Qui amorce la demande de transfert

L’organisation entrante doit toujours amorcer la demande de transfert.

Quand les demandes de transfert ne peuvent-elles pas être initiées ?

Une demande de transfert ne peut pas être initiée pour les raisons suivantes :

1. Un participant ne peut pas être transféré tant que le solde impayé n’est pas réglé.

2. Un participant ne peut pas être transféré vers le même emplacement pour le même type de transfert.

3. Transfert actif en cours : un participant ne peut pas être transféré tant qu’un transfert actif en cours n’a pas été examiné.

Si une erreur est commise, vous devez confirmer ou annuler et recommencer le processus.

Open

Faire une demande de transfert

• Pour faire la demande de transfert, cliquez sur le menu Membre.

• Pour faire votre recherche de membre, sélectionnez Inclure les membres de toutes les organisations.

• Vous devez obligatoirement inscrire le nom et le prénom ou le numéro de participant pour rechercher un membre à l’extérieur de votre organisation.

Cliquez sur Rechercher.

Open

• Cliquez sur le membre souhaité afin d’ouvrir le panneau latéral droit, cliquer ensuite sur le bouton Action et sélectionnez Demande de transfert.

Il y a 3 types de transfert différents

• Déménagement:

• Libération temporaire:

• Libération permanente:

Déménagement

Ceci est utilisé lorsque le membre déménage hors des limites de son territoire, mais veut rester à la même association.

Dans la fenêtre contextuelle de demande de transfert, vous devez compléter les champs suivants :

• Type de transfert : sélectionnez Déménagement

• Raison : sélectionnez l’une des trois raisons suivantes dans la liste déroulante

  • Situation conflictuelle

  • Association plus proche

  • Autre

• Facture : ne rien inscrire

• Équipe cible : ne rien inscrire

• Détail : si nécessaire, vous pouvez ajouter un commentaire

• Ajouter un document : une justification de la demande de déménagement peut être transmise

Cliquez sur Soumettre.

Libération temporaire

Ceci est utilisé lorsqu’une libération d’un an est demandée pour un membre. Plusieurs cas peuvent s’y appliquer. Exemple : Lorsqu’il y a absence de divisions dans une association dans la saison courante.

Dans la fenêtre contextuelle de demande de transfert, vous devez compléter les champs suivants :

• Type de transfert : sélectionnez Libération temporaire

• Expiration de la date de partage : NE PAS MODIFIER CETTE DATE

• Raison : sélectionnez l’une des trois raisons suivantes dans la liste déroulante

  • Situation conflictuelle

  • Association plus proche

  • Autre

• Facture : ne rien inscrire

• Équipe cible : ne rien inscrire

• Détail : si nécessaire, vous pouvez ajouter un commentaire

• Ajouter un document : Ajouter un document si nécessaire

Cliquez sur Soumettre.

Libération permanente

Ceci est utilisé lorsque les instances concernées approuvent le changement d’association permanent d’un membre.

Dans la fenêtre contextuelle de demande de transfert, vous devez compléter les champs suivants :

• Type de transfert : sélectionnez Libération permanente

• Expiration de la date de partage : Appuyer sur le X afin qu’aucune date s’affiche.

• Raison : sélectionnez l’une des trois raisons suivantes dans la liste déroulante

  • Situation conflictuelle

  • Association plus proche

  • Autre

• Facture : ne rien inscrire

• Équipe cible : ne rien inscrire

• Détail : vous permet d’ajouter des précisions sur les raisons du mouvement du membre

• Ajouter un document : Ajouter un document si nécessaire.

Cliquez sur Soumettre.

Statut d’une demande de transfert

Vous pouvez vérifier le statut d’un transfert dans le menu Tâches et Transfert ou dans le profil du membre sous l’onglet Historique. Cliquez sur le transfert afin d’ouvrir le panneau latéral. Vous pouvez vérifier le processus de transfert étape par étape.

Recherche des demandes de transfert

Pour rechercher vos demandes de transfert, vous devez vous rendre dans le menu Tâche et Transfert.

Par défaut, la liste des demandes de transfert dont une action est requise s’affichera. Si vous désirez rechercher des demandes ayant déjà été traitées ou celles dont aucune action n’est requise pour vous pour le moment, veuillez décocher la case Action requise.

Vous pouvez filtrer votre recherche par statut :

• Ouvert

• Fermé

• Rejeté

Par direction :

• Entrant

• Sortant

Gestion des demandes de transferts

Lorsqu’une demande de transfert ou de déménagement est créée, un flux de travail est défini pour cette demande et une notification est envoyée à l’organisation suivante dans la liste. Les flux de travail sont visibles en ouvrant le panneau latéral d’une demande de transfert.

À chaque étape du flux de travail, la barre bleue indique où en est le processus de transfert et un horodatage est ajouté une fois l’étape terminée.

En fonction du flux de travail, certaines étapes nécessiteront une approbation, un refus ou une révision uniquement. À chaque étape, un commentaire peut être ajouté.

Une vue rapide est disponible, ce qui vous permet d’ouvrir le profil du membre dans une fenêtre contextuelle afin de consulter toutes les informations le concernant.