Inscription manuelle
Pour inscrire manuellement un participant, cliquez sur +Ajouter dans l’onglet Inscription.
Une fenêtre avec les options d’inscription s’affichera, sélectionnez tout d’abord la saison et le type de membre. Par défaut, les forfaits d’inscription disponibles qui s’afficheront seront selon le groupe d’âge du participant. Pour afficher les forfaits qui ne sont pas dans son groupe d’âge, vous devez cocher la case Afficher toutes les inscriptions.
Sélectionnez dans la liste déroulante le forfait d’inscription ou sélectionnez Pas d’inscription, si vous souhaitez sélectionner uniquement des Autres Frais.
Pour les Autres Frais consulter la documentation Ajouter des autres frais à une inscription.
Le prix sera affiché selon ce qui est défini dans le catalogue, mais il peut être modifié au besoin. En utilisant l’exemple ci-dessous, les frais dans la boîte de gauche sont ceux qui seront perçus par l’organisation locale, les frais inscrits dans le milieu sont les frais d’adhésion qui vous seront facturés par votre organisation provinciale et régionale ultérieurement et les frais à droite représentent le total que le participant doit payer.
IMPORTANT : ce partage de frais est indiqué à titre informatif puisque lors du paiement les membres paieront le montant total. Les frais perçus par votre organisation provinciale et régionale vous seront facturés ultérieurement.
La date et l’heure de l’inscription manuelle peuvent être mises à jour
Pour ajouter un Autre Frais à l’inscription, cliquez sur le + à-côté de l’article. Pour modifier le montant des frais, entrez le nouveau montant. Pour revenir au prix d’origine, cliquer sur Actualiser.
Sélectionnez le mode paiement. Les participants recevront une fenêtre contextuelle dans Mon compte pour les informer qu’il y a un paiement à effectuer.
Pour les questionnaires, vous pouvez répondre à celui-ci pour votre membre ou cliquer sur Sauter tous les questionnaires afin que le membre puisse répondes à celui-ci dans Mon Compte.
Si vous souhaitez que le questionnaire s’affiche dans le menu des tâches À faire de Spordle Mon Compte du membre, vous devez vous assurer d’avoir au moins une question obligatoire dans votre questionnaire. Autrement, le questionnaire s’affichera dans le menu Achats de Mon Compte et il ne sera pas obligatoire.
Lorsque le participant ouvrira une session dans Mon Compte, une tâche dans le menu À Faire s’affichera afin que le membre réponde aux questionnaires.
Vous pouvez cliquer sur Sauter toutes les dispenses afin d’éviter d’y répondre. Les dispenses qui n’ont pas été signées s’afficheront dans le menu À Faire dans Mon compte la prochaine fois que le participant se connectera. L’autre option consiste à accepter manuellement les dispenses du participant. Pour accepter, cliquez sur la réponse et choisissez Accord verbal ou Accord physique.
Note : par mesure de sécurité, nous vous suggérons d'éviter de signer les dispenses à la place de vos membres. Si vous n’avez pas d’autres choix que de les signer, assurez-vous d’avoir une confirmation écrite du membre. Il est possible d’imprimer les dispenses afin qu’elles soient signées manuellement par le membre, pour les imprimer rendez-vous dans Rapport et Imprimer formulaire d’inscription, les dernières pages du formulaire seront toutes vos dispenses.
Confirmer l’inscription afin de finaliser le processus.
Cliquez sur Voir la facture.
Ajouter des autres frais à une inscription
Si l’inscription d’un membre est terminée (en ligne ou manuelle) et que vous souhaitez ajouter un Autre frais, veuillez suivre la procédure suivante :
Allez dans l’onglet Inscriptions du membre et cliquez sur +Ajouter.
Sélectionnez le type de membre
Dans la case Inscription, sélectionnez Aucune inscription
Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier la date et l’heure d’inscription
Cliquez sur Suivant.
Sélectionnez les Autres frais souhaités et cliquez sur Suivant.
Sélectionnez le mode paiement.
Cliquez sur Suivant.
Note : Une tâche À Faire s’affichera dans Mon compte du membre afin de l’informer qu’il y a un paiement à effectuer.
Une fenêtre s’affichera afin de confirmer l’achat, cliquez sur Confirmer afin de finaliser le processus.
Cliquez sur Voir la facture.
Action à faire pour les transactions faites manuellement
Après avoir fait une Inscription ou l’achat des Autres frais manuellement, deux actions doivent être faites afin que le membre puisse avoir accès à sa facture dans Spordle Mon Compte et qu’il puisse recevoir la facture par courriel.
Lié le compte du membre inscrit à son Spordle Mon Compte ou à celui du membre payeur
Envoyer la facture au membre
Note : Si vous avez sélectionné la méthode de paiement par carte de crédit, le système vous demandera automatiquement de lier un membre à cette transaction. Le membre recevra un message qui l’avisera qu’il a une transaction à payer incluant le lien qui le dirigera vers Spordle Mon Compte.
Toutefois, le membre ne recevra pas la facture par courriel, il doit la consulter dans son compte ou vous devez la retourner par courriel en suivant la procédure ci-dessous.
Changer le destinataire de la facture et le lier à Spordle Mon Compte
Par défaut, la facture sera au nom du membre inscrit ou pour qui l’achat des autres frais a été fait puisque le système ne détecte pas qui est le payeur. De plus, si vous avez sélectionnée une méthode de paiement manuelle, le compte du membre ne sera pas lié à la facture, et ce même si le payer et aussi le membre que vous avez inscrit.
Vous devez obligatoirement changer l’identité sur la facture et lier le compte du membre afin de vous assurez que le membre payeur soit lié au participant et que la facture s’affiche dans Mon Compte.
Dans l’onglet Facture, cliquez sur Modifier.
Note : il est possible d’accéder à la facture en cliquant sur le lien bleu de la transaction dans l’onglet Inscriptions ou Transactions
Sélectionner Identité.
Si un compte est déjà lié au membre, veuillez le sélectionner et cliquer sur Confirmer
Si aucun compte n’est lié ou si vous souhaitez lié un autre compte à ce membre cliquez sur +Créer un nouveau compte.
Compléter les informations du destinataire :
Prénom
Nom
Courriel
Langue
Cliquez sur Créer
Note : si le membre payeur n’a pas encore créé de Spordle Mon Compte, il recevra un courriel l’invitant à créer son compte avec un mot de passe valide pour 7 jours.
Note : si le membre payeur avait déjà un Spordle Mon Compte, une fenêtre s’affichera qui vous avisera que le compte existe déjà et vous demandera de confirmer que vous souhaitez lier le membre à ce compte existant. Vous n’avez qu'à cliquer sur Lier.
Le nom du destinataire sur la facture sera modifié.
Les comptes liés à ce membre s’afficheront dans l’onglet Sommaire sous la section Compte lié.
Note : Une tâche À Faire s’affichera dans Mon compte du membre afin de l’informer qu’il y a un paiement à effectuer.
Renvoyer la facture
Puisque le membre payeur n’a pas été identifié lors de l’inscription manuelle ou de l’achat des autres frais, vous devez envoyer la facture manuellement au membre.
Note : vous devez faire cette étape après avoir lié la facture à un compte Spordle.
Pour envoyer la facture, sélectionner l’onglet Transactions, sélectionner l’inscription afin d’ouvrir le panneau latéral et cliquer sur Renvoyer la facture. Le membre lié à la facture recevra ainsi la facture par courriel.
Vous pouvez aussi invité le membre à consulter Spordle Mon Compte afin de récupérer sa facture dans le menu Achats.
