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Inscription manuelle
Pour inscrire manuellement un participant, cliquez sur +Ajouter.
Une fenêtre avec les options d’inscription s’ouvriras’affichera, sélectionnez tout d’abord la saison et le type de membre. Par défaut, les forfaits d’inscription disponibles qui s’afficheront seront selon le groupe d’âge du participant. Pour afficher les forfaits qui ne sont pas dans son groupe d’âge, vous devez cocher la case Afficher toutes les inscriptions.
Ensuite, sélectionnez Sélectionnez dans la liste déroulante le forfait d’inscription ou sélectionnez Pas d’inscription, si vous désirez souhaitez sélectionner seulement uniquement des frais d’Autres articles. (voir plus bas documentation)Frais.
Pour les Autres Frais consulter la documentation Ajouter des autres frais à une inscription.
Le prix sera affiché à partir de selon ce qui est défini dans le catalogue, mais il peut être modifié au besoin. En utilisant l’exemple ci-dessous, les frais dans la boîte de gauche sont ceux qui seront perçus par l’organisation locale, les frais inscrits dans le milieu sont les frais d’adhésion qui vous seront facturés par votre organisation provinciale et régionale ultérieurement et les frais à droite représentent le total que le participant paie.
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IMPORTANT : ce partage de frais est indiqué à titre informatif puisque lors du paiement les membres paieront le montant total. Les frais perçus par votre organisation provinciale et régionale vous seront facturés ultérieurement. |
La date et l’heure de l’inscription manuelle peuvent être mises à jour
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Pour ajouter un Autre Article à l’inscription, cliquez sur le + à-côté de l’article. Pour modifier le montant des frais, entrez le nouveau montant. Pour revenir au prix d’origine, cliquer sur Actualiser.
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Sélectionnez le mode paiement. Les participants recevront une fenêtre contextuelle dans Mon compte pour les informer qu’il y a un paiement à effectuer.
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Pour les questionnaires, vous pouvez répondre à celui-ci pour votre membre ou cliquer sur Sauter tous les questionnaires . Si vous souhaitez afin que le participant y réponde lui-même, vous devrez Modifier le destinataire sur la facturemembre puisse répondes à celui-ci dans Mon Compte.
Si vous souhaitez que le questionnaire s’affiche dans le menu des tâches À faire du de Spordle Mon Compte du membre,vous devez vous assurer d’avoir au moins une question obligatoire dans votre questionnaire. Autrement, le questionnaire s’affichera dans le menu Achats de Mon Compte et il ne sera pas obligatoire.
Lorsque le participant ouvrira une session dans Mon Compte, une tâche dans le menu À Faire s’affichera afin que le membre réponde aux questionnaires.
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Vous pouvez cliquer sur Sauter toutes les dispenses afin d’éviter d’y répondre. Les dispenses qui n’ont pas été signées généreront une fenêtre contextuelle dans Mon compte la prochaine fois que le participant se connectera. L’autre option consiste à accepter manuellement les dispenses du participant. Pour accepter, cliquez sur la réponse et choisissez Accord verbal ou Accord physique.
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| Warning |
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Note : par mesure de sécurité, nous vous suggérons d'éviter de signer les dispenses à la place de vos membres. Si vous n’avez d’autres choix que de les signer, assurez-vous d’avoir une confirmation écrite du membre. Il est possible d’imprimer les dispenses afin qu’elles soient signées manuellement par le membre, pour les imprimer rendez-vous dans Rapport et Imprimer formulaire d’inscription, les dernières pages du formulaire seront toutes vos dispenses. |
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Confirmer l’inscription afin de finaliser le processus.
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Cliquez sur Voir la facture.
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Lier Mon Compte et la facture au destinataire
Lors d’une inscription manuelle, vous devez obligatoirement lier le profil du membre à Mon Compte afin que ce dernier puisse avoir accès à son profil.
Par défaut, la facture sera au nom du membre inscrit puisque le système ne détecte pas qui est le payeur.
Si le destinataire sur la facture n’est pas celui que vous souhaitez, vous devez faire les étapes ci-dessous.
| Info |
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Note : Si le nom du membre inscrit et celui du destinataire de la facture sont les mêmes (joueur Senior, entraineur et arbitre), sautez cette étape et consultez la prochaine étape afin de lier le profil de ce membre à Mon Compte. |
Dans l’onglet Facture, cliquez sur Modifier.
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Sélectionner Identité.
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Cliquez sur +Créer un nouveau compte.
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Compléter les informations du destinataire :
Prénom
Nom
Courriel
Langue
Cliquez sur Créer
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Le nom du destinataire sur la facture sera modifié.
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Vous pourrez constater le compte lié dans l’onglet Sommaire sous le Compte lié.
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Lier un profil à Mon Compte
Si vous n’avez pas à changer le destinataire de la facture, vous devez tout de même lier le profil de ce membre à Mon Compte.
Cliquez sur l’onglet Sommaire dans profil du membre.
Dans la case Contacts, cliquez sur +Ajouter un contact
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Compléter les informations requises :
Type de contact
Prénom
Nom
Courriel
Numéro de téléphone
Type de téléphone
Vous pouvez ajouter un autre numéro de téléphone en cliquant sur +Ajouter un numéro de téléphone
Cochez les cases souhaitées :
Autoriser les communications
Contact en cas d’urgence
Émettre le reçu d’impôts
Cliquez sur Suivant
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Le système vous indiquera si des comptes sont disponibles pour ce membre.
S’il n’y a pas de compte affiché, cliquez sur +Créer un nouveau compte
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Ajouter des autres frais à une inscription
Si l’inscription d’un membre est terminée (en ligne ou manuelle) et que vous souhaitez ajouter un Autre frais, veuillez suivre la procédure suivante :
Allez dans l’onglet Inscriptions du membre et cliquez sur +Ajouter.
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Sélectionnez le type de membre
Dans la case Inscription, sélectionnez Aucune inscription
Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier la date et l’heure d’inscription
Cliquez sur Suivant.
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Sélectionnez les Autres frais souhaités et cliquez sur Suivant.
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Sélectionnez le mode paiement.
Cliquez sur Suivant.
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Note : Une tâche À Faire s’affichera dans Mon compte du membre afin de l’informer qu’il y a un paiement à effectuer. |
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Une fenêtre s’affichera afin de confirmer l’achat, cliquez sur Confirmer afin de finaliser le processus.
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Action à faire pour les transactions faites manuellement
Après avoir fait une Inscription ou l’achat des Autres frais manuellement, deux actions doivent être faites afin que le membre puisse avoir accès à sa facture dans Spordle Mon Compte et qu’il puisse recevoir la facture par courriel.
Lié le compte du membre inscrit à son Spordle Mon Compte ou à celui du membre payeur
Envoyer la facture au membre
| Info |
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Note : Si vous avez sélectionné la méthode de paiement par carte de crédit, le système vous demandera automatiquement de lier un membre à cette transaction. Le membre recevra un message qui l’avisera qu’il a une transaction à payer incluant le lien qui le dirigera vers Spordle Mon Compte. Toutefois, le membre ne recevra pas la facture par courriel, il doit la consulter dans son compte ou vous devez la retourner par courriel en suivant la procédure ci-dessous. |
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Sélectionner Identité.
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Si un compte est déjà lié au membre, veuillez le sélectionner et cliquer sur Confirmer
Si aucun compte n’est lié ou si vous souhaitez lié un autre compte à ce membre cliquez sur +Créer un nouveau compte.
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Compléter les informations du destinataire :
Prénom
Nom
Courriel
Langue
Cliquez sur Créer
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Le profil de ce membre sera maintenant lié à Mon Compte.
| Info |
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Pour créer son Mon Compte, le membre devra utiliser l’adresse courriel indiquée dans Comptes liés. |
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Ajouter des autres frais à une inscription
Si l’inscription d’un membre est terminée (en ligne ou manuelle) et que vous souhaitez ajouter un Autre frais, veuillez suivre la procédure suivante :
Allez dans l’onglet Inscriptions du membre et cliquez sur +Ajouter.
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Sélectionnez le type de membre
Dans Inscription, sélectionnez Aucune inscription
Si désirez, vous pouvez modifier la date et l’heure d’inscription
Cliquez sur Suivant
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Sélectionnez l’Autres frais souhaités et cliquez sur Suivant
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Sélectionnez le mode paiement.
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| Info |
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Note : si le membre payeur n’a pas encore créé de Spordle Mon Compte, il recevra un courriel l’invitant à créer son compte avec un mot de passe valide pour 7 jours. |
| Info |
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Note : si le membre payeur avait déjà un Spordle Mon Compte, une fenêtre s’affichera qui vous avisera que le compte existe déjà et vous demandera de confirmer que vous souhaitez lier le membre à ce compte existant. Vous n’avez qu'à cliquer sur Lier. |
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Le nom du destinataire sur la facture sera modifié.
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Les comptes liés à ce membre s’afficheront dans l’onglet Sommaire sous la section Compte lié.
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| Info |
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Note : Une tâche À Faire s’affichera dans Mon compte du membre afin de l’informer qu’il y a un paiement à effectuer. |
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Une fenêtre s’affichera afin de confirmer l’achat, cliquez sur Confirmer afin de finaliser le processus.
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Renvoyer la facture
Puisque le membre payeur n’a pas été identifié lors de l’inscription manuelle, vous devez envoyer la facture manuellement au membre.
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Note : vous devez faire cette étape après avoir lié la facture à un compte Spordle. |
Pour envoyer la facture, sélectionner l’onglet Transactions afin d’ouvrir le panneau latéral, sélectionner l’inscription et cliquer sur Renvoyer la facture. Le membre lié à la facture recevra ainsi la facture par courriel.
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Vous pouvez aussi invité le membre à consulter Spordle Mon Compte afin de récupérer sa facture dans le menu Achats.
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