Gestion des paies

Cette section vous présente la procédure de gestion de paies pour les officiels.

 

Vidéo - Gestion de paie

 

 

Périodes de paie

Pour débuter, sélectionnez votre organisation dans le menu Organisations.

Vous devez sélectionner l’organisation d’assignation, autrement les transactions des officiels ne s’afficheront pas.

La gestion de la paie doit se faire dans l’onglet Assignation de votre organisation sous Périodes de paie.

 

Dans la case Périodes de paie, cliquez sur + Période de paie afin de créer une période de paie qui correspond à votre fréquence de paiement

 

  • Entrez le nom de votre période (par exemple : Période 1, Semaine du 8 mai au 21 mai, etc.)

  • Indiquer la date de début et de fin de votre période de paie

  • Cliquez sur Sauvegarder

 

Transactions d’officiels

Pour ajouter des transactions d’officiels, cliquez sur le nom de la période de paie souhaitée.

 

Cliquez sur transaction afin que toutes les transactions qui n’ont pas été fermées s’affichent afin d’ajouter les transactions souhaitées dans cette période.

 

Filtre de recherche

Pour trouver les officiels que vous souhaitez assigner, vous avez différents filtres de recherche.

  • Date de début et de fin des assignations

  • Numéro de match

  • Nom du participant

  • Type de paiement

    • Frais de déplacement

    • Per diem

    • Frais d’évaluation

    • Match hors-concours

    • Frais de stage

    • Retenue de paiement

    • Autre paiement

  • Match certifié ou non

 

Ajouter les officiels dans une période de paie

Sélectionnez les matchs des officiels que vous souhaitez ajouter à cette période de paie en les cochant dans la colonne de gauche.

Si vous n’avez pas créé de structure de rémunération, les transactions seront à 0,00 $.

Une fois que vous ajoutez toutes les transactions à cette période de paie, cliquez sur Ajouter dans le bas de la page.

Vous pouvez faire votre recherche par match certifié ou non, vous n’avez qu’à cliquer sur le bouton à bascule. Par défaut, le système recherche uniquement les matchs certifiés.

 

Filtre de recherche

Pour trouver les officiels que vous avez assignés dans cette période, vous avez différents filtres de recherche.

  • Participant : le nom de l’officiel recherché

  • Type : le type de montant payé

  • Horaire : le nom de l’horaire d’assignation

  • Match : le numéro du match

 

Ajout de frais

Pour ajouter des frais supplémentaires à un officiel par exemple des frais de déplacement, d’évaluation, de stage, etc., vous devez cliquer sur Transaction à la date à laquelle vous souhaitez ajouter des frais.

 

Une fenêtre s’affichera et vous devez compléter les champs requis :

  • Numéro du match

  • Nom du participant

  • Type de frais que vous souhaitez payer :

    • Frais de déplacement

    • Per diem

    • Frais d’évaluation

    • Match hors-concours

    • Frais de stage

    • Retenue de paiement

      • Vous devez entrer un montant négatif

    • Autre paiement

  • Date

  • Montant à payer

  • Description du paiement

Une fois terminée, cliquez sur Sauvegarder.

 

  • Les frais supplémentaires seront ajoutés dans la journée du match sélectionné.

  • La bulle indique qu’un commentaire a été ajouté.

 

Retirer un officiel d’une période de paie

Pour retirer un officiel d’un match vous n’avez qu’à cocher les officiels souhaités.

Sélectionnez ensuite à droite sur Retirer la période de paie.

Les officiels seront retirés de la période et ne seront plus affichés dans votre liste. Si vous souhaitez les ajouter à nouveau, vous n’avez qu’à cliquer sur Transaction et vous pourrez les sélectionner à nouveau.

 

Fermer une période de paie

Lorsque les paiements d’une période sont faits, vous avez la possibilité de fermer la période de paie.

  • Cliquez sur la ligne de la période de paie souhaitée.

 

  • Dans la bande bleu Période active, cliquer à gauche sur Fermer.

 

Une fenêtre s’affichera vous indiquant que cette action est irréversible, cliquez sur Fermer.

IMPORTANT : la fermeture de la période est irréversible et les transactions seront verrouillées, aucun changement ne pourra être fait dès que la période sera fermée.

 

 

  • Une bande jaune s’affichera dans votre période de paie vous indiquant la date que la période a été fermée et vous informant qu’elle ne peut pas être modifiée.

 

  • Dans votre liste de périodes de paie, le statut de la période de paie sera indiqué comme étant fermé avec la date à laquelle il a été fermé.

 

Réclamations

Si dans les Frais de déplacement de vos paramètres d’assignations vous autorisez les officiels à soumettre des demandes de réclamation, les demandes qui seront déposées par les officiels s’afficheront à cet endroit.

Vous n’avez qu’à sélectionner les officiels et trois options s’afficheront :

  • En attente

  • Refuser

  • Approuver

Lorsque vous aurez sélectionné votre choix, une fenêtre s’affichera vous permettant de confirmer votre choix.

Le statut à droite de la demande changera selon le choix de statut que vous avez fait.

Si vous avez approuvé la demande de réclamation, le frais s’afficheront dans la période de paie du match pour lequel des frais ont été réclamés.

 

Rapport des transactions

Afin d’exporter un rapport des transactions, cliquez sur la période de paie souhaitée et cliquez sur Exporter.

Un fichier CSV sera téléchargé dans votre ordinateur. Pour convertir le fichier en format Excel XLSX, veuillez consulter la documentation Convertir un fichier CSV vers un fichier XLSX (Excel).