Baseball - Membres - Libérations et déménagements
Qui amorce la demande de libération/déménagement
L’organisation entrante doit toujours amorcer la demande de transfert.
Note : Les transferts ne peuvent être initiés que pendant la saison en cours. Il est impossible de procéder à une demande de transfert pour une saison antérieure.
Quand les demandes de libération/déménagement ne peuvent-elles pas être initiées ?
Une demande de transfert ne peut pas être initiée pour les raisons suivantes :
Solde impayé, un participant ne peut pas être transféré tant que le solde impayé n’est pas soldé.
L’emplacement actuel, un participant ne peut pas être transféré vers le même emplacement pour le même type de transfert.
Transfert actif en cours : un participant ne peut pas être transféré s’il a un transfert actif en cours qui doit être examiné.
À partir du bouton Action, les options de transfert seront grisées et vous ne pourrez pas lancer un processus de transfert.
Si une erreur est commise, vous devez confirmer ou annuler et recommencer le processus.
Faire une demande de libération/déménagement
Pour faire la demande de libération temporaire, cliquez sur le menu Membre.
Pour faire votre recherche de membre, sélectionnez Inclure les membres de toutes les organisations.
Vous devez obligatoirement inscrire le nom et le prénom ou le numéro de participant pour rechercher un membre à l’extérieur de votre organisation.
Cliquez sur Rechercher.
Cliquez sur le membre souhaité afin d’ouvrir le panneau latéral droit, cliquer ensuite sur le bouton Action et sélectionnez Demande de transfert.
Libération temporaire
Dans la fenêtre contextuelle de demande de transfert, vous devez compléter les champs suivants :
Type de transfert : sélectionnez Libération temporaire
Expiration de la date de partage : NE PAS MODIFIER CETTE DATE
Raison : sélectionnez l’une des trois raisons suivantes dans la liste déroulante
Situation conflictuelle
Association plus proche
Autre
Facture : ne rien inscrire
Équipe cible : ne rien inscrire
Détail : si nécessaire, vous pouvez ajouter un commentaire
Ajouter un document : si nécessaire, ajouter de document
Cliquez sur Soumettre.
Après l’approbation, le membre vous sera partagé à titre d’association secondaire. Un renouvellement sera nécessaire pour une inscription lors de la prochaine saison.
Libération permanente
Dans la fenêtre contextuelle de demande de transfert, vous devez compléter les champs suivants :
Type de transfert : sélectionnez Libération permanente
Expiration de la date de partage : NE PAS MODIFIER CETTE DATE
Raison : sélectionnez l’une des trois raisons suivantes dans la liste déroulante
Situation conflictuelle
Association plus proche
Autre
Facture : ne rien inscrire
Équipe cible : ne rien inscrire
Détail : vous permet d’ajouter des précisions sur les raisons du mouvement du membre
Ajouter un document : si nécessaire, ajouter de document
Cliquez sur Soumettre.
Après l’approbation, le membre vous sera partagé à titre d’association secondaire. La libération permanente se renouvellera automatiquement l’année suivante lors d’une nouvelle inscription. Il s’agit du même principe que d’un droit acquis, cette demande sera révoquée si elle n’est pas utilisée en continu.
Déménagement
Dans la fenêtre contextuelle de demande de transfert, vous devez compléter les champs suivants :
Type de transfert : sélectionnez Déménagement
Raison : sélectionnez l’une des deux raisons suivantes dans la liste déroulante
Déménagement avec parents
Déménagement sans parents
Facture : ne rien inscrire
Équipe cible : ne rien inscrire
Détail : si nécessaire, vous pouvez ajouter un commentaire
Ajouter un document : une justification de la demande de déménagement doit être transmise
Cliquez sur Soumettre.
Statut d’une demande de libération ou de déménagement
Vous pouvez vérifier le statut d’un transfert dans le menu Tâches et Transfert ou dans le profil du membre sous l’onglet Historique. Cliquez sur le transfert afin d’ouvrir le panneau latéral. Vous pouvez vérifier le processus de transfert étape par étape.
Recherche des demandes de libération et des déménagements
Pour rechercher vos demandes de mutation, vous devez vous rendre dans le menu Tâche et Transfert.
Par défaut, la liste des demandes de libération ou de déménagement dont une action est requise s’affichera. Si vous désirez rechercher des demandes ayant déjà été traitées ou celles dont aucune action n’est requise pour vous pour le moment, veuillez décocher la case Action requise.
Vous pouvez filtrer votre recherche par statut :
Ouvert
Fermé
Rejeté
Par direction :
Entrant
Sortant
Gestion des demandes de libération et des déménagements
Lorsqu’une demande de transfert ou de déménagement est créée, un flux de travail est défini pour cette demande et une notification est envoyée à l’organisation suivante dans la liste. Les flux de travail sont visibles en ouvrant le panneau latéral d’une demande de transfert.
À chaque étape du flux de travail, la barre bleue indique où en est le processus de transfert et un horodatage est ajouté une fois l’étape terminée.
En fonction du flux de travail, certaines étapes nécessiteront une approbation, un refus ou une révision uniquement. À chaque étape, un commentaire peut être ajouté.
Une vue rapide est disponible, ce qui vous permet d’ouvrir le profil du membre dans une fenêtre contextuelle afin de consulter toutes les informations le concernant.