Gestion des paies et des réclamations
Cette section vous présente la procédure de gestion de paies pour les officiels.
Périodes de paie
Pour débuter, sélectionnez votre organisation dans le menu Organisations.
Vous devez sélectionner l’organisation d’assignation, autrement les transactions des officiels ne s’afficheront pas.
La gestion de la paie doit se faire dans l’onglet Assignation de votre organisation sous Périodes de paie.
Dans la case Périodes de paie, cliquez sur + Période de paie afin de créer une période de paie qui correspond à votre fréquence de paiement
Entrez le nom de votre période (par exemple : Période 1, Semaine du 8 mai au 21 mai, etc.)
Indiquer la date de début et de fin de votre période de paie
Cliquez sur Sauvegarder
Transactions d’officiels
Pour ajouter des transactions d’officiels, cliquez sur le nom de la période de paie souhaitée.
Cliquez sur transaction afin que toutes les transactions qui n’ont pas été fermées s’affichent afin d’ajouter les transactions souhaitées dans cette période.
Filtre de recherche
Pour trouver les officiels que vous souhaitez assigner, vous avez différents filtres de recherche.
Date de début et de fin des assignations
Numéro de match
Nom du participant
Type de paiement
Frais de déplacement
Per diem
Frais d’évaluation
Match hors-concours
Frais de stage
Retenue de paiement
Autre paiement
Match certifié ou non
Ajouter les officiels dans une période de paie
Sélectionnez les matchs des officiels que vous souhaitez ajouter à cette période de paie en les cochant dans la colonne de gauche.
Si vous n’avez pas créé de structure de rémunération, les transactions seront à 0,00 $.
Une fois que vous ajoutez toutes les transactions à cette période de paie, cliquez sur Ajouter dans le bas de la page.
Vous pouvez faire votre recherche par match certifié ou non, vous n’avez qu’à cliquer sur le bouton à bascule. Par défaut, le système recherche uniquement les matchs certifiés.
Filtre de recherche
Pour trouver les officiels que vous avez assignés dans cette période, vous avez différents filtres de recherche.
Participant : le nom de l’officiel recherché
Type : le type de montant payé
Horaire : le nom de l’horaire d’assignation
Match : le numéro du match
Ajout de frais
Pour ajouter des frais supplémentaires à un officiel par exemple des frais de déplacement, d’évaluation, de stage, etc., vous devez cliquer sur Transaction à la date à laquelle vous souhaitez ajouter des frais.
Une fenêtre s’affichera et vous devez compléter les champs requis :
Numéro du match
Nom du participant
Type de frais que vous souhaitez payer :
Frais de déplacement
Per diem
Frais d’évaluation
Match hors-concours
Frais de stage
Retenue de paiement
Vous devez entrer un montant négatif
Autre paiement
Date
Montant à payer
Description du paiement
Une fois terminée, cliquez sur Sauvegarder.
Les frais supplémentaires seront ajoutés dans la journée du match sélectionné.
La bulle indique qu’un commentaire a été ajouté.
Retirer un officiel d’une période de paie
Pour retirer un officiel d’un match vous n’avez qu’à cocher les officiels souhaités.
Sélectionnez ensuite à droite sur Retirer la période de paie.
Les officiels seront retirés de la période et ne seront plus affichés dans votre liste. Si vous souhaitez les ajouter à nouveau, vous n’avez qu’à cliquer sur Transaction et vous pourrez les sélectionner à nouveau.
Fermer une période de paie
Lorsque les paiements d’une période sont faits, vous avez la possibilité de fermer la période de paie.
Cliquez sur la ligne de la période de paie souhaitée.
Dans la bande bleu Période active, cliquer à gauche sur Fermer.
Une fenêtre s’affichera vous indiquant que cette action est irréversible, cliquez sur Fermer.
IMPORTANT : la fermeture de la période est irréversible et les transactions seront verrouillées, aucun changement ne pourra être fait dès que la période sera fermée.
Une bande jaune s’affichera dans votre période de paie vous indiquant la date que la période a été fermée et vous informant qu’elle ne peut pas être modifiée.
Dans votre liste de périodes de paie, le statut de la période de paie sera indiqué comme étant fermé avec la date à laquelle il a été fermé.
Réclamations
Si dans les Frais de déplacement de vos paramètres d’assignations vous autorisez les officiels à soumettre des demandes de réclamation, les demandes qui seront déposées par les officiels s’afficheront à cet endroit.
Vous n’avez qu’à sélectionner les officiels et trois options s’afficheront :
En attente
Refuser
Approuver
Lorsque vous aurez sélectionné votre choix, une fenêtre s’affichera vous permettant de confirmer votre choix.
Le statut à droite de la demande changera selon le choix de statut que vous avez fait.
Si vous avez approuvé la demande de réclamation, le frais s’afficheront dans la période de paie du match pour lequel des frais ont été réclamés.
Rapport des transactions
Afin d’exporter un rapport des transactions, cliquez sur la période de paie souhaitée et cliquez sur Exporter.
Un fichier CSV sera téléchargé dans votre ordinateur. Pour convertir le fichier en format Excel XLSX, veuillez consulter la documentation Convertir un fichier CSV vers un fichier XLSX (Excel).