Vous pouvez modifier les frais d’inscription ou de tout autre article pour un autre frais ou un autre article disponible dans votre boutique en ligne. S’il y a une différence de coût une facture électronique sera envoyé au parent afin qu’il puisse payer la différence.
Il existe trois petites variantes du processus d'échange et toutes sont liées au coût du nouveau frais d'inscription ou du nouvel article par rapport au coût du frais d'inscription ou de l'article original. Dans chaque cas, nous créons un crédit correspondant au montant du frais d'inscription ou de l'article original et un crédit est ensuite appliquer au nouvel achat.
Option 1 : les deux articles d'échange ont le même coût.
Option 2 : le nouvel article d'échange est plus cher : le parent se verra facturer la différence.
Option 3 : Le nouvel article d'échange est moins cher : Le crédit est créé mais n'est pas remboursé à ce moment-là au parent, il restera dans le dossier.
Cependant, certains éléments ne vous permettrons pas de procéder à un échange de frais d’inscription ou d’un autre article, voici les éléments qui vous empêcheront de faire l'échange :
L’item de la facture a été annulé
La facture a été remboursée
Des versements par carte de crédit sont en attente (voir la procédure ci-dessous pour ce type de cas)
Permission insuffisante pour modifier les factures
La facture n'est pas dans l'organisation actuelle
Voici les étapes pour procéder à un échange :
Vous devez vous rendre dans l’onglet “Inscription” dans le profil du membre
Cliquer sur l’inscription que vous désirez échanger (l’inscription doit être soit en attente ou confirmée)
Dans le panneau latérale droit, cliquez sur le bouton “Action” et sélectionnez “Changer d’articles”
Le message d’avertissement suivant s’affichera. Veuillez noter qu'une fois que vous avez lancé ce processus, vous ne pouvez pas l'annuler ou fermer la fenêtre.
Cliquez sur “Suivant”
Le système vous demandera de sélectionner l’inscription ou l’article que vous souhaitez échanger.
Cliquez sur “Suivant”
Choisir le type de membre
Cliquez sur “Afficher toutes les inscriptions” afin de voir toutes les inscriptions et articles disponibles
Choisissez le nouveau frais d'inscription ou d’article
les inscriptions déjà effectuées seront inscrites en jaune
Le frais d’inscription ou l’article sélectionné devra avoir été préalablement configuré dans vos “Frais d’inscription” ou dans vos “Autres articles” de votre “Catalogue”
Vous pouvez modifier le tarif d’inscription, la date d'inscription et l’heure d’inscription s’il y a lieu
Vous devez sélectionner le groupe de position et la position du membre
Cliquez sur “Suivant”
La page suivante vous demandera de sélectionner le mode de paiement
Très important : pour envoyer une facture électronique avec lien de paiement, vous devez choisir la carte de crédit, le choix du paiement externe est destiné à un terminal de point de vente manuel.
Si vous choisissez l'une des options de paiement manuel, vous n'enverrez pas de facture électronique avec lien de paiement, mais vous enverrez une facture au parent.
Si vous choisissez la carte de crédit, le système vous demandera de sélectionner votre compte marchand
97 % des AHM n'ont qu'un seul compte, vous ne verrez donc qu'un seul choix
Vous devrez ensuite répondre aux questionnaires que vous avez créés. Vous pouvez choisir de ne pas répondre, car ce n’est pas obligatoire.
Ensuite, vous devrez de signer les dispenses. Vous pouvez choisir de ne pas signer toutes les dispenses en cliquant sur “Sauter toutes les dispenses”
Vous devez par la suite sélectionner les modalités de paiements.
Ensuite, vous devrez choisir quel membre reçoit la facture. Si le parent n'a pas de “Mon Compte” dans Spordle, vous pouvez choisir ici d'en créer un nouveau.
La dernière étape consiste à confirmer la facture avant de l'envoyer.
Félicitations, vous avez échangé les frais d'inscription et envoyé une facture électronique au parent.
Vous pouvez maintenant voir cette inscription dans le profil des membres et les frais d'inscription annulés.