer que la demande a été soumise et qu’elle est en attente. Vous recevrez également une notification lorsque la décision sera prise, c’est-à-dire que le changement a été approuvé ou refusé.
APPROBATION :
BC : Branch Admins, Branch Super Users, and District Registrars
HEO : Branch Admins, Branch Super Users, and District/Region Registrars
HNO, PEI, NS, NB, OHF : Branch Admins, Member Partner Admins (OHF), and Branch Super Users
En tout temps, avant que la décision soit prise par votre branche, vous pouvez retourner dans la demande pour l’annuler.
En cliquant sur la notification Demande de modifications en attente qui est en rouge, une fenêtre s’affichera vous permettant de voir par qui la demande a été créée et les changements demandés.
Vous aurez aussi la possibilité d’annuler la demande de modification en cliquant sur Annuler requête.