Note : Pour accéder à l’onglet Permis de voyage dans Mon compte, les officiels d’équipe doivent avoir été ajoutés au cahier d’équipe.
L’accès aux permis de voyage est activé par votre région ou votre branche. Les officiels d’équipe qui sont inscrits dans une équipe auront accès à l’onglet Permis de voyage.
Pour soumettre une demande, cliquer sur Gérer et ensuite +Ajouter.
Compléter les champs requis :
Les champs marqués d’un * sont obligatoires
* Équipe pour laquelle le permis est demandé
* Titre (nom du tournoi)
Numéro de référence
* Type de déplacement (plusieurs choix sont disponibles)
* Type d’événement (Domicile, à l’extérieur, s.o.)
Site web de l’hôte
Nom de l’équipe hôte
Nombre de parties
* Division hôte
Classe d’accueil
Catégorie d’hôte
* Pays d’accueil
* Province/États
* Ville hôte
Organisme d’accueil
Aréna hôte
Frais de permis de voyage
Votre région ou votre branche peut exiger des frais pour le permis de voyage, si c’est le cas le montant des frais sera inscrit et vous ne pourrez pas y apporter de modifications ou les supprimer.
Une fois, terminer cliquer sur Suivant
Vous devez ensuite entrer les dates de début et de fin du tournoi. Vous pouvez ajouter une note si désirée.
Votre branche ou votre région peut aussi demander de joindre un document à votre demande.
Cliquez sur Ajouter
Vous avez ensuite 2 possibilités :
Soumettre le permis (sera envoyé pour approbation à votre branche ou votre région)
Si vous sélectionnez cette option, vous ne pourrez plus apporter de modifications à votre demande
Soumettre plus tard (vous pouvez apporter des changements et soumettre le permis plus tard)
Cliquez sur Confirmer
Une fois la demande de permis de voyage soumise, celle-ci devra être approuvée par votre branche ou votre région.
Les demandes de permis de voyage que vous avez soumises seront affichées.
Équipe : le nom de l’équipe et son organisation
Événement : le nom de l’événement et s’il s’agit d’un événement à domicile ou à l’extérieur
Lieu : le lieu pour lequel le permis est demandé
Date de début : la date de début de l’événement
Date de fin : la date de fin de l’événement
Statut : Le statut de la demande de permis de voyage
Il peut y avoir 4 statuts à une demande de permis de voyage :
Brouillon : le permis de voyage n’a pas encore été soumis
Approuvé : le permis de voyage a été approuvé par votre branche ou votre région
Refusé : le permis de voyage a été refusé par votre branche ou votre région
En attente : le permis de voyage est en attente de l’approbation ou du refus de votre branche ou votre région
En sélectionnant une demande de permis de voyage, un panneau latéral s’affichera.
Le bouton Action vous permettra d’imprimer le permis de voyage une fois celui-ci approuvée.
Deux onglets seront aussi disponibles :
Général : cet onglet affichera toutes les informations relatives à votre demande
Hôte : cet onglet affichera les informations sur le tournoi
Le module de permis de voyage générera une notification par courriel lors d’un changement de statut et un courriel sera transmis au créateur et aux approbateurs.