Dans cette section, vous serez en mesure de mettre en place des stages pour tous vos participants au sein du HCR. Les inscriptions aux stages peuvent être destinées à un groupe ciblé ou ouverts au public.
Créer un nouveau stage
Pour accéder à la section des stages, vous devez cliquer sur Gestion ensuite sur Stage.
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Pour commencer Cliquez sur +Créer un stage située dans le coin supérieur droit.
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| Info |
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Note : Si vous avez commencé à créer un stage, mais qu’il n'est pas terminé, vous verrez ce message. Vous pouvez continuer à créer votre stage précédent ou vous pouvez choisir d'en créer un nouveau. |
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| Tip |
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Pour qu'un stage soit actif, les 5 étapes suivantes doivent être complétées |
Informations sur le stage
Informations des séances
Communications
Options de paiement
Révision
Étape 1 - Information sur le stage
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La section des informations sur le stage est divisée en cinq parties :
Organisation hôte
Informations sur le stage
Conditions préalables
Participants
Description
| Info |
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Note : Pour créer un stage HU-Hockey University Hockey, référez-vous à la documentation Création d'un stage (HU-Hockey University). |
Organisation hôte
Définissez l'organisation hôte qui organise l'événement. En fonction de votre rôle et de vos permissions au sein du Spordle ID, vous pouvez avoir plusieurs options dans la liste déroulante. Si vous êtes un membre d’une organisation régionale, vous verrez votre niveau et toutes les organisations locales en dessous de vous. Si vous êtes une organisation locale, vous ne verrez que votre organisation.
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Informations sur le stage
Vous devez sélectionner s’il s’agit d’une qualification officielle (HCR) ou d’une qualification ou un cours qui est offert par l’organisation hôte.
Un stage peut être créé dans 6 catégories : spécialité, instructeur, entraîneur, général, officiel et Soigneur/PSSH. Chaque catégorie a une couleur différente pour vous aider à identifier le type de catégorie, tant du côté des participants que du vôtre.
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Une fois que vous avez sélectionné la catégorie, le menu déroulant des qualifications s'affiche automatiquement et vous pouvez sélectionner vos qualifications pour la catégorie. Dans cet exemple, j'ai choisi "Entraîneur" et mes choix de qualifications s'affichent donc pour un entraîneur.
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Vous avez le choix de renommer le nom de votre stage afin de faciliter la recherche pour vos membres.
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Expiration
Si la qualification de votre stage nécessite une date d’expiration, vous pouvez sélectionner Période déterminée afin d’indiquer le nombre d’année que la qualification sera valide ou choisir Date fixe si la qualification se termine à une date déterminée.
S’il n’y aucune date d’expiration, vous n’avez qu'à sélectionner Pas d’expiration.
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Préalables
Cette section vous permet d'ajouter des conditions préalables pour un stage. Pour ajouter un préalable, cliquez sur + Ajouter un groupe. Vous sélectionnez ensuite les préalable de votre stage à l’aide de la liste déroulante. Vous sélectionnez s’ils sont tous obligatoires ou qu’un seul préalable est obligatoire.
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Participants
La section des participants vous permet de gérer les personnes qui peuvent participer à votre stage et de définir différents paramètres tels que le nombre de participants, leur âge, l’ajout d’une liste d’attente et si le participant doit avoir une vérification d’antécédents valide.
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Description
La section Description vous permet de saisir un texte (facultatif). Note: vous pouvez formater le texte en choisissant parmi les options indiquées par la case rouge.
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Ajout du lien Moodle (Hockey Québec)
| Note |
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Cette information s’adresse seulement aux utilisateurs de Hockey Québec |
Si l’un des stages créés doit être fait sur Moodle par vos participants. Veuillez suivre la procédure suivante :
Suivez toutes les étapes ci-dessus de la création d’un stage
Cliquez ensuite sur le lien bleu de votre stage dans la page d’accueil des stages
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Cliquez sur Modifier dans la section Informations de stage
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Une case sera ajoutée afin de sélectionner le cours Moodle relié à votre formation. Sélectionner le cours et cliquez sur Sauvegarder les changements dans le bas de la section Informations de stage.
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Lorsqu’un participant s’inscrira à ce stage, le lien Moodle sera disponible dans le menu Calendrier dans Mon Compte.
Le participant doit cliquer sur le nom de la formation et une fenêtre contextuelle s’affichera:
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Cliquez ensuite sur Moodle
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Vous serez redirigé sur la page de Moodle
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| Info |
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Si le participant ne termine pas le Moodle lors de sa première connexion, il n’a qu'à retourner dans le Calendrier de Mon Compte et cliquez à nouveau sur le stage. Il pourra continuer à l’endroit où il s'était arrêté lors de sa dernière connexion. |
Étape 2 - Information des séances
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La section des informations sur la session est divisée en trois parties :
Contact
Instructeur
Séances
Contact
Dans cette section, vous pouvez ajouter un contact pour le stage. Vous pouvez ajouter un contact qui n'est pas vous-même en cliquant sur +Ajouter un contact comme indiqué par la flèche rouge. Vous pouvez également vous ajouter vous-même comme contact comme indiqué par la flèche mauve.
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Si vous choisissez d'ajouter un contact autre que vous-même, vous devez remplir les informations suivantes soit le nom et prénom et cliquez sur Rechercher afin de trouver le contact désiré.
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Après avoir sélectionné votre contact, le système vous demandera les informations suivantes :
Courriel (obligatoire)
Numéro de téléphone (facultatif)
Visibilité du contact
Afficher toutes les informations
Cacher le courriel et le numéro de téléphone
Cacher toutes les informations
Vous pouvez ajouter le contact en tant qu’instructeur
Vous pouvez être notifier à chaque nouvelle inscription
Cliquer ensuite sur Ajouter
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| Info |
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Si vous sélectionnez de mettre visible les informations du contact, celles-ci seront affichées sur le portail d’inscription à ce stage. |
En cliquant sur le contact, un panneau latéral s’ouvrira à droite. Vous pourrez modifier les informations du contact en cliquant sur le petit crayon bleu. Vous pouvez aussi cliquer sur Action et retirer ce contact de votre stage.
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Instructeur
Dans cette section, vous pouvez ajouter l'instructeur de votre stage. Vous pouvez ajouter un instructeur qui n'est pas vous-même en cliquant sur Ajouter un instructeur comme indiqué par la flèche rouge. Vous pouvez également vous ajouter vous-même comme instructeur comme indiqué par la flèche mauve.
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Si vous choisissez d'ajouter un contact autre que vous-même, vous devez remplir les informations suivantes soit le nom et prénom et cliquez sur Rechercher afin de trouver le contact désiré.
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Après avoir sélectionné votre instructeur, le système vous demandera les informations suivantes :
Courriel (obligatoire)
Numéro de téléphone (facultatif)
Visibilité du contact
Afficher toutes les informations
Cacher le courriel et le numéro de téléphone
Cacher toutes les informations
Cliquer ensuite sur Ajouter
...
| Info |
|---|
Si vous sélectionnez de mettre visible les informations du contacts, celles-ci seront affichées sur le portail d’inscription à ce stage. |
Le système vous demandera ensuite de lier le compte de l’instructeur. Si un compte est déjà créé le système vous affichera les comptes disponibles et si aucun compte n’est lié, vous devez Créer un nouveau compte afin de lier l’instructeur à un compte. Une fois terminée, cliquez sur Suivant.
Vous avez aussi l’option de Sautez cette étape.
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Par la suite, vous avez la possibilité de donner accès à votre stage à l’instructeur. Voici les accès possible pour un instructeur :
Aucun accès : L’instructeur n’a pas accès au stage
Lecture seulement : L'instructeur pourra seulement voir et imprimer la liste des participants à un stage
Écriture et lecture : L’instructeur pourra voir et imprimer la liste des participants à un stage et il pourra aussi confirmé la présence et la réussite du participant.
En donnant accès au stage à vos instructeurs, ces derniers seront en mesure d’accéder aux stages à partir du menu Membre de Mon Compte et un nouvel onglet Gestion de stage sera disponible.
Pour des informations supplémentaires sur la Gestion de stage pour un instructeur veuillez vous référer à la documentation Mon Compte - Membre - Gestion de stage
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| Warning |
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Si vous avez sélectionné l’option Sauter cette étape, vous n’aurez pas la possibilité de donner accès au stage à l’instructeur. Son compte doit obligatoirement être lié au stage. |
Séances
Dans cette section, vous pouvez construire le plan des séances pour votre stage. Vous pouvez ajouter une séance en cliquant sur l'un des boutons “+Ajouter une séance” comme indiqué par les flèches rouges.
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Une fois que vous avez cliqué pour + Ajouter une séance, une nouvelle fenêtre s’affichera pour créer vos séances. Vous devez tout d’abord sélectionner la langue dans laquelle le stage est offert en haut à droite.
Trois possibilités s’offriront à vous pour le formation du stage :
En personne : Le stage est en présentiel, vous devez indiquer l’adresse, la date, l’heure, la durée et ajouter une note si désirée (cet option est facultatif).
En ligne - En direct : Le stage a lieu en ligne à une date et une heure précise. Vous devez donc indiquer le lien URL, la date, l’heure, la durée et ajouter une note si désirée (cet option est facultatif).
En ligne - Sur demande : Le stage a lieu en ligne et il peut être fait par le participant au moment qui lui convient le mieux, mais avant la date limite inscrite. Vous devez indiquer le lien URL, la date et l’heure de début et de fin, la durée et ajouter une note si désirée (cet option est facultatif)
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Étape 3 - Communications
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La section communications est divisée en trois parties :
Questionnaires
Confirmation d'inscription
Courriel de confirmation
Questionnaires
Dans cette section, vousp pouvez joindre les conditions de paiements, les questionnaires et les dispenses de votre stage. Tous ces éléments doivent être créés dans la section catalogue que vous pouvez consulter rapidement en cliquant ici.
Il y a seulement les conditions de paiement qui sont obligatoires, le questionnaire et les dispenses sont quant à eux facultatifs.
| Info |
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Note : Vous ne pouvez ajouter qu'une seule condition de paiement, un seul questionnaire et plusieurs dispenses. |
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Confirmation d'inscription
La section de confirmation d'inscription est l'endroit où vous pouvez ajouter un texte confirmant au membre son inscription à un stage. Ce message sera affiché à la fin du processus d’inscription du membre. Ce texte est obligatoire et nous disposons de nombreuses options de formatage, comme l'indique l'encadré rouge. Il est également possible d'ajouter une pièce jointe au message.
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Courriel de confirmation
La section de courriel de confirmation est l'endroit où vous pouvez ajouter un texte que le membre recevra par courriel après avoir complété son inscription à un stage. Ce texte est obligatoire et nous disposons de nombreuses options de formatage, comme l'indique l'encadré rouge. Il est également possible d'ajouter une pièce jointe au message.
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| Info |
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Si vous le désirez, vous pouvez ajouter le même message de confirmation d’inscription et de courriel de confirmation. |
Étape 4 - Option de paiement
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La section des options de paiement est divisée en deux parties :
Articles de stage
Modes de paiement
Articles de stage
Dans cette section, vous pouvez ajouter des articles de stage ou plus simplement les frais reliés à votre stage. Ces frais doivent obligatoirement être ajouté à votre stage . Vous pouvez ajouter des articles de stage en cliquant sur les boutons d'ajout comme indiqué par les flèches rouges.
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Une fois que vous avez cliqué sur le bouton +Ajouter, une autre fenêtre s’affichera et vous pouvez y choisir vos option dans la liste déroulante. Il y a aussi une case à cocher pour rendre ces éléments obligatoires.
Pour créer un nouvel artcile de stage : Cliquez sur Créer et ajoutez un article de stage. Vous pouvez choisir de rendre l'article obligatoire et d’indiquer que les taxes seront appliquées.
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Méthodes de paiement
Dans cette section, vous pouvez ajouter les méthodes de paiement que vous désirez acceptées. La liste déroulante est connectée à votre compte marchand et vous pouvez cocher les cases pour déterminer les méthodes de paiement manuelles qui seront acceptés.
Vous devez sélectionner au moins une méthode de paiement.
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Étape 5 - Révision
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La section de révision est l'endroit où vous effectuez le contrôle final de toutes les sections du stage que vous venez de créer.
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Si vous devez apporter des modifications, vous pouvez cliquer sur le bouton bleu de modification situé dans le coin supérieur droit de chaque section et faire les changements que vous jugez nécessaires.
Une fois que vous avez passé en revue toutes les informations relatives au stage, vous pouvez cliquer sur le bouton Créer le stage au bas de la page. Votre stage sera créée en tant que brouillon et vous devez changer son statut afin que les membres puissent s’inscrire.
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Ajouter une étiquetteIl y a trois façons de créer une équipe :
Créer une équipe - Vous pouvez créer une nouvelle équipe à partir de zéro.
Créer plusieurs équipes - Vous pouvez créer plusieurs équipes à partir de zéro.
Roulement - Vous pouvez faire le roulement des équipes des années précédentes.
| Info |
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Note : la création et la mise en place d’équipes sont soumises à des autorisations, en fonction de votre rôle. |
| Table of Contents |
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Créer une nouvelle équipe à partir de zéro
Naviguez vers le menu Gestion / Équipes. Cliquez sur +Ajouter équipe.
Une liste déroulante apparaît, les options sont les suivantes :
Roulement, Créer une nouvelle équipe ou Créer plusieurs équipes,
Pour créer une équipe
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Informations générales
Les champs obligatoires sont :
Nom de l’équipe
Nom abrégé
Catégorie
Tous les autres champs sont facultatifs
Cliquez sur Suivant
| Info |
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Note : Vous pouvez dorénavant définir les frais d’équipe pour l’équipe que vous créez. |
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Commanditaire d’équipe
Si votre équipe a un commanditaire, il est possible d’ajouter le nom du commanditaire à votre équipe.
Inscrivez le nom du commanditaire dans la case Sponsor de l’information générale de l’équipe.
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Le nom du commanditaire s’affichera sous le nom de l’équipe.
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| Info |
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Note : selon les restrictions d’équipe configurées par votre registraire régional, le nom de votre commanditaire pourra être imprimé dans votre cahier d’équipe. Pour plus de détails, consultez la documentation Restrictions d’équipe. |
Contact d’équipe
Les champs obligatoires sont :
Prénom
Nom de famille
Rôle de la personne contact de l’équipe
Numéro de téléphone
Type de numéro de téléphone
Le courriel est facultatif
Vous pouvez cliquer sur Afficher sur le PDF de cahier d'équipe si vous souhaitez ajouter ce contact dans votre cahier d'équipe
Cliquez sur Suivant
Vous avez aussi la possibilité de Sauter cette étape si vous ne connaissez pas encore le contact de l'équipe et de l’ajouter par la suite dans l’onglet Informations de l'équipe de votre équipe.
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Sommaire
Si les informations sont correctes, cliquez sur Créer.
Une fois que vous aurez cliqué sur Créer, vous accéderez au Profil de l’équipe et la nouvelle équipe sera ajoutée à votre liste d’équipes.
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Si vous devez apporter des modifications, vous pouvez utiliser le bouton de modification comme indiqué par la flèche rouge dans l’image suivante :
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Sur la page Profil de l’équipe, vous avez la possibilité d’ajouter un logo d’équipe en cliquant sur la caméra photo. Si le logo de l’organisation d’équipe n’est pas défini, celui-ci sera remplacé par le logo de l’organisation parent.
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Pour créer plusieurs équipes
Cliquer sur +Ajouter une équipe et Sélectionner Créer plusieurs équipes
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Une fenêtre Nouvelles équipes s’ouvrira, cliquer sur Ajouter une équipe
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Vous pouvez ensuite créer vos équipes en lot, les informations suivantes sont obligatoires :
Nom de l’équipe
Nom abrégé
Catégorie
| Info |
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Note : Vous pouvez dorénavant définir les frais d’équipe pour chacune des équipes que vous créez. |
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Cliquez ensuite sur Créer, vos équipes sont ensuite créées et vous n’avez qu’à rechercher les équipes afin de compléter les informations de contact.
Roulement des équipes
Il est possible de faire le roulement des équipes de la saison dernière, ceci vous évite à créer toutes vos équipes chaque saison.
Cliquer sur +Ajouter une équipe et Sélectionner Roulement
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Vous devez obligatoirement sélectionner :
Saison précédente
Organisation
Divisions (vous pouvez sélectionner une division à la fois ou toutes les divisions)
Catégorie est facultatif
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Vos équipes de la saison précédente s’afficheront, vous devez alors sélectionner les équipes désirées en ajoutant le crochet à droite de l’équipe. Vous pouvez aussi cliquer sur la flèche et cliquez sur Tous.
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Une fois votre sélection terminée, cliquer sur Suivant dans le bas de la page.
Le sommaire des équipes s’affichera, vous pouvez changer la catégorie et ajouter des frais d’équipe. Vous avez aussi la possibilité d’ajouter une nouvelle équipe qui ne figure pas dans vos équipes de la saison précédente en cliquant sur Ajouter une équipe dans le bas de la page.
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Lorsque vous avez terminé, cliquer sur Soumettre, vos équipes seront maintenant ajoutées à votre saison active.